رابطه‌ی میان مدیر و کارمند یکی از مهم‌ترین روابط کاری است و ارتباط شرط اصلی آن است.
جلسات یک‌به‌یک منظم به مدیران و کارکنان آنها این فرصت را می‌دهد تا بازخورد خود را به اشتراک بگذارند، چالش‌ها را برطرف کنند و اهداف و نتایج کلیدی را پیگیری نمایند. این جلسات فقط برای گفتگوهای تجاری برگزار نمی‌شوند، بلکه فرصتی عالی برای مرور رویاهای شغلی، بررسی وضعیت رفاه کارکنان و ایجاد اعتماد برای روابط کاری بهتر هستند.
نکته‌ی کلیدی داشتن یک گفت‌وگوی خوب، ایجاد تعادلی مناسب میان کار و رابطه‌سازی است، و باید به همه افراد، از جمله مدیران، بازخورد داده شود تا بتوانند بهترین عملکرد خود را به نمایش بگذارند.
در این بخش با سوالاتی آشنا می‌شویم که بزرگترین رهبران کسب‌وکار با ما به اشتراک گذاشته‌اند. شما هم می‌توانید در جلسات هفتگی خود از آنها استفاده کنید.
سوالات جلسات یک‌به‌یک برای مدیران
گرچه برخی مدیران مسئولیت تعیین دستور کار جلسات یک‌به‌یک را بر عهده کارکنان خود می‌گذارند، رهبران منابع انسانی معتقدند که گفتگوهای یک‌به‌یک همچون مسیری دوطرفه هستند، و مدیران همچنان که مسئولیت هدایت این بحث را با کارکنان خود سهیم می‌شوند، باید مطمئن شوند که حرفهای آنها شنیده و ازشان پشتیبانی می‌شود.
به عبارت دیگر، گرچه ممکن است کارکنان منوی شام را تعیین کند، اما مدیران نیز قطعاً نباید دست خالی سر میز حاضر شوند.
با این حال، وقتی سوالی از افراد نمی‌پرسید، آنها هم درباره اهداف شغلی یا چالش‌های تیمی خود صحبتی نخواهند کرد، چه برسد به صحبت درباره زندگی شخصی‌شان. وقتی که پیش از جلسات یک‌به‌یک به کارکنان خود بگویید که قرار است درباره‌ی چه چیزهایی صحبت کنید، نتیجه‌ی خیلی بهتری از این گفت‌وگو خواهید گرفت.
یادگودا ویکزورک، مدیر استعدادیابی شرکت bValueFund می‌گویند:«مدیران باید سوالاتی درست را بپرسند و به دستور کار جلسه پایبند باشند. در غیر این صورت، گفتگو ممکن است از مسیر خارج شود و اثربخشی جلسه به احتمال زیاد از بین می‌رود. برای جلوگیری از این اتفاق، باید سوالات خود را آماده کنید تا بتوانید گفت‌وگو را شروع و بحث را هدایت کنید. این سوالات اطلاعات کافی را برای سنجش وضعیت عاطفی، ذهنی و حرفهای کارکنان در اختیاران قرار می‌دهند.»
پیوند سازمانی و روحیه کارکنان
ارتباط شفاف، صادقانه و منظم، پایه و اساس یک رابطه‌ی عالی مدیر و کارمندی است و جلسات یک‌به‌یک را به نقطه عطفی برای سنجش روحیه و انگیزه کارکنان تبدیل می‌کند.
مدیران باید هر هفته مجموعه‌ای از سوالات را بپرسند تا متوجه شوند که کارکنان در آن لحظه چه احساسی دارند، بتوانند موانع موجود در محیط کار را شناسایی کنند و به دنبال علائم هشداردهنده درباره‌ی استرس، اضطراب یا افسردگی باشند.
1. در حا حاضر چه احساسی داری؟
2. چه اتفاق‌های کاری و غیر کاری مهمی در هفته گذشته برایت افتاد؟
3. آیا در حال حاضر چیزی باعث شده است که استرس داشته باشی؟
4. آیا احساس می‌کنی که تعادل خوبی بین کار و زندگی‌ات وجود دارد؟
همکاری و کار تیمی
کار کردن با یک تیم عالی به ما احساس تعلق می‌دهد، خلاقیت‌مان را تقویت می‌کند، و عملکردمان را بهبود می‌بخشد. زمانی که در طول جلسه به بحث همکاری و کار تیمی می‌پردازید، باید ببینید که سازوکارهای تیم چگونه به عملکرد کمک می‌کند، افراد چه احساسی دارند، و به‌ویژه در تیم‌های دورکار، چه کاری می‌‌توان برای بهبود همکاری انجام داد.
5. آیا احساس می‌کنی که ارتباطات تیم به‌اندازه کافی اثربخش است؟ اگه نه، چه چیزی مانع آن می‌شود؟
6. آیا مشکلی در تیم وجود دارد که ممکن است از آن اطلاعی نداشته باشم؟ چه کمکی می‌توانم انجام دهم؟
7. آیا احساس می‌کنی که می‌توانی با همه ارتباط برقرار کنی؟ چطور می‌توانم کمکت کنم؟
8. دوست داری با کدام اعضای تیم ارتباط بیشتری داشته باشی؟
9. آیا احساس می‌کنی که می‌توانی از دیگران کمک بخواهی؟ اگر اینطور نیست، چه دلیلی دارد؟
رشد
در نظرسنجی پیشرفت شغلی 2021 دیده شد که 76٪ از کارکنان به دلیل احساس نارضایتی از فرصت‌های موجود برای پیشرفت در حرفه خود، سازمان را ترک می‌کنند. این یکی از دلایل بزرگی است که چرا مدیران باید موضوع رشد را به صورت ماهانه یا فصلی به دستور کار جلسات یک‌به‌یک اضافه کنند.
سوزان نورتون، مدیر ارشد منابع انسانی شرکت BOLD می‌گوید: «اگر می‌خواهیم کارکنانمان در محل کار خوشحال باشند، باید مطمئن شویم که فرصت‌هایی برای رشد مستمر به آنها ارائه می‌کنیم. با سوالاتی که مطرح می‌کنم، سعی دارم که آنها را وادار سازم تا کمی فراتر از منطقه‌ی امن خود بروند. هدفم این است که تیمم را به چالش بکشم، اما نه تا آنجایی که احساس درماندگی کنند. من می‌خواهم آنها را تشویق کنم تا با چالش‌های جدیدی روبه‌رو شوند، اما هر موقع که نیاز باشد از آنها حمایت خواهم کرد.»
10. آیا احساس می‌کنی که در مسیر اهدافت در حال پیشرفت هستی؟
11. دوست داری چه مهارت‌های جدیدی را یاد بگیری؟
12. آیا به سمینار یا دوره‌ای علاقه‌مند هستی؟ آیا می‌خواهی چند نمونه از آنها را پیشنهاد دهم؟
13. نظرت درباره‌ی رشد حرفهای که از زمان شروع به کار در اینجا داشتی چیست؟
14. دوست داری که در مورد کدام بخش از کسب‌و‌کارمان بیشتر بدانی؟
15. آیا نرم‌افزار یا ابزار خاصی وجود دارد که بخواهی نحوه استفاده از آن را یاد بگیری؟
بهره‌وری
در بیشتر مواقع، مطلع بودن از تمامی فعالیت‌های اعضای تیم کار دشواری است. اما جلسات یک‌به‌یک فرصتی ایدهآل برای بررسی اهداف فردی، اهدف و نتایج کلیدی، حل موانع و رسیدگی به پروژه‌هایی است که با مشکل مواجه شده‌اند.
16. در حال حاضر اولویت اصلی‌ات چیست؟
17. در نقش خود با چه چالش‌هایی روبه‌رو هستی که برای دیگران قابل مشاهده نیست؟
18. نسبت به هفته آینده چه چشم‌اندازی دارید؟ ماه آینده چطور؟
19. در رابطه با چه موانع و مشکلاتی می‌توانم کمکت کنم؟
20. آیا جنبه‌ای از کار وجود دارد که تو را ناامید کند یا از ارائه بهترین عملکرد بازدارد؟
بازخورد
جلسات یک‌به‌یک باید راه‌گشای گفت‌وگو باشد، و درخواست بازخورد از سوی شما به عنوان یک مدیر اهمیت خیلی زیادی دارد. استفاده‌ی منظم از این سوالات به شما کمک می‌کند تا اعتماد و شفافیت را ایجاد کنید و پیش از اینکه برخی مشکلات باعث ناامیدی و و سرخوردگی افراد شوند، آنها را شناسایی نمایید.
21. چه کاری می‌توانم انجام دهم تا کار را برایت راحت‌تر کنم؟
22. آیا در تصمیم گیری‌های تیمی به اندازه‌ی کافی از شما استفاده می‌کنم؟ آیا دوست داری که نقش بیشتری داشته باشی؟
23. آیا احساس می‌کنی که جلسات یک‌به‌یک به اندازه کافی برایت مفید است؟ چرا بله و چرا نه؟
24. آیا بازخورد کافی از من دریافت می‌کنی؟ دوست داری که بازخوردم را چگونه به اشتراک بگذارم؟
25. به نظرت چیزی درباره‌ی سبک مدیریتی من وجود دارد که باید تغییرش دهم؟
سوالات جلسه‌های یک‌به‌یک برای کارکنان
شاید فرض کنید که مدیرتان می‌داند شما هر روز با چه چیزهایی سروکار دارید. اما واقعیت این است که مدیران هم باید با تقویم‌های کاری شلوغ خود سروکله بزنند و هم کارکنان و حجم کار خود را مدیریت کنند. بنابراین، در رابطه با اقداماتی که نتیجه بخشند و آنهایی که نتیجه ندارد، به دیدگاه شما نیاز دارند.
گرچه مدیران باید سعی کنند برخی از این موانع را از طریق پرسش و پاسخ شناسایی کنند، اما جلسات یک‌به‌یک باید فضایی امن را برای گفتگو درباره‌ی چالش‌های فعلی هر دو طرف ایجاد کند.
با توجه به گزارش‌های دریافتی از رهبران کسب‌وکار، سوالات زیر در میان کارکنان از جمله پرتکرارترین سوالات بودند:
پیوند سازمانی و روحیه کارکنان
ایجاد روابط تیمی خوب برای هر دو طرف مفید است. وقت گذاشتن برای ایجاد رابطه‌ی دوستانه با مدیر و درک احساس آنها به شما کمک می‌کند تا بدانید مدیرتان چه زمانی احساس درماندگی می‌کند یا به حمایت بیشتری از سوی شما و سایر اعضای تیم نیاز دارد.
26. حالتان چطور است؟
27. با نگاه کردن به آینده، بیشتر به چه چیزی امیدوار و از چه چیزی نگران هستید؟
28. آیا چیزی درباره‌ی فرهنگ تیم ما وجود دارد که بخواهید آن را تغییر دهید؟
همکاری و کار تیمی
وقتی که شما و سایر اعضای تیم روی پروژه‌های مختلف کار می‌کنید، همگام ماندن با یکدیگر کار چندان آسانی نیست. هنگامی که درباره‌ی همکاری تیمی با مدیر خود صحبت می‌کنید، سعی کنید سؤالاتی بپرسید که به شما کمک می‌کند تا نحوه ارتباط را آسان‌تر کنید، به تیم یکپارچگی ببخشید و فرصت‌هایی برای بهبود همکاری متقابل ایجاد نمایید.
29. ترجیح می‌دهید که بیشتر با چه کسانی صحبت یا کار کنم؟
30. به‌عنوان یک تیم، برای همکاری و ارتباط بهتر چه کاری می‌توانیم انجام دهیم؟
31. دوست دارید درباره‌ی کدام بخش از کارم بیشتر بدانید؟
32. روش انتخابی شما برای دریافت به‌روزرسانی‌ها از تیم ما چیست؟
33. هنگام کار با تیم‌های دیگر باید به چه نکاتی توجه کنم؟
رشد
به احتمال زیاد، شما در حال حاضر برای پیشرفت شغلی خود اهدافی بلندمدت دارید. اما ارزیابی منظم رشد و پیشرفت‌‌تان به همراه مدیر به شما کمک می‌کند تا درباره‌ی مهارت‌های جدید و فرصت‌های توسعه حرفهای دیدگاهی به دست آورید که ممکن است تا به حال به آن فکر نکرده باشید. این موضوع می‌تواند به شما کمک کند تا نقش خود را بهتر انجام دهید و پیشرفت شغلی خود را در سازمان یا فراتر از آن، سرعت ببخشید.
34. چه مولفه‌ای را باید به برنامه رشد خود اضافه کنم؟
35. نقش من را در طول سال آینده چگونه می‌بینید؟
36. روی کدام مهارت‌های فنی باید کار کنم؟
37. آیا مهارت‌های نرمی وجود دارد که باید آنها را فرابگیرم؟
38. از نظر شما، چه نقاط قوتی دارم؟
39. چه شکاف مهارتی در تیم ما می‌بینید؟
بهره‌وری
مدیران همچون رابطی میان کارکنان و سازمان عمل می‌کنند. و این یعنی ممکن است اغلب اوقات شما نیمی از اولویتها و وظایفی را که آنها باید مدیریت کنند، نبینید.
پرسیدن سوال‌هایی درباره‌ی اولویت‌های مدیرتان، بزرگترین چالش‌ها، اهداف بلندمدت تیم و پروژه‌های آتی نه تنها شما را در موقعیتی برتر برای کشف فرصت‌های جدید قرار می‌دهد، بلکه روشی اثربخش برای مدیریت است. این روش به شما کمک می‌کند که هم به کارهایتان رسیدگی کنید، هم زندگی را برای مدیرتان آسان‌تر می‌کند، بنابراین یک معامله‌ی برد-برد است.
40. در حال حاضر بالاترین اولویت شما چیست؟ چگونه می‌تونم کمکتان کنم؟
41. در حال حاضر به کیفیت نیاز بیشتری داریم یا کمیت؟
42. آیا فرآیند یا پروژه‌ای وجود دارد که بخواهید آن را به دست بگیرم؟
43. چه اهداف بلند مدتی برای تیم دارید؟
44. آیا به گسترش تیم فکر می‌کنید؟
45. آیا چیزی هست که باید پیش از جلسه بعدی آماده کنم؟
بازخورد
گرچه جلسه‌ی یک‌به‌یک زمان و مکان خوبی برای پرسش سوالات است، اما زمانی که بازخورد سازنده با موضوعات مشخصی همراه می‌شود، ارائه‌ی آن آسان‌تر خواهد بود. به همین دلیل باید مشخص کنید که به چه نوع بازخوردی از مدیر خود نیاز دارید.
46. آیا بازخوردی برای بهبود عملکرد من دارید؟
47. آیا کاری وجود دارد که باید آن را به‌شکلی متفاوت انجام دهم؟
48. آیا کسی درباره‌ی کار من بازخوردی ارائه کرده است؟ بازخوردش چه بوده است؟
49. چگونه می‌توانم در جلسات تیمی مشارکت بهتری داشته باشم؟
50. در چه زمینه‌هایی می‌توانم بهبود پیدا کنم؟
چگونه جلسات یک‌به‌یک را برنامه‌ریزی کنیم؟
هدف نهایی هر فرد این است که با استفاده از یک راه سریع، آسان و منظم بتواند هفته به هفته با اولویتها و چالش‌های متفاوت همسو بماند. این فرصت‌ها محدودیت زمانی دارند، یعنی مدیران و کارکنان می‌توانند تنها درباره‌ی مهم‌ترین مسائل گفت‌وگو کنند.
اما بدون وجود یک دستور کار خوب، این زمان ارزشمند می‌تواند با صحبتهای شخصی و کمی نصیحت از مسیر خارج شود، یا حتی شبیه به یک تمرین نظامی برای بررسی پروژه ها و پیگیری وظایف به نظر برسد.
ایجاد یک ساختار منعطف این اطمینان را به ما می‌دهد که می‌توانیم تمام نکات مهم را پوشش دهیم.
یک برنامه‌ی منظم برای جلسات تعیین کنید
جلسه‌های یک‌به‌یک نباید غافلگیرکننده باشد، بلکه باید تبدیل به بخشی از روال هفتگی شود. وقتی که مدیران این جلسات را مکرراً لغو می‌کنند، نشان می‌دهند که کارکنان‌شان در اولویت نیستند. تعیین یک زمان مشخص در هفته برای هر کارمند، و اطمینان از برگزاری به‌موقع و قطعی آن، به ایجاد اعتماد کمک می‌کند، تیم‌ها را هماهنگ نگه می‌دارد و به همه یادآوری می‌کند که این یک فرآیند حیاتی است، نه فقط یک گزینه.
دستور جلسه را با یک زمان‌بندی مناسب تنظیم نمایید
با توجه به استمرار و مدت زمان جلساتی که دارید، استفاده از یک الگو برای دستور جلسه یا ساختاربندی موضوعات می‌تواند کمک کند تا زمان جلسه مفید سپری شود. به‌عنوان مثال، در یک جلسه 30 دقیقه‌ای، پنج دقیقه اول را برای پیگیری کارها، 10 دقیقه برای بحث درباره‌ی پروژه‌ها و وظایف جاری، 10 دقیقه را برای تنظیم اقدامات بعدی، و پنج دقیقه را برای جمع‌بندی اختصاص دهید.
پیشرفت را هفته به هفته پیگیری کنید
بررسی دقیق دستور کار جلسات نه تنها باعث می‌شود که روی مواردی که هفته گذشته درباره‌شان بحث کرده‌اید نظارت داشته باشید، بلکه کمک می‌کند تا ببینید که هر موضوع چند بار مطرح شده است، و درباره‌ی پتانسیل بهینهسازی گردش کار و رویکردها به وظایف، بینش مناسبی به هر دو طرف می‌دهد. با ایجاد یک سند برای این پیگیری‌ها همه‌ی اطلاعات را در یک جا نگهداری خواهید کرد.
جمع‌بندی
گرچه جلسات یک‌به‌یک هفتگی ممکن است تبدیل به یک امر روزمره شوند، اما مهم‌ترین جلسات تقویم کاری شما هستند و بخشی ضروری در فرآیند مدیریت عملکرد محسوب می‌شوند. با شرکت در این جلسات، مدیران می‌توانند از انگیزه و بهره‌وری کارکنان خود اطمینان یابند. برای اعضای تیم نیز این جلسات فرصتی است تا با مدیر خود ارتباطی نزدیک‌تر برقرار کنند، و ممکن است زمینه‌ی ارتقاء شغلی آینده نیز در همین جلسات فراهم شود.
منبع: www.lattice.com
مقالات پربازدید