اول از همه بگذارید تعریف کنیم که چه نوع بازخوردی یک بازخورد تند به حساب می‌آید. در اینجا به چند نمونه اشاره کرده‌ایم:

• «گزارش تو یک آشغال تمام‌عیار است. یک مشت اعداد و کلمات که کنار هم جمع شده‌اند. هیچ‌کدام‌شان ربطی به ارائه ما ندارد!»
• «تیم، پیشرفت کند تو پروژه را دائماً به تاخیر انداخته است. حالا همه قرار است به‌خاطر آن جریمه شوند. واقعاً از تو ناامید شدم. همه ما را سرافکنده کردی.»
• «چه‌جور آدمی جزئیات به این بزرگی را نمی‌بیند؟ ما دست‌کم 1000 محصول با طراحی معیوب داریم که همه‌شان قرار است وارد لیست مرجوعی‌ها شوند.»

همه موارد بالا نمونه هایی از بازخوردهای تند هستند. و این یعنی گرچه ماهیت آنها منفی است، اما دغدغه‌‌های کاری مهمی را مطرح کرده‌اند.
در مقابل، موارد زیر بازخورد به حساب نمی‌آیند:

• «تو واقعاً بی‌عرضه‌ای و امیدوارم بروی زیر کامیون!»
• «این یک کار مردانه است. تو برای انجام آن مناسب نیستی.»

هر وقت که انتقاد به یک تسویه حساب شخصی تبدیل شود، جنسیت یا نژاد را هدف قرار دهد یا به قصد تخریب کسی گفته شود، دیگر نمی‌تواند به عنوان بازخورد به حساب بیاید.

دلیل اینکه توضیح دادیم چه چیزی یک بازخورد منفی محسوب می‌شود و چه چیزی نه، این است که اغلب تمایل داریم انتقاد شخصی خودمان را در قالب بازخورد به طرف مقابل ارائه کنیم. گاهی هم ممکن است شخص دریافت‌کننده بازخورد، آن را مثل یک حمله شخصی ببیند، در حالی که چنین هدفی پشت آن نبوده است.

اکثر مردم به دو روش به بازخورد واکنش نشان می‌دهند. یا با آن موافق هستند یا نیستند. در رابطه با بازخورد هیچ موضع خنثایی وجود ندارد. البته، میزان پذیرش یا مخالفت شما با بازخورد می‌تواند متفاوت باشد.

 اگر با بازخورد تندی که به شما داده شده است موافق هستید، این کارهایی است که باید انجام دهید:

احساسات را از واقعیت جدا کنید

بازخورد تند باعث تضعیف روحیه می شود. طور دیگری نمی‌توان در موردش فکر کرد. در بهترین حالت، یک سخنرانی انگیزشی با انتخاب کلمات بد است، و در بدترین حالت، اتهامی اهانت‌آمیز به شما و ویژگی‌های ناجورتان. اما هرطور هم که بخواهید به آن نگاه کنید، بازخورد تند احساسات مختلفی را در ما برمی‌انگیزد که اکثرشان منفی هستند. برخورد هیجانی برای آب‌وتاب دادن به این بازخورد و تبدیل کردن آن به چیزی که واقعاً نیست، کار خیلی راحتی است.

بنابراین، مدتی پس از اینکه در موردش فکر کردید، گریه کردید، یا عصبانی شدید، همه چیزهایی را که شنیدهاید مرور و تحلیل کنید. دقیقا چه چیزی به شما گفته شده؟ به کدام یک از جنبه‌های کار شما اشاره شده است؟ چه مبنایی می‌تواند پشت این بازخورد باشد؟ هنگامی که احساسات را از واقعیت‌ها جدا کردید، پذیرش بازخورد برای شما آسان‌تر می‌شود و می‌توانید تصمیم بگیرید که می‌خواهید در مورد آن چه کاری انجام دهید.

سراغ بررسی و تحلیل بروید

هنگامی که بازخورد را پذیرفتید و قبول کردید که از شنیدن آن به‌هم ریخته‌اید، نوبت این می‌رسد که کار خود را بررسی و تحلیل کنید. ببینید کجا اشتباه کرده‌اید. همه ما دوست داریم فکر کنیم که کارمان را به خوبی انجام می‌دهیم و خب تا حدی هم درست است. اما حقیقت این است که اغلب زیادی به خودمان لطف داریم. هنگام بررسی و تحلیل کارها ممکن است با مواردی برخورد کنید که فکر می‌کردید آنها را به خوبی انجام داده‌اید، اما در واقع، استانداردهایی را که مدیرتان در نظر گرفته بود، رعایت نکرده‌اید.

به این ترتیب، بازخورد منفی‌ای را که شنیده‌اید بهتر درک خواهید کرد. وقتی صحبت از بازخورد تند و منفی است، داشتن ذهن باز اهمیت خیلی زیادی دارد. تنها در این صورت است که می‌توانید رو به جلو حرکت کنید. اگر تصمیم بگیرید که در مورد آن منفعل باشید و کاری انجام ندهید، نسبت به کاستی‌های خودتان غافل خواهید ماند.

یک برنامه بچینید

زمانی متوجه شدید کجای کارتان اشتباه بوده است، وقت آن می‌رسد که برنامه‌ای برای بهبود اوضاع ایجاد کنید. با فرض بر اینکه هنوز هم در سِمت قبلی خود به فعالیت ادامه می‌دهید، چگونه می‌خواهید بازخوردی را که دریافت کرده‌اید اعمال کنید؟ علاوه‌بر این، چه کاری انجام می‌دهید تا ثابت کنید که برای پیشرفت مصمم هستید؟ آیا قرار است از منابع بیشتری استفاده کنید؟ داشتن یک برنامه به شما کمک می کند که در مسیر درست بمانید. می‌توانید این برنامه را همراه با مدیرتان طراحی کنید. بهتر است که او را در جریان کار خود بگذارید. به احتمال زیاد مدیرتان هم امیدوار بوده‌ است که دوباره به بازی برگردید و ممکن است پیشنهاداتی داشته باشد که خودتان به آنها فکر نکرده‌اید.

پیشرفت برنامه را به‌طور منظم ارزیابی کنید

هنگامی که برنامه را تدوین کردید، باید به آن پایبند بمانید. برنامه بهبود باید به عنوان راهنمای اصلی شما عمل کند. اگر می‌توانید یک برنامه کاری جداگانه نیز برای خودتان ایجاد کنید، زیرا به شما کمک می‌کند تا پیشرفت کنید و هر زمان که احساس می‌کنید تحت فشار هستید، مسیر درست را بهتان نشان می‌دهد. همینطور که برنامه را دنبال می‌کنید، با مدیرتان نیز در تماس باشید. آنها باید بدانند که اوضاع چگونه پیش می‌رود و آیا بازخورد آنها تفاوتی ایجاد کرده است یا خیر.

اغلب فرض می‌شود که تنها کارکنان ضعیف بازخورد منفی دریافت می‌کنند. همانطور که می‌دانیم، چنین چیزی درست نیست. هرکسی ممکن است بازخورد منفی دریافت کند، حتی کارکنانی که عملکرد خوبی دارند. هیچکس همیشه در اوج نمی‌ماند. عوامل زیادی هستند که بر ما و توانایی‌هایمان تأثیر می‌گذارند. و این را هم یادتان باشد که بیشتر اوقات بازخوردهای منفی و تند ناشی از نگرانی یا خستگی هستند.

اگر با بازخورد تندی که به شما داده شده است موافق نیستید، این کارهایی است که باید انجام دهید:

واقعیت را از احساسات جدا کنید

دلیل تکرار این نکته این است که اینجا هم مصداق دارد. وقتی بحث بازخورد پیش می‌آید، جدا کردن واقعیت از احساسات یک کار ضروری است. اگر همه ما بتوانیم این کار را به خوبی یک ربات انجام دهیم عالی خواهد بود، اما متأسفانه این طور نیست. با این حال، اگر می‌خواهید به بازخوردهایی که تصور می‌کنید به شکلی ناعادلانه دریافت کرده‌اید واکنش نشان دهید، ابتدا باید خوب فکر کنید. به نظرتان دلیل ارائه چنین بازخوردی چه بوده است؟ آیا ممکن است مدیرتان دچار سوءتعبیر شده باشد؟ یا جایی ندانسته اشتباهی کرده باشید؟ یا رفتاری داشته‌اید که باعث سوء برداشت مدیرتان شده است؟
شاید فرض کنیم که کارهای ما برای همه شفاف و روشن است، اما اغلب نظری که همکاران‌تان نسبت به شما دارند، بر اساس آنچه می‌بینند شکل می‌گیرد، نه آنچه که می‌دانند.

آیا می‌توانید در مقابل بازخوردی که دریافت کرده‌اید، واکنش نشان دهید؟

پاسخ دادن به بازخورد مثبت خیلی آسان است و یک تشکر ساده کفایت می‌کند. اما پاسخ دادن به بازخورد منفی یک بازی کاملاً متفاوت است. اگر فکر می‌کنید که بازخورد منفی را به اشتباه دریافت کرده‌اید، و آن را می‌شنوید و خوب تحلیلش می‌کنید، طبیعتاً می‌خواهید در مقابل پاسخی دهید یا دست‌کم فرصتی برای دفاع از خود داشته باشید.

اما متاسفانه ممکن است همه چیز آنطور که می‌خواهیم پیش نرود. باید این را در نظر داشته باشید که وقتی در برابر بازخوردهای منفی از خودتان دفاع می‌کنید، اکثر مدیران فکر می‌کنند که دارید از پذیرفتن مسئولیت کارهایتان شانه خالی می‌کنید. اینجاست که لحن گفتار شما بیشترین اهمیت را پیدا می‌کند. لحن شما به هیچ وجه نباید جنگ‌طلبانه باشد، چون چیزی تغییر نخواهد کرد. واکنش نشان دادن همراه با عصبانیت (هرچقدر هم حق داشته باشید عصبانی شوید) تنها باعث می‌شود که نظر منفی شخص بازخورددهنده بیشتر به حقیقت نزدیک شود.

نکته مهم دیگری که باید در نظر بگیرید این است که شخص بازخورددهنده چقدر از واکنش شما استقبال می‌کند. اگر رابطه خوبی با مدیرتان دارید، می‌توانید به بازخوردهای منفی او واکنش نشان دهید. اما اگر در حال حاضر رابطه پرتنشی بین‌تان وجود دارد، احتمالش زیاد است که پاسخ شما به بازخورد وضعیت را بدتر کند.
قبل از اینکه بخواهید واکنشی نشان دهید، خوب فکر کنید و فوری دست به کار نشوید. چند روزی به خودتان زمان بدهید.

عذرخواهی کنید و به کارتان ادامه دهید

احتمالش وجود دارد که مرحله اول را انجام داده باشید، اما شاید نتوانسته‌اید مرحله بعدی یعنی واکنش به بازخورد منفی را به انجام برسانید. ممکن است مدیر بدی داشته باشید، و شاید هم احساس کرده‌اید که اگر از خودتان دفاع کنید بیشتر به خودتان آسیب خواهید زد. اگر در چنین موقعیتی هستید، بهترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که بابت بازخوردی که دریافت کرده‌اید عذرخواهی کنید و به کارتان ادامه دهید. شاید به نظرتان کمی سخت باشد. خب، راستش را هم بخواهید کسی دوست ندارد برای اشتباهی که مرتکب نشده عذرخواهی کند، اما این کار تا حد زیادی به شما کمک می‌کند.

چه بخواهیم و چه نخواهیم، بازخورد جزئی جدایی‌ناپذیر از محیط کار است. همیشه کارهایی وجود دارد که می‌توان بهتر انجام‌شان داد، و اشکالاتی هم وجود دارد که هرگز نمی‌توان رفع‌شان کرد. پس اجازه ندهید بازخوردهای منفی فکر شما را زیادی مشغول کند. سعی کنید آنها را فرصتی برای یادگیری ببینید.

منبع: engagedly.com