افزایش حقوق می‌تواند برای همه خبر خوبی باشد. وقتی واحد منابع انسانی نامه افزایش حقوق را صادر می‌کند، اغلب به این معنی است که کارمند مورد نظر عملکرد خوبی داشته، انتظارات را برآورده کرده یا به اهداف تعیین شده دست یافته است.
نامه‌های افزایش حقوق همچنین به متخصصین منابع انسانی فرصتی می‌دهد تا مسئولیتهای شغلی جدید را تعیین کنند و در صورتی که در آینده تصمیم به افزایش حقوق گرفته شود، مدیران و متخصصین منابع انسانی می‌توانند به آن نامه ارجاع دهند.
نامه‌ی افزایش حقوق چیست؟
نامه افزایش حقوق یک سند رسمی است که کارفرما در اختیار کارمند قرار می‌دهد تا از این طریق افزایش حقوق را به او اعلام کند. این نامه معمولاً توسط بخش منابع انسانی صادر می‌شود و به عنوان یک مدرک رسمی تنظیم حقوق و دستمزد عمل می‌کند.
نامه افزایش حقوق جزئیات مربوط به دستمزد جدید و تاریخ اجرایی شدن آن را به کارمند ارائه می‌کند. همچنین، معمولاً دلیل افزایش حقوق را نیز مشخص می‌کند و می‌تواند قدردانی از عملکرد کارمند و ارزش‌هایی که برای سازمان خلق کرده را نشان دهد.
نامه افزایش حقوق چه زمانی صادر می‌شود؟
هدف از صدور نامه افزایش حقوق ایجاد شفافیت پیرامون جبران خدمات بین کارمند و کارفرماست. همچنین، می‌تواند به عنوان یک ابزار انگیزشی عالی استفاده شود و بر رضایت شغلی کارکنان و وفاداری آنان تأثیر مثبت خواهد گذاشت.
بر اساس نظرسنجی اخیر Glassdoor که محرک‌های کلیدی رضایت شغلی را اندازه می‌گرفت، فرهنگ و ارزش‌های کارکنان با 18.4% در صدر فهرست قرار داشت و پاداش و مزایا با 10.9% در رتبه آخر قرار گرفت.
با این حال، Glassdoor اشاره می‌کند که گرچه ممکن است جبران خدمات پایه و اساس رضایت نباشد، اما هنگام استخدام نیروهای جدید اهمیت زیادی پیدا می‌کند.به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می‌توانید از نامه افزایش حقوق استفاده کنید تا فرد را با فرهنگ و ارزش‌های شرکت آشنا کنید، و به کارکنان احساس ارزشمندی و دیده شدن بدهید.
در چه مواردی می‌توان از نامه افزایش حقوق استفاده کرد؟
بیایید نگاهی بیندازیم به موقعیت‌های مختلفی که می‌توان از نامه‌های افزایش حقوق و دستمزد استفاده کرد و اینکه چگونه می‌توان به عنوان یک متخصص منابع انسانی بیشترین بهره را از آن برد.
- ارزیابی عملکرد سالانه: پیوند دادن افزایش حقوق و دستمزد به نتایج عملکرد، روشی ملموس و قابل اندازه‌گیری برای ارزیابی عملکرد یک کارمند بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) است.
- افزایش حقوق مبتنی بر شایستگی: ممکن است کارفرما به دلیل عملکرد استثنایی، دستاوردها یا مشارکت‌هایی که بالاتر و فراتر از وظایف شغلی عادی است، با یک افزایش حقوق به کارمند خود پاداش دهد. این نوع پاداش لزوماً بر اساس ارزیابی عملکرد نیست.
- ارتقاء شغلی: زمانی که یک کارمند به موقعیت شغلی بالاتری ارتقا پیدا می‌کند، مسئولیتهای جدید او و سطح بالاتری از جبران خدمات مرتبط با نقش جدید در نامه افزایش حقوق قید می‌شود. این روشی قابل اندازه‌گیری برای اطمینان از توافق کارفرما و کارمند درباره‌ی حوزه شغلی جدید و پاداش و مزایای مرتبط با آن است.
- تغییرات شغلی: اگر کارمند به سمت شغلی دیگری در سازمان منتقل شود که حقوق و دستمزد بالاتری دارد، نامه‌ی افزایش حقوق برای رسمی شدن این تغییر صادر می‌شود.
- حفظ رقابت در بازار: ممکن است سازمان‌ها حقوق و دستمزد پیشنهادی خود را با نرخ فعلی بازار همسو کنند تا در میدان رقابت باقی بمانند و استعدادهای خود را حفظ کنند.
- تغییر هزینه‌های معیشتی: کارفرمایان می‌توانند به منظور پوشش هزینه‌ها در شرایط تورم و افزایش هزینه‌های معیشتی، افزایش حقوق را پیشنهاد کنند تا اطمینان یابند که دستمزد کارکنان برای رفع نیازهای آنان کافی است.
- افزایش دستمزد در قرارداد کاری: در برخی موارد، افزایش حقوق در قراردادهای کاری از پیش تعیین شده است و با اعمال این افزایش‌ها نامه افزایش حقوق به افراد ارائه می‌شود.
نقش منابع انسانی در افزایش حقوق چیست؟
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، شما نقش مهمی در روند افزایش حقوق سازمان خود ایفا می‌کنید. بخش منابع انسانی در توسعه، اجرا و نظارت بر استراتژی‌های جبران خدمات که با اهداف و محدودیت‌های بودجه‌ای شرکت همخوانی دارد، نقشی مهم دارد. در سازمان‌های بزرگتر، تعیین گریدهای پرداختی و محدوده‌ی حقوق و دستمزد مطابق با نقش‌های شغلی و اطمینان از پرداخت متناسب با نقل و انتقال سازمانی، از جمله مسئولیتهای تیم منابع انسانی است.
متخصصین منابع انسانی معمولاً ارزیابی عملکرد کارکنان را با همکاری مدیران دپارتمان‌ها انجام می‌دهند. این فرآیند مشارکتی به آنها کمک می‌کند تا تعیین کنند که کدامیک از کارکنان بر اساس معیارهای عملکرد و سایر معیارهای از پیش تعیین شده واجد شرایط افزایش حقوق هستند.
همچنین، شما باید از رقابتی بودن حقوق و دستمزد سازمان خود اطمینان حاصل کنید. برای این کار، باید تحقیقات بازار را انجام دهید، استانداردهای صنعت را مطالعه کنید، روندهای بازار کار را تجزیه و تحلیل کنید، و داده‌هایی را درباره‌ی شیوه‌های پرداخت جمع‌آوری کنید تا تصمیمات مربوط به حقوق و مزایا را بر اساس آنها بگیرید.
پس از تصمیمگیری، تیم منابع انسانی مسئولیت اطلاع‌رسانی افزایش حقوق به کارکنان را برعهده دارد، و اینجاست که نامه‌ی افزایش حقوق وارد ماجرا می‌شود. در این فرایند، باید جزئیات افزایش حقوق، دلایل این افزایش و تاریخ اجرایی شدن را به‌طور شفاف و مختصر برای کارمند شرح دهید.
چک‌لیست: نحوه‌ی نوشتن نامه افزایش حقوق
مرحله 1: تعیین جزئیات نامه
در این مرحله باید مشخص کنید که چه کسی این نامه را دریافت می‌کند، چرا قرار است حقوقش افزایش پیدا کند و این افزایش چقدر است. همه‌ی الزامات و مسئولیتهای شغلی را نیز قید کنید.
پیشنهاد ما:
مواردی را که باید در نامه افزایش حقوق درج شود، مانند تاریخ افزایش حقوق جدید، مسئولیتهای شغلی جدید یا هر اطلاعات دیگری که مختص کارمند است، با مدیر بخش چک کنید.
مرحله 2: ایجاد یک طرح کلی برای نامه
یک ساختار شفاف برای نامه افزایش حقوق ایجاد کنید. نامه را با یک مقدمه شروع کنید، به دنبال آن متن نامه را بیاورید که در آن نکات اصلی توضیح داده شده است، و با یک پاراگراف پایانی به کارمند تبریک بگویید و اطلاعاتی را که لازم است، ارائه کنید.
پیشنهاد ما:
پیش از نوشتن نامه، جزئیات را تک به تک جایی یادداشت کنید تا مطمئن شوید که تمامی نکات مهم را پوشش داده‌اید.
مرحله 3: نوشتن نامه
حالا وقت آن است که نکات کلیدی را مشخص کنید و نامه را بنویسید. به یاد داشته باشید که نکات زیر را رعایت کنید:
- نامه را خطاب به کارمند بنویسید. نام شرکت، آدرس، و تاریخ ارسال نامه را فراموش نکنید.
- یک مقدمه‌ی مختصر در پاراگراف ابتدایی بنویسید تا لحن نامه را تعیین کنید و در آن به نکات اصلی اشاره نمایید.
- در متن نامه، جزئیات مربوط به افزایش حقوق، مثل درصد افزایش، حقوق قبلی و حقوق جدید را مشخص کنید.
- سپس، دلیل افزایش حقوق را توضیح دهید، که می‌تواند عملکرد کارمند، تغییر در موقعیت و مسئولیتهای شغلی، یا پاسخ به تغییرات بازار باشد.
- در نهایت، پاراگراف جمع‌بندی را بنویسید. تاریخ اجرایی شدن افزایش حقوق و اطلاعات تماس شخصی را که می‌توانند در رابطه با مسائل اداری با او در ارتباط باشند در انتها بنویسید.
پیشنهاد ما:
مجدداً بررسی کنید که پیش‌نویس نامه‌ی شما همه‌مواردی را که در نظر داشتید پوشش داده است.
مرحله 4: بازبینی و تصحیح نامه
نامه خود را با دقت بخوانید، آن را اصلاح کنید و در صورت نیاز تغییراتی در آن ایجاد نمایید. همچنین از یکی از اعضای تیم بخواهید که نامه را بخواند، چون می‌توانند دیدگاه جدیدی درباره‌ی جزئیات نوشته شده ارائه دهند و در صورت وجود اشتباه، آن را پیدا کنند.
پیشنهاد ما:
از یک ابزار گرامر آنلاین رایگان برای پیدا کردن اشتباهات املایی یا تایپی استفاده کنید.
نکاتی برای نوشتن نامه افزایش حقوق
- اطمینان یابید که درباره‌ی میزان افزایش حقوق و تاریخ اجرایی شدن آن ابهامی وجود نداشته باشد.
- برای نشان دادن ارزش کارمند از لحن مثبت استفاده کنید.
- به شخص یادآوری کنید که جزئیات افزایش حقوق محرمانه است.
- نامه را از نظر املایی و دستوری بررسی کنید تا اشتباهی در آن وجود نداشته باشد.
- نامه افزایش حقوق را به موقع و ترجیحاً بلافاصله پس از گفتگوی شفاهی پیرامون افزایش حقوق تحویل دهید.
[button size=”medium” style=”success” text=”دانلود یک نمونه نامه افزایش حقوق” link=”http://”]
گام‌های بعدی شما به عنوان یک متخصص منابع انسانی
- یک استراتژی ارتباطی جامع ایجاد کنید تا اطمینان یابید که همه کارکنان از نحوه تصمیمگیری پیرامون حقوق و معیارهای افزایش حقوق آگاه هستند.
- یک برنامه آموزشی درباره‌ی ارتباط اثربخش پیرامون تغییرات حقوق و دستمزد و رسیدگی به سؤالات کارکنان برای مدیران تدوین نمایید.
- برنامه جبران خدمات خود را به‌روز نگه دارید تا مطمئن شوید که با عوامل اقتصادی در حال تغییر، استانداردهای صنعت و اهداف سازمانی مطابقت دارد.
- مکانیسمی برای دریافت بازخورد ایجاد کنید که در آن کارکنان بتوانند نظرات یا نگرانی‌های خود را درباره‌ی پاداش و روند افزایش حقوق بیان کنند.
- یک ابزار شبیه‌سازی افزایش حقوق را معرفی کنید که به مدیران امکانی می‌دهد تا تأثیر بالقوه تغییرات حقوق را بر بودجه بخش خود و امور مالی شرکت ببینند.
سوالات متداول
چگونه نامه افزایش حقوق بنویسیم؟
برای نوشتن نامه برای افزایش حقوق، فرمت ساختاریافته و حرفه‌ای را دنبال کنید. با سربرگ شرکت شروع کنید و تاریخ را در بالای نامه ذکر نمایید. نامه را مستقیماً به کارمند و با ذکر نام، عنوان شغلی و دپارتمان ارسال کنید. با یک مقدمه مناسب شروع کنید و سپس هدف نامه را به وضوح بیان کنید: اطلاع‌رسانی به کارمند از افزایش حقوق. میزان افزایش، حقوق جدید و تاریخ اجرایی شدن افزایش را مشخص کنید. به دلیل افزایش حقوق اشاره کنید، که می‌تواند عملکرد، ارتقاء یا عوامل دیگر باشد. از زحمات کارمند قدردانی کنید و موفقیت مستمر او را تشویق نمایید. با دستورالعمل‌هایی برای هرگونه اقدام لازم، مانند امضا و بازگرداندن تأییدیه، به نامه پایان دهید. نامه را با امضای رسمی، نام، و عنوان به پایان برسانید. برای حفظ شفافیت نامه، اطمینان یابید که لحن شما واضح، مختصر و عاری از ابهام است.
چگونه افزایش حقوق را ثبت کنیم؟
برای ثبت صحیح افزایش حقوق، منابع انسانی ابتدا باید این موضوع را در پرونده پرسنلی کارمند ثبت کند و میزان حقوق جدید، تاریخ لازم‌الاجرا شدن و دلیل افزایش را ذکر کند. در مرحله بعد، اطلاعات حقوق کارمند را در سیستم اطلاعات منابع انسانی به‌روز کنید تا از پردازش دقیق حقوق و دستمزد و همسویی با سوابق داخلی اطمینان حاصل نمایید. همچنین بازنگری تمامی اسناد مرتبط بسیار مهم است. هنگام استفاده از چنین اطلاعات حساسی، از رعایت قوانین حفاظت از داده‌ها اطمینان حاصل کنید. تمام اسناد و مدارک باید کامل، دقیق و به طور ایمن ذخیره شوند تا یک مسیر حسابرسی واضح را حفظ کنند و برای تصمیمات آینده پیرامون پاداش کارکنان مورد استفاده قرار گیرند.
چگونه افزایش حقوق را به کارمند اطلاع دهیم؟
اطلاع‌رسانی به کارمند درباره افزایش حقوق باید با دقت انجام شود تا از شفافیت و تأثیر مثبت آن اطمینان حاصل کنیم. این کار معمولاً شامل یک فرآیند ارتباطی دو مرحله‌ای است: ابتدا، طی یک گفتگوی مستقیم با کارمند، مدیر یا نماینده منابع انسانی می‌تواند به صورت شفاهی موضوع افزایش حقوق را بیان کند، دلیل منطقی برای آن را توضیح دهد و مشارکت کارمند را تأیید کند. این رویکرد شخصی امکان گفتگوی فوری و فرصت پاسخگویی به هرگونه سوال را فراهم می‌کند. پس از جلسه، ابلاغ شفاهی از طریق نامه کتبی افزایش حقوق رسمیت می‌یابد که در آن میزان افزایش حقوق، حقوق جدید، تاریخ لازم‌الاجرا شدن و سایر تغییرات مرتبط در بسته جبران خدمت مشخص می‌شود. نامه به عنوان یک سند رسمی از افزایش حقوق عمل کرده و باید برای قدردانی به کارمند ارائه شود و در پرونده پرسنلی وی نگهداری گردد. برای حفظ محرمانگی، اعلان باید به صورت خصوصی و محترمانه مطرح شود.
منبع: aihr.com
مقالات پربازدید