در مقاله‌ی «مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟ (بخش ا)»، به تعریف مدیریت عملکرد کارکنان پرداخته شد و در ادامه، ویژگی‌های یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد ایده‌آل را بررسی می‌کنیم.
ویژگی‌های اساسی یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد کارآمد
در انتخاب هر نرم‌افزاری، باید ملاحظات زیر را در نظر بگیریم:
- شخصی‌سازی: نرم‌افزار باید قابلیت شخصی‌سازی داشته باشد تا با صنعت خاص سازمان شما و استراتژی مدیریت عملکرد شما انطباق پیدا کند.
- شفافیت: نرم‌افزار باید قادر به رفع سردرگمی‌هایی باشد که مدیران و اعضای تیم در فرآیند مدیریت عملکرد با آن‌ها مواجه می‌شوند.
- عینیت و بی‌طرفی: نرم‌افزار باید استانداردهای عینی برای ارزیابی عملکرد به مدیران ارائه کند.
- تداوم: نرم‌افزار باید قابلیت بازخورد آنی و ارزیابی منظم کارکنان را داشته باشد.
طبق ملاحظات بالا، ابزار مدیریت عملکرد در صورتی ایده‌آل است که حداقل ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
1- هدف‌گذاری پویا
اهداف کارکنان باید هم‌راستا با اهداف سازمانی باشد. نرم‌افزار مدیریت عملکرد باید قابلیت تغییر اهداف را در صورت نیاز داشته باشد.
2- ابزارهای ارتباطی
یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد خوب، باید امکان تعامل آسان بین مدیران و اعضای تیم را از طریق قابلیت چت فراهم کند. قابلیت چت کردن سریع اعضای تیم با مدیران، موجب آسان شدن و شفافیت بیشتر ارتباطات می‌شود.
3- ابزار برنامه‌ریزی
نرم‌افزار مناسب باید قابلیت زمان‌بندی برای انجام وظایف، برنامه‌ریزی ملاقات‌ها و همکاری با سایر اعضا را برای هر فرد فراهم کند. این قابلیت، برای افرادی که دورکاری انجام می‌دهند، بسیار مفید است.
4- ارزیابی مستمر عملکرد
نرم‌افزار مدیریت عملکرد باید مدیران را قادر سازد که پرسشنامه‌های ارزیابی عمومی و نیز فرم‌های خودارزیابی را در جریان کار و به صورت اتوماتیک برای کارکنان ارسال کنند. این قابلیت به مدیران دید روشنی از تصور کارکنان از عملکرد شغلی خود و قرار داشتن در مسیر دست‌یابی به اهداف شخصی و سازمانی ارائه می‌کند.
5- ابزار قدردانی
نرم‌افزار مدیریت عملکرد باید مجهز به پلتفرمی برای اعلام عمومی کارکنانِ با عملکرد خوب باشد. در حالت پیشرفته‌تر، این نرم‌افزار می‌تواند قابلیت ارسال سریع بازخورد از طریق ایمیل را داشته باشد که می‌تواند عامل مهمی در انگیزش کارکنان و بهبود تعهد سازمانی آن‌ها به شمار رود.
6- بازخورد 360 درجه
استفاده از بازخورد از چندین منبع یا همان ارزیابی 360 درجه، امری ضروری برای اثربخشی سیستم مدیریت عملکرد است. این شیوه، تا حد زیادی سوگیری‌های احتمالی ناشی از ارزیابی به وسیله یک نفر را کاهش می‌دهد. نرم‌افزار مدیریت عملکرد باید قادر به جمع‌آوری بازخورد از اعضای تیم، سرپرستان، زیردستان و همکاران سایر تیم‌ها باشد.
7- ابزار پیگیری عملکرد پروژه‌ها
نرم‌افزار مدیریت عملکرد، باید ابزارهایی مانند برگه‌ی ثبت ساعت (تایم شیت) داشته باشد تا بتوانید نحوه‌ی استفاده‌ی کارکنان از زمان‌شان را بررسی کنید. همچنین به کمک این ابزار، خواهید دانست که آیا کار انجام‌شده با خروجی‌ها و نتایج مورد انتظار هم‌خوانی دارند یا خیر. ابزارهای مجهز به هوش مصنوعی از قابلیت‌هایی مثل پردازش زبان‌های طبیعی پیشرفته استفاده کرده و با دنبال کردن کلمات کلیدی مرتبط با پروژه در ایمیل و سایر ابزارهای ارتباطی، پیشرفت پروژه را اندازه می‌گیرند. به کمک چنین ابزارهایی، می‌توان ارزیابی عملکرد را بی‌طرفانه‌تر و عینی‌تر انجام داد.
8- مقایسه‌ی عملکرد
مدیران باید قادر باشند عملکرد همه‌ی اعضای تیم و نیز افرادی که در یک پروژه‌ی خاص حضور دارند را پیگیری کنند. نرم‌افزار باید از این هم فراتر رفته و بتواند گزارش عملکرد را به صورت اتوماتیک و براساس شاخص‌های ارزیابی شخصی‌سازی شده توسط شما، تهیه کند.
9- هشدار و یادآوری خودکار
یک تلنگر محترمانه به مدیران و کارکنان جهت یادآوری سررسیدها، اعلان‌های پیشرفت در یک پروژه‌ی مشخص و اطلاع‌رسانی کلی تغییرات اعمال شده در فرآیند، می‌توانند به بهبود تجربه‌ی فرد در استفاده از نرم‌افزار مدیریت عملکرد کمک کنند.
10- امنیت داده‌ها
اطلاعاتی تا این حد جزئی از کارکنان، باید به وسیله‌ی یک فایروال مستحکم، محافظت شوند. همواره مطمئن شوید نرم‌افزارهایی که به کار می‌برید، دارای سیستم امنیت داده مستحکم و قابلیت‌های محافظتی باشند.
آن‌چه در پیاده سازی یک سیستم مدیریت عملکرد بسیار اهمیت دارد، آموزش مدیران و کارکنان برای استفاده‌ی بهینه از آن است. نرم‌افزار را از تأمین کننده‌ای بخرید که خدمات پس از فروش مداوم دارد و به مدیران و کارکنان برای استفاده‌ی بهینه از نرم‌افزار مدیریت عملکرد کمک می‌کند.
کدام فرآیند مدیریت عملکرد را نمی‌توان اتوماتیک کرد؟
مدیریت عملکرد یک فرآیند انسان‌محور است. نرم‌افزار مدیریت عملکرد، نمی‌تواند برخی مکالمات دشوار و ضروری مدیران را در خود جای دهد. این یکی از مواردی است که خود مدیران باید به عهده بگیرند.
اگرچه جلسات بازخورد معمولاً جلساتی دشوار هستند، با استفاده از اطلاعات عینی و بی‌طرفانه‌ای که از نرم‌افزار مدیریت عملکرد به دست می‌آید، می‌توان آن‌ها را به جلسات کوچینگ و گفتگوهای صادقانه تبدیل کرد. همچنین، این داده‌ها می‌توانند سوگیری‌های ضمنی را حذف کنند و بنابراین، کارکنان احساس می‌کنند که به صورت بی‌طرفانه مورد ارزیابی قرار گرفته‌اند.
الگو‌های مدیریت عملکرد
تنها راه اطمینان از موفقیت سیستم مدیریت عملکرد، در نظر گرفتن آن به عنوان یک فرآیند سیال، تکاملی و مستمر است که از طریق الگوی سه‌گانه‌ی زیر انجام می‌گیرد.
1- طراحی دقیق استراتژی مدیریت عملکرد
برخی سوالاتی که یک استراتژی مدیریت عملکرد با کیفیت به آن‌ها پاسخ می‌دهد، عبارتند از:
- ارزیابی عملکرد کارکنان چندوقت یک‌بار انجام می‌گیرد؟ هفتگی، ماهانه و یا فصلی؟
- چه سیستمی را برای این ارزیابی به کار می‌برید؟ تحلیل نگرش‌ها، پرسش‌نامه الکترونیک، یا ملاقات رو در رو؟
- در مکالمات بازخورد از چه رویکردی استفاده می‌کنید؟
- در سیستم ارزیابی شما، گام بعد از بازخورد چیست؟
در این‌باره، اندرس و شانون معتقدند در صورتی که بازخوردهای جزئی، توسط نزدیک‌ترین افراد به کار، در جریان کار و به همراه پیشنهادهای قابل اجرا ارائه شوند، موجب بهبود مداوم و یادگیری در حین کار می‌گردند.
این مورد نیز توسط یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد که قابلیت هدف‌گذاری، اصلاح اهداف و اعمال تغییرات در حین کار را داشته باشد، امکان‌پذیر می‌شود. نیاز به انجام هیچ ملاقات غیرضروری نیست و کارکنان می‌توانند برنامه‌ی کاری و استراتژی خود را مطابق با اهداف تعیین شده، اصلاح کنند.
2- فرهنگ ارتباطات مؤثر و گشوده
نظارت مداوم، به آغاز گفتگو درباره‌ی مسائل و مشکلات کارکنان کمک می‌کند. نگرش منفی‌گرا یا عملکرد ضعیف یک کارمند را فقط می‌توان از طریق مکالمات گشوده و شفاف حل و فصل کرد.
داشتن یک فرهنگ مبتنی بر ارتباطات، مسئولیت همه‌ی بخش‌های سازمان از رهبر ارشد تا رده‌های پایین است. مدیران با اتخاذ این فرهنگ، به کارکنان بازخوردهای صادقانه ارائه کرده و اجازه می‌دهند که آن‌ها نیز صادق باشند. در نهایت، مدیران از اطلاعات به دست آمده برای کمک به کارکنان استفاده می‌کنند.
فرهنگ مبتنی بر ارتباطات را همچنین می‌توان به وسیله‌ی استخدام مدیرانی که در ارائه‌ی بازخوردهای مثبت و سازنده توانمند باشند، توسعه داد. مدیرانی که به کارکنان انگیزه می‌دهند و در عین حال، آن‌ها را نسبت به کار خود پاسخ‌گو می‌دانند.
ارتباطات شفاف شامل موارد زیر نیز می‌شود:
- آن‌چه از کارمند انتظار دارید را به صورت شفاف با او در میان بگذارید.
- به وسیله‌ی اهداف قابل دست‌یابی، کارکنان را برای رسیدن به حداکثر پتانسیل، تربیت کنید.
- به آن‌ها بازخوردهای قابل اجرا بدهید و کلی‌گویی نکنید.
- پاداش‌هایی را که در صورت موفقیت در دست‌یابی به اهداف تخصیص داده می‌شود، اعلام کنید.
3- نظارت و پایش مستمر
از عنوان این بخش ممکن است به نظر برسد که منظور نظارت بر تک‌تک حرکات کارکنان است، حال آن که چنین نظارتی در تضاد با مدیریت عملکرد اثربخش قرار دارد.
در چارچوب منابع انسانی، نظارت مستمر شامل پیگیری آنی پیشرفت کارکنان و پایش خروجی‌ها و نتایج کار آن‌ها است. همچنین، مدیران می‌توانند با نظارت بر نگرش‌های کارکنان از طریق مشاهده، تعامل و ابزارهای نگرش‌سنجی، نسبت به روحیه‌ی کلی تیم‌شان کسب اطلاع کنند. این کار به آن‌ها امکان می‌دهد که به محض مشاهده‌ی یک مشکل مشخص، به آن رسیدگی کنند.
با فراهم گشتن ابزارهای تکنولوژیک، اکنون نظارت مداوم و دقیق، بسیار ساده‌تر از گذشته شده است. همچنین، وجود داده‌های عینی حاصل از نرم‌افزار مدیریت عملکرد، شروع گفتگو با کارکنان را آسان‌تر کرده است.
برای فعال کردن همه‌ی عناصر یک استراتژی مدیریت عملکرد موفق، باید یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد را برگزید. این نرم‌افزارها می‌توانند عملیات‌های مختلف که در گذشته متکی به فرآیندها، نظارت و بازخوردهای دستی بوده‌اند را ساده سازی کنند.
آینده‌ی مدیریت عملکرد چگونه است؟
طبق گفته‌ی اندرس و شانون، مدیریت عملکرد در حال تلاقی با آموزش، پیوند سازمانی و مدیریت مسیر شغلی است.
1- مدیریت عملکرد سالانه منسوخ شده است
به همان نسبت که مدیریت عملکرد تحول پیدا می‌کند، فعالیت‌های مربوط به آن نیز متحول می‌شوند. برای مثال، بسیاری از سازمان‌ها، از جمله Netflix، مدیریت عملکرد سالانه را به کل رها کرده و آن را با روشی چابک‌تر و مستمر که آن را «مدیریت عملکرد سیال» می‌نامند، جایگزین کرده‌اند.
2- اهمیت بازخورد رو در رو بیشتر می‌شود
باید تاکید کنیم که جایگزینی مدیریت عملکرد سالانه با روش سیال، به معنی عدم نیاز به بازخورد رو در رو نیست. در حقیقت، باید گفت که روش سیال، اهمیت بازخورد مستمر و منظم را برای اطمینان از هم‌راستا بودن فعالیت کارکنان با اهداف سازمان، حتی بیشتر کرده است. همچنین، مدیران می‌توانند در صورت لزوم، به کوچینگ کارکنان و اصلاح روند کار، به منظور تسهیل دست‌یابی به اهداف، بپردازند.
3- استفاده از تکنولوژی در مدیریت عملکرد، بیش از پیش متداول شده است.
انتظار داریم با پیشرفت تکنولوژی، ماشین‌های هوشمند، هوش مصنوعی و هوش شناختی، بتوانند فعالانه پیشنهادهای قابل اجرا برای بهبود عملکرد را ارائه کرده و از این طریق، به دست‌یابی آسان‌تر به اهداف فردی کمک کنند. همچنین، با توجه به گفته‌های اندرس و شانون، انتظار کاربردهای پیشرفته‌ای را داریم که قابلیت ایجاد تجربه‌ی کاربری یک‌پارچه را دارند و از این نظر، با سیستم‌های مختلفی که فعالیت‌های عملکردی را محدود به «کار انجام‌شده» می‌کنند، متفاوت هستند.
مطالب بالا، ایده‌ی اصلی را برای تیم‌های منابع انسانی روشن ساخت. همراه شدن یک سیستم مدیریت عملکرد اثربخش با مدیرانی که مهارت‌های بین فردی قوی برای ارائه‌ی مستمر بازخورد دارند، می‌تواند منجر به انگیزش نیروی کار شود و همین، عامل بهبود شاخص‌ها و پیامدهای تجاری است.
نرم‌افزار مدیریت عملکرد سیمرغ به عنوان یک نرم‌افزار تخصصی در حوزه‌ی مدیریت عملکرد، ابزاری قوی و مطمئن را در اختیار سازمان‌ها قرار داده است تا پیاده‌سازی فرآیند مدیریت عملکرد را با اثربخشی بالا پیش ببرند و در دست‌یابی به اهداف مورد انتظار از پیاده‌سازی این فرآیند، موفق‌تر عمل کنند.
منبع: spiceworks.com
مقالات پربازدید