ارزیابی 360 درجه چالش‌ها و راه حل‌ها

با پیشرفت تکنولوژی و بهبود ارتباطات در محیط کار، بسیاری از سازمان‌ها به استفاده از ابزارهایی برای درک و آگاهی بیشتر خود از محیط کار، روی آورده‌اند. یکی از محبوب‌ترین این روش‌ها، بازخورد گرفتن و جمع‌آوری اطلاعات از منابع متنوع در سازمان است. این روش که به آن ارزیابی 360 درجه می‌گویند، ابزاری ارزشمند برای توسعه‌ی کارکنان در دنیای مدرن است.

ارزیابی 360 درجه چیست؟

ارزیابی 360 درجه، همان‌گونه که از اسم آن پیداست، اطلاعاتی جامع از رفتار یک کارمند بر اساس نظر همکاران، زیردستان و سرپرستان او در اختیار می‌گذارد. این تصویر همه‌جانبه، به کارکنان کمک می‌کند تا عادات و رفتارهای خود را از نگاه دیگران ببینند. هدف کلی ارزیابی 360 درجه، آشکار کردن نقاط قوت و هم‌چنین حوزه‌های نیازمند توسعه‌ی بیشتر است.

از آن‌جا که در این روش، بازخورد از چندین منبع به دست می‌آید، شناسایی عادت‌ها و روندها در طول زمان آسان‌تر می‌شود. یک بازخورد ناخوشایند از جانب یک فرد را می‌توان نادیده گرفت؛ اما زمانی که یک مسئله‌ی مشترک و یک نگرانی خاص، توسط چندین نفر مطرح شود، نمی‌توان به سادگی از کنار آن عبور کرد. از آن‌جا که افراد بازخورددهنده در تعامل مداوم با شخص هستند، نظرات‌شان مبتنی بر مشاهدات و تجربیات دست اول خودشان است.

ارزیابی 360 درجه چه چیزی نیست؟

اگرچه ارزیابی 360 درجه روی عملکرد تمرکز می‌کند، ولی صرفاً به امتیازدهی کمی درباره عملکرد نمی‌پردازد. گرچه این روش شامل برخی روش‌های امتیازدهی برای اندازه‌گیری میزان رعایت رفتارهای مشخص نیز هست، اما هدف دیگر این ارزیابی، تمرکز بر دست‌یابی و ارائه‌ی اطلاعات کیفی است. یک فرآیند نظرسنجی را که در آن، پاسخ‌دهندگان صرفاً به عملکرد یک فرد امتیاز می‌دهند و یا گزینه‌ای از پیش تعیین‌شده را که رفتار همکارشان را توصیف می‌کند، انتخاب می‌کنند، نمی‌توان یک بازخورد 360 درجه‌ی باکیفیت دانست.

از سوی دیگر، ارزیابی 360 درجه، یک روش پاسخ آزاد نیست که در آن شرکت‌کنندگان آزادانه درمورد هر چیزی که دوست دارند، صحبت کنند. با توجه به این که هدف این فرآیند، فراهم آوردن اطلاعاتی برای اقدامات توسعه‌ای آینده است، همه‌ی سوالات باید به‌گونه‌ای طراحی و مطرح شوند که دقیقاً به مشکلات و رفتارهای خاص اشاره داشته باشند.

بنابراین، لازم است سازمان‌ها در نحوه‌ی پیاده‌سازی این روش دقت بسیاری داشته باشند. هر چند، ارزیابی 360 درجه می‌تواند اطلاعات ارزشمندی برای بهبود فرآیند توسعه کارکنان در اختیار بگذارد، باید به چالش‌هایی که می‌تواند به سادگی کیفیت ارزیابی را کاهش دهد، توجه کرد. از آن‌جا که طراحی ضعیف ارزیابی 360 درجه در بلند مدت به فرهنگ و روحیه‌ی سازمانی آسیب می‌زند، پرداختن به چالش‌های این روش و نحوه‌ی جلوگیری از آن‌ها امری ضروری است.

هدف نامشخص در ارزیابی 360 درجه

ضعف در ارتباطات، قطعاً منجر به پدید آمدن مشکلات می‌شود. در ارزیابی 360 درجه، اگر افراد شرکت‌کننده آگاهی کافی در خصوص چرایی بازخورد دادن و چگونگی انجام آن نداشته باشند، اطلاعات به دست آمده در بهترین حالت دارای تناقض هستند. فرآیند بازخورد دادن نیازمند صرف زمان قابل توجهی است؛ بنابراین، اگر شرکت‌کنندگان از ارزش کار خود آگاه نباشند، حتی شاید به خود زحمت کامل کردن ارزیابی را ندهند.

در حالت ایده‌آل، رهبری سازمان باید هدف و انتظار خود از فرآیند بازخورد (گرفتن یا دادن) را روشن سازد. ممکن است برای اصلاح و بهبود برنامه‌های توسعه‌ی کارکنان، نیاز باشد به مسائل و رفتارهای خاصی اشاره شود، یا اطلاعات مشخصی مورد نیاز باشد. در هر صورت، باید اهمیت ارائه‌ی بازخورد را برای کارکنان روشن ساخت، تا بدانند این فرآیند ارزش صرف وقت و انرژی آن‌ها را دارد.

بهترین راه برای جلوگیری از این چالش، توضیح و تبیین اهمیت اجرای ارزیابی 360 درجه، پیش از شروع فرآیند اصلی ارزیابی است. می‌توان با مشخص کردن انتظارات و نشان دادن نفعی که هر فرد از نتایج ارزیابی به دست می‌آورد، از همراهی افراد در شروع کار اطمینان حاصل کرد. پس از شروع فرآیند، تعامل و ارتباطات مداوم که بر ارزش بازخورددهی تأکید می‌کنند، می‌توانند به یادآوری اهداف اولیه‌ی پیاده‌سازی این فرآیند کمک کنند.

عدم پیگیری در ارزیابی 360 درجه

اگرچه ارزیابی 360 درجه اطلاعات بسیار زیادی در اختیار می‌گذارد، همه‌ی این اطلاعات، بدون پیگیری موثر هدر خواهند رفت. برخی سازمان‌ها، وقت و انرژی فراوانی را صرف گردآوری اطلاعات عملکرد می‌کنند؛ ولی در ادامه، توان ارائه‌ی آن در قالبی که قدرت ایجاد تغییرات موثر داشته باشد را ندارند. صرف ارائه‌ی بازخوردها به کارکنانی که به آن نیاز دارند، کمکی به آن‌ها نخواهد کرد. نتایج ارزیابی 360 درجه، باید در جلسات ویژه‌ای که هدف آن، پیدا کردن راه حل‌های ممکن برای بخش‌های نیازمند توسعه است، ارائه شود.

پس از ارزیابی اولیه، باید پیگیری‌های لازم جهت بررسی میزان پیشرفت در حصول اهداف رفتاری انجام گیرد. ملاقات‌هایی که به این منظور انجام می‌گیرند، فرصتی برای تعاملات ارزشمند دو طرفه ایجاد می‌کنند که در آن، کارکنان می‌توانند راهنمایی بگیرند، اهداف و انتظارات را شفاف‌تر متوجه شوند و هم‌چنین، پیشرفت‌های حاصل‌شده و دغدغه‌های خود را مطرح کنند.

محرمانه نبودن در ارزیابی 360 درجه

طبیعت ارزیابی 360 درجه، به گونه‌ای است که می‌تواند پاسخ‌دهندگان را در شرایطی بغرنج قرار دهد. آن‌ها اگر از محرمانه بودن بازخورد خود مطمئن نباشند، ممکن است به سوالات صادقانه پاسخ ندهند. این موضوع، خصوصاً هنگام بازخورد دادن به سرپرستان مشکل‌آفرین می‌شود؛ زیرا ممکن است افراد از ترس تلافی، از ارائه‌ی بازخورد منفی خودداری کنند. ترس از ایجاد تعارض و بدخواهی در میان همکاران، یک عامل انگیزشی قدرتمند است که می‌تواند تصویر جامعی را که ارزیابی 360 درجه قصد شکل دادن آن را دارد، خدشه‌دار و حتی منحرف کند.

سازمان‌ها برای حل این مشکل باید به روشنی درباره‌ی محرمانه ماندن اطلاعات و هویت افراد و نیز کسانی که احیاناً می‌توانند این بازخورد را بینند، توضیح دهند. بهتر است این تصمیمات برای همه به صورت یکسان اعمال شود و تا حد امکان، کمترین اختیار و حق تصمیم (در خصوص محرمانگی) به پاسخ‌دهندگان داده شود. پاسخ‌دهندگان باید بتوانند روی صحت و صداقت بازخوردهای خود تمرکز کنند؛ نه این‌که نگران عمومی شدن نظرات‌شان باشند.

چالش نهایی

اگرچه می‌توان از ارزیابی 360 درجه در ارزیابی عملکرد استفاده کرد، اما به کارگیری آن در ارزیابی عملکرد بدون بررسی قبلی، ممکن است فاجعه‌بار باشد. مثلاً، اگر کارکنان بدانند که پاسخ‌شان به سوالات ارزیابی 360 درجه می‌تواند در افزایش حقوق یا ارتقای یک همکار تفاوت ایجاد کند، ممکن است حتی با وجود محرمانگی، از پاسخ‌گویی صادقانه به سوالات خودداری کنند.

تمرکز بیش از حد بر نتایج بازخورد 360 درجه در ارزیابی عملکرد می‌تواند تصویر کلی عملکرد فرد را مخدوش کند. در بسیاری از موارد، بازخوردهای ارائه‌شده توسط همکاران به گونه‌ای نیست که کیفیت عملکرد یک فرد را به صورت دقیق و عادلانه نشان دهند. فرقی نمی‌کند که این اتفاق ناشی از کمبود تخصص، تجربه، یا اطلاعات باشد، در هر حال، تاثیر دادن این پاسخ‌ها و بازخوردها در نمرات عملکردی، عادلانه نیست و می‌تواند اثری مخرب بر فرآیند ارزیابی عملکرد داشته باشد.

اگر سازمانی قصد به‌کارگیری بازخورد 360 را در فرآیند ارزیابی خود داشته باشد، ابتدا باید نقش آن را به دقت تعریف کند. هدف بازخورد 360 درجه، فراهم کردن اطلاعات توسعه‌ای برای کارکنان است و نباید به عنوان یک استاندارد عملکردی استفاده شود. استفاده از بازخورد 360 درجه در کنار سیستم ارزیابی عملکرد می‌تواند به ایجاد تصویری جامع‌تر کمک کند؛ تصویری از تغییراتی که فرد باید در رفتارهای خود ایجاد کند تا عملکرد بهتری داشته باشد.

هر چند، ارزیابی 360 درجه ابزار قدرتمندی است، اما سازمان‌ها باید بسیار حساب‌شده آن را به کار گیرند. چالش‌های متعددی در برابر این فرآیند وجود دارند که می‌توانند اهداف اولیه از پیاده‌سازی این فرآیند را زیر سوال ببرند. سازمان‌ها با افزایش آگاهی نسبت به این چالش‌ها و انجام اقدامات موثر برای پیشگیری از آن‌ها، می‌توانند از فواید حداکثری بازخورد 360 درجه بهره‌مند شوند.

منبع: www.business2community.com