بدون وجود ارزیابی عملکرد منظم، ممکن است فعالیت‌هایی که کارکنان انجام می‌دهند، با شغلی که بابت آن حقوق دریافت می‌کنند، همسو و هماهنگ نباشد. این موضوع می‌تواند تأثیری منفی روی مدیران داشته باشد؛ از بی‌توجهی به نشانه‌های اولیه عملکرد ضعیف گرفته تا از دست دادن فرصت‌های قدردانی از دستاوردهای کارکنان.
ارزیابی عملکرد همچنین می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر فرهنگ شرکت شما داشته باشد. این ارزیابی‌ها نشان می‌دهند که عملکرد کلی تیم از اهداف سازمان پشتیبانی می‌کند. همچنین، با اطمینان از وجود یک حلقه بازخورد مستمر، موجب تقویت روابط کاری می‌شوند.
هنگام انجام ارزیابی عملکرد – به ویژه برای اولین بار – کار با یک الگوی مشخص به شما کمک می‌کند تا اطمینان یابید که ارزیابی‌های شما کامل است و دوره ارزیابی عملکرد شما به خوبی طی می‌شود. در این راهنما، برخی از موارد حیاتی را که باید در ارزیابی عملکرد پوشش دهیم، مرور می‌کنیم. وقتی این موارد به درستی انجام شود، ارزیابی عملکرد می‌تواند کارکنان را باانگیزه و متعهد نگه دارد و در عین حال دستاوردهای بیشتری را برای تیم به همراه داشته باشد.
1. ارزیابی کنید که وظایف کارکنان تا چه اندازه با شرح شغلی آنها مطابقت دارد
برای شروع، کارهایی را که یک کارمند به صورت روزانه انجام می‌دهد با وظایفی که در شرح شغل آنها ذکر شده است مقایسه کنید. به این ترتیب می‌توانید ببینید که آیا کارمند فعالیت‌های خود را طبق وظایف محول‌شده انجام می‌دهد یا خیر.
اگر چنین نبود، می‌توانید گام‌های بعدی را برای رسیدگی به مشکلات عملکرد او برنامه‌ریزی کنید. اما اگر وظایف شغلی خود را همانطور که انتظار می‌رود انجام می‌دهد، می‌توانید با فرآیند استاندارد خود برای ارزیابی پیش بروید.
این مقایسه همچنین به شناسایی افرادی که فراتر از انتظارات عمل می‌کنند نیز کمک می‌کند. اگر کارمندی مسئولیت‌هایی بیشتر از شرح شغل خود را برعهده گرفته است، می‌تواند به عنوان گزینه‌ای برای ارتقاء شغلی یا افزایش حقوق در نظر گرفته شود. البته، باید توجه داشته باشید که ریسک فرسودگی شغلی نیز درمورد این کارکنان وجود دارد.
2. ارزیابی عملکرد را با نگاهی جامع انجام دهید
هدف ارزیابی عملکرد چیزی بیش از بررسی نحوه‌ی انجام فعالیت‌های روزانه کارکنان است. این ارزیابی‌ها به شما کمک می‌کند تا شایستگی‌‌های کارکنان را بهتر ببینید. در بخش زیر به زمینه‌هایی اشاره کرده‌ایم که می‌توانید در ارزیابی عملکرد خود در نظر بگیرید.
- حضور و غیاب و وقت‌شناسی: آیا کارمند شما در روزها و شیفت‌های تعیین شده در محل کار حاضر می‌شود؟ آیا به زمان شروع و پایان ساعت کار مقید است؟
- کمیت کار: آیا میزان کاری را که برایش تعیین شده انجام می‌دهد؟ آیا بهره‌وری لازم را دارد؟
- کیفیت کار: آیا کارها مطابق با استانداردهای کیفی مورد نظر شما انجام می‌شود؟ آیا خطاهای مکرری را مشاهده می‌کنید؟ آیا فراتر از انتظار شما عمل می‌کند؟
- دستاوردها: آیا کارمند شما استانداردها و معیارهای دیگری را برای موفقیت رعایت می‌کند؟
- حل مسئله: آیا هنگام مواجهه با چالش‌ها به حل مشکلات و یافتن راه حل کمک می‌کند؟
- مدیریت زمان: آیا ضرب‌العجل‌های تعیین‌شده را رعایت می‌کند؟
- مهارت‌های ارتباطی: آیا کارمندتان شما را در جریان وضعیت کار خود قرار می‌دهد و مسائلی را که برایش پیش می‌آید با شما درمیان می‌گذارد؟
- کار تیمی: آیا کارمند شما با سایر اعضای تیم و مشتریان ارتباط خوبی دارد؟
3. شفاف باشید و از معیارهای عینی استفاده کنید
ابهام می‌تواند در ارزیابی عملکرد عدم قطعیت و سردرگمی ایجاد کند. پس تا جایی که می‌توانید از ادبیات شفاف و مثال‌های مشخص استفاده کنید.
به عنوان مثال، به جای عبارات کلی مثل «معمولاً به مشتریان کمک می‌کند» بگویید «به مشتریان کمک می‌کند تا محصول مورد نظر خود را پیدا کنند، و زمانی که محصول موجود نیست، جایگزین آنها را معرفی می‌کند.» اشتباهات و خطاها را نیز در نظر بگیرید، اما آنها را در قالب انتقاد سازنده بیان کنید. به کارکنان کمک کنید تا درک کنند که چگونه می‌توانند عملکرد بهتری داشته باشند، به‌ویژه اگر مهارت خاصی دارند و می‌توانند آن را بهبود ببخشند.
زمانی که اهداف عملکرد را بررسی یا تعیین می‌کنید، از معیارهای عینی و قابل اندازه‌گیری استفاده کنید، مثل ضرب‌العجل‌های تعیین شده، تاخیر و غیبت، یا اهداف فروش. شما باید داده‌های محکمی برای پشتیبانی از ارزیابی عملکرد خود داشته باشید. این داده‌ها هنگام تعیین پاداش و ارتقاء شغلی نیز به شما کمک می‌کنند.
4. از داده‌های مرتبط استفاده کنید
همانطور که در نکته قبل گفتیم، اعداد و ارقام ضروری هستند. بحث‌های کلی درباره اهداف عملکرد به جایی نمی‌رسند، به‌ویژه زمانی که به طور مکرر انجام شوند. اعداد کمک می‌کنند تا با داده‌های عینی و تاریخی از ارزیابی‌های عملکرد خود پشتیبانی کنید.
برای کارکنان بخش فروش، این داده‌ها می‌تواند شامل تراکنش‌ها و معاملات انجام گرفته شود، درحالیکه برای کارکنان بخش خرده‌فروشی، ممکن است چیزی شبیه زمان صرف شده برای خدمت به مشتری یا فروش در هر ساعت کار باشد. صرف‌نظر از صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید، همیشه داده‌هایی برای اثبات عملکرد کارکنان وجود دارد. با این حال، اطمینان پیدا کنید که ارزیابی شما تنها به داده‌ها متکی نیست، بلکه خود شخص را نیز در نظر می‌گیرید.
5. زمینه‌های نیازمند بهبود و زمینه‌های بهبودیافته را شناسایی کنید
زمینه‌هایی را که کارکنان در آنها به بهبود نیاز دارند بررسی کنید و بازخوردی سازنده به آنها ارائه نمایید. همچنین، درباره‌ی بهبود و پیشرفت‌های حاصل‌شده نیز به آنها بازخورد مثبت بدهید.
تنها به گفتن اینکه چه اشکالاتی وجود دارد بسنده نکنید؛ برایشان مثال بیاورید و آن را به یک گفتگو تبدیل کنید. علاوه‌بر پیشنهاد راه‌حل‌های بالقوه‌ای که در نظر دارید، ایده‌ها و بازخورد خودشان را نیز جویا شوید. آنها را به همکاری دعوت کنید و ایده‌های خود را ارائه دهید.
نقاط قوت و ضعف کارمند را در طی ارزیابی مشخص کنید. ممکن است بخواهید به کارمندی بگویید: «دانش شما درباره محصول جدید ما می‌تواند کامل‌تر شود. و من با اخلاق کاری‌ای که از شما سراغ دارم، می‌دانم که می‌توانید به آن مسلط شوید.»
مواردی را که کارمند در آنها رشد داشته مرور کنید. همچنین، درباره‌ی چگونگی تأثیر مثبت این پیشرفت‌ها روی کار تیم یا سازمان گفتگویی داشته باشید.
6. اهداف و برنامه‌هایی واقع‌بینانه و قابل اجرا را تعیین کنید
برنامه‌هایی را ایجاد کنید که شامل اهدافی مشخص و انتظاراتی روشن است. در صورت امکان، از اهداف SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، واقع‌بینانه، و دارای زمان مشخص) استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید برای کارمندی که اغلب تأخیر دارد هدفی تعیین کنید، هدف SMART مناسب او این است که در سه ماه‌ی بعدی، به موقع سرکار حاضر شود.
درباره‌ی انتظارات خود از کارکنان شفاف باشید تا آنها هم بدانند که چه کارهایی را خوب انجام می‌دهند و باید روی چه مواردی تمرکز کنند. در پایان ارزیابی یک برنامه‌ی مکتوب به آنها ارائه کنید. این برنامه می‌تواند شامل فرصت‌های رشد و توسعه در موقعیت شغلی آنها باشد.
7. امکان خودارزیابی و دریافت بازخورد همکاران را در نظر بگیرید
زمانی که خودارزیابی را به عنوان بخشی از فرآیند مدیریت عملکرد در نظر می‌گیرید، بینش‌هایی را به دست می‌آورید که در غیر این صورت از قلم میفتادند. کارکنان ممکن است ایده‌هایی برای پیشرفت خود داشته باشند که به اهداف حرفه‌ای خودشان و اهداف سازمان کمک می‌کند. بنابراین بازخورد آنها می‌تواند باعث افزایش پیوند سازمانی شود.
شما می‌توانید با استفاده از بازخورد 360 درجه فراتر از ارزیابی مدیران بروید. به این ترتیب، کارکنان در تمامی سطوح سازمان می‌توانند به یکدیگر بازخورد دهند. آنها می‌توانند علاوه‌بر ارزیابی یکدیگر، مدیر خود را نیز ارزیابی کنند و بازخورد خود را به او هم ارائه نمایند.
از ابزارهایی استفاده کنید که در ارزیابی مستمر به شما کمک می‌کنند
گرچه ارزیابی‌های رسمی معمولاً به شکل سالانه انجام می‌شوند، اما اطمینان پیدا کنید که به‌طور مستمر با کارکنان خود در ارتباط هستید. نرم‌افزار مدیریت عملکرد سیمرغ می‌تواند به شما کمک کند تا در کنار دنبال کردن اهداف سازمان، بازخوردی مستمر به کارکنان خود ارائه کنید و عملکرد فرد، واحد و سازمان را به‌شکلی همراستا ارزیابی نمایید.
منبع: workforce.com
مقالات پربازدید