7 گام برای تدوین یک استراتژی مدیریت تغییر اثربخش

تغییر تنها چیز ثابت در جهان است و سرعت اتفاق افتادن تغییرات در فعالیت‌های ما مستلزم تدوین یک استراتژی مدیریتی است که کارکنان را قادر می‌سازد تا با وجود تفاوت در مناطق زمانی، هماهنگ با یکدیگر کار کنند. استراتژی مدیریت تغییر بخش منابع انسانی می‌تواند سازمان‌ها را قادر سازد تا بدون اینکه عقب بمانند، همراه با نیازهای بازار رو به جلو حرکت کنند.

ایجاد استراتژی اثربخش مدیریت تغییر نیازمند پذیرش و همراهی از سوی مدیران سازمان است. مدیران عهده‌دارِ مسئولیت تغییر و تحول می‌توانند در کنار مدیران منابع انسانی نقشی مهم در همگام شدن با سرعت تغییرات داشته باشد. 

نیاز به مدیریت تغییر 

اجرای مدیریت تغییر شامل تدوین مستمر طرح‌ها، اجرای آنها، و مدیریت تغییرات در سطح سازمانی است. ماهیت تغییر می‌تواند بزرگ یا کوچک باشد، اما هدف فرآیند مدیریت تغییر یکسان است: کاهش اختلال در کار روزمره تا حد امکان. فناوری، استراتژی و رویه‌ها برخی از مولفه‌هایی هستند که دائماً در حال تغییرند، به همین دلیل برای حفظ و پیش‌برد خدمات حیاتی کسب‌وکار به برنامه‌ریزی دقیق نیازمندیم. ادغام‌ها، مالکیت‌ها، برون‌سپاری و غیره چالش‌های منحصربه‌فردی را ایجاد می کنند که باید یک‌به‌یک مورد رسیدگی قرار بگیرند. این فرآیند می‌تواند در بسیاری از جنبه‌ها مفید واقع شود. 

•    بهبود نگهداشت کارکنان در طول ایجاد تغییر و پس از آن 
•    در جریان گذاشتن همه ذی‌نفعان
•    توانمند ساختن افراد، تیم‌ها، و دپارتمان‌ها با آموزش‌های شخصی

متخصصان منابع انسانی این فعالیت‌ها را تسهیل می‌کنند و نقش اساسی در ایجاد نیاز به تغییر سازمانی ایفا می‌کنند. حضور آنها از ابتدای فرآیند مدیریت تغییر موجب می‌شود درکی بهتر از مفاهیم کارمند/سازمان داشته باشیم.

نیاز به مدیران منابع انسانی در مدیریت تغییر

هرچه تغییر مورد نظر ما مهم‌تر باشد، مشارکت منابع انسانی حیاتی‌تر می‌شود، زیرا آنها می‌توانند فرآیندهای ارتقاء مهارت و یادگیری مهارت را به سرعت برنامه‌ریزی کنند. متخصصان منابع انسانی مسئول فراهم کردن رفاه کارکنان هستند و باید درک روشنی از تغییر داشته باشند. همچنین، آنها دغدغه‌های کارکنان را در طول تغییر در نظر می‌گیرند و به عنوان یک مجری بین کارکنان و مدیر سازمان عمل می‌کنند. تیم‌های منابع انسانی می‌توانند با استفاده از ابزارهای تخصصی برای همکاری و تبادل اطلاعات برنامه‌ریزی کنند و به تیم‌ها کمک کنند تا سریع‌تر با یکدیگر هماهنگ شوند. 

توصیه‌هایی ضروری برای مدیریت تغییر 

شرکت‌هایی که بخش منابع انسانی خود را به شکلی اثربخش در فرآیند مدیریت تغییر مشارکت می‌دهند، با از بین بردن حس عدم اطمینان کارکنان به مزایای قابل توجهی دست پیدا می‌کنند. تلاش‌های آنها سطوح بهره‌وری را بالا نگه می‌دارد و به یک رویکرد سیستماتیک و فعال منجر می‌گردد.

ایجاد یک چارت سازمانی تعامل‌محور 

چارت سازمانی روشی ساده برای ایجاد و نمایش ساختار سازمان فراهم می‌کنند، و با استفاده از آن می‌توان روابط کاری و مسئولیت‌های فردی کارکنان را به تصویر کشید. چارت سازمانی ابزاری برای تیم‌های منابع انسانی است تا به‌وسیله آن به مدیران کمک کنند تا درک بهتری از تعداد کارکنان سازمان و ظرفیت کاری آنان داشته باشند. چارت سازمانی همچنین به ما کمک می‌کند تا در طول تغییر/ساختاربندی مجدد، تغییرات مورد نیاز را تعیین کنیم. 

ارزیابی مستمر مسئولیت‌های کارکنان

عدم آگاهی از مسئولیت‌ها در طول تغییرات به اوج خودش می‌رسد، و یک فرآیند مدیریت تغییر اثربخش شک و تردیدهای موجود را تا حد زیادی برطرف سازد. ارزیابی مستمر مسئولیت‌های کارکنان و ایجاد اصلاحات لازم نیازمند همکاری با متخصصین منابع انسانی است. آنها با تک‌تک کارمندان در ارتباط هستند و تغییراتی را که باید ایجاد شود، شناسایی می‌کنند. آنها ممکن است عناوین و نقش‌ها را تغییر دهند، و به دنبال استعدادهای جدید هستند تا نیازهای منحصربه‌فرد بیشتری را برآورده کنند.

توانمندسازی مدیران برای ایجاد تغییرات سیستماتیک 

داده‌های به دست آمده از دو مرحله قبلی به تیم منابع انسانی کمک می‌کند تا ببیند که تغییر مورد نظر چه تأثیری روی کارکنان خواهد داشت. آنها می‌توانند با همکاری دیگر مدیران مجموعه تفاوتی را که قرار است ایجاد شود به شکلی چارچوب‌مند برای کارکنان توضیح دهند. این توضیحات باید شفاف و واضح باشد تا کارکنان نقش‌ها و مسئولیت‌های جدید خود را بهتر متوجه شوند. 

نهادینه‌سازی تغییر در فرهنگ سازمانی 

آخرین مرحله چرخه مدیریت تغییر ایجاد پایگاهی قوی برای تغییر است. تیم‌های منابع انسانی می‌توانند با به‌روز ماندن تغییر ایجاد شده را حفظ کنند. ترویج فرهنگ یادگیری می‌تواند رشد و توسعه را در سطح فردی و سازمانی به همراه داشته باشد. ایجاد یک کانون مرکزی برای مدیریت اسناد و آموزش نرخ نگهداشت کارکنان را نیز بهبود می‌بخشد، زیرا وجود یک ساختار آموزشی مشخص به کارکنان نشان می‌دهد که سازمان در بهبود توسعه و رفاه آنها سرمایه‌گذاری می‌کند. با ایجاد مسیرهای رشد شخصی، مدیران منابع انسانی می‌توانند فرهنگی ایجاد کنند که در آن رشد همه افراد مهم‌ترین جنبه محسوب شود. 

هفت گام برای تدوین یک استراتژی اثربخش مدیریت تغییر 

اثربخشی در مدیریت تغییرات ضروری است، به ویژه زمانی که فرآیندهای کسب‌و‌کار حین رخ دادن تغییر همچنان به عملکرد خود ادامه می‌دهند. از آنجایی که مدیریت تغییر سازمانی همه را درگیر می‌کند، وظیفه تیم‌های منابع انسانی این است که برای تضمین دستیابی موفقیت به سایر بخش‌ها کمک کنند. 

وبسایت Harvard Business Review چالش‌های تغییرات سازمانی را به‌طور کامل شرح داده و دلیل شکست برخی تلاش‌ها برای تغییر را نیز توضیح داده است. نتایج تحقیقات عدم مشارکت را که عمدتاً ناشی از عدم ارتباط و گفتگو است، به عنوان دلیل اصلی نشان می‌دهند. 

تعریف کردن تغییر مورد نظر

اولین گام در ایجاد استراتژی مدیریت تغییر، تعریف شفاف تغییر در حال اجراست. زیرا می‌تواند ساختار، فرآیندها یا فناوری سازمان را تغییر دهد.

شناسایی ذی‌نفعان

 گام بعدی شناسایی تمامی ذی‌نفعان متاثر از تغییر است، که می‌تواند شامل کارکنان، مشتریان، تامینکنندگان و سایر طرف‌های خارجی باشد.

ارزیابی تأثیر تغییر

هنگامی که ذی‌نفعان شناسایی شدند، منابع انسانی باید تأثیر تغییر را بر هر گروه ارزیابی کند. این کار کمک می‌کند تا چالش‎‌های بالقوه و زمینه‌هایی که ممکن است نیاز به رسیدگی داشته باشد شناسایی شوند. 

ارتباط با کارکنان و اطلاع‌رسانی تغییر

منابع انسانی با تدوین یک طرح جامع مشخص می‌کند که چگونه باید تغییر را به اطلاع ذی‌نفعان رساند و بازخوردهای آنان را برای استفاده در فرآیند مدیریت تغییر جمع‌آوری کرد. 

آموزش کارکنان

منابع انسانی باید یک برنامه آموزشی را اجرا کند تا اطمینان یابد که کارکنان مهارت‌ها و دانش لازم برای اجرای موفقیت‌آمیز تغییر را دارند.

پایش و اصلاح استراتژی مدیریت تغییر

با اجرای تغییر، منابع انسانی باید پیشرفت آن را پایش کرده و در صورت لزوم اصلاحاتی در استراتژی مدیریت تغییر ایجاد کند تا از اثربخش بودن آن اطمینان حاصل شود.

جشن گرفتن موفقیت

در نهایت، منابع انسانی باید موفقیت‌ها را جشن بگیرد و از مشارکت کارکنانی را که به اجرای موفقیت‌آمیز تغییر کمک کرده‌اند، قدردانی کند. این کار به ایجاد روحیه و حمایت از اقدامات آینده در زمینه مدیریت تغییر کمک خواهد کرد.

دپارتمان منابع انسانی چگونه می‌تواند فرایند مدیریت تغییر را هدایت کند؟

هر فرآیندی که شامل تغییر است جنبه‌های خاصی دارد که خوشایند نیستند – و در مورد تغییر سازمانی، این کارکنان هستند که بیش از همه تحت تأثیر قرار می گیرند. تغییرات بزرگ ممکن است بین کارکنان یا تیم‌ها اصطکاک ایجاد کند، و این متخصصان منابع انسانی هستند که می‌توانند چنین مسائلی را حل و فصل کنند. تیم‌های منابع انسانی «نیاز به تغییر» را به کارکنان اطلاع می‌دهند و در صورت لزوم به حل اختلافات می‌پردازند. آنها همچنین می‌توانند با استخدام کارکنان جدید و پیشنهاد جابه‌جایی بر اساس نقاط قوت و قابلیت‌های کارکنان، به پر کردن خلاءهای مهارتی کمک کنند. درک آنها از سطح فعلی مهارتی به آنان کمک می‌کند تا زمینه‌هایی را شناسایی نمایند که کارکنان باید برای برآورده ساختن انتظارات جدید در آنها مهارت کسب کنند. 

منبع: upriase.io