مدیران می‌توانند در افزایش یا کاهش توانایی عملکرد کارکنان، دلبستگی شغلی آنان و موفقیت‌شان در محل کار تأثیر زیادی داشته باشند. در واقع، بر اساس گزارش گالوپ از هر دو کارمند، یک نفر به خاطر مدیر بد خود شغلش را ترک می‌کند.

این موضوع بار سنگینی را روی دوش مدیران می‌گذارد. اما با آموزش و منابع مناسب، مدیران می‌توانند به شکلی اثربخش به کارکنان جدید کمک کنند تا با سازمان سازگار شوند، تجربه کسب کنند و به عضوی تبدیل شوند که عملکرد بالایی دارد و طولانی‌مدت در سازمان خواهد ماند. مدیران بزرگ حتی می‌توانند بخش مهمی از ارزش پیشنهادی کارکنان شما باشند.

یکی از اصول مهم مدیریت اثربخش افراد ایجاد اعتماد و گفتگوی شفاف با کارکنان است. این موضوع باعث ایجاد روابط مثبت در محل کار می‌شود که نه تنها برای بهره‌وری و مشارکت، بلکه برای رضایت کارکنان نیز کلیدی است.

پرسیدن سوالات درست و مناسب از اعضای جدید می‌تواند به مدیران کمک کند تا این گفت‌وگوی شفاف را از روز اول برقرار کنند.

8 سوال کلیدی که باید از کارکنان جدید خود بپرسید

اگر فرآیند استخدام شما هنوز خالی از سوالات مناسب است، تیم منابع انسانی می‌تواند به شما کمک کند. مدیران می‌توانند از هشت سوال زیر یا به صورت مستقیم استفاده کنند، یا آنها را بر اساس سبک خود تغییر دهند. این هشت سؤال می‌تواند به ایجاد ساختاری برای مکالمات غیررسمی در چند هفته اول کمک کند.

1. در نظر دارید در 30 روز آینده به چه اهداف یا دستاوردهای شخصی در نقش خود برسید؟

تجربه‌ی آنبوردینگ مثبت برای حفظ دلبستگی شغلی کارکنان در طولانی‌مدت ضروری است، و ماه اول حضور آنها زمانی بسیار اثرگذار در حفظ و نگهداشت محسوب می‌شود. این سوال به مدیران کمک می‌کند تا روی آنچه که هر کارمند جدید امیدوار است به آن دست یابد، تمرکز کند.

وندی مکینسون، مدیر منابع انسانی در شرکت Joloda Hydraroll می‌گوید: «این دوره 30 روزه زمانی است که می‌توانید همدلی خود را نسبت به افراد نشان دهید و ثابت کنید که به پیشرفت شخصی آنها اهمیت می‌دهید.»

هنگامی که درباره اهداف 30 روزه صحبت کردید، اطمینان پیدا کنید که آنها را با استفاده از یک برنامه 30-6- و 90 روزه بازبینی خواهید کرد. اگرچه بسیاری از مدیران در گذشته به یک برنامه 90 روزه در طول دوره آزمایشی تکیه می کردند، اما این برنامه همیشه هم کافی نیست و ممکن است شکاف‌هایی در آن رخنه کند. وقتی داده‌هایی با جزئیات کامل‌تر را به نقاط عطف قبلی اضافه می‌کنید، می‌توانید جلسات منظم و یک‌به‌یک را برای اهداف مورد نیاز دستیابی به موفقیت متمرکز کنید.

2. سبک‌های ارتباطی و کاری مورد علاقه شما چیست؟

مدیران مستقیماً مسئول تجربه‌ی کارکنان هستند و ایجاد ارتباطات شفاف و اثربخش از روز اول برای بهبود دلبستگی شغلی و بهینه‌سازی عملکرد حیاتی است.

کوین میلر، مدیرعامل و یکی از بنیانگذاران GR0 می‌گوید: «ایجاد روابط اثربخش و ترویج یک محیط فراگیر بر شکل‌گیری تفاهم و ارتباطات کارآمد متمرکز است.»

ایجاد فرهنگ مبتنی‌بر عملکرد بالا بر بهره‌وری متکی است، و این سوال همچنین می‌تواند به مدیران کمک کند تا متوجه شوند کارکنانشان چگونه و چه زمانی بهترین عملکرد خود را نشان می‌دهند.

بانی ویتفیلد، مدیر منابع انسانی شرکت FDG می‌گوید: «[دانستن این موضوع] می‌تواند همکاری و بهره‌وری را بهبود بخشد. همچنین نشان می دهد که شما برای فردیت آنها ارزش قائل هستید و به علایق‌ و اولویت‌هایشان احترام می‌گذارید.»

فرقی نمی‌کند که یک فرد به شکل دورکار، هیبرید یا تمام‌وقت با سازمان همکاری کند؛ توجه و احترام به اولویت‌ها باعث می‌شود که همۀ افراد فرصت شکوفایی را داشته باشند.

3. آیا می‌توانید مثالی بیاورید که در آن بازخورد فردی برای شما واقعاً تفاوت ایجاد کرده باشد؟

اولگا نوها، مدیر عامل شرکت Split Metrics می‌گوید: «این سوال، با تمرکز بر مدیریت عملکرد، ذهنیت رشد را در افراد پرورش می‌دهد. و باعث می‌شود کارمند جدید بداند که شما به فکر بهبود مداوم و پرورش یک محیط شفاف و ارائه بازخورد سازنده هستید.»

از آنجایی که بسیاری از شرکت‌ها به سمت مدل پرداخت به ازای عملکرد در حال گذار هستند، باید کارکنان را تشویق کنیم تا به این موضوع فکر کنند که بازخورد مدیران چگونه بر عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد و ارزیابی عملکرد را عادلانه‌تر می‌کند. با متمرکز کردن گفت‌وگوها بر بازخورد معنا‌دار و بی‌طرفانه می‌توان اطمینان حاصل کرد که همه‌ی کارکنان راهنمایی سازنده‌ای دریافت می‌کنند و می‌توانند از آن برای بهبود عملکرد خود استفاده کنند.

این سوال همچنین می‌تواند ما را به این بحث هدایت کند که کارکنان چگونه بازخورد را به بهترین شکل دریافت می‌کنند. همانطور که اشلی کلی، مدیر عامل و یکی از بنیانگذاران CultureAlly خاطرنشان کرد: «هرکسی به روش خودش بازخورد را دریافت می‌کند، و ارائه بازخورد موثر برای بهبود عملکرد و دستیابی به موفقیت در نقش شما [به عنوان یک مدیر] ضروری است.»

کلی افزود که این سوال همچنین نشان‌دهنده تعهد شرکت به حمایت از رشد و پیشرفت حرفه‌ای کارکنان جدید از طریق بازخورد منظم است. تحقیقات نشان می‌دهد کارکنانی که روزانه بازخورد دریافت می‌کنند، سه برابر بیشتر از کارکنانی که فقط یک بار در سال بازخورد دریافت می‌کنند، نسبت به کار خود اشتیاق و دلبستگی دارند.

4. هنگام درخواست برای این نقش، چه چیزی شما را به فرهنگ سازمانی ما علاقه‌مند کرد؟

فرهنگ موضوع مهمی است و یکی از جنبه‌هایی است که نسل جدید در جستجوی شغلی خود در نظر می‌گیرد. در طول فرایند استخدام، اکثر مصاحبه‌شوندگان درباره ارزش‌ها و فرهنگ شرکت سوالاتی می‌پرسند، اما عده‌ای نیز وجود دارند که برای پرسیدن سوالات خود چندان احساس راحتی نمی‌کنند. اکنون زمان آن فرا رسیده است که مدیران کمی عمیق‌تر به این موضوع بپردازند.

نوها می‌گوید: «این سوال به شما کمک می‌کند تا ببینید که آیا ارزش‌های شخص استخدام‌شده با ارزش‌های سازمان مطابقت دارد یا خیر. همچنین، فرصتی را به آنها می‌دهد تا سوالات یا نگرانی‌های خود را مطرح کنند و احساس کنند که از همان ابتدا مورد حمایت قرار گرفته‌اند.»

برای داشتن یک فرهنگ متعالی، باید تیم‌های قوی داشته باشیم. ابزارهایی مانند نرم‌افزار مدیریت عملکرد سیمرغ قدردانی از دستاوردهای تیم را برای مدیران آسان می‌کند و فرهنگی را شکل می‌دهد که به فرآیند جذب استعدادها کمک می‌کند.

5. از نظر شما بهترین راه برای ایجاد یک محیط همه‌پذیر چیست؟

تنوع، برابری، همه‌پذیری و تعلق (DEIB) اولویتی کلیدی برای شرکت‌ها و کارکنان است، بنابراین منطقی است که در اسرع وقت درباره آن گفت‌وگو کنیم.

کلی اشاره کرد: «این کار نشان می‌دهد که سازمان متعهد به ایجاد محیطی همه‌پذیر و فراگیر برای همه کارکنان است.»

6. در موقعیت‌هایی که شخصی دیدگاهی را بیان می‌کند که با باورها یا ارزش‌های شما در تضاد است، چگونه برخورد می‌کنید؟

نمی‌توانید انتظار داشته باشید که همه اعضای تیم شما همیشه و در مورد همه چیز توافق داشته باشند – اما نحوه مدیریت تعارض در محل کار می‌تواند نشانگر خوبی از مهارت‌های مدیریتی باشد که ممکن است در موقعیت‌های پر استرس نیاز داشته باشید.

مارتین گاسپاریان، وکیل شرکت Maison Law می‌گوید: «در واقع، این نسخه‌ی به‌روز شده‌ی همان سوال قدیمی است که می‌گفت چگونه درگیری‌های محل کار را مدیریت می‌کنید یا مخالفت خود را با مدیر یا همکاران خود ابراز می‌کنید؟»

در پاسخ این سوال، می‌توانیم ببینیم که یک فرد جدید چگونه تفاوت دیدگاه و استراتژی را در محل کار مدیریت کرده و آن را به شکلی دوستانه حل می‌کند.

ایجاد یک محیط فراگیر در محل کار مستلزم این است که مدیران درک کنند که پویایی تیم آنها ممکن است با ورود یک عضو جدید تغییر کند. این سوال می‌تواند به کشف راه‌های پیشگیرانه برای جلوگیری یا مدیریت تعارض در آینده کمک کند.

7. اهداف شغلی شما چیست تا بتوانیم به بهترین نحو در دستیابی به آنها به شما کمک کنیم؟

برای هدایت اعضای تیم جدید در مسیر درست، ایده خوبی است که اهداف شغلی کوتاه‌مدت و بلندمدت آنان را کشف کنید. می‌توانیم ببینیم که محول کردن چه وظایفی به پیشرفت افراد جدید کمک می‌کند تا بتوانند با اهداف مشترک سازمان هماهنگ شوند. به این ترتیب، به آنها نشان می‌دهیم که برایمان اهمیت دارند و شرکت متعهد به حمایت از رشد شغلی آنان است.

هنگامی که اهداف کارکنان جدید را روشن کردید، حمایت از آنها آسان‌تر خواهد بود. همچنین، گفت‌وگوهایی که پیرامون اهداف شکل می‌گیرد، به سوالاتی درباره رشد حرفه‌ای کارکنان منتهی می‌شود.

کلی می‌گوید: «یادگیری و توسعه ابزارهای اساسی کمک به رشد حرفه‌ای هستند. در گفت‌وگوهایی که با کارکنان جدید داریم، می‌توانیم متوجه شویم که چه نوع منابع یادگیری می‌تواند آنها را به بهترین شکل برای موقعیت جدیدشان آماده کند و نشان دهد که شرکت برای یادگیری مستمر کارکنان خود ارزش زیادی قائل است.»

‌8. چه کمکی از من برمی‌آید تا کار را برایت آسان‌تر کنم؟

یک مدیر خوب می‌تواند تجربه‌ی کاری خوبی را برای کارکنانش ایجاد کند، بنابراین به آنها نشان دهید که برای نظرشان ارزش قائلید و بهشان کمک می‌کنید. به این ترتیب، به آنها نشان می‌دهید که در نقش جدیدشان آنها را همراهی می‌کنید. ایجاد فرهنگ ارتباط د وطرفه از ابتدای کار به تقویت ارتباط بین مدیران و تیم‌های آنها کمک می‌کند و در طول زمان می‌تواند به مزایایی از جمله عملکرد بهتر، تیم‌های قوی‌تر و حتی ایده‌های بهتر منجر گردد.

استیسی لرد، مدیر منابع انسانی در دانشگاه فینیکس می‌گوید: «پرسیدن این سوال نشان می‌دهد که شما برای حمایت از کارکنان جدید خود آماده هستید و به آن‌ها کمک می‌کنید تا مسئولیت‌های روزانه خود را تا حد امکان راحت انجام دهند. چنین سوالاتی به ایجاد یک رابطه دوستانه، که عاملی کلیدی در ایجاد ارتباطات است، کمک می‎کند.»

چه چیزهایی را نباید از کارکنان جدید بپرسیم؟

در اینجا باید یادآوری کنیم که سوالات خاصی وجود دارد که یک مدیر هرگز نباید از کارکنان جدید خود بپرسد. به نقل از گاسپاریان، شما نمی‌توانید درباره سن، نژاد، مذهب، معلولیت، جنسیت، وضعیت تاهل، یا اینکه فرزندی دارند یا خیر سوالی بپرسید.

دانستن قانون گام اول است، اما ایجاد یک رابطه معنادار به ایجاد اعتماد دو طرفه و امنیت روانی بستگی دارد. در چند روز و هفته اول، با کارکنان جدید خود آشنا شوید، اما سعی کنید سوالاتی را که ممکن است بیش از حد شخصی به نظر برسند، نپرسید، زیرا ممکن است باعث ایجاد احساس ناراحتی برای افراد شود. با ایجاد یک فضای شفاف و بدون قضاوت، به کارمندان کمک می کنید تا هنگام به اشتراک گذاشتن آنچه که واقعاً فکر می کنند یا نیاز دارند احساس امنیت کنند.

به کارکنان کمک کنیم تا از روز اول بهترین عملکرد خود را داشته باشند

مدیران بزرگ فرهنگ مسئولیت‌پذیری را ایجاد می‌کنند، به کارکنان انگیزه می‌دهند و راهنمایی‌شان می‌کنند تا بهترین عملکرد خود را نشان دهند، و می‌دانند چگونه اعتماد و گفت‌وگو را درون تیم خود شکل دهند. با این حال، این مهارت‌های ذاتی و غریزی نیستند. مدیران بزرگ می‌دانند که باید برای توسعه و پیشرفت خود سخت تلاش کنند و همواره مراقب ارتباطات مدیر-کارمندی باشند.

استفاده از سوالاتی که به آنها اشاره کردیم، چه در جلسات انفرادی و چه در گفت‌وگوهای روزمره، می‌تواند به ایجاد محیط کاری عالی و متمایز ساختن رهبران بزرگ و برجسته کمک کند.

منبع: lattice.com