3 مولفه مدیریت عملکرد

از مدل ارزیابی «check-in» شرکت ادوبی گرفته تا «اهداف و نتایج کلیدی» گوگل، ده‌ها تکنیک مدیریت عملکرد در جهان وجود دارد.

شما هر رویکرد مدیریت عملکردی را هم که برای سازمان خود انتخاب می‌کنید، باید به این نکته توجه داشته باشید که یک فرآیند مدیریت عملکرد اثربخش بر سه مولفه متمرکز است: برگزاری ارزیابی‌های ساختاریافته، هدف‌گذاری و ارائه بازخورد مستمر.

ارزیابی‌های ساختاریافته

در چند سال اخیر انتقادهای زیادی به ارزیابی‌های سالانه وارد شده است، اما وجود برخی مدل‌های بازخورد ساختاریافته و بلندمدت هنوز هم برای استراتژی‌های مدیریت عملکرد ضروری محسوب می‌شود. این ارزیابی‌ها می‌تواند گفتگوهای فصلی، سالانه، بحث‌های توسعه‌محور یا هر چیز دیگری باشد، اما نکته مهم این است که شما فضایی را برای گفتگو در مورد عملکرد بلندمدت اختصاص دهید.

ترندهای بلندمدت، فرصت‌های طلایی برای توسعه، عملکرد کلی یا پیشرفت شغلی از جمله معنی‌دارترین بازخوردهایی هستند که کارکنان می‌توانند دریافت کنند. این نوع بحث‌ها اغلب به سختی جای خودشان را در میان مسئولیت‌های روزمره پیدا می‌کنند. با ایجاد یک فرآیند ارزیابی ساختاریافته، سازمان‌ها می‌توانند فضا را برای این گفتگوهای مهم باز ‌کنند.

بیشتر مشکلات مربوط به ارزیابی‌های سالانه ناشی از فرآیندهای ضعیف است، نه بازخورد بلند‌مدت. پیشنهاد می‌کنیم که فرم‌های خود را ساده‌سازی کنید، سؤالات بیشتری بپرسید، تعداد دفعات ارائه بازخورد را افزایش دهید و منابع بیشتری برای بازخورد داشته باشید (مثل بازخورد 360 درجه). این تغییرات می‌تواند مزایای بازخورد بلند‌مدت را حفظ و در عین حال بسیاری از مشکلات موجود پیرامون ارزیابی‌های سالانه برطرف کند.

هدف‌گذاری

هدف‌گذاری در مدیریت عملکرد همچون پلی میان گفتگو در مورد عملکرد و اقدام بر اساس بازخورد عمل می‌کند. مدیریت عملکرد با هر مدلی که اجرا می‌شود، نباید صرفاً بر گذشته متمرکز باشد. زیرا دلیل این گفتگوها ایجاد تغییرات مثبت در آینده است. بهترین راه برای اطمینان از برداشته شدن این گام مهم، هدف‌گذاری است.

وقتی اهداف در گفتگوهای عملکرد مطرح می‌شوند، گفتگو به سمت گام‌های بعدی، یعنی اقدام و اجرا، می‌رود. این امر پویایی سازنده‌تری ایجاد کرده و تضمین می‌کند که مدیران و کارکنان نه تنها در مورد نقاط بهبود، بلکه در مورد چگونگی فرآیند بهبود با یکدیگر مشارکت می‌کنند. علاوه بر این، اهداف تعیین‌شده شامل یک تاریخ مقرر هستند، به این معنا که در آن تاریخ بازخوردها ارائه خواهند شد.

ارزیابی‎های ساختاریافته و هدف‌گذاری در کنار یکدیگر سیستمی را ایجاد می‌کنند که طی آن می‌توان در مورد عملکرد بحث و گفتگو کرد، در مورد گام‌های بعدی به توافق رسید و پیشرفت را ارزیابی کرد. به این ترتیب چرخه اولیه یک فرآیند مدیریت عملکرد اثربخش آغاز می‌شود.

بازخورد

بازخورد مستمر، بازخورد بلندمدت دریافت شده از ارزیابی‌های ساختاریافته و اهداف تعیین‌شده را به فعالیت روزمره افراد گره می‌زند.

بدون وجود یک فرایند برای بازخورد مستمر، چرخه هدف‌گذاری و ارزیابی کم‌کم ارتباطش را با تجربه روزمره افراد از دست می‌دهد. بنابراین بازخورد مثل یک آهنربا همه چیز را در کنار هم نگه می‌دارد.

تصور کنید که در طول ارزیابی‌های فصلی، مدیر شما پیشنهاد می‌کند که می‌توانید برای کارتان از «رویکرد سیستمی» استفاده کنید. شاید بازخورد خوبی به نظر برسد، اما احتمالاً برداشت شما دو نفر از معنای آن تفاوت زیادی با هم دارد. حتی ممکن است مدیرتان سعی کند که در موردش مثال بزند، اما به یاد آوردن جزئیات اتفاق افتاده در ماه‌های گذشته کار دشواری است.

بازخورد مستمر این فرصت را به مدیر می‌دهد تا ایده‌اش را درست در لحظه‌ ارائه کند. در نتیجه، می‌توانید بازخورد او را در رابطه با پروژه‌ای که به‌تازگی به اتمام رسانده‌اید، بررسی کنید.

اگر ایده رویکرد سیستمی طی دفعات مختلف در طول فصل مطرح شود، می‌توانید در طول ارزیابی‌های فصلی برای بحث در مورد آن آمادگی بهتری داشته باشید.

مدیرانی که بازخورد مستمر را ارائه می‌کنند، چه به شکل آنی و چه از طریق جلسات یک‌به‌یک یا روش‌های دیگر، مجموعه‌ای از ایده‌ها را جمع‌آوری می‌کنند که می‌توانند در طول ارزیابی از آنها استفاده کنند.

ارزیابی‌، هدف‌گذاری، بازخورد: یک چرخه مستمر

اگر ارزیابی‌، هدف‌گذاری، و بازخورد به درستی انجام شوند، می‎توانند یکدیگر را در یک چرخه کامل مدیریت عملکرد پشتیبانی کنند.

بازخورد مستمر منبع ایده‌های جدید برای بهبود عملکرد است. ارزیابی‌ها فرصتی برای بازاندیشی و بحث در مورد بازخورد هستند، و هدف‌گذاری گفتگوها را به اقدام تبدیل می‌کند، و سپس بازخورد برای پشتیبانی از پیشرفت هدف دوباره به میدان بازمی‌گردد و ادامه می‌دهد تا ایده‌های جدیدی را برای ارزیابی بعدی و چرخه هدف‌گذاری ایجاد کند.

این چرخه به کارکنان کمک می‌کند تا به عملکرد خود بیندیشند، دست به اقدام بزنند، روی پیشرفت خودشان نظارت داشته باشند و بعد دوباره به کم و کیف کل فرآیند فکر کنند. تقریباً هر رویکرد مدیریت عملکرد را می‌توان به این نوع چرخه و این سه مولفه تقسیم کرد.

مثال‌ها

مثال‌های زیر دو روش را نشان می‌دهد که سازمان‌ها به‌وسیله آن می‌توانند مولفه‌های مدیریت عملکرد را در یک فرآیند کامل گردهم بیاورند.

شرکت Acme یک شرکت نرم‌افزاری است که حدود 150 کارمند دارد. سیستم مدیریت عملکرد Acme بر روی همسویی فرهنگی متمرکز است و کارمندان بر اساس اینکه تا چه حد به ارزش‌های فرهنگی عمل می‌کنند ارزیابی می‌شوند.

این شرکت در پایان هر سال یک ارزیابی سالانه انجام می‌دهد که در آن مدیران عملکرد بلندمدت، اهداف و بازخورد کارمندان خود را ارزیابی می‌کنند. پس از انجام ارزیابی ساختاریافته، اهداف سال پیش‌رو تعیین می‌شوند. جلسات یک‌به‌یک هفتگی برای تسهیل در ارائه بازخورد مستمر در طول سال برگزار می‌گردد. بازخوردها ثبت شده و برای ارزیابی بعدی و چرخه هدف‌گذاری ذخیره می‌شوند.

شرکت Wayne یک شرکت حسابداری است که 40 کارمند دارد. این شرکت از یک استراتژی مدیریت عملکرد متمرکز بر توسعه استفاده می‌کند که در آن کارکنان از نظر رشد یا اشتیاق به پیشرفت ارزیابی می‌شوند. این سازمان در پایان هر سال یک بررسی سالانه 360 درجه را با حضور 5 ارزیاب انجام می‌دهد.

پس از تکمیل ارزیابی‌های سالانه، کارکنان اهدافی را برای سال جدید تعیین می‌کنند. آنها هر هفته یک دیدار یک‌به‌یک با مدیر خود برگزار می‌کنند تا در مورد فعالیت‌هایشان، ارتباط فعالیت‌ها با اهداف و میزان پیشرفت‌شان در مسیر رسیدن به اهداف گفتگو کنند.  در پایان هر فصل نیز به منظور بررسی اهداف قبلی و تعیین اهداف فصل جدید یک ارزیابی انجام می‌شود. سپس مدیران از نکاتی که در جلسات ارزیابی فصلی و دیدارهای یک‌به‌یک یادداشت کرده‌اند در جلسات ارزیابی سالانه استفاده می‌کنند.

گرچه فرآیند دو شرکت Acme و Wayne با هم متفاوت است، اما هر دو فرآیند ارزیابی‌های ساختاریافته، هدف‌گذاری و بازخورد مستمر را در یک چرخه گرد هم آورده‌اند که از اهداف و تلاش‌های سازمان پشتیبانی می‌کند.

اینکه شما چگونه مولفه‌ها را در کنار یکدیگر قرار می‌دهید به خودتان بستگی دارد. نکته مهم این است که هر مولفه باید در کنار دو مولفه دیگر پیش برود تا چرخه مدیریت فرآیند کامل شود.

منبع: performyard.com