شروع یک شغل جدید، به معنی ورود به دنیای ناشناخته‌ها است. همکاران تازه، مهارت‌های نو برای یادگیری و فرایندهای سازمانی ناآشنا، بخشی از چیزهایی است که نیروی کار جدید، با آن‌ها مواجه می‌شود. هرچند در فرایند معارفه کارکنان به یک چک‌لیست برای خط زدن نیاز دارید، ولی این فرایند فراتر از این است. شما باید اقداماتی را مثلاً برای یک ماه در نظیر بگیرید که از فرایند استخدام تا جا انداختن فرد در نقش سازمانی خود را شامل می‌شود. در ادامه با جزئیات بیشتر، 8 اقدام موثر در فرایند معارفه کارکنان را برایتان توضیح می‌دهیم.

 

نکات کلیدی ·        کارکنانی که معارفه خوبی را از سر گذرانده‌اند، بیش از دو برابر دیگر افراد، از مدیران خود رضایت دارند. ·        تسهیل در کارهای اداری، فرایند معارفه کارکنان را بهبود بخشیده و به مدیران و واحد منابع انسانی کمک می‌کند تا تمرکز خود را بر اقدامات مهم‌تر قرار دهند. ·        گفت‌وگوی مستمر بین مدیران و افراد تازه‌وارد، به شفاف‌سازی انتظارات و مسئولیت‌های دو طرف کمک می‌کند. ·        مدیران می‌توانند از ارزیابی 3 ماهه برای یادآوری انتظارات و تبادل بازخورد، بهره بگیرند.

 

اهمیت معارفه کارکنان جدید

90 روز اول کار در یک سازمان، بسیار حیاتی است. به گفته مت اسپیلمن، مربی مدرسه کسب‌وکار هاروارد، سه ماه ابتدایی حضور در سازمان به ما نشان می‌دهد که آیا فرد در شغل خود پتانسیل موفقیت دارد یا خیر. همچنین می‌توان در این مدت زمینه ارتباط فرد با همکاران، تیم‌ها و مدیران را فراهم کرد و حتی درباره حضور یا ترک سازمان توسط فرد، نظر داد.

نشریه Gallup در یکی از مقالات سال 2021 خود این موضوع را مطرح کرد که «افرادی که فرایند معارفه را به خوبی پشت سر گذاشته‌اند، 2.6 برابر بیشتر از سایرین از مدیران خود رضایت دارند. به همین دلیل احتمال بقای آن‌ها در سازمان، افزایش می‌یابد.»

اما معارفه کارکنان چندان آسان نیست و فقط 12% از کارکنان در ایالات متحده باور دارند که سازمان‌شان این فرایند را به شکلی عالی انجام می‌دهد. واحد منابع انسانی می‌تواند با اجرای درست این فرایند و سرسری نگرفتن آن، عملکرد کارکنان و تیم‌ها را در طول مسیر کاری‌شان، ارتقا دهد.

طبق گفته امیلی گودسون، مدیر اجرایی شرکت مشاوره مدیریتیCultureSmart، «معارفه کارکنان وظیفه‌ای از جنس مدیریت پروژه است؛ یعنی به این موضوع می‌پردازد که چگونه از منابع مختلف نظیر تکنولوژی، برای اجرای این پروژه استفاده کنیم».

 

 

با توجه به مطالب بالا، نکات زیر به شما در ایجاد یا بازسازی فرایند معارفه کارکنان، کمک می‌کند:

8 اقدام ضروری در معارفه کارکنان

 1- رویکرد خودکار به جای کاغذبازی و کارهای اداری

آسان کردن کارهای اداری، باعث بهبود فرایند معارفه کارکنان شده و به مدیران و واحد منابع انسانی اجازه می‌دهد تا تمرکز خود را در هفته‌های اول استخدام، روی موضوعات مهم‌تر قرار دهند. اما این فقط وظیفه منابع انسانی نیست؛ بلکه باید بین واحد HR، مدیر امور استخدامی و واحد IT هماهنگی لازم ایجاد شود، تا سخت‌افزار و نرم‌افزار مناسب در اختیار فرایند معارفه قرار گرفته و آشنایی بین فرد تازه وارد با تمامی اعضای تیم، انجام شود.

برای شروع، باید موارد زیر را پوشش دهید:

1- استفاده از ایمیل معارفه شامل منابع مورد نیاز: یک ایمیل خوش‌آمدگویی که اشتیاق شما نسبت به حضور فرد تازه‌وارد در تیم را نشان می‌دهد، آماده کنید. این ایمیل همچنین باید همکاران فرد و نقش آن‌ها در تیم را نیز معرفی کند. در ایمیلی جداگانه، موارد زیر را ذکر کنید:

• حساب کاربری فرد در ایمیل شرکت و دسترسی به برنامه‌های مورد نیاز وی؛
• گام‌های معارفه و نحوه انجام این فرایند؛
• دسترسی به سیستم منابع انسانی شرکت؛
• برگه راهنمایی که به فرد می‌گوید برای هر کار به چه کسی باید مراجعه کند.

2- استفاده به جا از فرم‌های کاغذی: شرکت‌ها براساس سیاست‌شان (یا قوانین کشور) از فرم‌های مختلفی استفاده می‌کنند، انواع فرم‌های مرسوم شامل موارد زیر هستند:

• قرارداد استخدام؛
• توافقنامه عدم افشای اطلاعات؛
• فرم اطلاعات بانکی و …

3- سخت‌افزار و لوازم مورد نیاز: با واحد IT جهت تأمین لپ‌تاپ، گوشی موبایل، کابل‌ها و سایر وسایل مورد نیاز کارکنان تازه‌وارد، هماهنگی لازم را انجام دهید.

 

2- گفت‌وگوهای مستمر برای بیان مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌ها

جا انداختن مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت برای کارکنان جدید، همانند معارفه آن‌ها، یک فرایند مستمر است. این که در یک روز جهت‌گیری ارزشی شرکت را به فرد توضیح دهید و سپس این موضوع را به فراموشی بسپارید، رویکرد مناسبی نیست. این فرایند باید یک گفت‌وگوی دوطرفه مستمر باشد، تا نشان دهد شرکت و اعضای آن به ارزش‌هایشان باور دارند و فرد تازه وارد هم بتواند نظر خود را درباره جایگاهش در مأموریت و ارزش‌های شرکت، مطرح کند.

مدیران ارشد، مدیران اجرایی و همچنین سایر همکاران تازه‌ استخدام شده نیز باید در این گفت‌وگو شرکت داشته باشند تا جایگاه هر یک از اعضا را در پیش‌برد مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت، به نیروی جدید نشان دهند.

درو کرک، نایب رئیس استعدادیابی شرکت فناوری مالی Marqeta، در این باره می‌گوید: «شرکت‌ها می‌توانند مأموریت و چشم‌انداز خود را از طریق سایت یا سایر ابزارهای تبلیغاتی، پیش از استخدام یک نیرو به وی معرفی کنند و در روز استخدام نیز بار دیگر آن‌ها را توسط اعضای ارشد (مثلاً CEO) تکرار کنند تا این مفاهیم به خوبی برای فرد تازه‌وارد جا بیوفتد.»

برای بیان کردن مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت به کارکنان تازه‌وارد، می‌توانید از اقدامات زیر نیز استفاده کنید:

1- خلاصه‌ای از آن بنویسید و در جلسات نیروهای تازه‌واد توزیع کنید.

2- جلسه‌ای با مدیران ارشد اجرایی برگزار کنید و به آن‌ها توضیح دهید بیان 3 مورد بالا چه اهمیتی در پیشبرد استراتژی شرکت دارد.

3- فردی را در واحد استخدام به کار گیرید که با نیروهای تازه‌وارد درباره اهمیت موارد بالا صحبت کند.

 

3- رویکرد پویا در آموزش افراد تازه‌وارد

نیروهای جدید شما مجموعه‌ای از مهارت‌ها، شایستگی‌ها و تجربیات ارزشمند برایتان به ارمغان می‌آورند؛ اما این دانش از پیش موجود، برای پیشرفت آن‌ها در سازمان کافی نیست. در همین راستا، پیشنهاد می‌شود که واحد منابع انسانی در جهت تهیه یک چارچوب و نقشه راه آموزشی برای نیروهای تازه وارد تلاش کند.

برای این کار، ابتدا به هدف نهایی و ایده‌آل خود فکر کنید. فردی که برای موقعیت X استخدام می‌کنید، چه اطلاعات و مهارت‌هایی باید بلد باشد تا بتواند بهترین علمکرد را رقم بزند؟ براساس پاسخی که به این سوأل می‌دهید، پرسش‌های زیر را نیز جواب دهید:

• برای یادگیری با چه کسانی باید ملاقات کند؟
• به کدام قسمت‌های سازمان باید معرفی شود؟
• به چه منابعی باید دسترسی داشته باشد؟
• چه فرایندهایی برای آموزش وی باید به کار گرفته شود؟

با بینشی که از پرسش‌های بالا به دست می‌آورید، به این سوال پاسخ دهید که بهترین روش برای ارائه اطلاعات به وی چیست؟

در این زمینه الیسا دی‌ماریو، مدیر توسعه استعداد شرکت اجاره لباس Rent the Runway، پیشنهادات زیر را ارائه کرده است:

• تجربه عملی: نیروی جدید در کدام بخش شرکت می‌تواند تجربیات خوبی کسب کند؟ بهتر است یک موقعیت فروش تلفنی را شبیه‌سازی کند یا او را به بازدید قسمت‌های مختلف کارخانه ببریم؟
• استفاده از مطالعه موردی: می‌توانید یکی از تیم‌ها تیم را به کمک بیان وظایف آن‌ها و شیوه انجام کارشان، به او معرفی کنید. برای مثال، واحد تولید چگونه اولویت‌های خود را تعیین می‌کند؟ بازخورد مشتریان چه تأثیری بر محصول تولیدی آن‌ها می‌گذارد؟
• حل مسأله به کمک تحقیق: از نیروی جدید خود درباره یکی از مسائلی که شرکت در حال کار روی آن است سوأل کنید و از او بخواهید تحقیق کند که تیم مربوطه چگونه به مسأله رسیدگی می‌کند. برای نمونه: «روش‌های متعددی برای جذب مشتریان جدید وجود دارد. ما در حال حاضر روی کدام روش کار می‌کنیم؟ کدام روش‌ها را کنار گذاشته‌ایم و چرا؟»
• محتوای تصویری: به این فکر کنید که چه تصاویر یا ویدئوهایی به درک عمیق‌تر نیروی جدید شما از قسمت‌های مختلف شرکت کمک می‌کند. مثلاً، اگر مدیر اجرایی نمی‌تواند در جلسه معارفه حاضر شود، می‌توانید از او بخواهید یک ویدئوی خوش‌آمدگویی برای افراد تازه‌وارد ضبط کند.
• تعامل با محصولات: راه‌هایی را پیدا کنید که به کمک آن، نیروی جدید شما از نزدیک محصولات و خدمات شرکت را لمس کند. برای نمونه اگر شرکت تولیدکننده نرم‌افزار هستید، از او بخواهید تا از محصول شما استفاده کرده و نقاط قوت و ضعف آن را به شما بگوید.

از آن‌جا که نقش افراد در سازمان پویا است، آموزش آن‌ها نیز نمی‌تواند یکنواخت باشد. به دنبال راه‌های خلاقانه برای ارائه شرح شغل، اطلاعات تخصصی، دانش و مهارت‌های ضروری باشید، تا آن‌ها را در ذهن نیروی تازه‌وارد خود ماندگار کنید.

 

4- گفت‌وگو و پایش مستمر توسط مدیران

فراهم کردن فضای ارتباط، راهنمایی‌های لازم و بازخوردهای مورد نیاز کارکنان جدید، از وظایف مدیران شرکت است. این اقدامات را که به هماهنگی فرد با محیط کار و شغل خود منجر می‌شود را می‌توان با برگزاری دیدارهای رودرروی هفتگی به انجام رساند.

این گفت‌وگوهای زودهنگام به هم‌راستا کردن فرد با نقش سازمانی خود کمک می‌کند و پایه‌ای قوی برای روابط آینده بین مدیر و کارمند می‌سازد، که خود منجر به ارتقای عملکرد و افزایش تعلق شغلی می‌گردد. به گفته نشریه Gallup، «تجربه کاری با مدیر آغاز و به مدیر ختم می‌شود. اگر بخواهیم دقیق‌تر بگوییم، گفت‌وگوهای یک کارمند با مدیرش، تجربه کاری او را شکل می‌دهد. گفت‌وگوهای کارآمد و منحصر به فرد، احساس تعلق کارکنان را افزایش داده، آن‌ها را نسبت به شغل خود مشتاق‌تر ساخته و عملکرد و سلامت آن‌ها را نیز بهبود می‌بخشد».

مکالمات مستمر بین مدیران و نیروهای جدید همچنین، انتظارات و مسئولیت‌های دو طرف را شفاف‌تر کرده و فضایی برای تبادل بازخورد به وجود می‌آورد. مدیران با ارزیابی مستمر می‌توانند اشتباهات، سوءتفاهم‌ها و ضعف‌ها را در کوتاه‌ترین زمان کشف کنند، و پیگیری این مسائل برایشان آسان می‌شود. همچنین پاسخ سوألاتشان را از فرد می‌گیرند و متوجه می‌شوند که او در مسیر درستی قرار گرفته یا به راهنمایی بیشتر نیاز دارد.

برای این که مطمئن شوید این دیدارها را انجام می‌دهید، آن‌ها را در برنامه خود قرار دهید و در ماه اول استخدام، حداقل 45 دقیقه برای هر ملاقات در نظر بگیرید. از ابزارهایی مانند مانند Google Calendar برای تنظیم و اشتراک‌گذاری ملاقات‌ها استفاده کرده و نکات مهم و قابل پیگیری هر گفت‌وگو را یادداشت کنید.

 

5- تعیین هدف و برنامه توسعه برای تازه‌واردها

شما به عنوان یک حرفه‌ای منابع انسانی، باید برنامه‌های توسعه منحصر به فرد و هدف‌گذاری برای نیروهای تازه‌وارد را در نقشه راه معارفه بگنجانید. همچنین اطمینان حاصل کنید که سایر مدیران، برنامه‌های مد نظر شما را پوشش می‌دهند. اهداف از این جهت برای نیروهای جدید اهمیت دارند که به آن‌ها مسیر و مقصد را نشان می‌دهند (به خصوص زمانی‌که اطلاعات اولیه‌ای از کسب‌وکار، شغل و وظایفشان به دست آورده‌اند).

به گفته متخصصین HR، هدف‌گذاری برای کارکنان جدید امری حیاتی است، زیرا نقشه راه آن‌ها را برای موفقیت شکل می‌دهد، تلاش‌هایشان را با اهداف سازمانی همسو می‌کند، به مدیران اجازه می‌دهد تا پیشرفت‌شان را پیگیری کنند و باعث انگیزش آن‌ها در مسیر دست‌یابی به نتایج دلخواه می‌شود.

هدف‌گذاری همچنین به عنوان یک کانال ارتباطی برای تقویت روابط بین مدیر و کارمند عمل می‌کند. هر چقدر بیشتر برای هدف‌گذاری وقت بگذارید، اعتماد شکل گرفته بین شما و نیروهای تازه‌وارد بیشتر می‌شود و راه‌های تعامل با یکدیگر را بهتر می‌آموزید.

مدیران باید به کمک کارکنان جدید، اهداف 30، 60 و 90 روزه تنظیم کنند. این اهداف می‌تواند به سادگیِ یادگیری سیستم فروش شرکت، یا به پیچیدگی تعیین یک استراتژی جدید برای فروش باشند. اما بهترین اهداف آن‌هایی هستند که به فرد کمک می‌کند تا دانش و مهارت لازم برای شغل خود را بیاموزد و مدیر نیز بتواند با ارزیابی آن‌ها متوجه بشود که نیروی جدید تا چه میزان با نقش سازمانی خود، خو گرفته است.

 

6- ارزیابی مستمر فرایند معارفه

ارزیابی فرایند معارفه به کارشناسان منابع انسانی این امکان را می‌دهد که هم از تجربه کاری نیروهای جدید در روزهای ابتدایی بازخورد دریافت کنند و هم فرهنگ تبادل بازخورد در سازمان را، تقویت نمایند. به طور دقیق‌تر، ارزیابی فرایند معارفه:

1- منابع انسانی را قادر می‌سازد تا کارآیی برنامه‌های معارفه خود را بسنجد. از آنجا که شرکت‌ها پول و منابع زیادی را صرف برنامه‌های معارفه می‌کنند، ارزیابی فرایند معارفه به واحد HR کمک می‌کند تا کارآیی آن را بررسی کند.

2- به شما امکان مقایسه خود با دیگر سازمان‌ها را می‌دهد. کارکنان جدید، تجربیات خاص خود را از شرکت‌های قبلی و شیوه معارفه آن‌ها برای شما به ارمغان می‌آورند. به این ترتیب شما می‌توانید با ارزیابی برنامه معارفه خود و مقایسه آن با دیگر شرکت‌ها، جایگاهتان را محک بزنید.

3- به کارکنان جدید این احساس را می‌دهد که صدایشان شنیده شده و شرکت برای نظراتشان ارزش قائل است. اگر نیروهای تازه‌وارد از ابتدا احساس کنند که می‌توانند نظراتشان را صادقانه بیان کنند، در ادامه نیز همین رویکرد را خواهند داشت و با صراحت به شما بازخورند می‌دهند.

چه زمانی و چگونه باید ارزیابی فرایند معارفه را انجام دهید؟

زمان‌بندی در این کار بسیار مهم است، زیرا هرچه زمان دریافت اطلاعات به تجربه کسب شده توسط فرد نزدیک‌تر باشد، اعتبار آن بیشتر می‌شود. با گذشت زمان، ذهن تجربه را دست خوش تغییر خواهد کرد.

پیشنهاد ما این است که ارزیابی فرایند معارفه را در دوره‌های 30، 60 و 90 روزه انجام دهید تا از قسمت‌های مختلف فرایند، بازخورد دریافت کنید.

 

چه چیزهایی در ارزیابی فرایند معارفه بپرسیم؟

از یک سیستم رتبه‌بندی نظیر مقیاس لیکرت استفاده کنید تا کارکنان جدید درباره تجربیاتشان در زمینه برنامه‌های معارفه، حمایت‌های دریافتی و راهنمایی‌های مدیران، برای شما توضیح دهند. برای مثال:

بازخورد 30 روزه

• واحد منابع انسانی از ابتدای استخدام، برای پاسخگویی به پرسش‌های من در دسترس بودند.
• از ابتدا، فرایند معارفه را به طور کامل برای من شرح دادند.

بازخورد 60 روزه

• به ابزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز برای شغلم، دسترسی داشتم.
• مدیر من و اعضای HR، برای پاسخ به سوألات و نگرانی‌های من حاضر بودند.

بازخورد 90 روزه

• به درک مطلوبی از مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت رسیده‌ام.
• نقش من در سازمان، همان چیزی بود که انتظار داشتم.

 

7- ارزیابی‌های 90 روزه

برخی سازمان‌ها برای بررسی این که فرد تازه‌وارد گزینه خوبی در بلندمدت محسوب می‌شود، ارزیابی‌های 90 روزه‌ای را تحت عنوان «ارزیابی کارآموزی» انجام می‌دهند. اما این تنها کاربرد ارزیابی نیست و چنین گفت‌وگوهایی همچنین منبعی غنی از بازخورد به شمار می‌روند. این بازخوردها تصور فرد را از تیم و شغل خود نشان می‌دهد و به کمک آن می‌توان منابع لازم را برای موفقیت وی فراهم کرد.

مدیران می‌توانند در ارزیابی‌های 90 روزه انتظارات خود را تکرار کنند و در صورت همسو نبودن نیروی تازه‌وارد با ارزش‌ها، انتظارات و روند کار، رویکرد او را اصلاح نمایند. بسیاری از مدیران عادات بد و انتظارات کارکنان خود را به موقع کشف نمی‌کنند و به همین خاطر، حسرت فرصتی را می‌خورند که در روزهای اول استخدام از دست داده‌اند.

با پرسیدن سوألاتی که 3 دسته مخاطب را شامل می‌شوند، ارزیابی 360 درجه را شبیه‌سازی کنید. این سه دسته شامل نیروی جدید، مدیر وی و همکارانش می‌شوند. مثال زیر نمونه‌ای از این پرسش‌ها است:

پرسش از نیروی جدید: امکانات لازم را برای موفقیت در اختیار داری؟ آیا آموزش و بازخوردهای لازم را دریافت می‌کنی؟

پرسش از مدیر: پروژه‌ها و اهدافی که نیروی جدید باید روی آن‌ها تمرکز کند (1 تا 3 مورد)، چه مواردی هستند؟

پرسش از همکاران: طبق تجربه‌ای که با این فرد داشتی، چه کارهایی را به خوبی انجام می‌داد؟

 

8- استراتژی‌های معتبر برای تیم‌سازی

اعضای واحد منابع انسانی باید به اهمیت تیم‌سازی باور داشته باشند، تا برنامه‌های مفیدی برای حمایت از آن تنظیم کنند. افرادی که مسئول جهت‌دهی به نیروهای جدید هستند، باید باور داشته باشند که احساس تعلق به تیم، برای عملکرد عالی ضرورت دارد. اگر چنین باشد، از صمیم قلب برای تنظیم چنین برنامه‌هایی تلاش می‌کنند. در غیر این صورت، چنین کاری برای آن‌ها به یک وظیفه روزمره تبدیل می‌شود و برای آن اشتیاقی نشان نمی‌دهند.

یکی از بهترین راه‌های معرفی فرهنگ شرکت به کارکنان جدید و ایجاد احساس تعلق در آن‌ها، به کار گرفتن فردی تحت عنوان «همیار» است که نیروهای جدید را با شرکت آشنا می‌کند. با معرفی فرد به همیارهایی از سایر واحدها، به او کمک می‌کنید تا با کل شرکت آشنا شود. به خصوص در محیط‌های کاری ترکیبی (شامل دفتر، دورکاری، سیار و …) که ملاقات با همکاران می‌تواند دشوار باشد، همراه کردن افراد تازه‌وارد و همیاران در سراسر سازمان، می‌تواند از ابتدا روابط کاری را به خوبی شکل دهد.

واحد منابع انسانی می‌تواند از فعالیت‌های دیگری نیز برای استارت زدن روابط و ایجاد اعتماد در تیم‌ها بهره گیرد. حتماً یک ملاقات برای خوش‌آمدگویی به فرد تازه‌وارد ترتیب دهید و شرایطی را فراهم کنید تا بتواند خودش را به سایر اعضای تیم معرفی کند.

 

جمع‌بندی

معارفه کارکنان جدید فراتر از ایجاد یک احساس خوب اولیه در آن‌ها است. اگر این فرایند را به خوبی انجام دهید، پایه‌های محکمی برای موفقیت و رضایت فرد در طول دوران تصدی خود ایجاد کرده‌اید. این یک بازی برد-برد است. اما نمی‌توانید به کارآیی برنامه‌های معارفه خود پی ببرید، مگر اینکه آن‌ها را مورد ارزیابی قرار دهید.

 

منبع: lattice.com