یافتن نکات مثبت برای مطرح کردن در ارزیابی عملکرد، یکی از جنبه‌های حیاتی فرآیند مدیریت عملکرد است. اشاره به نکات مثبت این امکان را به مدیران می‌دهد تا بر روی نقاط قوت و ضعف کارمند خود تمرکز کنند، نقاط قوت را تقویت کرده و در عین حال به رفع نقاط ضعف بپردازند.
این راهنمای ارزیابی عملکرد به شما کمک می‌کند تا فرآیند ارزیابی عملکردی را طراحی کنید که اعتماد کارکنان را افزایش می‌دهد و به بهبود بهره‌وری آنان کمک می‌کند. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت عملکرد، ارزیابی‌های عملکرد می‌توانند به گونه‌ای انجام شوند که نتایج قابل توجهی را ارائه کنند.
چرا باید در ارزیابی عملکرد مراقب آنچه باشیم؟
ارزیابی‌های عملکرد چه ماهانه انجام شوند و چه سالانه، لحظاتی حیاتی برای کارکنان و مدیران محسوب می‌شوند. این ارزیابی‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا نگاهی دقیق‌تر به نحوه توسعه کارکنان در نقش خود و مسیر حرفه‌ای آنها داشته باشند.
ارزیابی‌های عملکرد همچنین به کارکنان این امکان را می‌دهند که مسائلی را که ممکن است در طول روز کاری نادیده گرفته شده باشند، به مدیر خود یادآوری کنند.
ارزیابی‌ها مسیر ارتباطی دوطرفه و شفاف را باز می‌کنند که می‌تواند مسائل مربوط به عملکرد را که روی کیفیت کار افراد تأثیر می‌گذارد حل کند و به این ترتیب اقدامات اصلاحی ضروری انجام شود.
بنابراین، کارکنان باید پیش از ارزیابی عملکرد خود را آماده کنند تا اطمینان یابند که تمامی جوانب عملکرد خود را در نظر گرفته‌اند. ارزیابی عملکرد می‌تواند حتی زمانی که کارمند کار خود را بی‌نقص انجام داده نیز استرس‌زا باشد، و عدم آماده‌سازی می‌تواند منجر به تشدید این اضطراب شود.
علاوه بر اطمینان از آماده‌سازی جامع، کارکنان می‌توانند با رویکردهای کاهش اضطراب و استرس پیرامون ارزیابی‌های عملکرد خود، به این صورت عمل کنند:
- تعیین اهداف جدید. یکی از مولفه‌های کلیدی ارزیابی عملکرد، تعیین اهداف جدید است، بنابراین کارکنانی که همراه با پیشنهادات خود در جلسه حاضر می‌شوند نشان می‌دهند که اهمیت فرایند را درک می‌کنند و آن را جدی گرفته‌اند.
- استقبال از بازخورد برای توسعه و رشد. برای دریافت بازخورد باید ذهنیت مناسبی داشت، با این حال، ممکن است فردی انتقاد را منفی در نظر بگیرد، درحالیکه دیگری آن را به عنوان فرصتی برای بهبود بپذیرد. اتخاذ طرز فکر بازخورد به عنوان فرصتی برای رشد، هر گونه اضطراب را هنگام ارائه آن از بین می‌برد.
- اتخاذ استراتژی‌های اعتمادسازی. اضطراب را می‌توان با اتخاذ تدابیر مختلف اعتمادساز که به کارمند کمک می‌کند دیدگاه مثبت خود را حفظ کند، کاهش داد. این استراتژی می‌تواند شامل نوشتن لیستی از دستاوردهای مثبت آنها باشد تا ارزیابی عملکرد با اطمینان بیشتری انجام شود.
چه مواردی باید در ارزیابی عملکرد کارکنان گنجانده شود؟
هنگام انجام یک ارزیابی عملکرد، تعدادی از عناصر اساسی وجود دارد که همه‌ی ارزیابی‌ها باید شامل آنها شوند. هدف از وجود این عناصر اطمینان از برآورده شدن نتایج ارزیابی است تا مدیر و کارمند بتوانند با درکی شفاف از انتظارات موجود، جلسه‌ی ارزیابی را ترک کنند.
مبانی ارزیابی عملکرد
موارد اصلی و اساسی ارزیابی عملکرد که باید در تمامی ارزیابی‌های عملکرد لحاظ شوند، از جمله معیارها، شاخص‌ها، هزینه‌های ارزیابی عملکرد و … .
تعیین اهداف دقیق و قابل دستیابی
مدیران از روش‌های مختلفی برای تعیین اهداف کارکنان خود استفاده می‌کنند. برخی اهداف کارکنان را تشویق می‌کنند که مهارت‌های خود را افزایش دهند و حداکثر پتانسیل خود را شکوفا کنند. برخی دیگر، مانند اهداف اسمارت (SMART) برای هدف‌های کوتاه‌مدت طراحی شده‌اند.
در ارزیابی‌های عملکرد، اغلب از هدفگذاری اسمارت (مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، واقع‌بینانه، و محدود به زمان) استفاده می‌کنیم.
احساس مالکیت کارکنان نسبت به اهداف‌شان
هنگامی که کارکنان در فرآیند تعیین اهداف شرکت می‌کنند، احساس مالکیت احتمال موفقیت آنها را افزایش می‌دهد.
دربرداشتن عنصر رشد شخصی و حرفه‌ای
اگر کارمندی استعداد ویژه‌ای را در یک مهارت خاص نشان می‌دهد، سعی کنید اهدافی را تعیین کنید که به او اجازه می‌دهد این مهارت را گسترش دهد.
تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت
برای عملکرد بهینه، می‌توان اهداف اسمارت را به اهداف بلندپروازانه گره زد. به این ترتیب، پیشرفت‌های کوچک در مسیر اهداف بزرگتر خواهند بود.
ارتباط دو طرفه
ارزیابی عملکرد را نباید فرصتی برای سخنرانی درباره‌ی شکست‌های کارکنان تلقی کرد. در عوض، مدیران باید ارزیابی را فرصتی برای آگاهی یافتن از چالش‌ها و موانعی که کارکنان با آنها روبرو هستند در نظر بگیرند. بنابراین، برای اینکه ارزیابی عملکرد به اهداف خود دست پیدا کند، ارتباط باید دوطرفه باشد.
این امر مستلزم درک برخی از مهارت‌های اساسی مدیریت افراد است که همه‌ی مدیران باید به آنها مسلط باشند. آنها باید بتوانند ارزیابی عملکرد خود را به طور شفاف و مختصر بیان کنند، و در عین حال به طور همزمان به پاسخ‌های کارکنان گوش دهند. به همین ترتیب، کارکنان باید بازخوردهای دریافت شده را در نظر بگیرند تا بتوانند پاسخی درست و مناسب را ارائه کنند.
انتقاد مثبت و صادقانه
ارزیابی عملکرد زمانی بهترین نتیجه را ارائه می‌کند که با ذهنیتی مثبت با آن برخورد کنیم. انتقادات مطرح شده از سوی مدیران باید با ارائه‌ی راه حل همراه باشند تا کارکنان بتوانند نکاتی را که برای بهبود عملکرد خود نیاز دارند، از جلسه دریافت نمایند.
این به آن معنا نیست که کم و کاستی‌ها را در نظر نگیریم. بلکه مدیران باید انتقادات را به شکلی صادقانه و شفاف بیان کنند تا چشم‌اندازی مثبت از آینده را ترسیم نمایند.
نرم‌افزار مدیریت عملکرد چگونه می‌تواند به ما کمک کند؟
متخصصین منابع انسانی مدت‌هاست که از رویکرد سنتی (ابزارهای دستی، کاغذی و بایگانی) فاصله گرفته‌اند. ظهور نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد قدرتمند با ابزارهای مدیریت منابع انسانی که در فرآیندهای آنها ادغام شده است، این روند را تسریع کرده است. شما چطور؟ آیا با نرم‌افزار مدیریت عملکرد سیمرغ آشنایی دارید؟
امروزه، رهبران کسب‌وکار رویکردی کاملا دیجیتالی را برای مدیریت اتخاذ کرده‌اند. این ابزارهای مدیریت عملکرد می‌توانند فرآیندها را به تدریج خودکار کنند و در عین حال به مدیران و متخصصان منابع انسانی که مسئولیت انجام ارزیابی‌های عملکرد را برعهده دارند این امکان را می‌دهند تا این کار را با کمترین زحمت و در کمترین زمان انجام دهند.
بیایید در ادامه به برخی از جنبه‌های ارزیابی عملکرد که استفاده از نرم‌افزار به پیاده‌سازی بهتر آن کمک کرده است، نگاهی بیندازیم.
رو در رو انجام شدن ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد در صورت امکان باید رو در رو انجام شود. از نرم‌افزار مدیریت عملکرد می‌توان برای برنامه‌ریزی این جلسات و ارسال یادآورها استفاده کرد تا طرفین بتوانند به طور کامل آماده باشند.
نرم‌افزار مدیریت عملکرد همچنین این امکان را به ما می‌دهد تا ارزیابی عملکرد به صورت دیجیتالی انجام شود. به عنوان مثال، زمانی که کارکنان به شکل ریموت و از راه دور کار می‌کنند. ادغام برنامه‌هایی مانند Microsoft Teamsدر نرم‌افزار مدیریت عملکرد اجازه می‌دهد تا ارزیابی‌ها را با استفاده از ابزار کنفرانس ویدیویی انجام دهید.
کمک به گفتن حقایق
ضرب‌المثل «صداقت بهترین سیاست است» شاید قدیمی به نظر برسد، اما گفتن حقیقت بستر اساسی ارزیابی عملکرد است. داده‌های مربوط به عملکرد و بینش ارائه شده از سوی نرم‌افزار می‌تواند در این زمینه به ما کمک کند.
در صورت امکان، همه‌ی بازخوردها باید همراه با داده‌هایی ارائه شوند که صحت آنها را نشان می‌دهد تا کارکنان اطمینان یابند که مدیران‌شان این بازخوردها را بر اساس نظرات ذهنی خود نداده‌اند.
نرم‌افزار مدیریت عملکرد و تجزیه و تحلیل داده‌ها، بینش‌ها و روندهای قدرتمندی را ارائه می‌دهد تا مدیران بتوانند به کارکنان نشان دهند که چگونه عملکرد آنها در طول زمان تغییر کرده است.
ارائه‌ی مستمر بازخورد غیر رسمی
یک ارزیابی عملکرد خوب باید به عنوان یک چک‌پوینت در فرآیند مستمر بازخورددهی در نظر گرفته شود. ارزیابی عملکرد به هیچ وجه جایگزین گفتگوهای منظمی که برای همسو مگه داشتن کارکنان به اهداف اصلی شرکت ضروری هستند، نیست.
یکی دیگر از مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت عملکرد به عنوان بخشی از فرآیند ارزیابی، استفاده از داده‌های بازخورد آنی است. این امکان به مدیران اجازه می‌دهد تا مشکلات بالقوه عملکرد را به‌موقع و زمانی که بروز می‌کنند شناسایی نمایند، و تا ارزیابی رسمی منتظر رسیدگی به آنها نمانند.
استفاده از مثال‌های ملموس و مرتبط
بازخوردهای مبهم و کلی برای اطلاح مشکلات عملکرد کاربرد چندانی ندارند. مدیران باید سعی کنند که برای تمامی بازخوردهای خود، از مثال‌های مرتبط و ملموس استفاده کنند تا کارکنان به‌روشنی بدانند که باید در کدام بخش‌ها پیشرفت کنند.
به جای اینکه به آنها بگویید عملکردشان ضعیف است، مثال‌هایی ارائه کنید و بهشان نشان دهید که عملکرد آنها باید چگونه باشد. اگر کارمندی دائماً تأخیر دارد یا مکرراً غیبت می‌کند، از داده‌های مدیریت منابع انسانی نرم‌افزار مدیریت عملکرد استفاده کنید تا الگوی غیبت یا دیر رسیدن او را نشان دهید.
سیستم‌های مدیریت عملکرد طیف گسترده‌ای از اطلاعات را، از پیشرفت به سمت اهداف و نتایج کلیدی گرفته تا بازخورد 360 درجه و پاداش و قدردانی، جمع‌آوری می‌کنند. هنگام انجام ارزیابی عملکرد، اطمینان یابید که به تمامی این موضوعات اشاره شده است.
انتخاب کلمات مناسب
رهبران بزرگ کسانی هستند که می‌توانند سبک کلامی خود را متناسب با کارمند خود تطبیق دهند. در حالی که برخی از کارکنان ممکن است از بازخورد صریح و مستقیم استقبال کنند، برخی دیگر ممکن است در چنین شرایطی مضطرب و عصبی شوند، بنابراین باید در انتخاب کلمات دقت بیشتری به خرج داد.
هنگام انجام ارزیابی عملکرد، مدیران باید کلمات خود را با دقت انتخاب کنند. درباره‌ی هر موضوعی که بحث می‌کنید، تا جایی که ممکن است با عبارات عینی صحبت کنید.
پایان دادن ارزیابی با یک نکته مثبت
آخرین نکاتی که مدیر در پایان ارزیابی به آن اشاره می‌کند، همان مواردی است که کارمند بیش از همه به خاطر خواهد سپرد. بنابراین، پایان دادن جلسه با ذکر یک نکته مثبت بهترین راه برای انگیزه دادن به کارکنان است. اشاره به نقاط قوت و دستاوردهای افراد در صحبت‌های پایانی روشی موثر است تا به کارکنان کمک کنیم که جلسه را با ذهنیتی مثبت ترک کنند.
عبارات کمک‌کننده برای استفاده در خودارزیابی
هنگام انجام خود ارزیابی، عبارات مفیدی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. این موارد به نشان دادن مهارت در ابعاد مختلف، از وقت‌شناسی تا کیفیت کار ارائه شده، کمک می‌کند.
استفاده از عبارات زیر را هنگام خودارزیابی در نظر بگیرید:
1. من همیشه به موقع سرکار حاضر می‌شوم.
2. همواره نگرشی مثبت دارم و سعی می‌کنم با همکارانم مشارکتی سازنده داشته باشم.
3. وقتی با فشار شدید مواجه می‌شوم خونسردی و آرامش خود را حفظ می‌کنم و با یافتن راه‌حل‌های مناسب با مشکلات رو در رو می‌شوم.
4. همیشه سعی می‌کنم با ذهنیتی خلاقانه پروژه‌هایم را به انجام برسانم تا بتوانم چیز تازه‌ای به تیم اضافه کنم.
5. بازخورد مشتریان من همواره مثبت و همراه با سطح بالایی از رضایت است.
6. می‌دانم که باید در چه زمینه‌هایی بهبود پیدا کنم. این زمینه‌ها باعث پیشرفت هرچه بیشتر من در کار می‌شوند.
7. به زمان و منابع دیگران احترام می‌گذارم و سعی می‌کنم جلسات را بر اساس برنامه‌ی آنها ترتیب دهم.
8. همیشه هدفم این است که به شکلی شفاف و مشخص با دیگران ارتباط برقرار کنم و به پاسخ‌های آنها گوش دهم تا بتوانم در جهت منافع آنها عمل کنم.
موارد مثبتی که می‌توانید در ارزیابی به آنها اشاره کنید
تا اینجا به ضرورت داشتن ذهینت مثبت در انجام ارزیابی عملکرد پرداختیم. اکنون بیایید برخی از نکات مثبتی را که مدیران می‌توانند برای کمک به بهبود اعتماد به نفس و ایجاد انگیزه در کارکنان خود به آنها اشاره کنند، مرور کنیم.
1. مهارت‌های ارتباطی شما عالی است و ایده‌ها و پیشنهادات خود را به شکلی شفاف و محترمانه بیان می‌کنید.
2. همکاران‌تان از علاقه‌ی شما برای گوش دادن به مشکلات‌شان و ارائه‌ی بازخورد سازنده قدردانی می‌کنند.
3. شما فرد خلاقی هستید و تفکر خارج از چارچوب یکی از نقاط قوت تیم شماست.
4. شما یک بازیکن قوی در تیم خود هستید که در فرآیندهای مشارکتی عالی عمل می‌کند.
5. شما روابط معنادار و اثربخشی با اطرافیان خود برقرار می‌کنید.
6. شما نسبت به یادگیری موارد جدید تمایل نشان می‌دهید و این موضوع به شما کمک می‌کند که نقش خود را با مهارت بیشتری انجام دهید.
7. شما یک استراتژیست موثر هستید که قادر است راه‌حل‌های متعددی را برای مشکلات مطرح کند.
8. شما برنامه‌های عملی و انعطاف‌پذیری را تدوین می‌کنید و با درکی روشن از انتظاراتی که وجود دارد، آنها را به انجام می‌رسانید.
جمع‌بندی
ارزیابی عملکرد این امکان را به مدیران می‌دهد که به علت اصلی مشکلات عملکرد که کارکنان با آنها دست و پنجه نرم می‌کنند، دست یابند. همچنین، به آنها فرصتی می‌دهد تا بازخوردهای کارکنان را دریافت کنند و چالش‌هایی را که کارکنان در محیط کار با آنها روبه‌رو هستند، بهتر درک کنند.
با پیروی از مواردی که در این مقاله به آنها اشاره کردیم، مدیران و کارکنان می‌توانند ارزیابی عملکرد را به تجربه‌ای مثبت تبدیل کنند که بهبود روحیه و افزایش بهره‌وری در آن اتفاق میفتد.
منبع: staffcircle.com
مقالات پربازدید