6 نکته برای پیاده سازی یک ارزیابی عملکرد اثربخش

ارزیابی عملکرد هم برای کارکنان و هم کارفرما مهم و با ارزش است. در این فرآیند، کارآمدی فعالیت‌ها و اقدامات مختلف مشخص می‌شود، و افراد در سازمان به یک فهم مشترک از مسائل می‌رسند. هرچند ارزیابی عملکرد برای هر سازمانی مهم است، اما اثربخشی آن به نحوه پیاده‌سازی این فرآیند بستگی دارد. پیاده سازی و اجرای صحیح این فرآیند به توانمندسازی کارکنان کمک کرده و اجرای ضعیف آن، می‌تواند موجب ترک سازمان توسط کارکنان شود.

یک ارزیابی عملکرد کارآمد، به کارکنان شما کمک می‌کند تا فرصت‌های رشد و حوزه‌های نیازمند بهبود را شناسایی کنند، بدون آن‌که به روابط فردی میان مدیر و کارمند آسیب وارد شود. ولی پیاده‌سازی یک سیستم ارزیابی عملکرد دقیق، کار راحتی نیست. یکی از مشکلات اساسی این است که معمولاً مدیران در خصوص ویژگی‌های یک ارزیابی عملکرد اثربخش و جامع، آموزش کافی نمی‌بینند.

این موضوع برای شرکت‌های کوچک سخت‌تر هم می‌شود، چرا که معمولاً منابع آن‌ها محدود است.

ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

ارزیابی عملکرد کارکنان، نوعی ارزشیابی رسمی از فعالیت کارکنان در طول یک دوره‌ی زمانی مشخص است. در فرآیند ارزیابی عملکرد، مدیران عملکرد فرد را ارزیابی و نقاط قوت و ضعف او را شناسایی می‌نمایند و به او در رابطه با کارش بازخورد می‌دهند تا برای تنظیم اهداف به او کمک می‌کنند.

در فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان نیز این فرصت را پیدا می‌کنند تا سوالات خود را از مدیران بپرسند و به آن‌ها بازخورد دهند. همچنین ممکن است به عنوان بخشی از فرآیند ارزیابی، یک فرم خودارزیابی نیز پر کنند.

اگرچه در گذشته، ارزیابی عملکرد معمولاً سالانه انجام می‌شد، امروزه شرکت‌های زیادی در حال حرکت به سمت بازخورددهی فصلی، ماهانه و حتی هفتگی هستند. برخی سازمان‌ها هم ارزیابی عملکرد رسمی را به طور کامل حذف کرده و آن را با مکالمات غیر رسمی دو نفره و منظم بین مدیر و کارکنان جایگزین کرده‌اند.

فارغ از دوره‌ی تکرار ارزیابی و شیوه‌ای که شرکت شما برای اجرای آن استفاده می‌کند، جلسات مرور عملکرد و ارائه‌ی بازخورد، باید هم برای مدیران و هم کارکنان سودمند باشند. در این فرآیند کارکنان به فهم بهتری از نقاط قوت و ضعف خود می‌رسند و همچنین می‌توانند سوالات خود را از مدیران پرسیده یا به آن‌ها بازخورد دهند. درمقابل، مدیران نیز فرصت این را پیدا می‌کنند که انتظارات‌شام از تیم را با آن‌ها مطرح نمایند؛ کارکنان با عملکرد بالا را شناسایی کنند؛ مشکلات را پیش از وخیم شدن حل کنند و مشارکت و انگیزه‌ی کارکنان را افزایش دهند.

معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان

فارغ از اینکه در مورد چه صنعتی صحبت می‌کنیم، عمدتاً در ارزیابی عملکرد، مهارت‌های زیر بررسی می‌شوند:

• ارتباطات
• تعامل و کار تیمی
• حل مسئله
• کیفیت و دقت در انجام کار
• حضور منظم، وقت‌شناسی و قابل اعتماد بودن
• توانایی دست‌یابی به اهداف و مهلت‌های زمانی

در فرآیند ارزیابی، لازم است «شایستگی‌های شغلی و سازمانی» و «دستاوردها و خدمات کارکنان» نیز لحاظ شوند.

بعد از مشخص کردن حوزه‌های اصلی ارزیابی، باید هر کدام را وزن‌دهی و تعیین کنید، تا به یک نمای کلی از عملکرد فرد برسید. نحوه‌ی قالب‌بندی و سازمان‌دهی این اطلاعات، بستگی به روش شما و همچنین نیاز سازمان‌تان دارد. سازمان‌ها از روش‌های مختلفی مانند نمره‌دهی براساس حروف (مثلا A تا F)، امتیازدهی عددی یا درصدی و یا توضیحات نوشتاری (‌مثل «بیشتر اوقات ...» یا «گاهی اوقات ...») استفاده می‌کنند. مهم آن است که بتوانید از بی‌طرفی، عینیت و قابل فهم بودن سیستم خود اطمینان حاصل کنید.

هرگاه فرآیند نمره‌دهی را به اتمام رساندید، زمانی را برای گفتگو درباره یافته‌هایتان با هر کارمند مشخص کنید. می‌توانید یک نسخه از ارزیابی انجام شده را همراه خود داشته باشید تا در صورت لزوم به آن ارجاع دهید. ارائه‌ی بازخوردهای شفاف به همراه مثال‌هایی از عملکرد کارکنان(در صورت نیاز) اهمیت زیادی دارد. حتماً زمانی را برای سوالات کارکنان و بازخوردی که به شما می‌دهد، در نظر بگیرید.

به‌کارگیری نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد

استفاده از نرم‌افزار مدیریت عملکرد در فرآیند ارزیابی عملکرد می‌تواند به کاهش هزینه‌های ارزیابی - خصوصا برای شرکت‌های کوچک - کمک فراوانی کند. این نرم‌افزارها می‌توانند گزارش‌ها را به‌طور لحظه‌ای ثبت کرده و کیفیت همکاری و تعامل میان مدیران و کارکنان را ارتقا دهند.

این ابزارها در تکمیل فرآیند ارزیابی و ثبت و نگهداری نتایج برای بررسی‌های بعدی، به شما کمک خواهند کرد. اما حتی با وجود چنین نرم‌افزارها و ابزارهایی، همچنان شما باید بدانید چه چیزی را چگونه به کارکنان بگویید، تا فرآیند ارزیابی عملکرد به افزایش تعلق و ماندگاری کارکنان و در کل، نتایج مطلوب فردی و سازمانی منجر شود.

در ادامه، 6 نکته برای طراحی و اجرای موثر ارزیابی عملکرد آورده شده است

1- ارائه‌ی بازخوردهای غیررسمی مستمر

هرچند ارزیابی عملکرد معمولاً یک یا دو بار در سال انجام می‌گیرد، ارائه بازخورد نباید محدود به زمان اجرای این فرآیند باشد. بهتر است در طول سال ارزیابی‌های پیوسته انجام دهید، تا در زمان ارزیابی رسمی، غافلگیر نشوید.

«کارکنان خود را هنگام ارزیابی عملکرد شوکه نکنید»، این جمله را اریکا راسور، استادیار خدمات کسب‌وکار و مالی دانشگاه ماریویل می‌گوید. وی همچنین اضافه می‌کند: «اگر سطح عملکرد کارکنان شما پایین‌تر از انتظارات شما است، پیش از فرا رسیدن زمان ارزیابی عملکرد آن‌ها را از این موضوع آگاه کنید. آن‌ها نباید در فرآیند ارزیابی عملکرد از ذهنیت شما مبنی بر پایین بودن سطح عملکرد خود مطلع شوند. در نوشتن و ارسال زمان‌بندی فعالیت‌ها برای کارکنان و تعیین انتظارات خود، صراحت داشته باشید».

همچنین باید به‌طور مستمر از عملکرد کارکنان یادداشت‌برداری کنید، خصوصا زمانی‌که ارزیابی عملکرد رسمی در جریان نیست. گری اشنیبرگر، بنیانگذار و مدیرعامل شرکت سرگرمی ROAR در این باره می‌گوید: «کارکنان مستحق آنند که یک از ارزیابی منسجم از عملکردشان انجام شود که تمام طول مدت کار آن‌ها را در نظر بگیرد. بسیاری از ارزیابی‌ها، صرفاً بر مبنای آن‌چه مدیر از دو یا سه هفته‌ی اخیر در خاطر دارد، انجام می‌گیرد. مدیران باید خود را موظف به یادداشت برداری بدانند».

در این فرآیند کارکنان با عملکرد بالا را نادیده نگیرید. اگر فقط به دنبال حل کردن مشکلات و تمرکز روی کارکنان با عملکرد ضعیف‌تر باشید، فرصت قدردانی و تجلیل از کسانی را که عامل شکل‌گیری نوآوری، خلاقیت و فرهنگ در سازمان شما هستند، از دست خواهید داد. اگرچه ممکن است این افراد مثل دیگران نیاز به هدایت و راهنمایی نداشته باشند، اما اگر تلاش‌هایشان به رسمیت شناخته نشود، ممکن است شوق و انگیزه‌ی خود را از دست بدهند.

اریکا راسور همچنین می‌گوید: «کارکنان ارزشمندی که کار خود را به خوبی انجام ‌می‌دهند، معمولاً در کانون توجه و اولویت‌های چرخه‌ی ارزیابی عملکرد نیستند و این موضوع موجب می‌شود سازمان، فرصت خود را برای بیان نقش ارزشمند آن‌ها از دست بدهد». او ادامه می‌دهد: «یک ایمیل غیرمنتظره با متن ’به کار فوق‌العاده خودت ادامه بده’، یا یک تماس تلفنی و یا فرستادن پیامکی برای قدردانی، این سیگنال را به کارکنان شما ارسال می‌کند که شما برای کاری که او انجام می‌دهد، ارزش قائل هستید.

2- صداقت

هیچ کارمندی بی عیب و نقص نیست و همیشه فضایی برای بهبود وجود دارد. تصمیم بگیرید به کدام یک از نقاط قابل بهبود اشاره کنید و برای این کار به خود تردید راه ندهید. اگر از مساله‌ای آگاه هستید که تیمتان را تحت تاثیر قرار می‌دهد، احتیاط برای مطرح کردن آن شما را به هیچ جایی نمی‌رساند.

جیمز آر بیلی، پروفسور حوزه رهبری در دانشگاه جرج واشنگتن، صادق بودن با کارکنان را تأیید می‌کند، ولی نه صداقت بی‌رحمانه. منظور او این است، به شیوه‌ای بازخورد دهید که خودتان دوست دارید بازخورد دریافت کنید. بحث و گفتگو در مورد عملکرد کارکنان امری اجتناب‌ناپذیر است، پس سعی کنید رویکردی مناسب در این خصوص اتخاذ کرده و از آن پیروی کنید.

بیلی همچنین می‌گوید: «اگر کسی عملکرد ضعیفی دارد و شما شخصاً به این موضوع رسیدگی نمی‌کنید، بدانید که بقیه افراد تیم از عملکرد ضعیف او باخبر هستند و شما را بخاطر پیگیری نکردن این وضعیت، مدیری ضعیف و ترسو قلمداد می‌کنند».

مدیران باید خودشان شفاف بوده و از دیگران نیز انتظار شفافیت داشته باشند. لئون روبیبو، مدیر عامل شرکت فروش جواهرات Laguna Pearl، می‌گوید: «باید در هر دو سمت میز شفافیت کامل وجود داشته باشد؛ هم در مورد انتظارات مدیران از کارکنان و هم در خصوص خواسته‌های کارکنان از مدیران».

روبیبو معتقد است بدون داشتن شفافیت، گفتگوهای حین فرآیند ارزیابی عملکرد، کمکی به بهبود اوضاع نخواهد کرد، و شما به عنوان مدیر هر سال و در هر بار ارزیابی در حال بحث در خصوص موارد تکراری و حل‌نشده خواهید بود. پس صادق و شفاف باشید، و به خاطر داشته باشید در صورت نپرداختن به یک مسئله، هیچ‌گاه تغییری در صورت مسئله حاصل نخواهد شد.

3- ارتباط رودررو

ارزیابی عملکرد، باید به صورت خلاصه‌ای گویا از نکات مهم و برجسته باشد، به گونه‌ای که تسهیل کننده‌ی یک گفتگوی دقیق دوطرفه باشد. می‌توانید برای ایجاد فضایی راحت‌تر، این گفت‌وگوها را به یک کافی شاپ یا مکان دیگری خارج از شرکت ببرید. حتی اگر ارزیابی عملکرد کارکنان دورکار را انجام می‌دهید، به کمک ویدئوچت، یک مکالمه زنده برقرار کنید. این روش فضا را برای بحث و بازخورددهی باز کرده، و همچنین از ایجاد سوءتفاهم جلوگیری می‌کند.

«تنها راه اجرای کامل ارزیابی عملکرد، یک گفت‌وگوی رودررو با اختصاص زمان کافی برای ارائه، بررسی و پرسش و پاسخ است». این را جیمز آر بیلی می‌گوید و اضافه می‌کند: «این موضوعات مهم‌تر از آن است که بتوان با ایمیل و تلفن انجامش داد. در صورتی که کار را به ایمیل و تلفن واگذار کنید، این پیام را به کارکنان خود می‌فرستید که حتی در حد یک ملاقات به او و ارزیابی عملکرد وی اهمیت نمی‌دهید».

بلافاصله پس از مطرح کردن نقاط ضعف و یا اشتباهات کارکنان، به همراه خود او به تجزیه و تحلیل آن‌ها بپردازید و از او بخواهید در خصوص مشکلات مطرح شده نظر دهد.

4- استفاده از مثال‌های ملموس و مرتبط

زمانی که در خصوص حوزه‌های نیازمند بهبود یا نقاط قوت کارکنان صحبت می‌کنید، حتماً به مثال‌های واضح و مشخص ارجاع دهید (اینجاست که اهمیت یادداشت‌برداری در طولانی‌مدت مشخص می‌شود!).

لئون روبیبو در این باره می‌گوید: «اگر منبعی برای ارجاع نداشته باشید، آن وقت حرف‌هایتان سندیت ندارد. این مانع شفافیت و فهم درست می‌شود. اگر کارکنانی در یک حوزه مشخص در حال عقب افتادن از دیگران است، به یک یا دو مثال مشخص اشاره کنید، و به او بگویید که انتظار دارید این روند در آینده تغییر کند».

ارائه مثال به کارکنان ثابت می‌کند که شما به کارتان اهمیت می‌دهید، و به انتظارات شما اعتبار بیشتری می‌بخشد.

5- پایان خوش!

ارزیابی را بدون رسیدن به فهم مشترک و احترام متقابل رها نکنید و اجازه ندهید هیچ کارمندی احساس کند که در تاریکی قدم برمی‌دارد.

اریکا راسور می‌گوید: «از ارزیابی برای تنظیم اهداف قابل‌دسترسی، خصوصا در راستای انتظاراتی که کارکنان نتوانسته محقق کند، استفاده کنید. این هدف‌گذاری باید به شکلی باشد که کارمند احساس کند یک نقشه واضح و منطقی در اختیار دارد که این نقشه کارهایی که قرار است انجام دهد تا به عملکرد مناسب برسد را به او نشان می‌دهد».

تشویق کارکنان و یا ابراز قدردانی از آنها در پایان ارزیابی، اثربخشی یک ارزیابی خوب را بیش از پیش افزایش می‌دهد، و اگر کارکنانی بخاطر دریافت بازخورد منفی روحیه‌اش را باخته باشد، آن را جبران می‌کند. هم‌افزایی مثبت و بازخوردهای سازنده، در افزایش اعتماد به نفس و انگیزه‌ی کارکنان برای رسیدن به عملکرد بهتر، نقش مهمی ایفا می‌کند.

6- انتخاب دقیق کلمات

به جمله‌بندی و عبارات خود دقت کنید. در اینجا 5 کلمه و عبارت براساس مقاله "Effective phrases for performance appraisal"، نوشته جیمز ای نیل آورده شده است، که به شما کمک می‌کند تا ماحصل کار یک فرد مورد ارزیابی را توصیف کنید:

• دستاورد: این را در یک جمله مثلا به شکل «به عملکرد بهینه در ... دست یافت.»
• مهارت‌های ارتباطی: عباراتی مثل «انتظارات را به خوبی درک می‌کند» و یا «در تسهیل بحث‌های گروهی مهارت یافته است»، تاثیر بسزایی روی کارکنان می‌گذارد.
• خلاقیت: تحسین کارکنان بخاطر روحیه خلاقیت می‌تواند آن‌ها را خوشحال‌تر و باانگیزه‌تر سازد. در ارزیابی‌ها، از عباراتی مثل «به دنبال جایگزین‌های خلاقانه می‌گردد»، به همراه مثال‌ها و نتایج مشخص استفاده کنید.
• بهبود: کارکنان دوست دارند دیگران متوجه پیشرفت آن‌ها بشوند و آن را بیان کنند. «به رشد و بهبود ادامه می‌دهد» و «به طور مداوم برای بهبود برنامه‌ریزی می‌کند»، دو عبارت سازنده برای استفاده در ارزیابی عملکرد هستند.
• توانایی مدیریت: مهارت‌های رهبری و توانایی مدیریت دیگران، برای موفقیت کارکنان مهم هستند. عباراتی مثل «هنگام تغییرات در شرکت از دیگران حمایت می‌کرد»، بر کارکنان مؤثر خواهد بود.

ریچارد گروت، نویسنده کتاب «چگونه در ارزیابی عملکرد درست عمل کنیم» می‌گوید، بهتر است به جای اصطلاحاتی مثل «خوب» یا «عالی» در یک ارزیابی، از کلماتی که نشان‌دهنده اقدام باشند مثل «مهارت دارد»، «نشان می‌دهد»، «ارتباط برقرار می‌کند»، «به دست می‌آورد»، «نظارت می‌کند»، «مدیریت می‌کند»، «تصرف می‌کند» و «ایجاد می‌کند» استفاده کرد. چنین کاری ارزیابی را معنادارتر می‌کند.

پیاده‌سازی سیستم مدیریت عملکرد

مهارت یافتن در ادبیات ارزیابی و رویکرد شما در آن، گام‌های ابتدایی هستند. هزینه اصلی ارزیابی عملکرد، زمانی است که مدیران و کارکنان منابع انسانی برای جمع‌آوری و نوشتن اطلاعات هر فرد صرف می‌کنند. اینجاست که نرم‌افزار مدیریت عملکرد به کمک ما می‌آید.

براساس نیازهای منابع انسانی سازمانتان، می‌توانید از یک سیستم API باز استفاده، و یا کل کار را برون‌سپاری کنید. نرم‌افزار مدیریت عملکرد سیمرغ می‌تواند به شما در پیاده سازی این فرآیند بسیار کمک کند.

راه دیگر صرفه‌جویی در هزینه‌های ارزیابی، برون‌سپاری قسمت هایی از فرآیند مدیریت عملکرد مانند آموزش یا کارگاه های فرهنگ سازی برای مدیران، به شرکت‌های تخصصی منابع انسانی (PEO) است. چنین گزینه‌ای برای شرکت‌های کوچک و متوسط که تصمیم بر کاهش هزینه‌های منابع انسانی دارند ایده‌آل است.

در این حالت، آموزش مهارت های ارزیابی عملکرد، ارائه بازخورد، اجتناب از خطاهای ارزیابی، نحوه‌ی صحیح هدفگذاری و بیان شفاف انتظارات به یک شرکت تخصصی واگذار می‌شود. شرکت سیستم های منابع انسانی سیمرغ در این مسیر شما را همراهی می کند. این شرکت علاوه بر پیاده سازی نرم‌افزار مدیریت عملکرد، در فرهنگ سازی، آموزش مدیران، برگزاری کارگاه های مدیریت عملکرد، تحلیل نتایج و ارائه راهکارهای بهبود در چالش های اجرایی سازمان شما را همراهی میکند.

مثال‌های واقعی از ارزیابی عملکرد خوب و بد

در این بخش به دو نمونه خوب و بد ارزیابی عملکرد اشاره می‌کنیم:

نمونه خوب: قبول مسئولیت کوچینگ

اشنیبرگر یک کارآموز را بخاطر دارد که ارزیابی خود را قبول نمی‌کرد، زیرا همه امتیازات او «فراتر از استاندارد» نبود. دلیل اعتراض او این بود که می‌گفت تلاش بسیار زیادی کرده است. اشنبرگر می‌گوید: «با توجه به اینکه می‌دانستم همسر او بازیکن بسکتبال است، از او پرسیدم آیا اگر همسرش در جلسات تمرین تلاش زیادی بکند، به این معناست که باید در تمام بازی‌ها در ترکیب اصلی باشد؟ و او ساکت ماند.»

اشنیبرگر در ادامه به کارآموز خود می‌گوید: «شغل من مثل مربی همسر توست، باید به تو کمک کنم تا بهتر شوی، تا هر زمان که لازم شد از نیمکت بلند شوی و به میدان بروی و بدرخشی. من باید به تو برای بهتر ظاهر شدن در شغلت کمک کنم؛ و اگر از همین الان بی عیب و نقص باشی، نمی‌توانم این کار را انجام دهم.»

نمونه بد بد: ارزیابی در زمان ناهار

سرگئی بروکین، بنیانگذار شرکت مشاوره‌ای Collectiver، یکی از مدیرانش را به یاد می‌آورد که ارزیابی‌های بسیار غیررسمی و بی‌فایده‌ای انجام می‌داد. «او تنها یک بار در سال این کار را انجام می‌داد، آن هم در زمان ناهار، درحالی که همزمان ایمیل‌هایش را جواب می‌داد. این یکی از دلایلی بود که آن شرکت را ترک کردم.»

نمونه بد: مثبت‌اندیشی اشتباه

مایک کاکس، مدیرعامل شتاب‌دهنده Cox innovation، از زمانی تعریف می‌کند که یکی از همکارانش نزد او - که مدیر منابع انسانی شرکت بود - آمد و گفت که می‌خواهد یک کارمند را اخراج کند. هنگام مطالعه‌ی ارزیابی عملکرد آن کارمند، کاکس هیچ‌گونه شواهدی مبنی بر عملکرد ضعیف یا اشتباه آن فرد پیدا نکرد.

او می‌گوید: «به من گفتند که آن کارمند در زمان ارزیابی، عملکرد ضعیفی داشته، ولی در یک پروژه نقش مهمی به عهده داشته است؛ به همین دلیل ارزیاب‌ها به او بازخورد مثبت و نمرات بالا دادند تا برای آن پروژه مهم بی‌انگیزه نشود.»

کاکس توصیه کرده بود که تا زمان انجام یک ارزیابی عادلانه از اخراج آن فرد جلوگیری کنند. درنهایت آن کارمند اخراج شد و بخاطر اخراج غیرصحیح شکایت کرد، که در نهایت موضوع طی یک توافق پرهزینه برای شرکت خاتمه یافت.

منبع: businessnewsdaily.com