شرح شغل

اهمیت شرح شغل

برای جذب شایسته‌ترین متقاضیان برای یک موقعیت شغلی، نوشتن شرح شغل قانع‌کننده، امری ضروری است. نوشتن یک شرح شغل خوب می‌تواند جایگاه شغلی موردنظرتان را در میان هزاران هزار موقعیت شغلی دیگر برجسته نماید. شرح شغل یا job description شامل توضیحات دقیق در مورد وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها، تجربیات و دانش‌های مورد نیاز برای یک شغل خاص است. این اطلاعات به کارفرما و کارمندان کمک می‌کنند تا بهترین انتخاب‌ها را برای استخدام و اجرای وظایف انجام دهند. اگر هر یک از کارکنان به وضوح بدانند که باید چه کاری انجام دهند و چه کارهایی در حیطه وظایف آنان قرار ندارد؛ به مراتب عملکرد بهتری دارند. از سوی دیگر،   این امر موجب افزایش بهره‌‏وری آن‌ها نیز می‌شود.

گام اول: تجزیه و تحلیل شغل

این فرآیند شامل جمع‌آوری،بررسی وتفسیر داده‌ها در مورد وظایف شغلی است و اطلاعات دقیقی در مورد هر شغل فراهم می‌سازد. گام های تجزیه وتحلیل شغل شامل مواردی همچون مشاهده نحوه انجام کار توسط کارمندان، تکنیک رویدادهای شاخص، پرسشنامه و مصاحبه است.

گام دوم: بررسی خروجی تجزیه و تحلیل شغل با متولیان و سرپرستان مشاغل

پس از تجزیه و تحلیل شغل و تدوین وظایف روزانه، وظایف دوره‌ای، مسئولیت‎ها، دانش، مهارت، حیطه پاسخگویی و…، نتایج بررسی را با متولیان خبره و سرپرستان مشاغل در میان گذاشته و در صورت نیاز مصاحبه‌ای با سرپرستان مشاغل بعمل آید تا نظرات آن‌ها نیز بررسی و اعمال گردد.

گام سوم: بررسی منابع داخلی و خارجی

برای تکمیل کردن شرح مشاغل می‌توانید الزمات و جزئیات شغل مد نظر را با شغل مشابه در سایر سازمان‌ها مشابه در صنعت سازمان و یا سایت های معتبر مثل ایندید (Indeed)، اونت (Onet) و گلاسدور (Glassdoor) مقایسه نموده و در صورت نیاز بود نکات تکمیلی را به شرح شغل تدوین شده اضافه کنید.

گام چهارم: بررسی نهایی شرح شغل تدوین شده

پس از اضافه نمودن نکات تکمیلی بهتر است با متصدیان و مدیران هر شغل نسخه نهایی شرح شغل را بررسی نموده و در صورت تایید آن را تصویب وابلاغ نمایید.

اگر سازمانی شرح شغل مصوب و به‌روز نداشته باشد، ممکن است با چالش‌ها و مشکلات متعددی روبرو شود که می‌توانند بر همه جنبه‌های عملکرد سازمانی تأثیر بگذارند. برخی از پیامدهای احتمالی عدم وجود شرح شغل در یک سازمان شامل مواردی همچون ناکارآمد شدن فرآیندهای استخدام و جذب افراد با عملکرد بالا در سازمان، ناکارآمدی در پیاده‌سازی فرآیند مدیریت عملکردکارکنان در بخش تدوین انتظارات عملکردی و ارزیابی عملکرد، کاهش انگیزه و رضایت شغلی پرسنل به دلیل عدم برقراری ارتباط مناسب کارکنان بین نقش خود و موفقیت سازمان، اختلال در توسعه توانمندی‌های کارکنان در راستای رسالت شغلی و… است.

وجود شرح شغل به‌روز و جامع برای مشاغل در یک سازمان، می‌تواند مزایای متعددی را به همراه داشته باشد که به بهبود عملکرد کلی سازمان و رضایت کارمندان منجر می‌شود. برخی از این مزایا شامل مواردی همچون کمک به جذب نیرو متخصص وکارآمد با هدف بیشترین تطبیق بین نیازهای شغل و توانمندی‌های شاغل، پیاده‌سازی موثر فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان، ارتقا سطح رضایت شغلی کارکنان و وفاداری سازمانی آن‌ها، اجرای هرچه بهتر فرآیند آموزش و توسعه کارکنان و جلوگیری از هدر رفت منابع مالی سازمان، کمک به پیشرفت شغلی کارکنان، کمک به تعیین ارزش بازار کار برای مشاغل و تعیین حقوق و دستمزد رقابتی برای آن‌ها و در نهایت کمک به تعریف وظایف و مسئولیتها، که این امر به نوبه خود به تخصصی شدن بیشتر مشاغل کمک می‌نماید.