نگاهی به ارزیابی ۳۶۰ درجه، کاربردها، و مزایا و معایب آن

در ارزیابی ۳۶۰ درجه که آن را با نام‌ «بازخورد ۳۶۰ درجه» نیز می‌شناسیم، کارفرما به جای اینکه کارمند را صرفاً بر اساس بازخوردهای مدیر مستقیم او ارزیابی کند، تا حد امکان از منابع مختلفی برای ارزیابی استفاده می‌کند. زمانی که تمامی بازخوردها جمع‌آوری شد، کارفرما نقاط قوت، نقاط ضعف و مهارت‌های کارکنان را باتوجه‌به آن می‌سنجد و یک ارزیابی جامع ارائه می‌کند.

در این روش، کارمند بازخوردهایی ناشناس را از افرادی که با آنها در ارتباط است، از جمله مدیران، همکاران، کارکنان زیردست و گاهی اوقات مشتریان، دریافت می‌کند. به طور معمول، بازخورد ۳۶۰ درجه شامل پرسشنامه‌ای است که هر ارزیاب، از جمله خود فرد، باید آن را (بر مبنای مقیاس‌های امتیازی) تکمیل کرده و نظرات و دلایلش (برای امتیازها) را نیز ذکر نماید. اگر ارزیابی ۳۶۰ درجه به خوبی طراحی شود می‌تواند عملکرد تیم را تقویت کند، موجب افزایش خودآگاهی شود و ارتباطاتی شفاف را شکل دهد. اما این روش (به علت آن‌که مستعد بروز سوگیری‌هاست) اگر به درستی اجرا نشود، ممکن است مشکلات زیادی را ایجاد کند.

مراحل انجام ارزیابی ۳۶۰ درجه

چنان که ذکر شد، شیوه‌ی پیاده‌سازی و اجرای ارزیابی ۳۶۰ درجه مهم‌ترین عامل در موفقیت و اثربخشی آن است. هر یک از جنبه‌های فرایند بازخورد ۳۶۰ درجه - از انتخاب ارزیاب‌ها و طراحی پرسش‌نامه‌ها گرفته تا اجرای عملیاتی و تحلیل نتایج و انجام اقدامات اصلاحی، نیازمند تخصص، مهارت و حرفه‌ای‌گری است.

در این بخش به شرح مراحل ارزیابی ۳۶۰ درجه می‌پردازیم تا نحوه‌ی اجرای آن را بهتر درک کنیم.

شفاف‌سازی درباره انجام ارزیابی ۳۶۰ درجه

همان‌طور که گفتیم، در این روش از تمامی کارکنان (مستقیم و غیرمستقیم) شرکت بازخورد می‌گیریم. بنابراین همه‌ی افرادی که در این ارزیابی نقش دارند و به نوعی ذی‌نفع آن هستند، باید در جریان چیستی فرایند، هدف آن و سبک و سیاق اجرای آن قرار بگیرند.

انتخاب ارزیاب‌ها

انتخاب تعداد و نوع کارکنانی که واجد شرایط امتیاز دادن به یک فرد خاص هستند، اهمیت زیادی دارد. انتخاب ارزیاب‌ها به سمت شغلی، دپارتمان مربوطه و روابط کاری کارکنان بستگی دارد. شرکت‌کنندگان باید به تعدادی ارزیاب انتخاب کنند که از جامعیت و مرتبط بودن بازخوردها مطمئن شوند. انتخاب ارزیاب‌ها ممکن است ۱ تا ۲ هفته زمان ببرد. ارزیاب‌ها را می‌توان از میان مدیران، سرپرستان، افراد زیرمجموعه، همکاران و مشتریان خارجی انتخاب نمود.

توزیع پرسش‌نامه‌ها

تیم منابع انسانی مجموعه‌ای از پرسش‌نامه‌ها را تهیه و بین ارزیاب‌ها توزیع می‌کند. هر فرد نیز ایمیلی حاوی پرسشنامه جهت خودارزیابی دریافت می‌کند. به این مرحله نیز می‌توان حدود یک هفته زمان اختصاص داد.

تکمیل پرسش‌نامه‌ها

ارزیابی و تحلیل جنبه‌های مختلف عملکرد فرد ارزیابی‌شونده، از ارزیاب‌ها زمان زیادی می‌گیرد. با این حال، باید ضرب‌الاجلی تعیین شود تا ارزیاب‌ها فرم‌های تکمیل‌شده را در زمان مقرر ارسال کنند. انجام این کار نیز ممکن است ۲ تا ۴ هفته طول بکشد.

تهیه گزارش

نظرسنجی‌های تکمیل‌شده سپس تحلیل می‌شود تا گزارش عملکرد هر فرد بر اساس پاسخ‌ها و دیدگاه‌های ارائه شده تهیه شود. این گزارش‌ها با جزئیات کامل نوشته می‌شوند و فرد را از نقاط قوت و ضعف عملکردی خود مطلع می‌سازد. در صورت استفاده از نرم‌افزار بازخورد ۳۶۰ درجه، می‌توان گزارش‌ها را در عرض یک یا دو روز تهیه کرد.

ارائه بازخورد

بر اساس برنامه ارائه بازخورد سازمان، نتایج نظرسنجی یا بازخوردها را می‌توان از طریق ایمیل به اطلاع افراد رساند، یا آن را از طریق جلسات فردی و به صورت حضوری ارائه کرد. این مرحله نیز برای هر فرد حدود 2 تا 3 ساعت طول می‌کشد.

تدوین برنامه توسعه عملکرد

هدف ارزیابی ۳۶۰ درجه، تدوین یک برنامه توسعه برای هر فرد، بر اساس گزارش‌های به دست آمده است. بر اساس ارزیابی، یک برنامه بهبود عملیاتی تدوین شده و سپس دوره‌های آموزشی، کارگاه‌ها، و جلسات اشتراک‌گذاری دانش برای رفع کاستی‌های موجود برگزار می‌شود. اجرای این مرحله به یک تا دو هفته زمان نیاز دارد.

ارزیابی مجدد

ارزیابی ۳۶۰ درجه فرآیندی نیست که یک بار و برای همیشه انجام شود، بلکه باید به‌طور مستمر اجرا گردد. از این رو، کارفرمایان و کارکنان باید بدانند که ارزیابی‌های بعدی هر سال انجام خواهند شد. هدف از این کار، پیگیری پیشرفت و بررسی تغییرات در طول زمان است. 8 الی 12 ماه زمانی ایده‌آل برای انجام ارزیابی مجدد است.

مهم‌ترین معیارهای ارزیابی ۳۶۰ درجه

اولین کاری که باید به‌عنوان یک کارفرما انجام دهید، این است که نحوه ارزیابی کارکنان، همکاران و خودتان را مشخص کنید. بررسی ۳۶۰ درجه عمدتاً برای ارزیابی «مهارت‌های نرم» یک کارمند استفاده می‌شود، نه برای بررسی عملکرد شغلی آنها (مثلاً اینکه در بازه‌ی سه‌ماهه چقدر فروش داشته‌اند).

بنابراین، مهارت‌های نرم کارکنان را (باتوجه‌به نقش آنها) در نظر بگیرید و رتبه‌‌هایی مانند بسیار کم، کم، خنثی، خوب، بسیار خوب، و عالی را برای آنها تعیین کنید.

• رهبری: توانایی تصمیم‌گیری، مسئولیت‌پذیری و خوش‌برخورد بودن
• ارتباط: خوب گوش دادن، ارتباط غیرکلامی و شفاهی، توانایی دریافت بازخورد و ارائه بازخورد سازنده
• کار تیمی: مشارکت، آمادگی برای کمک، مورد اطمینان بودن
• سازماندهی: مدیریت زمان و پروژه، توجه به جزئیات
• خلاقیت: حل مسئله، تفکر انتقادی، ارائه ایده‌های بدیع
• مهارت‌های میان‌فردی: اعتماد به نفس، همدلی، مثبت‌اندیشی، مدیریت استرس، اشتیاق
• همسویی با سازمان: درک و پایبندی به ارزش‌ها، مأموریت، چشم‌انداز، برنامه‌ها و فرآیندهای استراتژیک

کاربردهای ارزیابی ۳۶۰ درجه

ارزیابی ۳۶۰ درجه یک ارزیابی جامع است که در صورت اجرای صحیح می‌تواند توانایی‌های نیروی انسانی یک سازمان را افزایش دهد و به افراد کمک کند که برای چشم اندازهای آینده برنامه‌ریزی بهتری داشته باشند. از این رو، در این بخش نگاهی داریم به کاربردهای این روش ارزیابی.

مهارت‌آموزی و توسعه

بازخورد ۳۶۰ درجه می‌تواند یک ابزار عالی برای پیشرفت و توسعه باشد، زیرا به شناسایی نیازهای آموزشی و زمینه‌های نیازمند بهبود کمک می‌کند. بازخورد ۳۶۰ به کارکنان نشان می‌دهد که توسعه‌ی کدام شایستگی‌ها و مهارت‌ها، به آن‌ها کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند.

ارزیابی ۳۶۰ درجه با در نظر گرفتن عملکرد فعلی و توانمندی‌های بالقوه‌ی فرد، نما و دیدگاهی جامع از او ارائه می‌کند. در واقع، زمانی که نقاط قوت و ضعف یک کارمند را با نگاه به رشد حرفه‌ای او توصیف می‌کنید، بستری برای توسعه‌ی وی ایجاد کرده‌اید.

در مجموع، بازخورد ۳۶۰ روشی مؤثر برای سنجش نیازهای آموزشی است و کارکنان را تشویق می‌کند تا در قالب طرح‌های توسعه فردی، بر این نیازها کار کنند.

برنامه‌ریزی سازمانی: شناسایی پتانسیل‌ها، برنامه‌ریزی جانشینی و توسعه رهبری

بازخورد ۳۶۰ درجه به دلیل رویکرد یکپارچه‌ای که دارد مورد توجه قرار گرفته است. این روش به ارزیاب‌ها امکان می‌دهد که فرد را فراتر از سطح عملکردش ارزیابی کنند و به این ترتیب ارزیابی ۳۶۰ درجه به ابزاری عالی برای برنامه‌ریزی سازمانی تبدیل می‌شود.

شناسایی کارکنان ارزشمند سازمان اغلب یک چالش محسوب می‌شود. بازخورد ۳۶۰ درجه، به دلیل دید کامل و جامعی که از ساختارها و منابع مختلف - سرپرست، کارکنان زیردست، همکاران و مشتریان - ارائه می‌کند، می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا کارکنان توانمند، مدیران بعدی و جانشینان و رهبران خود را پیدا کنند. درواقع، ارزیابی ۳۶۰ می‌تواند به شناسایی شایستگی‌هایی که برای موفقیت در یک نقش کلیدی ضروری است، کمک کند.

ارزیابی عملکرد

بازخورد ۳۶۰ درجه اغلب به‌عنوان یک ابزار ارزیابی عملکرد استفاده می‎‌شود، و با دریافت بازخورد از دیدگاه‌های مختلف، موجب عینی‌تر شدن و عادلانه‌تر شدن فرایند ارزیابی می‌گردد. در بسیاری از موارد، اگر مدیر به تنهایی بازخورد بدهد، فرایند (ارزیابی) ممکن است دچار جانب‌داری یا سوگیری شود.

مشارکت فعال کارکنان یکی دیگر از مزایای قابل‌توجه استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه برای ارزیابی عملکرد است. در این رویکرد، به جای آن‌که بازخوردها و امتیازهای مدیر اهمیت و نقش اساسی داشته باشد، وزن امتیازهای هر ارزیاب فرایند۳۶۰یکسان است و این موضوع فرایند ارزیابی را منصفانه‌تر می‌کند. استفاده از قابلیت‌های نرم‌افزارهای منابع انسانی، سازمان‌ها را در اجرای این امر یاری می‌دهد.

هنگام ارزیابی عملکرد باید محتاطانه از بازخورد ۳۶۰ درجه استفاده کنیم. «ماهیت حساس» ارزیابی عملکرد و جبران خسارت از طریق بازخورد ۳۶۰ درجه نه‌تنها می‌تواند به روحیه افراد آسیب بزند، بلکه ممکن است منجر به ترک سازمان شود.

مزایای ارزیابی ۳۶۰ درجه

امکان ارائه بازخورد ناشناس

بازخورد ۳۶۰ درجه معمولاً به صورت ناشناس ارائه و دریافت می‌شود. بازخورد ناشناس مزایای زیادی دارد، از جمله اینکه کارکنان در رابطه با بازخوردی که به اشتراک می‌گذارند احساس راحتی بیشتری دارند، به‌ویژه زمانی که صحبت از بازخوردهای منفی یا سازنده باشد.

ترویج خودآگاهی

هنگام استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه، کارکنان نسبت به نقاط قوت و ضعف خود حس خودآگاهی پیدا می‌کنند. این آگاهی می‌تواند به آنان در جهت پیشرفت، توسعه مهارت‌های جدید و بهبود مهارت‌های فعلی انگیزه ببخشد. همچنین، این خودآگاهی می‌تواند تفاوتی را که میان دیدگاه کارکنان درباره خودشان و نظرات دیگران درباره آنها وجود دارد، کمرنگ کند.

افزایش کار گروهی

زمانی که اعضای یک تیم بتوانند تمامی نقاط قوت و ضعف خود را از دیدگاه فردی و تیمی شناسایی کنند، می‌توان گفت که از دانش و انگیزه لازم برای ایجاد تغییرات و بهبود برخوردار هستند. هنگامی که افراد می‌دانند کدام رفتارها باید ایجاد شود یا بهبود یابد، می‌توانند تبدیل به کارکنان بهتری شوند و با تیم خود نیز همکاری بهتری داشته باشند. در نتیجه، محیط کاری مثبت‌تر و سازنده‌تری خواهیم داشت.

ارائه یک بازخورد جامع

از آنجایی که بازخورد ۳۶۰ درجه از منابع مختلفی می‌آید، اطلاعات جمع‌آوری‌شده گستردگی بیشتری دارد و بنابراین می‌تواند دقیق‌تر باشد. همچنین، می‌توان الگوها و مضامین تکرار شونده را از بازخوردها استخراج کرد. با افزایش تعداد پاسخ‌دهندگان (ارزیابان)، می‌توانیم دیدگاه بهتری درباره‌ی رفتار، نحوه‌ی کار و روابط فرد (ارزیابی‌شونده) به دست بیاوریم. مشتریان، همکاران و سایر منابع بازخورد، اطلاعاتی را ارائه می‌کنند که بدون استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه، امکان دست‌یابی به آن‌ها وجود ندارد. زمانی که بازخورد از چندین منبع مختلف ارائه می‌شود و نه صرفاً از سوی یک شخص، کارکنان توجه بیشتری به آن نشان می‌دهند و آن را بهتر می‌پذیرند.

معایب ارزیابی ۳۶۰ درجه

زمان‎بر بودن

انجام ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه ممکن است زمان‌بر باشد. ارزیاب‌ها باید بتوانند سوالات را به دقت پاسخ دهند، و متصدیان منابع انسانی لازم است پاسخ‌ها را بخوانند و تحلیل کنند؛ بنابراین هر دو گروه به زمان زیادی نیاز دارند. کیفیت و کمیت بازخوردها در روش ۳۶۰ درجه، اغلب به قیمت صرف زمان زیاد به دست می‌آید. البته استفاده از یک نرم‌افزار جهت تحلیل بازخوردها و گردآوری آنها در یک سند جامع ارزیابی عملکرد، می‌تواند به این فرایند سرعت ببخشد.

عدم رعایت صداقت و دقت

اگر بین همکاران اعتماد وجود نداشته باشد، ممکن است بازخوردهای صادقانه ارائه نکنند، و صرفا مواردی را بیان کنند که به مذاق دیگران خوش بیاید. اگر بازخورد صادقانه نباشد، به احتمال زیاد دقیق هم نیست و بنابراین بازخورد مفیدی محسوب نمی‌شود. در تیم‌های کوچک و صمیمی افراد ممکن است نگران این باشند که بازخوردهایشان بیش‌ازحد انتقادی به نظر برسد، و در تیم‌های بزرگ شناخت افراد از یکدیگر به قدری نیست که بتوانند ارزیابی دقیقی ارائه کنند. با تنظیم دستورالعمل‌های واضح و تعیین انتظارات شفاف درباره ارزیابی ۳۶۰ درجه می‌توانید از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کنید.

بی‌تجربگی ارزیاب‌ها

بسیاری از کسب‌وکارها به این نتیجه رسیده‌اند که یکی از عوامل ریسک در استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه در سیستم‌های ارزیابی عملکرد، حضور ارزیاب‌های بی‌تجربه یا ذهنیت‌گراست.

در سال ۲۰۱۵، سرگرد لی گرگوری از ارتش ایالات متحده مقاله‌ای را منتشر کرد که در آن، قابلیت اطمینان و اعتبار و روایی رویکردهای ارزیابی ۳۶۰ درجه در ارتش را زیر سوال برده بود. دلیل انتقاد او جانب‌داری آشکار و رهبری سمی مهارنشده در سیستم بازخورد چندارزیاب بود. هنگامی که رهبران، مدیران، و کارکنان حاضر در ارزیابی ۳۶۰ درجه آموزش لازم را در ارائه بازخورد سازنده ندیده باشند یا تجربه کافی نداشته باشند، علاوه بر آن‌که هدف از انجام فرایند فراموش می‌شود، فرایند بازخورد می‌تواند به عاملی برای آسیب به سازمان تبدیل شود.

تمرکز روی نقاط ضعف

برخی مدیران هنگام استفاده از ارزیابی ۳۶۰ درجه به جای توسعه و تشویق جنبه‌های مثبت عملکرد کارکنان روی جنبه‌‌های منفی تمرکز می‌کنند. منفی‌نگری بیش‌ازحد می‌تواند موجب رنجش، سرخوردگی و یا احساس ترس یا خشم شود. مدیران باید این احتمال را در نظر داشته باشند و بر ایجاد تعادل بین بازخوردهای منفی و مثبت، آموزش انتقاد سازنده و تبدیل نظرات منفی به عبارات سودمند و کاربردی متمرکز شوند.

برای آشنایی بیشتر با مزایا و معایب ارزیابی 360 درجه، پیشنهاد می‌کنیم که دیگر مقاله ما با عنوان ارزیابی 360 درجه؛ خوب، بد، زشت را مطالعه کنید.

جمع‌بندی

ارزیابی ۳۶۰ درجه همچون دیگر روش‌های ارزیابی باید به شکلی فعالانه و دقیق اجرا شود تا بتواند نتایج خوبی را حاصل کند. افراد اغلب از نقاط قوت و ضعف پنهان خود بی‌خبرند. ارزیابی ۳۶۰ درجه بازخورد را از دیدگاه‌ها و منابع مختلف جمع‌آوری کرده و به فرد کمک می‌کند تا بر اساس آنها عمل کند.

بازخورد ۳۶۰ درجه ابزاری عالی برای افزایش خودآگاهی است و کارکنان را در مسیر موفقیت قرار می‌دهد، زیرا طی این فرایند شایستگی‌هایی را که برای سازمان ارزش بیشتری دارد خواهند شناخت. نرم‌افزار مدیریت عملکرد سیمرغ 34000 به شما کمک می‌کند تا ارزیابی 360 درجه و فراتر از آن، یعنی ارزیابی 540 درجه را در سازمان خود انجام دهید. این نرم‌افزار با کارایی آسان خود و انعطاف در تعیین منابع ارزیابی مختلف امکان انجام ارزیابی دقیق را برای شما فراهم می‌سازد.