جسی به عنوان یک رهبر باسابقه در سازمان خود به داشتن تیمی موفق که پیوسته به اهداف خود می‌رسید، افتخار می‌کرد. اما زمانی که یکی از اعضای اصلی تیم به شکلی غیرمنتظره و در مسیر یک پروژه‌ی پرریسک استعفای خود را اعلام کرد، او متوجه شد که باید به فکر یک برنامه‌ریزی باشد.

در طول جلسه‌ی مربی‌گری، جسی نگرانی‌ خود را درباره اینکه چگونه سایر کارکنان او به چنین جدایی بزرگی واکنش نشان می‌دهند، با ما به اشتراک گذاشت. او می‌خواست افرادش احساس حمایت شدن داشته باشند و روی پروژه‌هایشان متمرکز بمانند. او چگونه می‌توانست به آنها کمک کند تا در این دوره‌ی سخت هر دو کار را انجام دهند؟

اتفاقی که برای جسی افتاد غیرعادی نیست. در حالی که پدیده‌ی استعفای بزرگ رو به پایان است، ترک شغل بخشی طبیعی از یک مسیر شغلی است. ماهانه میلیون‌ها نفر  به دلایلی که خارج از کنترل مدیرشان است، از شغل خود استعفا می‌دهند؛ دلایلی مثل افزایش دستمزد، یک موقعیت شغلی بهتر، نیاز به مرخصی یا رفتن به دنبال علاقه‌ی شخصی. به عنوان فردی که به تازگی رهبری را شروع کرده است، احتمالاً در آینده نزدیک این موضوع را تجربه خواهید کرد و درست مانند جسی، با چالش‌هایی روبه‌رو خواهید شد.

حتی زمانی که از دیدن رشد یک فرد و اینکه فرصت جدیدی را دنبال می‌کند هیجان‌زده هستید، از دست دادن یکی از اعضای اصلی می‌تواند در تیم اختلال ایجاد کند. ممکن است مجبور شوید مسئولیت‌های آن کارمند را به شخص دیگری محول کنید، جریان کاری را در میان باقی اعضای تیم مجدداً ساماندهی نمایید و روحیه‌ای را که برای ایجاد آن سخت تلاش کرده‌اید، دوباره تقویت کنید تا سایر اعضای تیم نیز هوای رفتن نکنند.

در اینجا به پنج مرحله اشاره کرده‌ایم که می‌توانید برای حفظ روحیه تیم و باانگیزه نگه داشتن افراد خود از آنها استفاده کنید.

ابراز آسیب‌پذیری و برقراری ارتباط صادقانه با اعضای تیم برای جلب اعتماد آنها ضروری است. وقتی آسیب‌پذیر هستید، جنبه انسانی خود را به عنوان یک رهبر نشان می‌دهید و به اعضای تیم کمک می‌کنید تا احساس راحتی داشته باشند و خود واقعی‌شان باشند. با این حال، آسیب‌پذیر بودن به این معنا نیست که برای همه چیز پاسخ و راه‌حلی دارید. در عوض، به این معنا است که در صورت نیاز می‌توانید گفتگوهای دشوار را انجام دهید.

به همین دلیل است که وقتی یکی از اعضای تیم شغلش را ترک می‌کند، باید در اسرع وقت به موضوع ترک شغل او بپردازید. در جلسات تیمی و انفرادی، پیرامون چالش‌هایی که انتظار دارید از این پس با آنها روبه‌رو شوید و جنبه‌هایی از پویایی تیم که ممکن است در غیاب آن فرد تغییر کند، صحبت کنید. شما می‌خواهید که کارکنان‌تان احساس اطمینان داشته باشند، و صداقت و شفافیت شما در مراحل بعدی به آنها نشان می‌دهد که آماده هستید تا پس از تغییری که رخ داده، آنها را خردمندانه رهبری کنید.

به یاد داشته باشید که درباره‌ی کارمندی که قصد رفتن دارد مثبت صحبت کنید، به‌ویژه اگر در میان اعضای تیم محبوب بوده است. حتی اگر فرد مشکلاتی در عملکرد خود داشته، قدردانی خود را از دستاوردهای او ابراز کرده و در عین حال تعهد خود را به افرادی که باقی مانده‌اند نشان  دهید. (بدگویی کردن از کارمند سابقتان باعث می‌شود کارکنان شما با خودشان فکر کنند که آیا با آنها هم همین کار را انجام خواهید داد.)

می‌توانید چیزی مثل این را بگویید: «جوئل تصمیم گرفته که از سازمان خارج شود. گرچه همگی دلتنگ حضور او در تیم‌مان خواهیم بود، اما از زحمات او در این دو سال گذشته بسیار قدردانیم و برایش آرزوی موفقیت داریم. همچنین، می‌خواهم همه‌ی شما بدانید که قدردان تلاشی که برای عرضه‌ی محصول جدیدمان انجام دادید هستم. ممکن است مجبور شویم درباره‌ی برخی از نقش‌ها و مسئولیت‌ها تجدید نظر کنیم و من قصد دارم در هفته‌ی آینده با هر یک از شما صحبتی داشته باشم. در اینباره گفتگویی مستمر خواهیم داشت و من برای حمایت از تیم‌مان اینجا هستم.»

در مرحله‌ی بعد، از افراد بخواهید احساس خود را پیرامون تغییرات تیم به اشتراک بگذارند. این کار در هر دو حالت گروهی و انفرادی خوب جواب می‌دهد. در جلسات گروهی، افراد می‌توانند نگرانی‌های مشترک خود را مطرح کنند، اما در جلسات خصوصی، ممکن است احساس راحتی بیشتری داشته باشند تا نگرانی‌ها یا سوالات خود را با شما در میان بگذارند.

برخی از اعضای تیم ممکن است درباره‌ی تغییر حجم کار یا روحیه‌ی تیم نگران باشند. با توجه به شرایط ترک شغلی که اتفاق افتاده، دیگران ممکن است درباره‌ی آینده تیم یا سازمان احساس عدم اطمینان کنند. تا جایی که می‌توانید به هر سوال شفاف پاسخ دهید (بدون افشای جزئیات محرمانه). تیم شما برای امنیت و راهنمایی چشم به شما دارد. صحبت‌های شما و نحوه‌ی هدایت آنها، احساس‌شان را درباره‌ی سازمان شکل می‌دهد.

وقتی اوضاع نامطمئن و چالش‌برانگیز است، افراد به دنبال ثبات می‌گردند. می‌توانید با یادآوری اینکه چه چیزهایی قرار نیست تغییر کند – نقاط قوت جمعی و ارزش‌های مشترکی که دارید- به تیم خود احساس امنیت بیشتری بدهید.

برای مثال، قدرت تیم شما می تواند فرهنگی باشد که با هم ساخته‌اید. یعنی نحوه ارتباط، تعامل و همکاری افراد. ارزش‌های شما همان چیزی است که برای آن تلاش می‌کنید و همچون یک قطب‌نما شما را راهنمایی می‌کند. این ارزش‌ها می‌تواند ارتباط دلسوزانه و شفاف، همه‌پذیری، تعهد به یادگیری و رشد و توسعه برای همه اعضای تیم باشد.

با اشاره به نقاط قوت و ارزش‌ها، به تیم خود اطمینان می‌دهید که با وجود تغییرات، اساس کاری که انجام می‌دهند و هدفی که به کارشان معنا می‌بخشد ثابت می‌ماند. به اعضای تیم خود یادآوری کنید که نقش مهمی در زنده نگه داشتن این ارزش‌ها دارند و چگونه کار آنها به شکلی منحصربه‌فرد به رشد سازمان کمک می‌کند.

می‌توانید بگویید: «یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که مردم از تیم ما می‌شناسند این است که چگونه از یکدیگر و سایر تیم‌ها در سراسر سازمان حمایت می‌کنیم. این یکی از همان چیزهایی است که ما را به آنچه هستیم تبدیل می‌کند. گرچه وظایف روزمره ما ممکن است در غیاب جوئل تغییر کند، اما چیزی که تغییر نخواهد کرد مراقبت واقعی ما از یکدیگر و کاری است که با هم انجام می‌دهیم. اکنون که به پایان سال نزدیک شده‌ایم، به ویژه برای رسیدن به اهداف مشترک خود، که هر یک از شما به تحقق آن کمک می‌کنید، به تلاش خود ادامه می‌دهیم.»

ترک شغل کارکنان اغلب بر نتایج پروژه تأثیر می گذارد. در واقع، ممکن است وسوسه شوید که به سرعت وظایف کارمند در حال خروج را به دلیل ترس از دست ندادن ضرب‌الاجل‌ها، به شخص دیگری محول کنید. اما آسیب این کار ممکن است از سود آن بیشتر باشد. اگر اعضای تیم شما همچنان مسئولیت‌های زیادی را مدیریت می‌کنند یا احساس می‌کنند که شما وظایفی را بدون هدف و بدون ملاحظه به آنها محول می‌کنید، ممکن است بی‌انگیزه شوند. در واقع شما اصلاً نمی‌خواهید که کارکنان‌تان احساس کنند که به دلیل خروج همکار خود ناخواسته جریمه می‌شوند.

در عوض، کمی وقت بگذارید و اولویت‌های کاری تیم خود را مرور کنید. عضو در حال خروج تیم مسئول چه پروژه‌ها یا وظایفی بوده است؟ تعیین کنید که چه بخش‌هایی از کار او با هدف اصلی سازمان مطابقت دارد – و کدامیک نه. ممکن است مواردی وجود داشته باشد که می‌توانید آنها را متوقف کنید یا موقتاً کنار بگذارید تا سایر اعضای تیم خود را از فرسودگی نجات دهید.

هنگامی که یکی از اعضا تیم را ترک می‌کند، پویایی گروه را تغییر می‌دهد و رهبران باید روابط را مجدداً تنظیم و تقویت کنند. تحقیقات نشان می‌دهد تیم‌هایی که در آنها احساس ارتباط و مشارکت جریان دارد، احساس تعلق بیشتری دارند و نرخ ترک شغل کمتری را تجربه می‌کنند. اجازه ندهید شخصی که دست از کار می‌کشد، پیوند و ارتباطی را که تیم شما برای ایجاد آن سخت تلاش کرده است، از بین ببرد.

شما می‌توانید با تمرکز بر ایجاد یک اجتماع، حس ارتباط را در میان تیم خود تقویت کنید. برخی از راه‌های انجام این کار عبارتند از: شناخت نقاط عطف تیم (مثل استفاده از پنج دقیقه اول هر جلسه برای جشن گرفتن پیروزی‌ها و دستاوردهای تیم)، و تشویق به برقراری ارتباط فراتر از پروژه‌های کاری، مانند برنامه‌ریزی دورهمی‌های تیمی (صرف ناهار یا شام در کنار یکدیگر)، ایجاد آیین‌های تیمی (هنگامی که یکی از اعضا قراردادی را با مشتری امضا می‌کند، خبر آن را در قالب یک پیام برای کل تیم ارسال کنید)، و افراد را از طریق یادگیری مشترک یا داوطلب شدن در کارهای گروهی گرد هم آورید

همچنین، سعی کنید با هر یک از اعضای تیم به صورت جداگانه ارتباط برقرار کنید. به عنوان رهبر، حضور شما در میان اعضای تیم می‌تواند به شکلی معنادار به احساسی که درباره کارشان دارند کمک کند. جلسات یک‌به‌یک را به صورت هفتگی برگزار کنید، و طی آن وضعیت افراد را جویا شوید- البته نه فقط پیرامون وظایف‌شان. به عنوان مثال، ممکن است یکی از اعضای تیم‌تان با فردی که شرکت را ترک کرده صمیمی بوده باشد. می‌توانید به او بگویید: «می‌دانم که با جوئل صمیمی بودی. وقتی بهترین همکارت کارش را ترک می‌کند کمی سخت می‌گذرد. با کدام یک از دیگر اعضای تیم احساس نزدیکی می‌کنی؟»

گرچه لزوماً وظیفه‌ی شما نیست که به اعضای تیم خود کمک کنید که دوست جدیدی پیدا کنند، اما باید بدانید که آنها می توانند برای حمایت به چه فردی تکیه کنند. اینکه فرد همچنان احساس تعلق داشته باشد یا نه، روی ادامه کارش تأثیر بسیار زیادی دارد.

بر اساس یکی از مطالعات اخیر، آن دسته از  اعضای تیم که عملکرد بهتری دارند، بیشتر از سایرین تحت تاثیر ترک شغل هم‌تیمی خود قرار می‌گیرند. برای تشویق کارکنان خود به ترک نکردن سازمان، به آنها نشان دهید که روی رشد حرفه‌ای‌شان سرمایه‌گذاری کرده‌اید. در حالت ایده‌آل، سازمان شما باید توسعه‌ی حرفه‌ای را به صورت مستمر ارائه کند، اما در طول این دوران، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

به هر یک از اعضای تیم نشان دهید که به موفقیت آنها اهمیت می‌دهید. شما می‌توانید این کار را با مرور (یا ایجاد) یک برنامه یادگیری و رشد که شامل اهداف حرفه‌ای آنها می شود، انجام دهید؛ اینکه در چند سال آینده خودشان را در چه جایگاهی از سازمان می‌بینند، چه چیزهایی را قرار است بیاموزند و …، و برای رسیدن به این اهداف به آنها کمک کنید. همچنین می‌توانید فرصت‌های توسعه حرفه‌ای بیشتری را نیز متناسب با هر فرد ارائه کنید.

به عنوان مثال، تشویق افراد برای شرکت در یک برنامه مربیگری یا شرکت در کنفرانسی در حوزه مورد علاقه آنها یکی از همین فرصت‌هاست. یا می‌توانید راه‌هایی برای ارتقاء مهارت آنها درون سازمان ارائه کنید. اگر منابع‌تان محدود است، بررسی کنید که کدام یک از اعضای تیم بیشتر از همه تحت تاثیر این ترک شغل و تغییرات ایجاد شده قرار گرفته است، و ابتدا روی همان فرد تمرکز کنید.

وقتی با ترک شغل کارکنان خود روبه‌رو می‌شوید، با تیم خود درباره‌ی چالش‌ها شفاف باشید، حمایت خود را نشان دهید، به نیازهای آنان گوش کنید، به آنها کمک کنید تا ارتباط خود را حفظ کنند و نقاط قوت فردی و تیمی را به آنها یادآوری کنید. مسئولیت شما به عنوان یک رهبر این است که همچون یک الگو به تیم خود نشان دهید که با وجود تجربه‌ی مسائل دشوار، همچنان می‌توان در کنار یکدیگر رو به جلو حرکت کرد.

منبع: HBR.org