مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟

اکنون در عصر مدیریت مستمر عملکرد به سر می‌بریم که به آخرین پیشرفت‌های تکنولوژیک مجهز شده است. اما مدیران و واحد منابع انسانی چگونه باید این فرآیند را آغاز کنند؟ در این مقاله به این سوال پاسخ می‌دهیم.

مدیریت عملکرد به معنای فرآیند ارتباط و بازخورد مداوم بین مدیر و کارمند جهت دست‌یابی به اهداف سازمانی است. در نگاه سنتی، مدیریت عملکرد فرآیندی ناظر به آینده است؛ اما اطلاعات خود را تماماً از عملکرد گذشته کسب می‌کند. اما اکنون -به کمک تکنولوژی- فرهنگ سازمانی به گونه‌ای تحول یافته که در آن، بازخورد مستمر اهمیت دارد و مدیران می‌توانند مسائل پیش رو را بر اساس عملکرد فعلی فرد پیش‌بینی کنند و اقدامات لازم را برای اصلاح عملکرد و بازگرداندن او به مسیر درست، اتخاذ نمایند.

تعریف مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد، فرآیند ارتباط و بازخورد مداوم بین مدیران و کارکنان آن‌ها به منظور حصول اطمینان از دست‌یابی به اهداف استراتژیک سازمان است.

تعریف مدیریت عملکرد از زمان مطرح شدن این مفهوم، دچار تحول شده است. فرآیندی که در گذشته به صورت سالانه انجام می‌گرفت، اکنون به مدیریت مستمر عملکرد تکامل یافته است. هدف این فرآیند اطمینان از کارآمدی عملکرد کارکنان در طول سال و رسیدگی به مشکلاتی است که ممکن است در طی مسیر بر عملکرد فرد تأثیر بگذارند.

کتی اندرس (نایب رئیس و مسئول تحقیقات نیروی کار) و متیو شنون (تحلیل‌گر ارشد تحقیقات) در Deloitte Consulting LLP در جلسه‌ای اختصاصی با متخصصان فناوری در حوزه‌ی منابع انسانی گفتند: «بیشتر کارکنان، شیوه‌ی مدیریت عملکرد سازمان خود را گیج‌کننده، سلیقه‌ای و نامنظم می‌دانند».

مدیریت عملکرد با مدیریت استعداد، که در آن مجموعه‌ای از فعالیت‌ها برای متعهد ساختن کارکنان و ابقاء آن‌ها به کار گرفته می‌شود، متفاوت است. در مقابل، فعالیت‌های مدیریت عملکرد برای هدایت کارکنان در جهت دست‌یابی به اهداف فردی و هم‌راستا کردن آن‌ها با اهداف آنی و بلندمدت سازمان، انجام می‌گیرد.

دلیل اهمیت مدیریت عملکرد چیست؟

در این بخش به دلایل اهمیت مدیریت عملکرد می‌پردازیم:

1- مدیریت عملکرد، فرآیند ارزیابی عملکرد را تکمیل می‌کند.

مدیریت عملکرد، به آمادگی بیشتر مدیران و کارکنان و شفاف‌سازی فرآیند ارزیابی سالانه، کمک می‌کند. این فرآیند، مدیران و کارکنان را نسبت به تغییرات مستمر مدیریت عملکرد، فعالیت‌های قابل انجام برای بهینه‌سازی آن و بهبود کلی عملکرد، بروز نگه می‌دارد.

2- مدیریت مستمر عملکرد به کارکنان نشان می‌دهد که مدیران به آن‌ها اهمیت می‌دهند.

با اجرای فرآیند مدیریت عملکرد، کارکنان به این باور می‌رسند که مدیران به کار آن‌ها، اهداف‌شان و مشکلات احتمالی موجود در کار روزمره‌ی آن‌ها، توجه می‌کنند. آن‌ها هم‌چنین گشودگی و پذیرش بیشتری برای دریافت بازخوردهای سازنده پیدا می‌کنند.

چرخه‌ی مدیریت عملکرد

فرآیند یا چرخه‌ی مدیریت عملکرد، مجموعه‌ای از پنج گام کلیدی است. رعایت این پنج گام، فارغ از تعداد دفعات ارزیابی در طول سال، ضرورت دارد.

1- برنامه‌ریزی

این بخش شامل هدف‌گذاری برای کارکنان و گفتگو با آن‌ها در مورد این اهداف است. این اهداف باید در شرح شغل ذکر شده و در جذب افراد مناسب در نظر گرفته شوند. هم‌چنین، باید آن‌ها را یک مرتبه‌ی دیگر پس از استخدام، برای فرد شرح داد. بسته به فرآیند مدیریت عملکرد شرکت، می‌توانید به هر کدام از این اهداف، درصدی اختصاص دهید و بر اساس آن، میزان دست‌یابی اهداف را اندازه‌گیری کنید.

هدف‌گذاری یا موافقتنامه، بخشی است که در طراحی نرم افزار سیمرغ، مهم‌ترین گام در مدیریت عملکرد تلقی شده و با هوشمندی نرم‌افزار به ارائه‌ی پیشنهادهایی برای مدیران در هنگام هدف‌گذاری و تنظیم موافقتنامه، به آنها کمک می‌کند تا این فرآیند را ساده‌تر و در زمان کوتاه‌تری انجام دهند. چراکه این گام، یکی از چالش‌برانگیزترین گام‌ها در پیاده‌سازی مدیریت عملکرد است که معمولاً با مشارکت پایین مدیران همراه است. نرم‌افزار مدیریت عملکرد سیمرغ با پرداختن به این دغدغه‌ی سازمان‌ها در طراحی و برای کمک به حل این چالش، ابزاری مناسب فراهم آورده است.

2- نظارت

در این گام، مدیران باید به چگونگی عملکرد کارکنان در مسیر دست‌یابی به اهداف، نظارت کنند. این‌جاست که مدیریت مستمر عملکرد وارد گود می‌شود. در این مرحله، می‌توانید به کمک نرم‌افزار مدیریت عملکرد سیمرغ، عملکرد اعضای تیم را به صورت لحظه‌ای دنبال کرده و اصلاحات احتمالی مورد نیاز را انجام دهید. با امکان ارائه‌ی بازخوردهای آنی و غیرآنی و دسترسی به اپلیکیشن موبایل، پویایی و جذابیت این ابزار بیشتر شده و امکان تعامل را فراهم می‌کند.

3- توسعه

در این بخش، از اطلاعات حاصل از گام نظارت به منظور بهبود عملکرد کارکنان استفاده می‌شود. این گام، می‌تواند نیازمند پیشنهاد دوره‌های بازآموزی، ارائه‌ی تمارینی برای بهبود دانش و عملکرد شغلی و تغییر مسیر توسعه‌‌ی فرد به منظور بهبود عملکرد و یا استمرار پیشرفت باشد. توسعه‌ی توانمندی، هم در هدف‌گذاری موافقتنامه مطابق با برنامه‌ی توسعه فردی و هم در بازخوردهای آنی مورد توجه است.

4- ارزیابی

عملکرد تمامی کارکنان باید در فواصل زمانی معین و نیز هنگام ارزیابی عملکرد اصلی، ارزیابی و امتیازدهی شود. امتیازدهی برای تعیین وضعیت عملکرد فرد و اعمال تغییرات بر اساس آن، ضرورت دارد. در بازخورد 360 درجه، مدیران و نیز همکاران می‌توانند این امتیازدهی را انجام دهند. 

5- پاداش

قدردانی و پاداش، جزئی اساسی از فرآیند مدیریت عملکرد و عاملی مهم برای پیوند شغلی کارکنان به شمار می‌روند. شما می‌توانید این کار را به صورت یک تشکر ساده یا قدردانی در جمع انجام دهید و یا از طریق یک برنامه‌ی جامع پاداش که مرتباً عملکردهای عالی را مورد قدردانی قرار می‌دهد، آن را انجام دهید. نرم‌افزار سیمرغ با دارا بودن ماژولی به نام «کارانه و پاداش» و هم‌چنین یک‌پارچگی این سیستم با مدل «جبران خدمات 4P» این امکان را فراهم می‌کند تا نتایج عملکردی فرد را با منطق دقیق به پرداخت‌های او متصل کنید.

چگونه فرآیند مدیریت عملکرد را بهبود بخشیم؟

برای بهبود فرآیند مدیریت عملکرد، سوالات زیر را از خود بپرسید:

1- نیروی کار شما چه انتظاری از مدیریت عملکرد دارد؟

سیستم مدیریت عملکرد، می‌تواند به نیروی کار شما کمک کرده و یا به مانعی در برابر آن‌ها تبدیل شود. در هر حال، پیش از این که بخواهید هر گونه تغییر عملی در فرآیندها و ابزارهای فعلی خود ایجاد کنید، لازم است بدانید چه اشکالاتی وجود دارد و علت هر کدام چیست. هم‌چنین، باید زمانی را برای ارزیابی و فهم انتظارات کارکنان خود از سیستم مدیریت عملکرد اختصاص دهید.

در طول این ارزیابی، هیچ موضوعی مهم‌تر از صحبت با اعضای تیم نیست. مدیران و کارکنان شما احتمالاً نظرات بسیار مفیدی دارند که از مطرح کردن آن‌ها با شما بسیار خشنود خواهند شد. تماشای اشتیاق بسیاری از آن‌ها برای بهبود عملکرد، شما را غافل‌گیر خواهد کرد.

گام بعدی، انتقال یافته‌های خود به تصمیم‌گیران سازمان است؛ کسانی که می‌توانند از تغییرات مد نظر شما در سازمان حمایت کرده و آن‌ها را عملیاتی کنند. در این مرحله، هم یافته‌های شخصی خود و هم نتایج تحقیقات مستند متخصصان را که تاثیر بهبود عملکرد بر نتایج مالی و تجاری نشان می‌دهند را برای آن‌ها شرح دهید.

2- آیا مدیریت مستمر عملکرد را اجرا می‌کنید؟

مدیران دوست دارند که کارکنان‌شان رضایت‌مند باشند؛ اما رضایت‌مندی الزاماً خواسته‌ی کارکنان از مدیران نیست. در عوض، کارکنان دوست دارند با انگیزه باشند و بدانند که کارشان با اهمیت است. یک سیستم مدیریت عملکرد که قصد انتقال حس ارزشمندی به کارکنان را دارد، باید روی افزایش انگیزه‌ی آن‌ها تمرکز کند.

فرآیند مدیریت عملکرد برای انگیزه‌بخشی، باید شامل مکالمات مستمر و منظم بین کارکنان و مدیران باشد تا اهداف، پیشرفت‌ها و دستاوردهای شخصی را هم‌راستا کرده و برای آن‌ها اولویت قائل شود.

محتوای این مکالمات و استمرار آن‌ها به یک اندازه مهم هستند. داشتن چشم‌انداز آینده‌نگر با تمرکز بر فرصت‌های توسعه، عامل ایجاد انگیزش است. مدیران باید با کارکنان خود در مورد موفقیت شغلی، دست‌یابی به اهداف و تاثیر کار آن‌ها در محقق شدن اهداف سازمانی، صادقانه به گفتگو بنشینند.

این گفتگوها برای نتیجه‌بخش بودن، باید مختصر و حاوی سوالات آینده‌نگرانه نظیر این موارد باشند: «چه چیزی به شما انگیزه می‌دهد؟ چه چیزی به شما کمک می‌کند؟ به چه چیزی احتیاج دارید؟»

واحد منابع انسانی می‌تواند با کوچینگ مدیران در زمینه‌ی ارائه‌ی بازخوردهای مفیدتر و پیش‌دستانه و نیز پرسیدن سوالات مناسب، به این فرآیند کمک کند.

3- آیا مدیران ابزار مناسب برای فرآیند مدیریت عملکرد را در اختیار دارند؟

مدیران نقشی حیاتی در موفقیت برنامه‌ی مدیریت عملکرد سازمان شما دارند. آن‌ها نقش عظیمی در انگیزش، ایجاد تعهد و توسعه‌ی کارکنان شما ایفا می‌کنند. این موضوع، بیانگر ضرورت آموزش مدیران برای ارائه و دریافت بازخوردهای مفید و نیز کوچینگ آن‌ها برای اجرای فرآیندهای مدیریت مستمر عملکرد است.

برای ملاقات با مدیران وقت بگذارید و آموزش آن‌ها را در برنامه‌ی مدیریت استعداد خود لحاظ کنید تا همگان بتوانند به راحتی مکالمات مداوم و مختصر را با آن‌ها داشته باشند.

در نهایت باید گفت که استفاده از تکنولوژی مناسب برای تقویت فرآیند مدیریت مستمر عملکرد، ضرورت دارد. شما به تکنولوژی‌هایی در حوزه‌ی منابع انسانی نیاز دارید که منحصراً برای کمک به مدیران و سازمان، در اجرای فرآیندهای مدیریت مستمر عملکرد، طراحی شده‌ باشند.

نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ، دقیقاً با همین هدف طراحی شده است. تا ابزاری مناسب برای پیاده‌سازی فرآیند مدیریت عملکرد باشد. نتایج پیاده‌سازی این نرم‌افزار در حداقل 60 سازمان، دست‌یابی به این نتایج را تایید می‌کند.

عصر مدیریت عملکرد اتوماتیک

مدیریت عملکرد، صرفاً دغدغه‌ی حوزه‌ی منابع انسانی نیست، بلکه باید مورد توجه همه‌ی سطوح رهبری سازمان قرار بگیرد. اما طبق گفته‌ی سایت Deloitte، بیشتر سازمان‌ها نسبت به تاثیر سرمایه‌گذاری در تکنولوژی‌های مرتبط با مدیریت عملکرد بر بهبود واقعی عملکرد، با دیده‌ی تردید می‌نگرند.

آیا سرمایه‌گذاری بر نرم‌افزار مدیریت عملکرد ضرورت دارد؟

سرمایه‌گذاری در حوزه‌ی تکنولوژی، فقط زمانی موجب پیشرفت می‌شود که سازمان، استراتژی مدیریت عملکرد مشخصی داشته باشد. بدون وجود استراتژی، نرم‌افزار صرفاً باری اضافه بر دوش مدیر قرار می‌دهد.

اندرس و شانون معتقدند: «زمانی که هیچ‌نگاه استراتژیکی موجود نباشد، سازمان فقط می‌تواند فرآیندهای فعلی را اتوماتیک کند و از قدرت تحول‌آفرین تکنولوژی محروم خواهد ماند. این موضوع، غالباً باعث عدم مقبولیت تکنولوژی در میان نیروی کار و رهبران سازمان می‌شود که خود باعث عدم بهبود در شاخص‌های تجاری سازمان خواهد شد».

همه‌ی کارکنان (از جمله رهبران ارشد) جزء ذی‌نفعان سیستم مدیریت عملکرد اتوماتیک به شمار می‌روند که از پیاده‌سازی چنین سیستمی منتفع می‌شوند. با این وجود، آن‌ها باید نسبت به اهدافی که در فرآیند مدیریت عملکرد دنبال می‌کنند، آگاه باشند. مدیریت عملکرد می‌تواند بیش از هر ارزیابی یا پیمایشی، اطلاعات ارزشمند و قابل استفاده برای سازمان فراهم آورد. 

ادامه‌ی این مقاله را می‌توانید در «مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟ (بخش ۲)» مطالعه کنید.

منبع: spiceworks.com