10 راه برای بهبود عملکرد کارکنان

وقتی صحبت از عملکرد کسب‌وکار به میان می‌آید، می‌توانیم پازلی را متصور شویم که قطعات زیادی دارد. بهره‌وری یک شرکت به عوامل بسیار زیادی وابسته است، از جمله فناوری‌های کاربردی، و سیستم‌ها و فرآیندهای جاری. تکنیک‌های مورد استفاده در کسب‌وکار نیز جایگاه مهمی در آن دارند. به عنوان مثال، اینکه چگونه می‌توان مشتریان بالقوه را یافت، آنها را حفظ و به مشتریان ثابت تبدیل کرد.

یکی از قطعات کلیدی این پازل، تیمی است که شما تشکیل می‌دهید.

کار تیمی قلب تپنده و مولفه اصلی موفقیت هر کسب‌وکاری است. بنابراین باید مدیریت اثربخش تیم را بلد باشید. یکی از کارهایی که باید انجام دهید بهینه‌سازی فرآیندها برای بهبود عملکرد کارکنان است. همچنین، باید مطمئن شوید که آنها از زمانی که در محل کار سپری می‌کنند و کاری که انجام می‌دهند لذت می‌برند. این موضوع اهمیت زیادی دارد، چون پیش‌زمینه افزایش پیوند شغلی است. در واقع، بر اساس گزارش‌ها دیده شده کارکنانی که احساس رضایت و خوشحالی دارند دست‌کم 20% از آنهایی که چنین حسی ندارند کارآمدتر و متعهدتر هستند.

این مقاله نکاتی را برای بهبود عملکرد تیم به شما ارائه می‌کند. این تاکتیک‌ها به شما کمک می‌کنند تا مطمئن شوید که سیستم‌هایتان تا حد ممکن اثربخش هستند. همچنین به کمک آنها می‌توانید نیروی کار رضایتمند و باانگیزه‌ای داشته باشید. این نکات را دنبال کنید تا از عملکرد بهینه و منسجم کارکنان خود اطمینان حاصل نمایید.

1-به کارکنان کمک کنید تا متمرکز باشند

امروزه حفظ تمرکز برای همه کارکنان دشوار است. آیا می‌دانستید که برخی از مطالعات نشان می‌دهد که بازه توجه انسان حتی از ماهی قرمز کوتاه‌تر است؟ در سال 2015، تحقیقات انجام شده توسط مایکروسافت نشان داد که انسان‌ها به‌طور کلی پس از 8 ثانیه تمرکز خود را از دست می‌دهند.

زمانی که موضوع بهره‌وری در محل کار مطرح است، بازه توجه کوتاه یک نکته منفی محسوب می‌شود. به‌ویژه برای کارهای علمی که نیازمند تمام توجه فرد هستند. برای بهینه‌سازی عملکرد تیم، روی ابزارها و پلتفرم‌هایی سرمایه‌گذاری کنید که به تمرکز آنها کمک می‌کنند.

ممکن است بخواهید سراغ پلتفرم‌هایی بروید که مبتنی بر وب نیستند. این کار می‌تواند بهانه‌های حواس‌پرتی کارکنان را کاهش دهد. همچنین می‌توانید زمان‌هایی را برای اجرای برنامه «مزاحمت ممنوع» در نظر بگیرید. در چنین مواقعی هیچکس نباید مزاحم کار دیگری شود. در واقع هیچ نوع ارتباط فیزیکی، کلامی یا دیجیتال نباید اتفاق بیفتد.

فعالیت‌ها را طوری برنامه‌ریزی کنید که افراد مجبور به انجام چند کار مختلف نباشند. برای بهبود عملکرد کارکنان به آنها کمک کنید تا در هر زمان تنها روی یک فعالیت تمرکز کنند. تحقیقات بارها نشان داده است که نتیجه انجام همزمان چند کار چیزی جز ناکارآمدی نیست.

در نهایت، زمانی را به استراحت اختصاص دهید. وقتی کارکنان می‌دانند که زمانی برای استراحت دارند، بهتر می‌توانند روی کارشان تمرکز کنند.

2-برای بالا نگه داشتن روحیه افراد به آنها انگیزه بدهید

مزیت یک محیط کار پویا و روحیه‌بخش تنها ایجاد حس خوب در افراد نیست. بلکه آنها تلاش می‌کنند که در چنین محیطی سخت‌تر کار کنند.

آیا می‌خواهید عملکرد کارکنان خود را بهینه کنید؟ پس اقداماتی را برای تقویت روحیه و قدردانی از کارهای آنان در نظر بگیرید.

مدیران می‌توانند با روش‌های مختلفی به کارکنان خود انگیزه بدهند. برای کارهای روزمره‌ای که عالی انجام می‌شوند، مدیر می‌تواند بازخورد مثبتی ارائه کند. انواع مختلفی از بازخورد در محیط کار وجود دارد. با توجه به هر موقعیت، مناسب‌ترین نوع بازخورد را انتخاب کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید به نشانه تأیید دستتان را روی شانه فرد بگذارید، یا چیزی مثل جایزه کارمند هفته را در نظر بگیرید.

از سیستم‌هایی استفاده کنید که به حفظ روحیه در محیط کار کمک می‌کند. به عنوان مثال، نرم‌افزار بازخورد مستمر و مزایا. امروزه پلتفرم‌های نرم‌افزاری زیادی برای ردیابی بهره‌وری و اعطای پاداش به‌ازای دستاوردها وجود دارد. کارکنان می‌توانند در حین کار امتیاز جمع کنند. سپس امتیازهای خود را با یک جایزه مبادله خواهند کرد. برخی از جوایز رایج عبارتند از کارت هدیه، هدایای فیزیکی، تجربیات جدید و موارد دیگر. وقتی کارکنان می‌دانند که به دلیل سخت‌کوشی از آنها قدردانی می‌شود، تمایل بیشتری به انجام این کار دارند.

3-در ارتباطات شفاف عمل کنید

شفافیت برای محیط کار مولفه‌ای ضروری است. اعضای تیم باید بدانند که عملکردشان چگونه است. به این ترتیب، آنها می‌توانند ارزیابی کنند که آیا جایی برای بهبود وجود دارد یا اینکه آیا عملکردشان مطابق انتظارات شرکت است.

برای اطمینان یافتن از آگاهی کارکنان نسبت به کیفیت عملکرد خودشان، جلسات یک‌به‌یک را به‌طور متناوب برگزار کنید. همچنین، در مورد کار و انتظارات خود به طور منظم با آنها صحبت کنید. با ارزیابی‌های مستمر و گزارش‌های بهره‌وری می‌توانید بازخورد شفافی در مورد عملکرد آنان ارائه دهید.

به اعضای تیم کمک کنید تا با استفاده از نمودارها وضعیت عملکرد خود را تجسم کنند. همچنین، به آنها فرصتی دهید تا در مورد سطح بهره‌وری خود و میزان موفقیت خود بیندیشند. همچنین، در مورد نحوه انجام وظایف و پیشرفت‌هایشان گزارشی برای آنها بنویسید. در گزارش خود اشاره کنید که چگونه می‌توانند فعالیت‌های خود را بهتر انجام دهند.

وقتی کارکنان از نوع عملکرد خودشان آگاهند و می‌دانند که مدیر چه تصوری در مورد عملکرد آنها دارد، تغییر مسیر به سمت بهبود و پیشرفت برایشان آسان‌تر خواهد بود.

4- انتظارات خود را واضح بیان کنید

وقتی کارکنان از استانداردهای کاری شما باخبر نیستند، نمی‌توانند مطابق آن عمل کنند. بنابراین، زمانی را برای روشن کردن انتظارات اختصاص دهید. پیش از شروع پروژه‌ها با کارکنان دیداری داشته باشید و توضیح دهید که چه انتظارهایی ازشان دارید.

می‌توانید انتظارات خود را به شکل مکتوب به آنها ارائه کنید. اگر فکر می‌کنید که آنها انتظارات شما را برآورده نمی‌کنند، به آنها بازخورد سازنده بدهید. انتظارات مستند که در واقع همان اهداف هستند، در عینیت بخشیدن به این بحث کمک زیادی می کنند.

5- ابزار موردنیاز را در اختیارشان قرار دهید

شما می‌توانید با سرمایه‌گذاری بر روی ابزار و فناوری مناسب، عملکرد کارکنان را بهبود ببخشید. ابزار مناسب انجام کارها را آسان‌تر و کارآمدتر می‌کنند. با این حال، هدف از سرمایه گذاری در ابزار فقط هموار کردن فرآیندها نیست. با این کار به کارکنان نشان می دهید که به آنها و تجربه روزانه‌شان در محیط کار اهمیت می‌دهید.

در یکی از مقاله‌های جدید Inc، جان بوینتوت، متخصص کارآفرینی توضیح می‌دهد: «وقتی به تیم خود بهترین و جدیدترین فناوری‎ها را ارائه می‌کنید، نشان می‌دهید که به موفقیت آن‌ها اهمیت می‌دهید. وقتی برای تکمیل کارها تنها سراغ منابع داخلی نمی‌روید، معلوم می‌شود که اعتماد زیادی به کارکنان خود دارید. زمانی که افراد شما می‌بینند کارکنان شرکت‌های دیگر از ابزارهای قوی‌تر و بهتر استفاده می‌کنند، حس ضعف و دلسردی بهشان دست می‌دهد.»

با سرمایه‌گذاری روی آنچه که تجربه کاری کارکنان را بهبود می‌بخشد، می‌توانید اعتماد و حس نزدیکی با آنها را تقویت کنید. به این ترتیب افراد احساس می‌کنند که با اهداف شرکت هماهنگی بیشتری دارند و می‌خواهند برای دستیابی به این اهداف سخت‌تر کار کنند.

6- فرصت‌هایی را برای توسعه فردی فراهم کنید

شغل ابزاری برای کسب درآمد است. با این حال، می‌تواند پله‌ای در مسیر رشد نیز باشد. برای کمک به بهبود عملکرد کارکنان، فرصت‌هایی را برای توسعه فردی بهشان ارائه کنید تا پیشرفت را در کارشان نیز ببینید.

چنین فرصتی به فرد اجازه می‌دهد تا در مورد عملکرد خودش بیشتر آگاه شود. همچنین به آنها کمک میکند تا مهارت‌های خود را بهبود ببخشند. و در نهایت، به افراد کمک می‌کند تا در حرفه خود پیشرفت کنند.

شاید ترجیح دهید که فعالیت‌های توسعه‌محور را مستقیم رهبری کنید. می‌توانید کنار کارکنان بنشینید و بهشان نشان دهید که چه کارهایی باید انجام دهند. وقتی خودتان آنها را راهنمایی می‎کنید بهتر متوجه می‌شوند که شکل صحیح انجام کارها چگونه است.

فرصت‌های توسعه‌محور می‌توانند جامع‌تر نیز باشند. می‌توانید مربیانی را به آنها معرفی کنید که می‌توانند به پیشرفت‌شان کمک کنند. آنها را به کارگاه‌ها یا دوره‌ها بفرستید تا بتوانند با مربیان ملاقات کنند و با افراد فعال دیگر در این حوزه ارتباط برقرار نمایند. در نهایت، با دادن مسئولیت‌های جدید به آنها فرصتی برای توسعه ارائه دهید. با گسترش مسئولیت‌ها، به آن‌ها فرصتی می‌دهید تا پیش‌قدم شوند و کارها را رهبری کنند.

وقتی فرصت‌ توسعه را برای کارکنان خود فراهم می‌کنید، به آنها کمک می‌کنید تا در حرفه خودشان پیشرفت کنند. همچنین با این کار نشان می‌دهید که رشد فردی آنها برایتان اهمیت دارد. پیشرفت آنها یعنی پیشرفت مجموعه. همه این کارها نه تنها به رشد افراد کمک می‌کند، بلکه شانس شرکت برای دستیابی به اهدافش را نیز افزایش می‌دهد.

7-اجازه دهید که تا حد امکان مستقل عمل کنند

هیچکس مدیریت ذره‌بینی را دوست ندارد. بنابراین تا حد امکان به کارکنان خود استقلال بدهید. با دادن آزادی عمل به آنها اعتماد خودتان را به توانایی‌شان نشان می‌دهید. همچنین می‌توانند متوجه شوند که اختیار تصمیم‌گیری را دارند. وقتی کارکنان احساس قدرت می‌کنند، اعتماد به‌نفس بیشتری را تجربه خواهند کرد. به این ترتیب کارها را به شکل کارآمدتری انجام خواهند داد.

دادن استقلال به اعضای تیم تنها یک ایده خوب محدود به محیط کار نیست. بلکه برای حفظ و نگهداشت تیم نیز اهمیت دارد. مدیریت ذره‌بینی برای افراد بسیار آزاردهنده است. تا حدی که مطالعات نشان می‌دهد مدیریت ذره‌بینی یک مدیر می‌تواند افراد را مجبور به استعفا و ترک شغل‌شان کند. بر اساس گزارش 28% از کارکنان، مدیرانی که مدیریت ذره‌بینی را اجرا کرده‌اند باعث شده‌اند که آنها به ترک شرکت و جستجوی فرصت‌های شغلی بهتر فکر کنند.

ویکتور لیپمن، کارشناس استراتژی رهبری، در مقاله‌ای پیرامون نگهداشت کارکنان در مجله فوربس توضیح می‌دهد: «جمله‌ای وجود دارد که می‌گوید: افراد مدیران را ترک می‌کنند، نه شرکت‌ها را. و این همان موضوعی است که قبلاً نیز درباره آن صحبت کرده‌ام. هنگامی که مدیریت به‌طور مداوم و به روش‌هایی ناکارآمد در کار افراد مداخله می‌کند، تبدیل می‌شود به تهدیدی برای نگهداشت کارکنان.» با اجتناب از مدیریت ذره‌بینی، نرخ خروج کارمندان را کاهش دهید و عملکرد را بالا نگه دارید.

8- شنونده بازخوردهایشان باشید

کارکنان شما با یکدیگر (و با شما) کار می‌کنند. همچنین، به خوبی می‌دانند که کارهای شرکت چگونه پیش می‌رود. و این به آن معناست که به احتمال زیاد نسبت به فعالیت‌ها و آنچه در تجربه روزمره‌شان اتفاق میفتد نظراتی دارند. برای اینکه به آنها کمک کنید تا بهترین عملکرد را داشته باشند، به بازخوردهایشان گوش کنید. و این به آن معناست که هم باید آماده شنیدن انتقادات باشید و هم تعریف و تمجید.

گرچه شنیدن انتقاد از سوی اعضای تیم ممکن است آزاردهنده باشد، اما اطلاعات و بینش مفیدی در مورد فرآیندهای کاری به شما می‌دهد. وقتی متوجه شودی که فرآیند چگونه می‌تواند بهبود پیدا کند، می‌توانید تغییرات لازم را ایجاد کنید. این تغییرات در یک تجربه کاری بهتر و لذت‌بخش‌تر برای همه نتیجه خواهد داد.

شنیدن بازخوردها گاهی نیز به معنای شنیدن شکایات کارکنان در مورد بعضی موقعیت‌ها است. ممکن است بتوانید با استفاده از برخی روش‌ها تجربه کاری یا محیط کاری آنان را بهبود ببخشید تا عملکرد بهتری داشته باشند. به عنوان مثال، اگر به محیط کار آرام‌تری نیاز دارند، می‌توانید کمک‌شان کنید که یک میز کار جدید پیدا کنند. اگر احساس می‌کنید که برای انجام یک فعالیت به راهنمایی بیشتری نیاز دارند، آن را راهنمایی را برایشان فراهم کنید.

با شنیدن بازخوردهای کارکنان به آنها نشان می‌دهید که نظرات‌شان برای شما و سازمان اهمیت دارد. وقتی کارکنان احساس می‌کنند که بخش مهمی از سازمان هستند، سخت‌تر تلاش می‌کنند و زمان و انرژی بیشتری برای کارشان صرف می‌کنند.

گوش دادن به بازخوردهای اعضای تیم – چه مثبت و چه منفی- به شما کمک می‌کند که تجربه کار را در سطوح خرد و کلان بهبود ببخشید. به این ترتیب عملکرد کلی سازمان بهبود می‌یابد. 

9- منعطف باشید

روزهایی که افراد از ساعت 9 تا 5 در یک اتاق پشت میزشان کار می‌کردند دیگر گذشته است. اگر می‌خواهید عملکرد اعضای تیم خود را بهینه کنید، در مورد نحوه کار آنها منعطف‌تر باشید.

یکی از روش‌های گنجاندن انعطاف در برنامه کاری، فراهم کردن فرصت‌های دورکاری است. مطالعات نشان می‌دهد که امکان دورکاری تأثیر زیادی بر روحیه افراد دارد. این کار می‌تواند بهره‌وری را تا حد زیادی افزایش دهد.

یکی از مطالعات اخیر استنفورد مزایای فرصت دورکاری از خانه را تحلیل کرد. نتایج به‌طور کلی نشان داد افرادی که از خانه کار می‌کنند کارآمدتر هستند، ساعات بیشتری را به کار اختصاص می‌دهند و عملکرد بهتری نیز دارند. این مطالعه نشان داد: «افزایش قابل توجه 13 درصدی در عملکرد کارکنانی که از خانه کار می‌کردند دیده شد، که حدود 9 درصد آن مربوط به کارکنانی بود که نسبت به فعالیت حضوری خود ساعات بیشتری کار می‌کردند (تعطیلات و مرخصی‌های کمتر) و 4 درصد نیز به عملکرد بالاتر در هر دقیقه مربوط می‌شد. همچنین، نمرات رضایت شغلی و نگرش روانشناختی کارکنان دورکار بالاتر بود و نرخ فرسودگی شغلی آنها بیش از 50٪ کاهش یافت. علاوه‌بر این، زمانی که آزمایش به پایان رسید، به کارکنان اجازه داده شد انتخاب کنند که می‌خواهند دورکار باشند یا به‌صورت حضوری فعالیت کنند. تأثیر این انتخاب نیز خودش را در بهبود دوبرابری عملکرد نشان داد.»

با منعطف بودن در رابطه با محیطی که کارکنان فعالیت خودشان را در آن انجام می‌دهند شاهد بهبود عملکرد آنها خواهید بود.

روش‌های دیگری نیز وجود دارد. به کارمندان اجازه دهید تا ساعات کاری خود را تعیین کنند. تعطیلات و مرخصی‌ها را محدود نکنید؛ به اعضای تیم‌تان اعتماد داشته باشید و اجازه دهید از روزهایی که بهشان نیاز دارند استفاده کنند و بعد سرکارشان حاضر شوند. با نشان دادن اعتمادتان، آنها احساس توانمندی و وفاداری خواهند داشت و به احتمال زیاد عملکرد بهتری ازشان خواهید دید.

10- به عملکرد ضعیف واکنش نشان دهید

تشویق افراد به سخت‌کوشی حرکت مفیدی است. در مقابل، نشان دهید که عادات کاری بد از سوی شما پذیرفته نیست.

می‌توانید با افرادی که عملکرد ضعیفی دارند در این مورد صحبت کنید. اگر عملکردشان با همین ضعف ادامه پیدا کرد، بهشان اخطار دهید. در نهایت اگر بهبودی حاصل نشد، اقداماتی را به عنوان عواقب منفی عملکرد ضعیف آنها در نظر بگیرید. شما باید نشان دهید که عملکرد ضعیف و تلاش نکردن برای بهبود در سازمان شما قابل قبول نیست. این می‌تواند یک الگوی خوب برای همه کارکنان باشد و آنها را تشویق کند که به‌طور مستمر روی عملکرد خوب تمرکز کنند.

عملکرد تیم شما به عملکرد تک‌تک اعضای آن بستگی دارد. بنابراین، مطمئن شوید که کارکنان شما در محل کار خوشحال و باانگیزه هستند.

اطمینان حاصل کنید که بهترین ابزار و فضای ممکن را به آنها ارائه کرده‌اید و سیستم‌های سازمانی شما به بهره‌وری آنها کمک می‌کنند. اگر کمی وقت بگذارید تا از این موضوع مطمئن شوید، می‌توانید نتیجه مهارت‌ها و تعهد آنها را ببینید. به این ترتیب کل سازمان می‌تواند به‌طور مستمر از ثمرات کار خود (و شما) بهره‌مند شود.

منبع: upraise.io