مدیریت عملکرد هرگز تا این حد اهمیت نداشته است. رهبران منابع انسانی در تلاشند تا بتوانند آن را به بهترین شکل پیاده کنند، و به همین دلیل، اهمیت استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد بیش از پیش پررنگ شده است.
با این وجود، 69% مدیران داده‌های عملکرد کارکنان را در شیت‌های آنلاین یا حتی اسناد کاغذی ثبت می‌کنند. این فرآیند نه چندان مفید هم وقت‌گیر است و هم اینکه دقت پایینی دارد.
ناگفته نماند که مصرف بیش از حد کاغذ بر محیط زیست نیز تأثیر منفی می‌گذارد.
اما راه بهتری هم وجود دارد. اجرای فرآیند مدیریت عملکرد غیر دستی و بدون کاغذ باید یکی از اهداف شما در سال 2024 باشد.
آیا برای کشف مدیریت عملکرد بدون کاغذ آماده هستید؟
چه مقدار کاغذ در مدیریت عملکرد استفاده می‌شود؟
مقدار کاغذ مورد استفاده در مدیریت عملکرد حیرت‌انگیز است.
ما محاسبات زیر را انجام دادیم:
فرآیند مدیریت عملکرد هر کارمند در هر سال به بیش از 1000 برگ کاغذ نیاز دارد.
یک درخت متوسط در مجموع حدود 10000 برگ کاغذ دارد. بنابراین به ازای هر 10 کارمندی که در سازمان شما هستند، از منابع کاغذی یک درخت استفاده می‌کنید.
آیا 500 کارمند دارید؟ این یعنی 50 درخت در هر سال فقط برای مدیریت عملکرد.
ما راه بهتری را به شما پیشنهاد میکنیم.
مدیریت عملکرد بدون کاغذ به چه معناست؟
فرآیند مدیریت عملکرد در هر کسب‌وکاری سهم بزرگی در استفاده از کاغذ دارد.
در فرآیندهای سنتی و مبتنی بر کاغذ، کارکنان و مدیران هر ساله زمان زیادی را صرف پر کردن فرم‌ها، ارزیابی اهداف و چاپ گزارش می‌کنند.
پس از آن، مدیران منابع انسانی ساعات زیادی را به جمع‌آوری داده و تجزیه و تحلیل نتایج اختصاص می‌دهد.
در نهایت، ذخیره مقادیر زیادی از اسناد به عهده تیم منابع انسانی است.
اما پلتفرم دیجیتال سیمرغ، فرآیند مدیریت عملکرد را خودکار می‌سازد. نرم افزار مدیریت عملکرد ما به شما این امکان را می‌دهد که مدیریت عملکرد را با بهترین فرآیندهای خودکار، و با کمک ابزارهای تعامل و توسعه هدایت کنید.
چرا باید در سال 2024 بدون کاغذ پیش برویم؟
ما معتقدیم که مدیریت عملکرد بدون کاغذ رویکردی کلیدی برای سال 2024 است. این فرآیند هم برای کارکنان و مدیران مفید است، و هم برای تیم‌های منابع انسانی و رهبران سازمان. علاوه‌بر این، برای محیط زیست نیز بهتر است!
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد
نرم افزار مدیریت عملکرد مزایای بسیار زیادی برای سازمان‌ها دارد، که دو مورد از مهم‌ترین آنها عبارتند از:
دقت بالا
یک پلتفرم مدیریت عملکرد دیجیتال و متمرکز، تمامی داده‌های شما را برای به دست آوردن یک نمای کلی و جامع جمع‌آوری می‌کند. می‌توانید با ارائه بازخورد آنی درباره عملکرد و دسترسی به گزارش‌ها و داشبوردهای قابل تنظیم، نیروی کار خود را بسیار بهتر از گذشته درک کنید.
بهبود عملکرد
مدیریت عملکرد بدون کاغذ به شما این امکان را می‌دهد که از هر کارمند و نیازهای فردی آنها بهتر حمایت کنید. همچنین، با استفاده از این فرآیندهای دیجیتال، همه می‌توانند در هر زمان و هر مکانی کار کنند.
نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ چه امکاناتی را در اختیار شما قرار می‌دهد؟
- ابزارهای هوشمند برای افزایش تعامل و رشد تیم
- بازخورد آنی برای تحلیل عملکرد نیروی کار
- پشتیبانی تیم متخصص
- تنظیمات متفاوت در هر دوره ارزیابی
- داشبورد شخصی، مدیریتی و ادمین
- ارتباط یکپارچه با ماژول کارانه، حقوق دستمزد، آموزش و مدیریت استعداد
- اتصال ارزیابی فردی به ارزیابی واحدی و سازمانی
- فرم ساز و امکان طراحی و تغییرات همه فرم ها
- امکان اتصال به شرح شغل، مدل شایستگی و KPI واحدها
- امکان تعریف اهداف رفتاری، شایستگی و نتایج کاری مبتنی بر اهداف واحد
- امکان تعریف معیارها و ابزارهایی برای تشویق یا همراهی مدیران در فرآیند مدیریت عملکرد
- ارائه خروجی های Excel و Pdf از جداول و نتایج متعدد
- تحلیل روند در نتایج، فرآیند ها بهبود حاصله نسبت به دوره های گذشته
- درخواست بازخورد
- و بسیاری مزایای دیگر
ارزیابی عملکرد مستمر و سالانه
تعداد ورق کاغد به ازای هر کارمند در سال: 138
اگر با فرآیند مدیریت عملکرد آشنا باشید، می‌دانید ارزیابی سالانه دیگر کافی نیست.
کارکنان برای درک بهتر عملکرد خود، بهبود و رشد به بازخورد منظم نیاز دارند. فقط تیم‌هایی که بازخورد مستمر و ساختاریافته دریافت می‌کنند می‌توانند موفق شوند.
اما ارزیابی مستمر اغلب منجر به استفاده از کاغذ بیشتر می‌شود. به عنوان مثال، اگر ارزیابی‌های فصلی برگزار می‌کنید، در انتهای کار با انبوهی از کاغذها مواجه خواهید شد.
استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد به شما این امکان را می‌دهد که تمامی این کاغذها را از چرخه حذف کنید.
پلتفرم مدیریت عملکرد سیمرغ داشبوردها، گزارش‌ها و امکان ثبت بازخورد را در تمامی مراحل مدیریت عملکرد برای شما امکان‌پذیر می‌سازد.
فعالیت‌های یادگیری و توسعه
تعداد ورق کاغد به ازای هر کارمند در سال: 112
حمایت از توسعه کارکنان یک روند کلیدی مدیریت عملکرد در سال 2024 است.
اما فرآیندهای سنتی رشد و توسعه نیازمند کاغذبازی‌های زیادی هستند. برنامه‌های آموزشی و یادگیری هر کدام به اسناد چاپی نیاز دارند. اسنادی که تکمیل، کپی، توزیع و سپس بایگانی می‌شوند.
با این حال، مسیر توسعه دو کارمند یکسان نیست. پس چرا هنوز از برنامه‌های رشد استاندارد استفاده میکنیم؟ این برنامه‌ها در سال 2024 دیگر پاسخگو نیستند. راه حل کار، مدیریت عملکرد بدون کاغذ است.
ابزارهای رشد و توسعه غیرکاغذی باعث رشد واقعی کارکنان می‌شوند، زیرا به شما امکان می‌دهند که برای هر کارمند برنامه‌های توسعه فردی ایجاد کنید.
بنابراین ، از پاسخ‌های استاندارد و الگوبندی شده و تعیین اهداف یکسان برای تمامی کارکنان فاصله خواهید گرفت. برنامه‌هایی شفاف و دستیافتنی برای رشد کارکنان خواهید داشت که باعث می‌شود آنها بخواهند در شرکت بمانند و روی رشد خود تمرکز کنند.
بر اساس آمار Staffcircle، دلبستگی سازمانی کارکنان پس از استفاده از نرم افزار مدیریت عملکرد، تا 74% افزایش پیدا کرده است. میزان حفظ و نگهداشت کارکنان نیز افزایش قابل توجهی را شاهد بوده.
استفاده از مدیریت عملکرد بدون کاغذ می‌تواند به شما کمک کند تا نرخ خروج کارکنان را به یک سوم برسانید.
رفاه و ارتباطات کارکنان
تعداد ورق کاغد به ازای هر کارمند در سال: 308
تعامل کارکنان بخش کلیدی یک استراتژی مدیریت عملکرد موثر است. اما ارتباط منظم به حجم بالایی از کاغذ نیاز دارد.
برای چاپ خبرنامه‌های ماهانه، در سال بیش از 100 قطعه کاغذ برای هر کارمند مصرف می‌شود. خبرنامه‌های کاغذی سنتی را می‌توان یک ابزار ارتباطی فراگیر در نظر گرفت، اما اغلب یا روی میزها رها می‌شوند یا به چرخه بازیافت برمی‌گردند.
ریسک عدم تکمیل یا خطای ناشی از وارد کردن اطلاعات به صورت دستی، می‌تواند در نتایج تجزیه و تحلیل شما اختلال ایجاد کند. گاهی اوقات این اشتباهات موجب دوباره‌کاری و صرف زمان بسیار زیادی می‌شود.
پس راه حل چیست؟
تعامل خودکار و دیجیتالی کارکنان در فرآیند مدیریت عملکرد تنیده شده است. نرم افزار مدیریت عملکرد، با فراهم کردن داشبوردهایی برای ثبت پاسخ‌ها و امتیازات، این امکان را به شما می‌دهد که حس و حال کارکنان خود را در یک نگاه درک کنید.
امور اداری منابع انسانی
تعداد ورق کاغد به ازای هر کارمند در سال: 52
میزان کارهای اداری تیم‌های منابع انسانی بالاست، و اکثر آن مبتنی بر کاغذ است.
در واقع، 69 درصد از رهبران منابع انسانی داده‌های کارکنان را به صورت دستی وارد می‌کنند. استفاده از کاغذ برای انجام امور اداری، زمان زیادی را از افراد می‌گیرد.
شما می‌توانید حجم این کارها را با استفاده از نرم افزار سیمرغ کاهش دهید. با به کارگیری این سیستم خودکار، علاوه‌بر صرفه‌جویی در زمان، کارها را با بالاترین دقت انجام خواهید داد و می‌توانید از زمان ذخیره شده خود برای تمرکز روی استراتژی کسب‌وکار استفاده کنید.
گزارش عملکرد کارکنان
تعداد ورق کاغد به ازای هر کارمند در سال: 432
بر کسی پوشیده نیست که گزارش‌دهی مبتنی بر کاغذ در فرآیند مدیریت عملکرد خسته‌کننده و زمان‌بر است.
چنین فرآیندی متمرکز نیست و در معرض سوگیری و بی‌دقتی قرار دارد. تنها 48% از رهبران منابع انسانی به صحت داده‌های عملکرد اطمینان دارند.
از طرفی، برای انتقال این گزارش‌ها به رهبری ارشد، هیئت مدیره یا سرمایه‌گذاران، به هزاران ورق کاغذ در سال نیاز است. همچنین، بسته‌های ماهانه هیئت مدیره، جداول برنامه‌ریزی، و …. همگی باید به صورت کاغذی تهیه شوند که روزها طول می‌کشد.
گزارش عملکرد دقیق با فرآیندهای بدون کاغذ
رهبرانی که از نرم افزار مدیریت عملکرد استفاده می‌کنند، به صحت داده‌ها اطمینان دارند. 93% از آنها موافق هستند که داده‌ها قابل اعتمادند، زیرا به شکل آنی و در زمان واقعی جمع‌آوری شده‌اند.
داشبوردها و گزارش‌های متمرکز به شما امکان می‌دهند عملکرد را در یک نگاه مقایسه و تجزیه و تحلیل کنید. این داده‌ها به طور خودکار و بر اساس اقدامات روزانه کارکنان جمع‌آوری می‌شوند.
سال 2024 زمان کنار گذاشتن ابزار دستی است
مدیریت عملکرد دستی در سال 2024 دیگر پاسخگوی نیازهای کسب‌وکار شما نیست. نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ با استفاده از فرآیندهای خودکار و دیجیتال، و بهره‌وری از ابزار توسعه و تعامل، در سه سطح سازمان، واحد و فرد عملکرد سازمان‌تان را همسو و یکپارچه می‌کند. جهت درخواست دمو و ارتباط با همکاران ما، اینجا کلیک کنید.
منبع: staffcircle.com
مقالات پربازدید