هنگامی که بریانا کار جدیدش را شروع کرد، به او گفته شد که قرار است با مدیرش جیدن جلسات منظم یک‌به‌یک داشته باشد. او از این خبر استقبال کرد و آن را فرصتی عالی برای هماهنگی بیشتر و دریافت راهنمایی و حمایت از مدیر جدیدش می‌دانست. اما امیدش خیلی زود ناامید شد. جیدن در جلسه اول فقط روی به‌روزرسانی پروژه تمرکز کرد و بعد هم چند کار اضافی به او محول کرد. این الگو برای چندین هفته ادامه پیدا کرد و بریانا معمولاً جلسات‌شان را با احساس عدم حمایت از سوی جیدن ترک می‌کرد.
این داستان تنها یک نمونه از هزاران موردی است که ما در تحقیقات خود درباره جلسات یک‌به‌یک میان مدیران و کارکنان شنیده‌ایم. همانطور که استیون روگلبرگ در کتاب جدیدش با عنوان Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings توضیح می‌دهد، یک جلسه خوب یک‌به‌یک به نیازهای کاری و شخصی کارمند می‌پردازد (نیازهای کاری: اطلاعات، آموزش، همسویی؛ نیازهای شخصی: نیاز به توجه، احترام، اعتماد و حمایت.) به این ترتیب، این جلسات منبع حیاتی رشد و حمایت برای کارمند است و باعث پیشرفت و موفقیت تیم‌ها و سازمان می‌شود .
اما این مزایا تنها زمانی محقق می‌شوند که جلسه شامل گفتگوهای منظم باشد و این دسته نیازهای کارکنان را پاسخ دهد. و از آنجایی که معمولاً مدیران کنترل جلسات یک‌به‌یک را در دست دارند، اغلب درباره‌ی آنچه که در ذهن خودشان است صحبت می‌کنند. تعداد بسیار کمی از مدیران درباره‌ی نحوه‌ی اجرای این جلسات آموزش می‌بینند، بنابراین اغلب شیوه‌های ناکارآمدی را که خودشان تجربه کرده‌اند پیاده می‌کنند.
اگر در موقعیت بریانا هستید، و اگر رویکرد مدیرتان به جلسات یک‌به‌یک باعث شده است که احساس کنید حمایت نمی‌شوید، باید سعی کنید که گفتگو را به سمت نیازهای خودتان هدایت کنید. با پرسیدن سوالات هوشمندانه می‌توانید این کار را انجام دهید.
سوالاتی که باید در جلسات یک‌به‌یک بپرسید
بر اساس تحقیقات منتشر شده و همچنین داده‌هایی که از نزدیک به 200 کارمند در مورد موضوعات مهم جمع‌آوری کرده‌ایم، 28 سؤال کلیدی را در هفت دسته کلی شناسایی کرده‌ایم که به شما کمک می‌کند جلسات ارزیابی به مفیدترین شکل برگزار شود.
درخواست راهنمایی و کمک
با استفاده از این سوالات ذر جلسات یک‌به‌یک، هنگام کار روی پروژه‌هایی که در انجام آنها با مشکل مواجه هستید، یا برای ابراز نیاز به منابع یا حمایت بیشتر، از مدیر خود کمک و راهنمایی بخواهید.
1. من در رابطه با موضوعی دچار چالش هستم. آیا می‌توانید به من کمک کنید که بتوانم آن را با موفقیت حل کنم؟
2. آیا ایده‌ای دارید که به من کمک کند تا بتوانم حمایت بیشتری (زمان، بودجه و …) برای حل مشکلم پیدا کنم؟
3. نظر شما درباره این ایده چیست؟ آیا پیشنهادی برای بهبود آن دارید؟ یا ممکن است ایده جایگزینی داشته باشید که باید در نظر بگیرم.
شفاف‌سازی اولویت‌ها و انتظارات
برای اینکه اطمینان پیدا کنید در مسیر درستی قرار گرفته‌اید و از کارایی کافی برخوردارید، باید مطمئن شوید که شما و مدیرتان همسو و هم‌نظر هستید. در جلسات یک‌به‌یک از او بپرسید که کدام یک از وظایف نیازمند بیشترین توجه و تمرکز از سوی شما هستند.
4. با توجه به وظایفی که برای من تعیین کرده‌اید، چه چیزی را باید در اولویت قرار دهم، و آیا می‌توانید به من کمک کنید که دلیل این اولویت را متوجه شوم؟
5. همانطور که حجم کاری من را بررسی می‌کنید، آیا پروژه‌ها و وظایف را به درستی انجام می‌دهم؟
6. آیا از نظر شما، در مسیر رسیدن به اهداف و انتظارات حرکت می‌کنم؟ آیا باید روی مورد خاصی تمرکز کنم؟
7. آیا هدفی درباره پروژه‌ها وجود دارد که از آن بی‌اطلاع هستم؟ به عنوان مثال، هدف از انجام پروژه‌ی X چیست؟
هماهنگی با سازمان و استراتژی آن
سوالاتی بپرسید تا متوجه شوید نقش شما چگونه با اهداف استراتژیک سازمان و ذهنیت رهبران آن درباره آینده‌ی سازمان مرتبط است.
8. آیا در بالاترین بخش سازمان اتفاقاتی در حال رخ دادن است که دانستن آن می‌تواند در انجام وظایف کلیدی برای من مفید باشد؟
9. برای کمک به درک بهتر تصویر کلی، کاری که انجام می‌دهم یا وظایفی که به من محول کرده‌اید چگونه با اهداف و استراتژی سازمان مطابقت دارد؟
10. آیا پروژه‌ای وجود دارد که تیم مدیریت روی آن کار می‌کند و بابت تأثیر بالقوه‌ای که بر نقش من دارد، باید از آن آگاه باشم؟
11. در اولویت‌های استراتژیک ما به عنوان یک سازمان، چه چیز جدیدی وجود دارد که فکر می‌کنید باید از آن مطلع باشم؟
دنبال کردن فرصت‌های رشد و پیشرفت
پیش از آمدن به جلسات یک‌به‌یک، به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود فکر کنید و از مدیر خود بپرسید که برای رسیدن به آنها چه اقداماتی باید انجام دهید.
12. چه کاری می توانم انجام دهم تا خودم را برای فرصت‌های بیشتر آماده کنم یا به دنبال کار مورد علاقه‌ام باشم؟
13. با توجه به مسیر پیشرفت سازمان، به نظر شما باید چه زمینه‌های را بهبود دهم تا با این مسیر هماهنگ شوم؟
14. به نظر شما چه نقاط قوتی دارم و این نقاط قوت چگونه ممکن است در آینده مفید واقع شوند؟
15. از دیدگاه شما، حرکت شغلی بعدی من باید چه چیزی باشد و چرا آن را توصیه می‌کنید؟
16. چگونه می‌توانیم مطمئن شویم که از مهارت‌های من برای حمایت از تیم و سازمان به بهترین شکل استفاده می‌کنیم؟
17. چگونه می‌توانیم اطمینان یابیم که پتانسیل من به طور کامل شکوفا شده است؟
دریافت بازخورد عملکرد
درباره عملکرد خود از مدیرتان بازخورد بخواهید. لزومی ندارد که تمامی جلسات یک‌به‌یک تبدیل به یک ارزیابی رسمی شوند، اما بازخورد مستمر اهمیت زیادی دارد و اگر مدیرتان این کار را انجام نمی‌دهد، خودتان می‌توانید این سوالات را از او بپرسید:
18. آیا من انتظارات شما را برآورده می‌کنم؟ خوشحال می‌شوم که دیدگاهتان را درباره عملکردم بدانم.
19. درباره عملکردم در پروژه‌های X و Y، چه بازخوردی می‌توانید به من بدهید؟
20. آیا احساس می‌کنید که وقتی صحبت از وظیفه‌ای به میان می‌آید، چیزهایی وجود دارد که آنها را نادیده می‌گیرم؟
21. به نظر شما کدامیک از کارهایم را باید ادامه دهم، متوقف کنم، یا چه کاری را باید شروع کنم؟
شکل‌گیری ارتباط
جلسات یک‌به‌یک محل مهمی برای ایجاد و تقویت رابطه‌تان با مدیر است. در ابتدا یا انتهای جلسه زمانی را برای ارتباط شخصی با مدیر خود اختصاص دهید.
22. روزتان چگونه می‌گذرد؟
23. اوضاع چطور پیش می‌رود؟ آیا همه چیز خوب است؟
24. آیا خارج از محل کار چیزی وجود دارد که برای آن هیجان داشته باشید؟
25. آیا چیزی وجود دارد که بخواهید درباره من بدانید؟
حمایت و پشتیبانی
راه‌هایی را در نظر بگیرید که از طریق آنها می‌توانید به مدیر خود کمک کنید تا به اهداف خود برسد و نقش خود را انجام دهد. مدیران برای بهینه‌سازی کارایی و عملکرد خود به کمک، اطمینان خاطر و حمایت نیاز دارند. درست همانطور که انتظار دارید مدیرتان از شما حمایت کند، ببینید چگونه می توانید به او کمک کنید.
26. اولویت شما در 30 روز آینده چیست؟ برای کمک به شما در این مورد چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
27. در چه زمینه‌ای می‌توانم از شما حمایت کنم؟
28. آیا درباره چیزی نگران هستید؟ می‌توانم در اینباره به شما کمک کنم؟
نحوه استفاده از سوالات
برای هر یک از جلسات جلسات یک‌به‌یک، یک یا دو دسته از این سوالات را انتخاب کنید. نمی‌توان در هر جلسه به تمامی این سوالات پرداخت، بنابراین باید مرتبط‌ترین سوالات را انتخاب کنید. به این ترتیب، در طول زمان می‌توانید تمامی این سوالات را از مدیر خود بپرسید.
جلسات یک‌به‌یک برای موفقیت شما و موفقیت تیم و سازمان حیاتی هستند. پرسیدن سوالات درست در این جلسات می‌تواند تأثیر زیادی روی تجربه کاری شما داشته باشد؛ به شما کمک می‌کند تا مشارکت خود را در کار حفظ کنید، درک خود را از نقش و جایگاه‌تان در سازمان توسعه دهید، و رابطه‌تان را با مدیر خود بهبود ببخشید.
منبع: hbr.org
مقالات پربازدید