تنظیم موافقتنامه عملکرد کارکنان با 7 گام ارزشمند
یکی از گام‌های مهم در پیاده‌سازی فرآیند مدیریت عملکرد، تنظیم موافقتنامه یا هدف‌گذاری برای کارکنان است. چه از اول سال شروع به بررسی، هدف‌گذاری و تنظیم موافقتنامه‌ی فردی و سازمانی در شرکت خود کرده باشید و چه به‌تازگی این کار را آغاز کرده باشید، متوجه می‌شوید که هدف‌گذاری و نوشتن موافقتنامه عملکرد ، فرآیندی وقت‌گیر و حتی کمی ترسناک است. ولی دلایل متعددی برای انجام آن وجود دارد. اهداف بهره‌وری را زیاد می‌کنند؛ ارتباطات کارمند را ارتقا می‌دهند؛ مسئولیت‌پذیری مدیریتی را افزایش داده و بهترین افراد سازمان را به چالش می‌کشند. خب پس مشکل چیست؟ زمانی‌که در مورد هدف‌گذاری و تنطیم موافقتنامه برای کارکنان تصمیم‌گیری می‌کنیم، ترسیم مسیر اثربخشی، دشوار و ارزیابی پیچیده است.
برای بسیاری از مدیران و متخصصان منابع انسانی، فرآیند تنظیم اهداف مناسب و ابلاغ آن در سراسر سازمان می‌تواند شبیه یک کابوس باشد. در برخی موارد، یک تیم یا دپارتمان فرآیند هدف‌گذاری را بدون هیچ نقشه ساختارمندی شروع می‌کند، که منجربه درماندگی، گیجی و در نهایت آشوب می‌شود. اگرچه گاهی اوقات هدف‌گذاری نوعی اتلاف وقت خودتان و دیگران به نظر می‌رسد، ولی ایجاد یک فرآیند مناسب هدف‌گذاری که هم تکرارپذیر و هم مقیاس‌پذیر باشد، مزایای بسیاری دارد.
اولین گام برای هدف‌گذاری و تنظیم موافقتنامه، این است که همه کارکنان سازمان را در فرآیند هدف‌گذاری دخیل کنید. بدون شک وجود اهداف برای سازمان فوق‌العاده مفید هستند؛ ولی وجود همین اهداف برای کارکنان هم بسیار مفید خواهد بود. اهداف باعث می‌شوند تا کارکنان بدانند بر چه چیزی تمرکز کرده و وقت‌شان را به آن تخصیص دهند؛ کدام پروژه‌ها، شایسته‌ی صرف انرژی و توجه بیشتری هستند. در زمان ارزیابی عملکرد، رسیدن به این اهداف تعیین‌شده، می‌تواند مثال مشخصی از ارزش‌آفرینی فرد برای سازمان باشد. اما مدیران چقدر در هدف‌گذاری فردی به کارکنان خود کمک می‌کنند؟ پاسخ این است که، نه به اندازه کافی. اگر برای شما هم سوال شده که چرا تنها 10 تا 20 درصد کارکنان به اهدافشان می‌رسند، دلیل آن می‌تواند همین موضوع باشد.
دلایل مختلفی در خصوص عدم اثربخشی هدف‌گذاری و تنظیم موافقتنامه عملکردی کارکنان توسط مدیران بیان می‌شود و به همین علت، نمی‌توانیم چند مورد خاص را مشخص کرده و درباره‌ی آن بحث کنیم. مشکل می‌تواند ناشی از عدم شفافیت بالا به پایین، عدم هماهنگی در «هم‌راستا کردن هدف‌گذاری و ارزش‌های سازمان»، مدیریت ذره‌بینی بیش از حد (کنترل تک‌تک کارهای کارکنان) و موارد دیگر باشد. به جای توجه به این‌که چه کاری نباید انجام دهیم، در ادامه به اقداماتی که مدیران برای رسیدن به هدف‌گذاری موفق کارکنان باید انجام دهند، می‌پردازیم.
1) هم‌راستا کردن اهداف کارکنان با اهداف سازمان
برخلاف تصور اکثر کارکنان در سازمان‌ها، کمک به کارکنان در دست‌یابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای آن‌ها جزو وظایف مدیران نیست. با این‌که بسیاری از مدیران، به خود کارکنان نیز اهمیت می‌دهند؛ ولی وظیفه‌ی اصلی آن‌ها، توسعه‌ی کارکنان برای موفقیت مستمر سازمان است. در صورتی که اهداف کارکنان با اهداف اساسی سازمان هم‌راستا شوند، هم کارمند و هم مدیر از آن منتفع می‌شوند و فرآیند هدف‌گذاری و تنطیم موافقتنامه نیز در مسیر درست خود حرکت خواهد کرد. این خبر چندان تازه نیست، اما ممکن است شما را غافلگیر کند که بیش از 80 درصد مدیران می‌گویند که اهدافشان به لحاظ «کمی» محدود است و برای هر کدام از کارکنان، قابل شخصی‌سازی و قابل محاسبه است. پس با در نظر گرفتن این آمار، جدایی و اختلاف میان اهداف مدیر و کارمند چگونه و در کجا رخ می‌دهد؟
اگر مدیران نقاط ضعف و قوت کارکنان و همچنین انگیزه‌های درونی آن‌ها را درک نکنند. هم‌راستا کردن اهداف و تنظیم موافقتنامه عملکرد، کار سختی می‌شود. یک راه مطمئن برای آشنایی مدیران با نیازها، خواسته‌ها و اهداف کارکنان، فراهم کردن ارتباطات صادقانه و گشوده در هنگام تنطیم موافقتنامه است. مدیران باید تلاش کنند که ملاقات‌ها را تا حداقل یک بار در هفته، خصوصا در زمان پروژه‌های بزرگ، افزایش دهند و روند پیشرفت کارمند را برای مشخص کردن نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود زیر نظر بگیرند. یافتن زمان برای ارتباط با تک‌تک کارکنان کار راحتی نیست، ولی مزایای آن در بلندمدت به این دشواری‌ها می‌ارزد!
2) هدف‌گذاری و تنظیم موافقتنامه عملکرد با همکاری کارکنان
براساس تحقیقی که اخیراً توسط موسسه‌ی «گالوپ» انجام گرفته، فقط نیمی از کارکنان، انتظارات شغلی خود را می‌فهمند و نگران‌کننده‌تر این‌که بسیاری از مدیران هم از انتظارات شغلی خود مطمئن نیستند! نکته‌ی حائز اهمیت آن است که از میان کارکنانی که باور داشتند مدیران‌شان به ایشان در تعیین اهداف عملکردی و تنظیم موافقتنامه عملکردی کمک می‌کنند، 67٪ تعلق سازمانی بالایی داشتند (تعلق سازمانی با ادراک کارکنان از حمایت مدیران در تنظیم اهداف عملکردی، هم‌بستگی دارد).
اگر کارکنان از هدفی که برای آن کار می‌کنند آگاه نباشند، صرفاً در سازمان حضور خواهند داشت و به توسعه‌ی خود یا شرکت کمکی نمی‌کنند. مدیران می‌توانند با دخیل کردن کارکنان در فرآیند هدف‌گذاری و تنطیم موافقتنامه، با این موضوع مقابله کنند. کشف نقاط قوت و ضعف و اهداف شغلی باید یک تلاش تیمی باشد تا مدیران به راحتی بتوانند کار کارکنان را ارزیابی و چشم‌اندازهای جدیدی از تصویر کلی ترسیم کنند. فقط 26 درصد از کارکنان نسل هزاره (متولدین دهه ۸۰ و ۹۰ میلادی) احساس می‌کنند که کارفرمایشان به توسعه‌ی شغلی آن‌ها اهمیت می‌دهد. مشارکت در هدف‌گذاری و تنطیم موافقتنامه به کارکنان کمک می‌کند تا احساس یک‌پارچگی بیشتری با سازمان داشته باشند و همچنین باعث می‌شود کارکنان اهدافی دست‌یافتنی، منطقی و دقیق را با مدیران تنظیم کنند.
3) هدف‌گذاری و تنظیم موافقتنامه عملکرد کارکنان
«تلاش برای دست یافتن به دست‌نیافتنی‌ها» دیدگاه مناسبی برای مدیریت عملکرد نیست. مدیریت عملکرد کارکنان بر تنظیم اهدافی عمل‌گرایانه، در دسترس و واقع‌گرایانه استوار است. گرچه داشتن اهداف بلندپروازانه چیز بدی نیست، اما می‌تواند بر روحیه و تعلق کارکنان تأثیر منفی داشته باشد. علاوه بر این، تنظیم اهداف بسیار بلندپروازانه می‌تواند به فرسودگی کارکنان منجر شود. اگر هدف تعریف شده و موافقتنامه تنطیم شده برای کارکنان، «فروختن تعداد بیشتری پرینتر» باشد، در نهایت به یک سقف فروش می‌رسند و بهره‌وری آن‌ها کم می‌شود. مدیریت ذره‌بینی هم خطر دیگری در این حوزه است؛ 71 درصد از کسانی که این سبک مدیریت را تجربه کرده‌اند، می‌گویند که مدیریت ذره‌بینی باعث اخلال در عملکرد کارکنان می‌شود. زمانی‌که یک مدیر برای کارمندش هدف‌گذاری می‌کند یا موافقتنامه‌ای تنظیم می‌کند، باید به کارمند برای انجام آن اعتماد کند و در عین حال برای کمک به کارمند در دسترس باشد.
با این حال، اهداف نباید خیلی ساده باشند. یک هدف بسیار ساده، کارمند را خسته و توسعه او را متوقف می‌کند. مدیران باید نقاط قوت کارمند را ارزیابی کرده و اهداف را براساس توسعه‌ی هر فرد، با چیره‌دستی تنظیم کنند. موضوعی که باید از آن اجتناب شود، انتظار از کارکنان مختلف برای رسیدن به یک هدف مشابه است. آن‌ها افراد مشابهی نیستند و اهدافشان باید این موضوع را بازتاب دهد. کلید این مساله، شخصی‌سازی است و همیشه به یاد داشته باشید که اهداف دارای شرایط ذیل باشند: 1- مشخص، 2- قابل محاسبه، 3- دست‌یافتنی، 4- مرتبط و 5- دارای محدودیت زمانی. به چنین روشی برای هدف‌گذاری، SMART (متشکل از سرواژه‌ی 5 کلمه‌ی بالا در انگلیسی) می‌گویند. در این‌جا، چند نمونه برای هدف‌گذاری با روش SMART را ذکر می‌کنیم:
- بیان نظرات خود و مشارکت بیشتر در جلسات تیمی
- ارائه‌ی کار بیشتر در یک چارچوب زمانی مشخص، با کارایی و اثربخشی بهتر
- گذراندن یک دوره‌ی تخصصی پیشرفته در جهت بهبود مهارت‌ها
- توسعه‌ی مهارت‌های کوچینگ خود در راستای کمک به کارکنان برای رسیدن به عملکرد بالاتر
- ارائه‌ی خدمات با کیفیت بالا، که منجر به رضایت 85 درصدی مشتری از دقت و زمان‌بندی خدمات می‌شوند
4) مشارکت کارکنان در گفتگوهای شغلی و تعاملات عملکردی
گره زدن اهداف عملکردی کارکنان به چشم‌انداز کلی شرکت، نقش مهمی در درگیر کردن کارکنان و انگیزه‌بخشی به آن‌ها در مسیر رسیدن به اهداف ایفا می‌کند. تحقیق Q12 گالوپ نشان داد که «شفاف نمودن انتظارات از یک کارمند، احتمالاً اساسی‌ترین نیاز او و عاملی حیاتی برای عملکرد است». می‌توانید این ایده را با بحث در مورد گفتگوهای شغلی و جلسهی تنظیم موافقتنامه، یک قدم به پیش ببرید. یک کارمند می‌خواهد بداند که چه انتظاراتی از او در نقش فعلی می‌رود و چه نقش‌هایی را ممکن است در آینده ایفا کند؛ تا بداند که در چه مسیری گام بردارد.
هنگام ارزیابی و بحث درمورد اهداف عملکردی کارمند، مدیران در جلسهی تنظیم موافقتنامه، باید نگرش یک کارمند را نسبت به نقش فعلی‌اش و نقشی که در آینده مایل است به دست آورد، متوجه شوند. یک راه ساده برای این منظور، ترتیب دادن یک گفت‌وگوی رو در رو است تا مشخصاً درباره‌ی خواسته‌های شغلی گفتگو شود. از فرایند مرور عملکرد موجود در سازمان نیز می‌توان برای گفتگو درباره‌ی این موضوع استفاده کرد. تقویت نگاه به آینده در کارکنان، هدف‌گذاری (و دست‌یابی به آن) را بامعنی‌تر و انگیزاننده‌تر می‌کند.
5) قدردانی از دست‌یابی به اهداف
قدردانی از تحقق اهداف عملکردی کارکنان، یا تحقق سایر اهداف، عامل انگیزاننده‌ی دیگری برای موفقیت مداوم اهداف است. کارکنان با عناوینی که در بالا گفته شد، درگیر کار شده و انگیزه می‌گیرند. ولی معمولاْ، درک موفقیت در توسعه شغلی و تحقق اهداف، کار زمان‌بری است. مدیران می‌توانند با ذکر اهداف محقق‌شده و پاداش دادن به کارکنان، انگیزه‌ی آن‌ها را در سطح مناسبی حفظ کنند. پاداش می‌تواند به شکل مزایا، افزایش حقوق یا یک روز مرخصی بیشتر باشد. در حالت حداقلی، مدیران باید شخصاْ از موفقیت تیمشان قدردانی کنند؛ چه این کار از طریق ملاقات یک به یک صورت گیرد و یا در محیط سازمان و در جلوی چشم سایرین باشد. بازخورد دادن، چه مثبت و چه منفی، یکی از مصالح اساسی در توسعه‌ی کارکنان در فرآیند مدیریت عملکرد محسوب می‌شود.
از سوی دیگر، مدیران باید علت‌های عدم تحقق اهداف عملکردی را نیز بررسی کنند. مدیران موظفند با قدردانی از تلاش‌های کارمند، فراهم کردن منابع ارزشمند و رفع هرگونه مانع که جلوی خوب کار کردن فرد را می‌گیرد، به اصلاح جنبه‌های منفی محیط کار بپردازند. درست به همان اندازه که دانستن ضعف‌ها و قوت‌ها برای موفقیت هدف‌گذاری عملکرد اهمیت دارد، کمک کردن به کارمند جهت اصلاح اشتباهات یا شناسایی عواملی که در حال آسیب زدن به تیم هستند نیز، ضروری است. به یاد داشته باشید که هر اشتباه، یک فرصت بالقوه برای یادگیری است!
6) همه اهداف ارزش یکسان ندارند
شما می‌توانید همه‌ی گام‌های بالا را دنبال کنید، ولی اگر اهداف را صرفاً به این دلیل خلق کنید که می‌خواهید آن‌ها را خلق کنید یا صرفا موافقتنامه‌ای تنظیم کرده باشید، فایده‌ی چندانی برای شما نخواهند داشت. کارکنان خود را به سوی تنظیم اهدافی هدایت کنید که آن‌ها را به سمت سطوح بالاتر عملکرد سوق دهد. اهدافی مثل:
- به ارائه‌ی خدمات ممتاز ادامه دهید
- رسیدن به اهداف ددلاین‌ها را ادامه دهید
- جایگاه برتر در صفحه‌ی اول را حفظ کنید
این موافقتنامه‌ها، کارکنان‌تان را به سمت بهبود نمی‌برد. استفاده از چنین عباراتی موجب توقف کارمند در مسیر شغلی می‌شود و می‌تواند به جدایی و نارضایتی کارکنان منجر شود. کارکنان‌تان را تشویق کنید که از کلمات قدرتمند (کلمات تاثیرگذار و الهام‌بخش مثل بهبود، رشد و …) در اهداف مشخص‌شان استفاده کنند. مثال:
- بهبود 20 درصدی زمان استخدام در همین زمان از سال آینده
- افزایش فروش به میزان 10 درصد بیشتر از شعبه‌ی اصفهان
- رشد 5% فروش ناحیه‌ی عملیاتی من در شمال شهر
این اهداف، براساس اقدامات مشخص هستند. با تقریب بالایی می‌توان قول داد مرتبه‌ی بعدی که کارکنان با این اهداف برای ارزیابی بیایند، یا به آن‌ها رسیده‌اند و یا دلیلی قانع‌کننده‌ای برای نرسیدن به آن‌ها دارند.
7) شفافیت و پاسخگویی
نمایان بودن اهداف در یک شرکت، کارکنان را نسبت به رئیس‌شان، تیمشان و کل سازمان پاسخگوتر می‌کند. فرستادن اهداف برای مشاهده‌ی همه و جشن گرفتن هنگام محقق شدن اهداف، راهی عالی برای بهبود شفافیت در سازمان شما است. اگرچه این ایده برای همه شرکت‌های تجاری و سازمان‌ها، بهترین نیست؛ درنظر گرفتن این‌که آیا برای شما مناسب است یا نه، می‌تواند فرایند مدیریت عملکرد را برای شما آسان‌تر کند.
پاسخگویی سازمانی یا تیمی نیز یک راه مناسب برای قرار دادن همه‌ی افراد سازمان در یک مسیر است. اهداف سطح بالای شرکت برای ماه، فصل، سال یا سه سال آینده چیست؟ اگر شما بتوانید این اهداف را قبل از فرآیند هدف‌گذاری متوجه شوید، تیم‌ها و کارکنان شما یک چارچوب اولیه برای اهدافشان خواهند داشت.
در پایان، هدف‌گذاری و تنظیم موافقتنامه عملکرد برای کارکنان در کانون برنامه‌ریزی و دست‌یابی به اهداف سازمان است. این حیطه، معمولاً جزو اولویت‌های اصلی بسیاری از سازمان‌ها نیست و یا به درستی انجام نمی‌گیرد. به کمک نکات گفته‌شده و به همراه چشم‌انداز مناسب، مدیران می‌توانند شیوه‌ی خود در راهنمایی کارکنان در هدف‌گذاری عملکرد و تنظیم موافقتنامه را بهبود داده و در نهایت سازمان خود را یک قدم به موفقیت نزدیک‌تر کنند.
مقالات پربازدید