در دنیای ما که مدام در حال تغییر است، و هر مکالمه، مذاکره، جلسه یا سخنرانی می‌تواند بر موفقیت شخصی و حرفه‌ای ما تأثیر بگذارد، اهمیت برقراری ارتباط اثربخش از هر زمان دیگری بیشتر است. اگر بتوانیم پیام‌های خود را به‌شکلی شفاف، مختصر و منطقی ارائه کنیم، می‌توانیم به اهداف ارتباطی خود دست پیدا کنیم.
در این مقاله، ما یک ساختار سه‌سوالی را ارائه می‌کنیم که برای سناریوهای مختلف، از تعامل‌های روزمره گرفته تا ارائه‌های تجاری مهم به عنوان ابزاری ضروری عمل می‌کند. اما ابتدا اجازه دهید با این موضوع شروع کنیم که چرا داشتن یک رویکرد ساختاریافته تا این اندازه اهمیت دارد.
ارزش ساختار در ارتباطات
وجود یک ساختار می‌تواند نقشه‌ی راه را برای ما فراهم کند؛ یعنی ارتباطی منطقی از ایده‌ها که هم گوینده و هم شنونده را راهنمایی می‌کند. می‌توانید آن را مثل داستانی در نظر بگیرید که به خوبی پرداخته شده است. استفاده از چنین ساختاری مزایای بسیار زیادی دارد:
- شفافیت: ساختار ابهام را از بین می‌برد و تضمین می‌کند که پیام شما ساده و قابل درک است.
- به‌یادماندنی بودن: ایده‌هایی که به‌شیوه‌ای ساختاریافته ارائه می‌شوند، بیشتر در یاد می‌مانند و ارتباط را اثربخش‌تر می‌سازند. در واقع، مغز ما برای رمزگذاری و به خاطر سپردن اطلاعات ساختاریافته طراحی شده است.
- متقاعدسازی: یک ساختار منطقی، نکات صحبت شما را شمرده و شفاف انتقال می‌دهد، و با راهنمایی مخاطب از طریق استدلال مستدل، به او کمک می‌کند که قانع شود.
- کارایی: وجود ساختار باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی ذهنی می‌شود و ایده‌های پیچیده را به نکاتی قابل درک و عملی تبدیل می‌کند.
- کاهش اضطراب: داشتن یک ساختار از پیش تعریف شده می‌تواند اضطراب ارتباطی را به میزان قابل توجهی کاهش دهد، زیرا از قبل می‌دانید که چگونه باید منظور خود را منتقل کنید و احتمال اینکه صحبت خود را فراموش کنید کمتر است.
چارچوبی برای درک بهتر
درست مثل چاقوی سوئیسی که به‌خاطر همه‌فن حریف بودن و قابلیت اطمینان معروف است، این ساختار نیز انعطاف‌پذیری زیادی دارد و می‌توان در بسیاری از موقعیت‌های ارتباطی مختلف از آن استفاده کرد. این ساختار از سه سوال ساده تشکیل شده است:
- موضوع چیست: حقایق، موقعیت، محصول، شرایط و غیره را توصیف و تعریف کنید
- چه اهمیتی دارد: اهمیت موضوع را به مخاطب توضیح دهید. به عبارت دیگر، ارتباط موضوع به آنها را روشن سازید.
- چه اقدامی باید انجام دهیم: اقدامات یا مراحل بعدی را مشخص کنید، به عنوان مثال، می‌توانید جلسه بعدی را برنامه‌ریزی کنید.
این ساختار نه تنها به سازماندهی ایده‌های شما کمک می‌کند، بلکه برای مخاطبین شما همچون راهنمایی است که باعث می‌شود اطلاعات را آسان‌تر دنبال کرده و بر اساس آن عمل کنند.
چارچوب در عمل
این چارچوب در عمل چگونه به نظر می‌رسد؟ در اینجا به سه مثال اشاره کرده‌ایم:
1. معرفی‌ها
معرفی‌ها اغلب می‌توانند گیج‌کننده باشند. استفاده از این ساختار می‌تواند به شما کمک کند که شفاف باشید و انتظارات خود را برای آینده تعیین کنید.
وقتی کسی را معرفی می‌کنید:
- موضوع: افتخار این را دارم که دکتر کلارک را به شما معرفی کنم. او اینجاست تا درباره‌ی ایده‌هایش پیرامون تئوری دلبستگی صحبت کند.
- اهمیت: مطالعات او در نحوه‌ی تصمیم‌گیری افراد تغییرات بزرگی ایجاد کرده است. مطمئنم وقتی که امشب اینجا را ترک می‌کنید، متفاوت از قبل فکر خواهید کرد.
- اقدام: بیایید بدون معطلی به استقبال دکتر کلارک برویم.
2. پاسخ به یک سوال
پرسیدن سوال فرصت خوبی برای استفاده از این ساختار است. به عنوان مثال، یک مصاحبه‌ی شغلی را تصور کنید که در آن از شما می‌پرسند: «چرا برای این شغل واجد شرایط هستید؟»
- موضوع: من بیش از 12 سال است که تجربه‌ی کار مستقیم با مشتری را دارم و چالش‌هایی مثل مهاجرت به سیستم‌های جدید و پیاده‌سازی فرایندهای جدید را مدیریت کرده‌ام.
- اهمیت: تجربیات قبلی به من کمک می‌کنند تا نتایج باکیفیتی را به مشتریان شما ارائه کنم و در عین حال به کارآمدتر شدن روند راه‌اندازی سیستم‌های جدید کمک می‌کنم.
- اقدام: خوشحال می‌شوم که با برخی از مشتریان سابقم درباره‌ی شایستگی‌های من صحبت کنید.
3. ارائه‌ی بازخورد
ما اغلب به افراد توصیه می‌کنیم که برای ارائه بازخورد سازنده از این ساختار استفاده کنند. به عنوان مثال، شما همکاری دارید که نتوانسته گزارش خود را به موقع تکمیل کند.
- موضوع: من متوجه شده‌ام که گزارش شما در چارچوب زمانی مورد توافق ما ارسال نشده است.
- اهمیت: این موضوع ما را در مضیقه قرار می‌دهد و ممکن است مشتری را از دست بدهیم.
- اقدام: از شما می‌خواهم که گزارش را تا فردا صبح کامل کنید. لطفاً به من بگویید که برای کمک به شما چه کاری می‌توانم انجام دهم.
به این ترتیب، تسلط بر ارتباط ساختارمند به شما کمک می‌کند تا پیام خود را بهتر منتقل کرده و آنچه را که باید بگویید، اولویت‌بندی نمایید، و در عین حال، به مخاطب خود کمک می‌کنید تا اطلاعات را به‌خوبی درک کرده و به خاطر بسپرد. با استفاده از چارچوب «موضوع، اهمیت و اقدام» می‌توانید اطمینان پیدا کنید که پیام شما نه‌تنها شنیده شده، بلکه درک شده است.
منبع: HRB.org
مقالات پربازدید