چگونگی مهاجرت از «مدیریت عملکرد سالانه» به «مدیریت عملکرد آنی»

بر اساس مطالعه‌ای که توسط موسسه‌ی گالوپ انجام شده، تنها 20 درصد از کارکنان از رویکرد سازمان‌‌شان در رابطه با فرآیند سالیانه‌ی مدیریت عملکرد رضایت داشتند.

تا همین اواخر، ارزیابی عملکرد «شش‌ماهه» و «سالانه»، تنها رویکردهای حاکم برای مدیریت عملکرد کارکنان در سراسر جهان بودند. اما با کسب تجربیات و انجام تحقیقات در طی سال‌های اخیر، سازمان‌ها به این نتیجه رسیده‌اند که این رویکردها ناکارآمد بوده و نقاط ضعف بسیاری دارند. علاوه بر این، تجربه نشان داده است که ارزیابی‌های عملکرد سالانه، در انتهای سال فشار زیادی بر نیروهای منابع انسانی و ارزیابان تحمیل می‌کنند.

ایده‌ای به سمت جهانی‌شدن

کمپانی‌هایی مانند Adobe، GE، Deloitte، IBM، Gap و بسیاری دیگر از سازمان‌ها، مدت‌هاست که فرآیند ارزیابی عملکرد سالانه را کنار گذاشته و به مرور در حال تغییر رویه‌ها به سمت فرآیند نوین مدیریت عملکرد کارکنان هستند. این فرآیند نوین، با نام «مدیریت عملکرد آنی» (Real-time Performance Management) شناخته می‌شود. با همه‌گیری ویروس کرونا و با توجه به این‌که اکنون کارکنان بسیاری در جهان از خانه و به صورت دورکاری کار می‌کنند، «عدم مشارکت فعالانه در اهداف اشتراکی سازمان» بسیار محتمل و شایع است.

برای رفع این چالش، مدیریت عملکرد آنی به حفظ انگیزه و روحیه‌ی مشارکتی کارکنان کمک می‌کند. شروع این فرآیند نوین، جزو تصمیاتی است که بر عهده‌ی مدیر سازمان است. به همین خاطر، اگر تاکنون چنین کاری را شروع نکرده‌اید، فرصت را غنیمت شمارید و هم‌اکنون برای گذر از این چالش اقدام کنید.

در این مقاله، شما را راهنمایی خواهیم کرد تا مدیریت عملکرد آنی را در سازمان‌تان آغاز کنید. اگر از قبل، تجربه‌ی انجام این کار را دارید، در این مقاله، ایده‌هایی خواهید یافت که این فرآیند را به شکلی متفاوت انجام دهید. پیش از پرداختن به جزئیات لازم برای شروع فرآیند، بیایید به این موضوع بپردازیم که اساساً مدیریت عملکرد آنی چیست؟

مدیریت عملکرد آنی چیست؟

مدیریت عملکرد آنی نوعی از استراتژی مدیریت عملکرد کارکنان است که به طور مستمر در طول یک سال پیگیری می‌شود. در مدیریت عملکرد آنی، کارکنان و مدیران به جای این‌که یک بار در انتهای سال، به بررسی عملکردهای سالیانه بپردازند، با صرف زمان کم‌تر، در طول سال و به طور منظم با یکدیگر در مورد اهداف و عملکردشان گفت‌وگو می‌کنند.

کارکنان با این رویکرد مستمر، در همان برهه، این فرصت را پیدا می‌کنند که اهداف قابل دست‌یابی را تعیین کنند؛ عملکردشان را بهبود دهند؛ در محیط کار مشارکت داشته باشند و به اهداف کلی سازمان دست یابند. با ادامه‌ی این مقاله همراه باشید تا بیشتر با شیوه‌ی اجرای موفق مدیریت عملکرد آنی در سازمان آشنا شوید.

حمایت مدیریت، اولین و مهم‌ترین پیش‌نیاز پیاده‌سازی فرآیند است.

به منظور اجرای هرگونه فرآیند جدید در یک سازمان، مدیریت و رهبر ارشد باید از اجرای این فرآیند حمایت کنند. به همین سبب، اولین گام در اجری مدیریت عملکرد آنی، جلب حمایت مدیریت و رهبری سازمان است. لازم است برای مدیریت تشریح گردد که چرا چنین تغییری ضروری است و باید آن‌ها را در جریان مزایای این روش مدیریت عملکرد برای کارکنان و کلیت سازمان قرار داد.

از واقعیت‌ها و داده‌هایی استفاده کنید که نشان می‌دهند مدیریت عملکرد آنی به بهره‌وری و سودآوری دیگر سازمان‌ها کمک کرده است. زمانی که مدیریت موافقت خود را با این تغییر رویه اعلام کند، همراه کردن دیگر کارکنان با این فرآیند ساده خواهد بود.

اطلاع‌رسانی

اطلاع‌رسانی و ارتباط سازنده، بخشی جدایی‌ناپذیر و حیاتی برای اطمینان از پیشرفت بی‌دردسر کسب‌وکار است. از وب‌سایت سازمان، خبرنامه‌ها، جلسات و ویدئوها برای اطلاع‌رسانی در مورد فرآیند مدیریت عملکرد آنی و اهمیت آن استفاده کنید. اهمیت و ارزش این روش نوین از مدیریت عملکرد و هم‌چنین، تفاوت آن با «ارزیابی سالانه» و «شش‌ماهه» را برای کارکنان تشریح کنید. این کار، باعث خواهد شد که همه‌ی کارکنان در زمان اجرای مدیریت عملکرد آنی، از آن آگاهی و شناخت کامل داشته باشند.

آموزش

برنامه‌ریزی و اطلاع‌رسانی برای اجرای مدیریت عملکرد آنی تنها گام اول است. این روش ارزیابی عملکرد، تنها زمانی می‌تواند موفق باشد که افراد از اجرای درست آن اطلاع کافی داشته باشند. لازم است در مورد تمامی جزئیات و جنبه‌های مدیریت عملکرد آنی به مدیران و تیم رهبری آموزش مناسب داده شود. بعد از آموزش، این مدیران باید برای «پیاده‌سازی فرآیند»، «به اشتراک‌گذاری بازخوردهای آنی و سازنده» و «مدیریت گفت‌وگوهای یک‌به‌یک» آمادگی داشته باشند.

توصیه می‌شود که زمان قابل توجهی را به آموزش مدیران و تیم رهبران اختصاص دهید، به طوری که به این فرآیند عادت کنند و به شکل موثر از آن استفاده نمایند.

استفاده از نرم‌افزار مدیریت عملکرد آنی

در دنیای کنونی که پر از مشغله‌های مختلف برای مدیران است و «زمان» یک عنصر حیاتی تلقی می‌شود، برای مدیریت تمام جنبه‌های مدیریت عملکرد آنی، داشتن یک ابزار دیجیتالی و مدرن، ضرورتی مهم به شمار می‌رود. نرم‌افزار مدیریت عملکرد بومی سیمرغ، به «انعطاف‌پذیری در اشتراک آنی بازخورد»، «تعیین اهداف و نتایج کلیدی»، «انجام ارزیابی‌های 360 درجه» و هم‌چنین، «درک و تشویق کارکنان» به صورت آنی کمک خواهد کرد.

هم‌چنین، نرم‌افزار مدیریت عملکرد آنی باعث می‌شود که اهداف سازمان، برای کل اعضای مجموعه شفاف و مشخص باشد. از مزایای دیگر استفاده از این نرم‌افزار، این است که سهامداران نیز آسان‌تر می‌توانند با پایش نمودارهای مختلف، پیشرفت سازمان را تحت نظر داشته باشند.

پیگیری و تثبیت

زمانی که فرآیند مدیریت عملکرد آنی را در سازمان خود نهایی و پیاده‌سازی کردید، حتماً از کارکنان خود بخواهید تا بازخوردشان نسبت به این روند را گزارش کنند. این کار، به شما کمک خواهد کرد تا بفهمید که کارکنان تا چه حدی با این روند سازگار شده‌اند و در صورتی که مانع یا خللی وجود داشته باشد، می‌توانید روی برطرف کردن آن کار کنید.

همچنین، این پیگیری، باعث می‌شود کارکنان به این باور برسند که سازمان به نظرات آن‌ها اهمیت می‌دهد و با آغوش باز از بازخوردهای آن‌ها برای بهبود این روند استقبال می‌کند. با این رویکرد، کارکنان احساس اجبار برای همکاری نخواهند داشت، زیرا خودشان نیز بخشی از این تغییر هستند.

منبع: engagedly.com