شما به عنوان یک مدیر می‌خواهید هرکاری که می‌توانید برای حمایت از تیم خود و کمک به موفقیت آنها انجام دهید. و این یعنی باید از مهارت‌ها و ویژگی‌های لازم برای رهبری اثربخش کارکنان برخوردار بوده و برای به نمایش گذاشتن بهترین عملکرد، الهام‌بخش آنان باشید.

چند نکته‌ی کلیدی برای شروع:

• هیچ فرمول دقیقی برای تبدیل شدن به یک مدیر خوب وجود ندارد، اما برخی ویژگی‌ها می‌توانند کمک‌کننده باشند.
• مدیران خوب ارتباطاتی اثربخش برقرار می‌کنند و شنوندگان خوبی هستند.
• مدیران بد به تیم‌های خود اهمیت نمی‌دهند.
• اعتماد به‌نفس می‌تواند به شما کمک کند تا رهبری اثربخش‌تری داشته باشید.
• اصالت ویژگی مدیران بزرگ است.

ویژگی‌های یک مدیر توانا: 5 ویژگی اساسی

مدیریت افراد کار آسانی نیست، و تنها به این دلیل که عنوان مدیر را به شما داده‌اند نمی‌توانید آن را به‌طور غریزی انجام دهید. در ادامه، به پنج ویژگی ضروری مدیران خوب و چگونگی توسعه آنها برای تبدیل شدن به رهبرانی اثربخش نگاهی خواهیم داشت.

1-مدیران خوب می‌دانند که چگونه باید ارتباط برقرار کنند

یکی از ویژگی‌های مدیر توانا این است که بتواند به‌شکلی اثربخش با تیم خود ارتباط برقرار کند، به‌ویژه درباره‌ی آنچه از کارکنانش انتظار دارد، و آنچه که کارکنان می‌توانند از شغل خود انتظار داشته باشند.

دایان گالو، مشاور رهبری، مربی شغلی و مدیر منابع انسانی با بیش از 30 سال تجربه در کار با مدیران در صنایع مختلف، می‌گوید: «رهبران بزرگ در رابطه با انتظارات خود شفاف عمل می‌کنند.»

وظیفه‌ی شما به عنوان یک مدیر این است که آنچه را که تیم‌تان باید انجام دهد و همینطور چگونگی انجام آن را (بدون مدیریت ذره‌بینی) به‌طور شفاف و واضح به آنها توضیح دهید. به‌عنوان مثال، اگر بر خط تولید یک محصول جدید نظارت می‌کنید، این ارتباط شامل هدایت و راهنمایی اعضای تیم نسبت به مسئولیت‌های مربوط به تولید و عرضه‌ی اولیه‌ی محصول، از جمله مواردی مثل مهلت ارسال، نحوه‌ی ارسال کالا و … است. همچنین باید به آنها نشان دهید که اگر به مشکل یا سوالی برخوردند، باید چه کاری انجام دهند.

اما آنچه که در ارتباطات خود بیان می‌کنید تنهای بخشی از معادله است. نحوه‌ی ارتباط نیز به همان اندازه اهمیت دارد. رهبران خوب محترمانه ارتباط برقرار می‌کنند، بدون اینکه از موضع بالا با اعضای تیم خود صحبت کنند. آنها همچنین لحنی شفاف و محبت‌آمیز دارند تا اعضای تیم‌شان احساس راحتی داشته باشند، و این یعنی از فریاد زدن یا خشونت در کلام اجتناب می‌کنند.

راهکارهایی برای تقویت مهارت‌های ارتباطی

اگر می‌خواهید مدیر بهتری باشید، باید برای برقراری ارتباط اثربخش تمرین کنید. در اینجا به نکاتی اشاره کرده‌ایم که به شما کمک می‌کند تا ارتباط با اعضای تیم و مهارت‌های مدیریتی خود را در این فرآیند بهبود ببخشید.

1. پیش از صحبت، معنای کلام خود را روشن کنید. اگر مطمئن نیستید که قرار است چه بگویید، کارکنان شما نیز منظور شما را نخواهند فهمید. پیش از ارسال ایمیل یا طرح پروژه، مطمئن شوید که دقیقاً می‌دانید باید چه چیزی به آنها بگویید، چگونه می‌خواهید آن را بگویید، و تیم‌تان قرار است با اطلاعاتی که به اشتراک می‌گذارید چه کاری انجام دهند.

2. از تیم خود بازخورد بخواهید. فرض می‌کنیم که می‌دانید قرار است چه بگویید. اما آیا کارکنان شما منظورتان را به همین وضوح متوجه خواهند شد؟ از اعضای تیم‌تان بخواهید تا نسبت به آنچه می‌گویید به شما بازخورد بدهند، و ببینید آیا راهی وجود دارد تا بتوانید صحبت خود را به‌شکلی واضح‌تر بیان کنید (به‌عنوان مثال با خلاصه کردن ایمیل‌های طولانی.)

3. از برقراری ارتباط در هنگام عصبانیت خودداری کنید. مردم اغلب زمانی که عصبانی هستند چیزهایی را می‌گویند یا انجام می‌دهند که در غیر این صورت انجام نمی‌دادند. حتی اگر در برقراری ارتباط با تیم خود مهارت دارید، زمانی که گفت‌وگو به اختلاف نظر می‌کشد، این مهارت‌ها دیگر به کار نمی‌آیند. اگر با موقعیتی ناراحت‌کننده مواجه شدید، صبر کنید تا کمی آرام شوید و بعد با تیم خود صحبت کنید.

مدیران خوب می‌دانند که چگونه باید گوش کنند

گالو می‌گوید: «مدیران خوب از اهمیت گوش دادن به تیم، و تک‌تک اعضای آن، آگاهند.» این یعنی شما باید فرهنگ بازخورد را در تیم خود نهادینه کنید تا افراد بتوانند درباره‌ی آنچه که نتیجه می‌دهد و آنچه که نتیجه نمی‌دهد صحبت کنند و به شما بگویند که به عنوان مدیر چگونه می‌توانید محیطی بهتر و حمایتگر برای آنان ایجاد نمایید.

یکی از کارهایی که می‌توانید انجام دهید برگزاری جلسات یک‌به‌یک با اعضای تیم است تا ببینید که درباره‌ی نقش و وظایف‌شان چه احساسی دارند. همچنین می‌توانید برای دریافت بازخورد آنها از نظرسنجی‌های ناشناس استفاده کنید.

البته شما همیشه نمی‌توانید بر اساس بازخوردی که از تیم خود دریافت می‌کنید عمل کنید. اما حتی اگر نمی‌توانید همه‌ی تغییراتی را که آنها درخواست می‌کنند ایجاد کنید، همین که از آنها بخواهید پیشنهادات خود را ارائه کنند، و برای شنیدن‌شان وقت بگذارید، می‌توانید اعتماد ایجاد کنید و به کارکنان این قدرت را بدهید که هنگام بروز مشکل صحبت کنند.

راهکارهایی برای خوب گوش دادن

اگر می‌خواهید مدیر موفقی باشید، باید به صحبت‌های تیم خود گوش کنید و مطمئن شوید که آنها این احساس را دارند که حرف‌هایشان شنیده می‌شود. در اینجا به چند نکته برای بهبود مهارت شنیداری اشاره کرده‌ایم.

1. فعالانه و متمرکز گوش کنید. یکی از مواردی که باعث می‌شود کارکنان شما مطمئن شوند حرف‌شان شنیده شده است، گوش دادن فعال است که شامل پردازش، تأمل و به خاطر سپردن آن چیزی است که می‌گویند. به عنوان مثال، بعد از اینکه کارمند شما صحبتش را به پایان رساند، می‌توانید آنچه را که او گفته است به زبان خودتان تکرار کنید. مثلاَ بگویید: «پس آن طور که من متوجه شدم گفتی …» این کار به کارمندتان نشان می‌دهد که به او گوش می‌دادید و پیام او را دریافت کرده‌اید. همچنین به شما امکان می‌دهد تا هرگونه سردرگمی را برطرف کنید و مطمئن شوید که اطلاعات را به درستی متوجه شده‌اید.

2. گوش دادن را تمرین کنید. اگر متمرکز گوش دادن برای شما به‌طور طبیعی اتفاق نمیفتد، به تمرین نیاز دارید. به دنبال فرصت‌هایی باشید که بتوانید هم در زندگی کاری و هم زندگی شخصی خود روی این مهارت کار کنید.

3. مدیران خوب با اعتماد‌به‌نفس رهبری می‌کنند

به عنوان یک مدیر، باید نسبت به شخصیت، مهارت‌ها، تخصص، و توانایی خود برای رهبری اثربخش تیم اطمینان داشته باشید.

کریستین ماتزن، بنیانگذار شرکت Oak Street Strategies که در زمینه توسعه و استراتژی رهبری فعالیت دارد، می‌گوید: «داشتن اعتمادبه‌نفس برای مدیران امری حیاتی است. دانستن اینکه چه کسی هستید و به چه آرمان‌ها و ارزش‌هایی باور دارید، پایه و اساس رهبری قوی و توانمندی است که کارکنان می‌توانند به آن اعتماد کنند.»

زمانی که رهبری تیم را همراه با اعتمادبه‌نفس انجام می‌دهید، می‌توانید در تصمیم‌گیری‌های خود ثابت‌قدم بمانید. و زمانی تیم می‌تواند به تصمیمات شما اعتماد کند که بداند این تصمیمات با ثبات همراهند و به این ترتیب می‌توانند بهترین عملکرد خود را به نمایش بگذارند.

مدیران با اعتمادبه‌نفس نیز از سوی تیم خود احساس خطر نمی‌کنند، و بنابراین محیطی را ایجاد می‌کنند که در آن نوآوری و کار تیمی تسهیل می‌گردد. رهبر با اعتمادبه‌نفس این احساس را ندارد که دیگران مدام او ر ا به چالش می‌کشند، بلکه از کمک هم‌تیمی‌هایش استقبال می‌کند و فضایی امن را ایجاد می‌کند. این فضای امن به کارکنان اجازه می‌دهد تا حس استقلال در کار را تجربه کنند و در عین حال به ایجاد فرهنگ صمیمیت و رفاقت در تیم کمک می‌کند.»

راهکارهایی برای تقویت اعتمادبه‌نفس

1. اعتمادبه‌نفس یکی از ویژگی‌های یک مدیر توانا و اثربخش است و مهارتی است که می‌توانید در طول زمان آن را ایجاد کنید. اگر شما هم می‌خواهید سطح اعتمادبه‌نفس خود را بهبود ببخشید، نکات زیر را امتحان کنید.

2. در رابطه با وظایفی که به‌خوبی انجام می‌دهید بازخورد بخواهید. دانستن این که به عنوان یک مدیر در کدام بخش‌ها خوب عمل می‌کنید، می‌تواند به ایجاد اعتمادبه‌نفس کمک کند. اما اگر خودتان نمی‌توانید این نقاط قوت را تشخیص دهید، می‌توانید از مربیان، همکاران، و کارکنان خود بخواهید تا در مورد آن دسته از وظایفی که به‌خوبی انجامشان می‌دهید، به شما بازخورد بدهند. شنیدن چنین بازخوردی می‌تواند همان اعتمادبه‌نفسی را به شما ببخشد که برای تبدیل شدن به یک رهبر بهتر به آن نیاز دارید.

3. برای بهبود مهارت‌های مدیریتی خود تلاش کنید. اعتمادبه‌نفس و شایستگی ارتباط تنگاتنگی با هم دارند. هنگامی که احساس می‌کنید برای انجام کار خود مهارت لازم را دارید، در انجام آن احساس اعتمادبه‌نفس بیشتری خواهید داشت. بنابراین اگر می‌خواهید اعتمادبه‌نفس خود را به عنوان یک مدیر افزایش دهید، زمانی را به توسعه مهارت‌های جدید اختصاص دهید (مثلاً با خواندن کتاب‌های مدیریتی یا شرکت در کارگاه‌های رهبری).

4. وقت خود را صرف کارهایی کنید که اعتمادبه‌نفس شما را افزایش می‌دهد. جایی که بیشترین احساس اعتمادبه‌نفس را تجربه می‌کنید در نظر بگیرید – ممکن است در زمین بسکتبال باشد، یا زمانی که با دوستان خود وقت می‌گذرانید، یا وقتی که در حال ورزش و دویدن هستید. هر فعالیتی که به شما اعتمادبه‌نفس بیشتری می‌دهد را انتخاب کنید و زمان بیشتری را برای انجام آن صرف کنید. انجام کارهایی که باعث می‌شود در زندگی شخصی‌تان احساس اعتمادبه‌نفس کنید، می‌تواند به شما کمک کند تا به عنوان یک مدیر نیز اعتمادبه‌نفس بیشتری داشته باشید.

4. مدیران خوب به تیم‌‌های خود اهمیت می‌دهند و از آنها مراقبت می‌کنند.

شما می‌توانید تمام ویژگی‌های یک مدیر توانا را داشته باشید – مهارت‌های ارتباطی قوی، تکنیک‌های گوش دادن فعال و اعتمادبه‌نفس – اما اگر به اعضای تیم خود اهمیت ندهید، سایر ویژگی‌های رهبری‌ نیز ارزش خود را از دست می‌دهند.

گالو در این رابطه تأکید می‌کند که «یک رهبر بزرگ از صمیم قلب به تیم خود اهمیت می‌دهد.»

یک مولفه‌ی ضروری برای مدیریت اثربخش این است که بدانید تیم شما ارزشمندترین منبع شماست و بر همین اساس با آنها رفتار کنید. ماتزن می‌گوید: «وقتی کارکنان حس می‌کنند که مورد احترام واقع شده‌اند و توانمند هستند، به شکل اثربخش‌تری کار می‌کنند و بهره‌وری آنان نیز افزایش پیدا می‌کند. علاوه بر این، کارکنانی که حس شادی و احترام را در محیط کار خود تجربه می‌کنند، همین حس را به مشتریان و افرادی که روزانه با آنها در تعامل هستند نیز منتقل می‌کنند.»

از سوی دیگر، زمانی که از کارکنان خود برای کاری که انجام می‌دهند قدردانی نمی‌کنید، ممکن است نسبت به کار، تیم و سازمان احساس تعهد کمتری نشان دهند. چنین چیزی می‌تواند به پیوند سازمانی کارکنان آسیب برساند و باعث افزایش نرخ خروج آنان شود.

در نهایت، گالو خاطرنشان می‌کند: «مدیران خوب اعتبار کار را به نام تیم خود تمام می‌کنند، نه خودشان. همچنین، زمانی که کارکنان به کمک آنها نیاز دارند، ازشان حمایت می‌کنند. علاوه‌بر این، مدیران خوب مطمئن می‌شوند که تیم‌شان پاداش‌هایی منصفانه دریافت می‌کند، رهبری سازمان رفتاری محترمانه با آنها دارد، و فرصت‌هایی را که شایسته‌ی آنهاست دریافت می‌کنند.»

راهکارهایی برای مراقبت بهتر از تیم

اگر می‌خواهید مدیر بهتری باشید، باید به تیم خود اهمیت دهید و مطمئن شوید که از آنها مراقبت می‌کنید. در اینجا به چند راه اشاره کرده‌ایم که با استفاده از آنها می‌توانید به کارکنان خود نشان دهید که به آنها اهمیت می‌دهید.

1. وقت بگذارید و کارکنان خود را بشناسید. اگر شخصی را خوب را نشناسید، به‌ندرت می‌توانید به او اهمیت بدهید. بنابراین باید زمانی را صرف شناخت کارکنان خود کنید؛ اینکه چه کسانی هستند، به چه چیزهایی علاقه دارند، دوست دارند چگونه کار کنند، و چه اهدافی برای توسعه شغلی دارند. هرچه تیم خود را بهتر بشناسید، بیشتر به رفاه آنها اهمیت می‌دهید و زمانی که به کمک نیاز دارند، بیشتر هوایشان را خواهید داشت.

2. از دستاوردهای کارکنان قدردانی کنید. مطالعات نشان می‌دهد که قدردانی در محیط کار رضایت شغلی و حفظ و نگهداشت کارکنان را بهبود می‌بخشد. بنابراین اگر می‌خواهید به کارمندان خود نشان دهید که به آنها اهمیت می‌دهید، قدردانی را فراموش نکنید! کارکنان را به خاطر انجام یک کار خوب، به‌صورت خصوصی و عمومی تحسین کنید. از تیم خود برای زحمات‌شان به طور مرتب تشکر کنید. پیروزی‌های آنها را جشن بگیرید. به‌عنوان مدیر، وظیفه شما این است که مطمئن شوید کارکنانتان احساس می‌کنند قدرشان را می‌دانید.

3. مطمئن شوید همانگونه از کارکنان قدردانی‌ می‌شود که شایسته‌اش هستند. قدردانی از سختکوشی کارکنان ضروری است، اما باید مطمئن شوید همان قدردانی و پاداشی را دریافت می‌کنند که استحقاقش را دارند، مثل ترفیع یا افزایش حقوق. اگر فکر می‌کنید یک کارمند شایسته‌ی افزایش حقوق یا ترفیع است، آنچه لازم است انجام دهید تا مطمئن شوید که آن را دریافت می‌کند.

5-مدیران خوب، رهبری اصیل را پیاده‌سازی می‌کنند

گرچه مدیران خوب ویژگی‌های کلیدی مشترکی دارند، اما هیچ رویکرد مشخصی برای مدیریت اثربخش وجود ندارد. اگر می‌خواهید برای کارکنان خود بهترین مدیر باشید، باید به روش خود رهبری کنید. به عبارت دیگر، اگر می‌خواهید مدیر خوبی باشید، باید در رفتار خورد اصالت داشته باشید.

وقتی شخصیتی اصیل دارید، مردم شما را همانطور که واقعاً هستید می‌بینند. گرچه هیچ تضمینی وجود ندارد که همه شخصیت و سبک مدیریتی شما را دوست داشته باشند، اما به احتمال زیاد کارکنانی را جذب می‌کنید که به خاطر شخصیت شما و آنچه که در کار نشان می‌دهید به شما احترام می‌گذارند.

اگر درونگرا هستید و درونگرایی را در سبک رهبری خود وارد می‌کنید (به عنوان مثال، اولویت دادن به تعاملات یک‌به‌یک با کارکنان به جای جلسات تیمی بزرگتر) افرادی را جذب خواهید کرد که با این نوع سبک مدیریتی پیشرفت می‌کنند. علاوه‌بر این، ایجاد یک فرهنگ سازمانی که به اصالت اهمیت می‌دهد، گامی به سوی کسب نتایج بهتر برای سازمان شما خواهد بود.

راهکارهایی برای رهبری اصیل در محیط کار

اصالت می‎‌تواند به شما کمک کند ارتباطات واقعی‌تر و تیم‌های قوی‌تری ایجاد کنید و در این فرآیند مدیر بهتری شوید. اگر می‌خواهید در مدیریت تیم خود اصیل‌ترین شخصیت خود را به نمایش بگذارید، کارهایی وجود دارد که می‌توانید انجام دهید.

1. به تیم خود نشان دهید که چه کسی هستید. اجازه دهید که شخصیت شما در تعامل با کارکنان‌تان مشخص شود: اگر به کتاب علاقه دارید، برخی از کتاب‌های مورد علاقه خود را با کارکنان به اشتراک بگذارید. شخصیت، علایق و چیزهایی را که برایتان مهم است با تیم خود به اشتراک بگذارید.

2. زمانی که اشتباه می‌کنید، به اشتباه خود اعتراف کنید. یک شخص اصیل در زمان اشتباه و خطا نیز صداقت به خرج می‌دهد. اگر اشتباهی از شما سر زد، سعی نکنید که آن را مخفی کنید. در عوض، با پذیرش اشتباه خود و صحبت کردن درباره‌ی آن، الگوی خوبی برای تیم خود خواهید بود. این نوع صداقت باعث ایجاد اعتماد می‌شود و این اعتماد تیمی اثربخش‌تر را شکل می‌دهد.

جمع‌بندی

برای یک مدیر عالی بودن باید ویژگی‌ها و مهارت‌های نرمی را که برای رهبری تیم خود به آن نیاز دارید، توسعه دهید. این ویزگی‌ها می‌تواند توانایی برقراری ارتباط، خوب گوش دادن، یا پشتیبانی از تیم باشد. اکنون که با این ویژگی‌ها آشنا شدید، وقت آن است که شروع کنید. برای اینکه بتوانید در این مسیر سریع‌تر قدم بردارید، از تیم خود بخواهید که به شما بازخورد بدهند.

منبع: lattice.com