نقش مربی‌گری اثربخش در عملکرد کارکنان

نقش مربی‌گری اثربخش در عملکرد کارکنان

از مسابقات فرمول 1 چه نکاتی در حوزه‌ی منابع انسانی می‌توان آموخت؟ قطعاً کار تیمی فوق‌العاده و حل مسئله، دو نمونه از این درس‌ها هستند. (صحنه‌های تعویض لاستیک در کمتر از 2 ثانیه را به یاد بیاورید). اما مربی‌گری عملکرد نیز موضوعی است که تیم‌های فرمول 1 آن را به خوبی بلدند. در این مقاله به موضوع «تعریف مربی‌گری عملکرد و مزایای آن، اثربخشی مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان و نکاتی در خصوص اجرای موثر مربی‌گری» می‌پردازیم.

مربی‌گری عملکرد چیست؟

مربی‌گری عملکرد کارکنان، هم‌چنان پدیده‌ی نسبتاً غیر متداولی در محیط کار محسوب می‌شود؛ زیرا بیشتر شرکت‌ها، این فرآیند را به طور آگاهانه و رسمی انجام نمی‌دهند.

مربی‌گری عملکرد کارکنان را می‌توان «استفاده از تکنیک‌های مختلف برای انگیزش و وادار کردن مداوم کارکنان جهت بهبود مهارت‌های فعلی، دست‌یابی به مهارت‌های جدید و رسیدن به حداکثر پتانسیل» تعریف کرد.

به طریقی دیگر، می‌توان گفت که مربی‌گری در فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان، نوعی یادگیری در حین کار است. یعنی فرآیندی مشارکتی و تعاملی است که در حین تعامل روزانه‌ی مدیر با کارمند و یا کارکنان با یکدیگر، شکل می‌گیرد.

بهتر است این با موضوع را با مثالی از واحد فروش، به شکلی عملی‌تر بررسی کنیم. هرگاه، یک مدیر فرصت مشاهده‌ی برخورد یک نماینده‌ی فروش با یک مشتری را داشته باشد، می‌تواند بلافاصله گفت‌وگویی با نماینده‌ی فروش در خصوص نکات مثبت و منفی کار او برقرار کند. آن‌ها می‌توانند با هم به جزئیات برخورد انجام شده با مشتری بپردازند. مدیر می‌تواند نماینده‌ی فروش را به استفاده از راه‌هایی جهت تعامل بهینه‌تر با مشتری تشویق کند. این کار، موجب ایجاد یک تغییر مثبت در عملکرد فرد می‌‌گردد.

در حالت ایده‌آل، مربی‌گری عملکرد باید یکی از قسمت‌های اصلی استراتژی مدیریت استعداد و فرآیند مدیریت عملکرد در سازمان شما باشد. این کار می‌تواند تاثیر مهمی بر پیوند سازمانی، بهره‌وری کارکنان و به تبع آن، بر عملکرد کلی سازمان داشته باشد.

 

مزایای مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان

مربی‌گری عملکرد کارکنان، فرآیندی بسیار رایج (مثلاً در مسابقات فرمول 1) است. اگر لحظات پیش از شروع مسابقه را تماشا کنید، احتمالاً لوئیس همیلتون یا مکس فرستاپن را در حال قدم زدن با فردی مشاهده می‌کنید که شغل او روی مانیتور با عنوان «مربی عملکرد» نشان داده‌ می‌شود.

در مصاحبه‌ای با یکی از همین مربیان عملکرد متوجه شدم که شغل آن‌ها به طور خلاصه «اطمینان از قرار داشتن راننده در بهترین شرایط خود جهت تورنمنت مسابقات» و «کمک به راننده در مواجهه با کمترین درد و رنج» است.

اجرای مربی‌گری عملکرد در محیط‌های کاری نسبتاً سنتی، مزایای زیر را به دنبال دارد:

بهبود عملکرد کارکنان:

مشخصاً هدف اصلی مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان، بهبود عملکرد کارکنان است. با توجه به متفاوت بودن هر فرد با دیگری، شیوه‌ی استفاده حداکثری از پتانسیل آن‌ها نیز متفاوت است. مربی‌گری عملکرد کارکنان، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا رویکرد خود در مدیریت استعداد را شخصی‌سازی کرده و بهترین عملکرد را از هر فرد به دست آورند. این کار تاثیر مثبتی بر سطح عملکرد کلی سازمان دارد و به سازمان در دست‌یابی به اهداف تجاری کسب‌وکار خود کمک می‌کند.

روابط عمیق‌تر:

موفقیت فرآیند مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان، مستلزم وجود اعتماد است. کارکنان باید به سازمان، مربی خود و کل فرآیند مربی‌گری، اعتماد داشته باشند. همین که اعتماد بین مربی و کارآموز (کارمند) شکل ‌می‌گیرد، رابطه‌ی آن‌ها تقویت شده و این خود موجب همکاری بهتر می‌شود.

افزایش سطح پیوند سازمانی:

کارکنانی که در فرآیند مربی‌گری کارکنان قرار می‌گیرند، احساس می‌کنند که کارفرما به آن‌ها اهمیت داده و برای توسعه‌ی حرفه‌ای آن‌ها سرمایه‌گذاری می‌کند. در نتیجه، کارکنان احتمالاً انگیزه‌ی بیشتری برای بهبود عملکرد خود و مشارکت در اهداف سازمانی پیدا می‌کنند. در مجموع، می‌توان گفت که کارکنان پیوند سازمانی بیشتری خواهند داشت.

بهبود نرخ ماندگاری:

مزیت دیگر مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان، این است که احتمال ترک سازمان کارکنان کاهش می‌یابد.

 

10 نکته برای اثربخشی بیشتر مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان

با اشاره به همان مثال مسابقات فرمول 1، می‌توان دو نقش اصلی برای واحد منابع انسانی یک سازمان در زمینه مربی‌گری عملکرد ذکر کرد:

  1. با ایجاد و تسهیل فرآیند مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان، واحد منابع انسانی تلاش می‌کند تا همه‌ی کارکنان در بهترین وضعیت خود برای «مسابقه» قرار داشته و آماده‌ی پذیرش چالش‌های جدید باشند.
  2. هرگاه کارمند یا مدیری تجربه «درد یا رنج» داشت، در صحنه حاضر شوند.

تمامی نکاتی که در ادامه ذکر می‌شوند، به یکی از این دو نقش مرتبط هستند.

1- فرهنگی مبتنی بر مربی‌گری ایجاد کنید.

اگر هدف‌تان به راستی اجرا و تسهیل مربی‌گری عملکرد کارکنان است، ابتدا باید روی ایجاد فرهنگ مبتنی بر مربی‌گری در سازمان خود کار کنید. در چنین فرهنگی:

  • افراد درون سازمان به هم اعتماد دارند.
  • آن‌ها توانایی زیر سوال بردن وضع موجود را دارند.
  • فارغ از پُستی که در سازمان دارند، مایل به خلق چیزهای جدید در همکاری با یکدیگر هستند.
  • افراد دارای ذهنیت مبتنی بر رشد هستند و به رشد دیگران نیز کمک می‌کنند.
     

2- مدیران را نیز هدایت کنید.

مدیران می‌توانند نقشی حیاتی در موفقیت فرآیند مربی‌گری عملکرد ایفا کنند. با این وجود، یک اشتباه رایج این است که فکر کنید که می‌توان به آسانی شیوه‌ی مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان را به مدیران آموزش داد.

نمی‌توان انتظار داشت کسی که هیچ‌گاه تحت فرآیند مربی‌گری قرار نگرفته و مزایای آن را تجربه نکرده است، بتواند به یک مربی خوب برای دیگران تبدیل شود. بنابراین، بهتر است اجازه دهید مدیران پیش از بر عهده گرفتن نقش مربی، خودشان فرآیند مربی‌گری را پشت سر بگذارند.

در نظر داشته باشید که برای اجرای فرآیند مربی‌گری برای مدیران ارشد، احتمالاً نیازمند کمک یک شخص خارجی (مثلاً یک مشاور عملکرد) باشد. ممکن است این طور تصور کنید که برای این کار، به بودجه‌ی زیادی نیاز دارید، اما لزوماً این‌گونه نیست. پلتفرم‌های مربی‌گری دیجیتال بسیار خوبی وجود دارند که می‌توانند بخشی از فرآیند را اتوماتیک کنند و البته، مربیان نیز در مواردی که اهمیت بالایی داشته باشد، در فرآیند حضور و مشارکت خواهند داشت.

استفاده از یک پلتفرم مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان به صورت دیجیتال، راهی بسیار مناسب برای توسعه‌ی فرآیندهای مربی‌گری مدیران در عین کنترل هزینه‌ها است.
 

3- فرصت‌های بهبود عملکرد را شناسایی کنید.

ممکن است برخی (به جای عبارت بالا) بگویند «ایرادات عملکرد را شناسایی کنید»؛ اما من اصطلاح «فرصت‌های بهبود» را ترجیح می‌دهم. زیرا استفاده از واژه‌ی «ایرادات» بار معنایی منفی دارد و این‌گونه القا می‌کند که مشکلی وجود دارد.

هر چند، بهبود عملکرد می‌تواند برای فردی با عملکرد ضعیف نیز به کار برده شود، اما الزاماً این‌طور نیست. از این عبارت، می‌توان برای فردی با عملکرد بسیار خوب که هنوز به بیشترین پتانسیل خود دست نیافته نیز، استفاده کرد.

اکنون، باید به این موضوع بپردازیم که این فرصت‌های بهبود عملکرد چه ویژگی‌هایی دارند؟ این فرصت‌ها، می‌توانند در شکل‌ها و اندازه‌های مختلف نمایان شوند. در ادامه، به چند مورد اشاره می‌کنیم:

  • یکی از کارکنان و یا مدیر او متوجه می‌شود که او به توسعه‌ی مهارت‌های فنی مشخصی برای اجرای بهتر شغل خود نیاز دارد.
  • فرد با موانع مشخصی مواجه ‌می‌شود که مانع رسیدن وی به بهترین عملکرد خود است. برای مثال، موانعی مثل زمان یا ابزار.
  • فردی که هم اکنون عملکرد تاثیرگذاری دارد، می‌خواهد نقش بیشتری ایفا کند و عملکرد بهتری داشته باشد.
  • کارمندی عملکرد ضعیف دارد.

سوالی که در این‌جا به ذهن خطور می‌کند، این است که «چه زمانی مدیر قادر به شناسایی این فرصت‌های بهبود می‌شود؟».

رویکرد سنتی مدیریت عملکرد که در آن، اعضای تیم حداکثر 2 بار در سال برای فرآیند ارزیابی عملکرد با یکدیگر ملاقات می‌کردند، در این‌جا کاربردی نخواهد داشت. به این دلیل که اولاً، مقصود ما از مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان، فرآیندی مداوم و مستمر است. ثانیاً، اگر یک مدیر فقط سالی یک یا دو بار درباره‌ی عملکرد کارکنان به بحث بنشیند، احتمالاً به جز ضعف‌های عملکردی، مسئله‌ی دیگری را بیان نخواهد کرد. در صورتی که غایت مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان، آن است که یک فرآیند یادگیری باشد.

بنابراین، مدیریت عملکرد کارکنان باید فرآیندی مستمر به همراه مکالمات مربی‌گری مداوم بین مدیر و اعضای تیم در طول سال باشد.

زمانی‌که این مکالمات مداوم برقرار شوند، شناسایی فرصت‌های بهبود عملکرد کارکنان برای مدیر بسیار آسان‌تر می‌شود. از سوی دیگر، کارکنان نیز چالش‌های شغلی خود را راحت‌تر با مدیر مطرح می‌کنند.

برای کارکنان، این موضوع که می‌توانند چنین مکالمات گشوده و مداومی با رئیس خود داشته باشند، باعث ایجاد اعتماد، روابط عمیق‌تر و یک محیط کار امن می‌گردد. در چنین فضایی، افراد احساس می‌کنند که می‌توانند نظراتشان را صریح، صادقانه و بدون ترس از اثر منفی بر ارزیابی عملکرد خود، بیان کنند.


4- در مورد برنامه‌های عملیاتی (برنامه اقدام) با کارکنان به بحث بنشینید.

هرگاه مدیر یا کارکنان، فرصت‌های بهبود عملکرد را شناسایی کنند، می‌توانند راه حل‌های احتمالی را با هم بررسی کنند. ویژگی‌های یک راه‌حل عملی بستگی به مسئله‌ی مورد بحث و خود کارمند دارند. به این معنی که حتی اگر دو فرد نیازمند توسعه‌ی توانمندی‌های مشابهی باشند، راهی که باید برای رسیدن به آن توانمندی‌ها طی می‌کنند، احتمالاً متفاوت است.

برنامه عملیاتی شامل ترکیبی از روش‌های مختلف آموزش و یادگیری است. به طور مثال، می‌توان از روش‌هایی چون آموزش آنلاین یا مربی‌گری توسط همکاران نام برد. مهم است که هم مدیر (یا مربی) و هم کارکنان، روی برنامه‌ی عملیاتی توافق داشته باشند و هم‌چنین، زمانی برای جلسه‌ی مربی‌گری جهت بررسی کیفیت اجرای برنامه در نظر بگیرند.

به عنوان مثال، رهبر «تیم خدمات مشتری» را در نظر می‌گیریم که از یک مشتری بازخوردی منفی در ارتباط با یکی از کارکنان (که معمولاً عملکرد بالایی دارد) دریافت کرده است. در یک محیط کار مبتنی بر اعتماد که در بالا شرح دادیم، رهبر تیم می‌تواند به آسانی با کارمند خود در مورد تعامل با مشتری صحبت کند. به همین ترتیب، کارمند نیز در مطرح کردن مشکلات خود با مدیر، احساس راحتی می‌کند. به طور مثال، ممکن است کارمند اطلاعات ناقصی در مورد یکی از محصولات جدید داشته باشد. در نتیجه، این مکالمات بین مدیر و کارمند می‌توانند با همراهی یکدیگر (و نه به تنهایی)، گام‌های عملی برای بهبود عملکرد کارمند را مشخص کنند.

در این مثال، اقدام عملی می‌تواند شرکت در یکی از جلسات تبلیغاتی ارائه‌ی محصول و گوش دادن به تماس‌های ضبط شده‌ی کارکنانی باشد که اطلاعات جامعی از محصول مورد نظر دارند. مدیر باید به جای نظارت مو به مو، با کارمند خود همکاری ‌کند. در این صورت، مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان، عامل ایجاد پیوند سازمانی در کارکنان شده و به بهبود عملکرد آن‌ها کمک بسیاری می‌کند.

هم‌چنین، برنامه‌ی اجرایی مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان، باید شامل نتایج یا اهداف عملکردی مورد انتظار و چارچوب زمانی تحقق آن‌ها باشد. این کار باعث می‌شود اولاً همه افراد هدف خود را به روشنی بدانند و دوماً مدیر قادر به ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد کارکنان باشد.


5- حمایت خود را نشان دهید.

این بخش را می‌توان به نحوی به نکته‌ی اول، یعنی «ایجاد فرهنگ مبتنی بر مربی‌گری» مربوط دانست. در یک فرهنگ مبتنی بر مربی‌گری، افراد به هم اعتماد می‌کنند. در چنین سازمانی، همه‌ی افراد به فکر کمک به رشد دیگران خواهند بود.

در صورتی که فرهنگ مبتنی بر مربی‌گری در سازمان ایجاد شود، تنها مدیران نیستند که در جایگاه حامی دیگران قرار می‌گیرند؛ بلکه اعضای تیم، واحد منابع انسانی و سایر همکاران نیز حامی یکدیگر خواهند بود. به این ترتیب، می‌توان گفت که در چنین فضایی، مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان یک مسئولیت مشترک است که هر فرد نقش خود را در آن بر عهده می‌گیرد.

این کار، روی کاغذ بسیار دلپسند به نظر می‌رسد؛ اما واقعیت این است که اکثر سازمان‌ها، هنوز قادر به ایجاد فرهنگ مبتنی بر مربی‌گری نیستند. بنابراین، مدیران و واحد منابع انسانی باید مهم‌ترین نقش را در حمایت کارکنان ایفا کنند.

در این‌جا، برخی راه‌های ابراز حمایت از کارکنان معرفی شده‌اند:

  • اطمینان خود را نسبت به آن‌ها بیان کنید و بگذارید حس کنند در زمان نیاز برای حمایت آن‌ها حاضر می‌شوید.
  • مرتباً از آن‌ها در مورد چگونگی انجام کارها و کمک‌هایی که می‌توانید انجام دهید، سؤال کنید.
  • اگر برنامه‌های مربی‌گری یا آموزش توسط همکاران در سازمان شما تعریف شده است، برای حمایت بیشتر به کارکنان فرصت استفاده از این برنامه‌ها را پیشنهاد کنید.


6- یادگیری مستمر را تشویق کنید.

فرهنگ مبتنی بر مربی‌گری و یادگیری مداوم در پیوند با هم پدید می‌آیند. واحد منابع انسانی در تقویت و تشویق فرهنگ یادگیری مستمر نقش مهمی ایفا می‌کند. آن‌ها باید به این فکر کنند که چگونه محیط کاری خلق کنند که در آن، کارکنان از انگیزه‌ی کافی برای یادگیری مستمر و ارتقای مداوم عملکرد خود، برخوردار باشند.

بخشی از این کار، با مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان و بخش دیگر آن، با آموزش مدیران برای تبدیل شدن به سفیران و الگوهای یادگیری محقق می‌شود. افراد برجسته‌ی سازمان که رفتارهای حاکی از یادگیری مستمر را به نمایش می‌گذارند نیز، نقش مهمی در تقویت فرهنگ یادگیری دارند.

اخیراً با سرپرست منابع انسانی یک استارت‌آپ سوئدی صحبت می‌کردم که مطلب بسیار جالبی را در مورد نقش مدیران در مربی‌گری و ایجاد فرهنگ یادگیری بیان می‌کرد. او گفت: «اگر مدیر هستید و یکی از اعضای تیم‌تان با سوالی نزد شما می‌آید، بلافاصله پاسخ او را ندهید.» و ادامه داد: «در عوض، ابتدا از آن‌ها بخواهید که خودشان در مورد پاسخ یا راه‌حل احتمالی آن مسئله فکر کنند. اگر بخواهید، می‌توانید آن‌ها را به سمت مسیر درست راهنمایی کنید، اما بیشتر از آن کمک‌شان نکنید».

اگرچه این کار، خیلی ساده به نظر می‌رسد، ممکن است انطباق مدیران با این روش و کنار گذاشتن پاسخ‌گویی واکنشی در لحظه، کمی زمان ببرد. با این حال، گذار به چنین رویکردی، به علت افزایش کنجکاوی و توانایی حل مسئله‌ی اعضای تیم، مزایای فراوانی برای شما خواهد داشت.


7- از اعضا بازخورد بگیرید.

بازخورد گرفتن، یکی از اجزای اصلی هر نوع فرآیند مربی‌گری است و باید شبیه خیابان دو طرفه (از کارکنان به مدیران و بالعکس) باشد. مدیران باید به صورت منظم با کارکنان در مورد احساس‌شان نسبت به فعالیت‌های مربی‌گری، صحبت کنند. آن‌ها باید بدانند که برای افزایش اثربخشی مربی‌گری، چه زمینه‌های بهبودی وجود دارند. این زمینه‌های بهبود، می‌توانند در خصوص فعالیت‌های مربی‌گری و هم‌چنین شخص مربی باشند. در این‌جا نیز لازم است که جلسات بازخورد را به طور منظم و مداوم طی فرآیند مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان برگزار کنید.

بازخورد دادن فقط منحصر به مدیران و مربیان نیست (بلکه دیگران نیز به آن‌ها بازخورد می‌دهند). در یک فرهنگ مبتنی بر مربی‌گری، افراد به صورت مداوم در حال بازخورد دادن و گرفتن از یکدیگر هستند.


8- فعالیت‌های مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان را شخصی‌سازی کنید.

مربی‌گری در مدیریت عملکرد کارکنان، شبیه لباسی نیست که اندازه‌ی همه باشد. افراد تازه‌کار بر حسب پتانسیل، مهارت‌ها و تجربیات، نیاز به روش‌های مربی‌گری متفاوتی نسبت به رهبران ارشد دارند.

در ادامه چند مورد از فعالیت‌های مربی‌گری عملکرد آورده شده است:

  • بازخوردهایی که اعضای تیم و یا همکاران کارآموز به وی می‌دهند را جمع‌آوری کنید و در اختیار او قرار دهید. این کار به پیشرفت او کمک می‌کند؛ چه بخواهد عملکرد ضعیف خود را بهبود دهد و یا بخواهد عملکرد خوب خود را ارتقا ببخشد.
  • چنان که گفته شد، هرگاه فردی با یک مسئله نزد شما آمد و نیازمند راه حل بود، به او اجازه دهید تا روی مسئله فکر کند. هم‌چنین با پرسیدن سوالات کاوش‌گرانه، او را در مسیری که مد نظرتان است، راهنمایی کنید.
  • از اعضای تیم بخواهید که در سوالات تعمق کنند. خودتان نیز می‌توانید بر مبنای تجربیات خودتان به سوالات پاسخ دهید و آن را در اختیار اعضا بگذارید. هم‌چنین با افشا کردن نقاط ضعف خود برای کارکنان، می‌توانید به ایجاد محیط کاری امن و قابل اعتماد کمک کنید.


9- ارزیابی عملکرد را به طور منظم انجام دهید.

قطعاً شما نیاز دارید که تاثیر فعالیت‌های مربی‌گری خود را بر عملکرد کارکنان اندازه‌گیری و ارزیابی کنید. اهداف قابل دست‌یابی که قبلاً با همراهی هر کارمند تنظیم کرده‌اید و در برنامه‌ی اجرایی نیز ذکر شده است، می‌توانند در این مورد به شما کمک کنند.

قید «منظم» در این‌جا به معنی ارزیابی عملکرد بیش از یک یا دو بار در سال است. یکی از زمان‌های خوب برای ارزیابی عملکرد، ملاقات‌های منظمی است که مدیر و کارمند پس از توافق روی برنامه‌ی اجرایی در فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان به منظور بررسی کیفیت اجرای برنامه با یکدیگر تنظیم می‌کنند.

اگر مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان شما فرآیندی پیوسته باشد و مکالمات مداوم بین مدیران و اعضای تیم شکل گیرد، آن‌گاه مشاهده و ارزیابی عملکرد برای مدیران به کاری آسان تبدیل می‌شود.


10- پیشرفت‌ها را دنبال کنید.

نتیجه‌ی منطقی اقدام قبلی (ارزیابی مداوم عملکرد) این است که مجبور می‌شوید ضمن ثبت داده‌های عملکردی، پیشرفت‌های افراد را دنبال کنید.

یک راه دنبال کردن پیشرفت‌ها، استفاده از یک سیستم مدیریت استعداد است. این سیستم، یک نرم‌افزار جامع  است که برای سازمان‌ها امکان دنبال کردن مدیریت عملکرد، یادگیری و توسعه‌ی کارکنان (و غیره) را فراهم می‌کند.

نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ این امکان را برای شما فراهم خواهد کرد.

جمع‌بندی

مربی‌گری عملکرد کارکنان باید فرآیندی پیوسته درون تیم‌ها باشد. این فرآیند را صرفاً راه‌حلی برای بهبود عملکرد ضعیف نبینید؛ بلکه آن را به ابزاری برای بهبود مداوم عملکرد تک‌تک کارکنان خود تبدیل کنید. کارکنان خود را به چشم رانندگان فرمول 1 نگاه کنید.

لینک مقاله

برچسب ها : #مدیریت_عملکرد #مدیریت_عملکرد_کارکنان #مربی_گری
نظرات و پیشنهاد های خود را برای ما ارسال نمایید.