استانداردهای عملکرد چیست و چرا مهم است؟

استانداردهای عملکرد یک شرکت دربردارنده‌ی انتظاراتی است که آن شرکت از کارکنانش دارد، از جمله نقش آنها و نحوه عملکردشان در محیط کار. مدیران معمولاً این استانداردها را هنگام استخدام نیروهای جدید به آنها توضیح می‌دهند تا آنها نیز با اهداف و نیازهای مشترک کارکنان آشنا شوند. در این مقاله استانداردهای عملکرد را تعریف خواهیم کرد، توضیح می‌دهیم که چرا اهمیت دارند، و انواع مختلف آنها را به همراه نکاتی مهم معرفی خواهیم کرد. 

استاندارد عملکرد چیست؟

استانداردهای عملکرد دستورالعمل‌هایی هستند که مدیران به کارکنان خود ارائه می‌کنند تا انتظارات شرکت را برای آنان به عنوان بخشی از تیم خود مشخص کنند. استانداردها وظایف و ویژگی‌های شغلی را توضیح می‌دهند و نشان می‌دهند که کارمند باید با چه کیفیتی آنها را انجام دهد. گرچه مدیران از استانداردهای عملکرد برای همه کارکنان استفاده می‌کنند، اما معمولاً این دستورالعمل‌ها را به کارکنان تازه‌وارد می‌دهند تا به آنها کمک کنند نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را بهتر بشناسند. کارفرمایان همچنین ممکن است از استانداردهای عملکرد برای کمک به ارزیابی اعضای تیم استفاده کنند. استانداردهای عملکرد باید با همه کارکنان به‌طور یکسان رفتار کنند و باید شفاف، قابل اندازه‌گیری و قابل درک باشند. سه سطح متداول مدیریت عملکرد وجود دارد:

استراتژیک

سطح استراتژیک به اهدافی که در سطح سازمان یا شرکت هستند اشاره دارد. استانداردهای استراتژیک باید با چشم‌انداز، اهداف و ارزش‌های شرکت هماهنگ باشد.

عملیاتی

این سطح از مدیریت عملکرد بر نحوه عملکرد فعالیت‌های دپارتمان برای دستیابی به اهداف شرکت متمرکز است. کارفرمایان ممکن است استانداردهای عملکردی را ایجاد کنند که بر دپارتمان‌های شرکت اعمال می‌شود.

فردی

استانداردهای فردی بر تک‌تک کارکنان تمرکز می‌کند تا اطمینان حاصل شود که همه آنها وظایف خود را به خوبی انجام می‌دهند. استانداردهای فردی، عملکرد کارکنان را ارزیابی می‌کند و به دنبال بهبود کیفیت عملکرد آنهاست.

گرچه برخی استانداردهای عملکرد اصلی وجود دارد که می‌تواند در بسیاری از سازمان‌ها اعمال شود، صنایع مختلف ممکن است انتظارات متفاوتی از کارکنان خود داشته باشند. برای مثال، استانداردهای عملکرد یک معلم ممکن است با استانداردهای عملکرد یک حسابدار متفاوت باشد.

چرا استانداردهای عملکرد مهم هستند؟

استانداردهای عملکرد اهمیت زیادی دارند، زیرا چارچوبی را در اختیار کارکنان قرار می‌دهند که نشان می‌دهد شرکت چگونه عملکردی را از آنها انتظار دارد. با این کار، امکان برقراری ارتباط شفاف میان مدیر و کارمند فراهم می‌شود و این ارتباط کارمند را در درک مسئولیت‌های خود یاری می‌دهد. همچنین توضیح می‌دهد که چگونه کارکنان می‌توانند به این اهداف برسند. به عنوان مثال، «ارتباط» ممکن است یک «استاندارد عملکرد» باشد. سپس مدیر توضیح می‌دهد که ارتباط چه معنایی برای شرکت دارد و کارکنان چگونه باید این استاندارد را دنبال کنند. اهمیت دیگر استانداردهای عملکرد از این جهت است که مدیران می‌توانند از آنها به عنوان ابزار ارزیابی استفاده کنند. 

انواع مختلف استانداردهای عملکرد 

در اینجا به برخی از استانداردهای عملکرد رایج که می‌توانید در شرکت خود استفاده کنید اشاره کرده‌ایم: 

رفتار حرفه‌ای

این استاندارد به نحوه رفتار یک کارمند در محیط کار اشاره دارد. در بسیاری از شرکت‌ها داشتن یک محیط کار محترمانه و جدی ارزش محسوب می‌شود، به این معنی که کارکنان باید رفتاری حرفه‌ای داشته باشند. رفتار حرفه‌ای در محیط کار مصداق‌های زیادی دارد، از جمله حفظ آرامش و خونسردی، مودب بودن و حمایت و پشتیبانی از سایر اعضای تیم. همچنین، جنبه‌های دیگر فرهنگ محیط کار، مثل وقت‌شناسی و لباس پوشیدن مطابق با استانداردهای شرکت را نیز دربرمی‌گیرد. رفتار تیمی در شرکت‌هایی کارکنان آن به صورت تیمی کار می‌کنند یا با مشتریان در ارتباط هستند، اهمیت ویژه‌ای دارد. به عنوان مثال، معلمان باید در ارتباط با دانش‌آموزان خود رفتاری حرفه‌ای داشته باشند. 

مثال: کارمند در محیط کار خود حرفه‌ای عمل می‌کند، و گفتار و رفتار او نیز همین را نشان می‌دهد. همچنین، با سایر کارکنان، مدیریت و مشتریان روابطی محترمانه دارد. 

کار تیمی 

زمانی که کارکنان یک شرکت باهم کار می‌کنند، مدیران مجموعه‌ای از استانداردهای عملکرد را بر اساس کار تیمی تعریف می‌کنند. کار تیمی یعنی توانایی همکاری خوب با دیگر افراد برای انجام وظایفی مشخص. در یک محیط کاری که کارکنان باید پروژه‌ها را با همکاری یکدیگر تکمیل کنند، کار تیمی یک استاندارد عملکرد ارزشمند است که باید در نظر گرفته شود. ممکن است شرکت‌ها از مدیران انتظار داشته باشند که در صورت لزوم به یکدیگر کمک کنند.

به عنوان مثال، کارکنان هنگام انجام یک پروژه باید اطلاعات مربوط به کار را به شکلی داوطلبانه با تیم خود به اشتراک بگذارند. مدیران باید تأکید کنند که محیط کار باید مشارکتی باشد و کارکنان متعهد هستند که به یکدیگر کمک کنند. 

مثال: کارمند در مواقع لازم به سایر اعضای تیم کمک می‌کند. همچنین، کارکنان ممکن است تقاضای کمک از/ تمایل به کمک دیگر همکاران خود را داشته باشند. 

ارتباط 

ارتباط یعنی توانایی انتقال پیام یا اطلاعات به سایر افراد. ارتباط به گفتگوی کتبی یا شفاهی، مثل نوشتن ایمیل یا ارائه در مورد یک موضوع اشاره دارد. بنابراین به زبان گفتاری شفاف و مهارت‌های نوشتاری قوی نیاز است. مدیران می‌توانند این استاندارد عملکرد را به منظور ارتقای ارتباط بهتر میان کارکنان تعریف کنند. در بسیاری از موقعیت‌ها، «برقراری ارتباط» یک مهارت ارزشمند برای کارکنان است، زیرا می‌تواند بهره‌وری و همکاری را افزایش دهد. هنگامی که کارمندان با همکاری هم کار می‌کنند، اغلب برای تکمیل یک پروژه با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. ارتباط همچنین به صحبت با مشتریان نیز اشاره دارد، که برای موقعیت‌های شغلی مرتبط با خدمات مشتریان ضروری است.

مثال: کارمند با مدیران، اعضای تیم و مشتریان ارتباطی شفاف برقرار می‌کند، و در صورت لزوم، اطلاعات کافی را در اختیار افراد قرار می‌دهد. 

حل مسئله 

ممکن است مدیران حل مسئله را نیز به عنوان یکی از استانداردهای عملکرد تعریف کنند. حل مسئله عبارت است از توانایی ارزیابی یک موضوع و ارائه راه‌حل‌های ممکن بر اساس موقعیت. این استاندارد یک استاندارد رایج است، زیرا اکثر مشاغل صرف‌نظر از صنعتی که در آن فعال هستند، به مهارت‌های حل مسئله نیاز دارند.

به عنوان مثال، ممکن است یک متخصص تغذیه برای تجویز رژیم غذایی مناسب برای نیازهای خاص یک مراجع، به مهارت حل مسئله نیاز پیدا کند. یک مسئول استخدام ممکن است از حل مسئله برای ایجاد برنامه‌های هماهنگ چندین کارمند استفاده کند. استانداردهای حل مسئله می‌توانند چگونگی واکنش یک کارمند و حل یک چالش را ارزیابی کنند.

مثال: کارمند در مواجهه با یک مشکل مهارت حل مسئله قوی از خود نشان می‌دهد. کارمند می‌تواند به راه‌حل‌های خلاقانه فکر کند و هنگام حل یک مسئله از خود انعطاف نشان می‌دهد.

مسئولیت‌پذیری 

این استاندارد به پذیرفتن مسئولیت کارها اشاره دارد. مسئولیت‌پذیری یک استاندارد عملکرد مهم است زیرا به کارکنان نشان می‌دهد که مالکیت تصمیمات خود را دارند. همچنین، کارکنان می‌دانند که شرکت  از آنها انتظار دارد که در مواقعی مستقل کار کنند.  زمانی که کارکنان خودشان مصمم هستند و بدون مدیریت مستقیم کارهایشان را انجام می‌دهند، مدیر ارزش بیشتری برای آنها قائل می‌شود. همچنین، مسئولیت‌پذیری بدین معناست که کارکنان نقش‌ها و وظایف‌شان را به عنوان اعضای یک تیم بشناسند. مدیران می‌توانند از استاندارد مسئولیت‌پذیری برای ارزیابی میزان استقلال و توانایی مسئولیت‌پذیری یک کارمند استفاده کنند. 

مثال: زمانی که کارمند مسئولیت کارهایش را می‌پذیرد، در واقع مالکیت وظایفش را برعهده می‌گیرد. کارمند می‌تواند به‌طور مستقل و نظارتی محدود از سوی مدیرش عمل کند.

مدیریت زمان 

مدیریت زمان یعنی توانایی انجام مجموعه‌ای از وظایف تا یک تاریخ مشخص. برای این کار اغلب به مهارت‌های سازمانی و اولویت‌بندی نیاز داریم. مدیران می‌توانند مدیریت زمان را به عنوان یک استاندارد عملکرد معرفی کنند تا نشان دهند که از کارکنان خود انتظار دارند وظایف‌شان را تا زمان معینی تکمیل کنند. مدیریت زمان یک استاندارد عملکرد مهم است، زیرا در بسیاری مشاغل کارکنان باید وظایف متعددی را در طول روز یا هفته کاری انجام دهند. مدیران می‌توانند از این استاندارد عملکرد استفاده کنند تا ارزیابی کنند که کارکنان‌شان هنگام کار چگونه از وقت خود استفاده می‌کنند.

مثال: کارمند وظایف خود را تا ضرب‌العجل تعیین شده انجام میدهد. کارمند کارهای خود را اولویت‌بندی میکند تا ببیند که باید کدامیک را اول انجام دهد تا بتوند پروژه را به‌موقع تکمیل کند. 

نکاتی برای تعیین استانداردهای عملکرد 

اگر می‌خواهید استانداردهای عملکرد را برای شرکت خود تعیین کنید یا قصد بازبینی آنها را دارید، می‌توانید نکات زیر را دنبال نمایید: 

استانداردهای دقیق و قابل‌اندازه‌گیری تعیین کنید 

سعی کنید که استانداردهای عملکرد دقیق و قابل‌اندازه‌گیری را تعیین کنید. کارکنان شما پس از مطالعه‌ی استانداردها باید دقیقاً بدانند که چه انتظاراتی از آنها دارد. برای ایجاد استانداردهای دقیق، لیستی از اهداف شرکت تهیه کنید و از آن به عنوان نقطه شروع استفاده نمایید. هر زمانی که ممکن بود، از استانداردهای قابل اندازه‌گیری استفاده کنید. این یعنی می‌توانید عملکرد کارکنان خود را در یک دوره زمانی بسنجید. 

بیان شفافی داشته باشید 

هنگام نوشتن استانداردهای عملکرد، بیانی شفاف داشته باشید. یعنی باید استاندارد مورد نظرتان را توضیح دهید و بگویید که کارکنان چگونه می‌توانند به آن دست پیدا کنند. استفاده از یک بیان شفاف به کارکنان شما کمک می‌کند که اهداف شرکت را بهتر درک کنند. می‌توانید با استفاده از نگارش ساده و توصیف استاندارد به شکلی مختصر منظور خود را شفاف بیان کنید. سعی کنید که در نوشته‌ی خود از جملات و عبارات کوتاه استفاده نمایید. 

سطح دشواری مناسبی را در نظر بگیرید 

این یعنی استانداردهای شما نباید بیش‌ازحد آسان یا دشوار باشند. یک سطح دشواری مناسب می‌تواند کارکنان را به شکلی سازنده به چالش بکشد. اگر اهداف بیش‌ازحد آسان باشند، کارکنان شما برای به انجام رساندن آنها سست خواهند شد. اگر بیش‌ازحد سخت باشند، رتبه عملکردشان کاهش پیدا می‌کند. شما می‌توانید با ارزیابی عملکرد کارکنان خود بر اساس استانداردهای کنونی، سطح دشواری مناسب را تعیین کنید. 

وظایف ضروری را فراموش نکنید 

یکی از جنبه‌های مهم ایجاد استانداردهای عملکرد دربرگرفتن وظایف و کارهای ضروری است. همچنان که می‌خواهید استانداردهای کافی برای اهداف و ارزش‌های شرکت خود داشته باشید، باید تعداد این استانداردها را محدود کنید. می‌توانید با گنجاندن کارهای اصلی و ضروری شرکت این تعادل را ایجاد نمایید. 

منبع: indeed.com