ثبت وقایع حساس و نقش آن در هدایت عملکرد کارکنان

مدیریت عملکرد کارکنان یکی از ابزارهای اصلی و مهم مدیران در راستای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان است. مدیران از طریق به‌کارگیری این نظام می‌توانند مشکلات آینده را بر اساس عملکرد فعلی کارکنان پیش‌بینی کنند و هر گونه اصلاحات لازم را برای حفظ و بهبود عملکرد کارکنان پیشنهاد دهند. علاوه بر آن مدیریت عملکرد به مدیران و سرپرستان اجازه می‌دهد تا با استفاده از نتایج حاصل، هماهنگی بین مهارت‌ها و شایستگی‌های کارکنان با اهداف سازمانی به عمل آورند تا اهداف جاری محقق شوند. 

همانطور که پیشتر گفته شد، نظام مدیریت عملکرد چرخه‌ای چهار مرحله‌ای است که یکی از مراحل مهم آن بعد از تعیین اهداف و انتظارات (از طریق موافقت‌نامه‌های عملکردی) هدایت عملکرد کارکنان می‌باشد. بدین منظور ابزاری تحت عنوان ثبت وقایع حساس در اختیار مدیران قرار گرفته است تا از این طریق ضمن نهادینه‌سازی فرهنگ گفتگو و تعاملات مستمر با ارائه بازخورد به رشد و توسعه عملکردی کارکنان کمک نمایند. 

ثبت وقایع حساس و هدف آن

روش ثبت وقایع حساس به عنوان یکی از تکنیک‌های مورد استفاده در نظام مدیریت عملکرد اولین بار توسط فلنگان در سال 1954 معرفی شد.
این روش به منظور ایجاد تمایز بین کار موثر از غیرموثر مورد استفاده قرار می‌گیرد، و به عنوان روش جمع‌آوری اطلاعات در رابطه با عملکرد کارکنان در راستای بهبود عملکرد افراد و یا به عنوان روشی برای ثبت عملکرد و تصمیم‌گیری‌های بسیار خوب و بد حین انجام وظایف تعریف می‌شود.

هدف از به‌کارگیری وقایع حساس نهادینه‌سازی تعامل مستمر بین مدیران و کارکنان در طول دوره مدیریت عملکرد، فراهم کردن بازخورد برای همه‌ی کارکنان، هدایت کارکنان در جهت بهبود عملکرد و هم‌راستایی اهداف فردی با اهداف تیمی و سازمانی است.

وقایع حساس ثبت فعالیت‌های روزانه و روتین کارکنان نبوده و به عنوان یک عملکرد فراتر از وظایف کاری که مشخص‌کننده عملکرد قوی یا ضعیف کارمند در برخی از قسمت‌های شغل است، تعریف می‌شود. 

بایدها و نبایدهای ثبت وقایع حساس

• وقایع حساس بایستی کاملاً مرتبط با شغل کارکنان باشد. 
• در ثبت وقایع حساس به وظایف و عملکرد فرد توجه نمایید نه شخصیت، نژاد، جنسیت و ... . 
• به عملکردهایی توجه نمایید که فراتر از انتظارات و اهداف تعیین‌شده برای کارکنان است. 
• بهتر است قبل از ثبت وقایع حساس در رابطه با عملکرد خوب/بد با کارکنان گفتگو نمایید تا این عمل جنبه توسعه‌ای داشته باشد. 
• با ثبت وقایع مثبت و منفی الگوهای رفتاری، شایستگی و کاری مورد پذیرش در سازمان را به دیگر کارکنان به‌صورت غیررسمی آموزش دهید. 
• با استفاده بیش از حد از این ابزار، آزادی عمل کارکنان در اجرای وظایف را محدود ننمایید. 
• کارکنان را از وقایع حساس ثبت‌شده (منفی / مثبت) مطلع سازید و به هیچ عنوان پنهان کاری نکنید(این نوع ثبت‌ها کمکی به رشد و توسعه فرد نخواهد کرد).   
• فضای اعتماد و همکاری ایجاد نمایید.
• رفتار خاص یک کارمند را در طول دوره مد نظر داشته باشید و فقط عملکرد اخیر را در نظر نگیرید.
• از این ابزار در جهت ارائه بازخوردهای منفی و مثبت بهره ببرید و نه به‌عنوان ابزاری برای مچ‌گیری و ... . 

راهنمای ثبت وقایع حساس 

روش ثبت وقایع حساس با توصیف رویدادها و حوادث خاصی که در آن کارمند خوب/ بد عمل کرده به بهبود و توسعه عملکرد فرد کمک می‌کند. سازمان‌ها از این روش برای ارزیابی دقیق کارکنان به عنوان بخشی از فرآیند مدیربت عملکرد استفاده می‌کنند. به منظور افزایش اثربخشی روش ثبت وقایع حساس، ابتدا انتظارات و اهداف عملکردی فرد را مشخص نمایید و سپس: 

• وقایع حساس را در قالب عوامل رفتاری، شایستگی و نتایجی دسته‌بندی کنید و به عنوان الگو در اختیار کارکنان قرار دهید. 
• قبل از ثبت وقایع حساس از فرد بخواهید که وقایع مثبت / منفی عملکرد خود را که فراتر از حد انتظارات است ثبت نماید. سپس به‌صورت هفتگی یا ماهانه طی جلسه‌ای به بررسی موارد ثبت‌شده بپردازید. این موضوع به مدیران کمک می‌کند که در درجه اول تمامی جنبه‌های عملکردی فرد را با مشارکت خود کارکنان مد نظر قرار دهند و از طریق این روش، نمونه‌هایی از رفتارهای خوب یا بد به عنوان الگوهای رفتاری / عملکردی در اختیار دیگران قرار خواهد گرفت. 

در جدول زیر نمونه‌ای از وقایع حساس نتایجی و شایستگی به همراه سوالات قابل پرسش در جلسه «هدایت عملکرد» با به‌کارگیری ابزار «ثبت وقایع حساس» آورده شده است:

به منظور توسعه و بهبود عملکرد کارکنان، افزایش حس تعهد و مسئولیت‌پذیری و همچنین افزایش میزان پذیرش نتایج حاصل از ثبت وقایع حساس، پیشنهاد می‌گردد قبل از ثبت وقایع حساس با مشارکت خود فرد طی جلسه تعامل و گفتگو به سوالات ذیل پاسخ دهید:

• واقعه حساس چه زمانی؟ کجا و چطور اتفاق افتاده است؟
• فرد چه نقشی در این واقعه حساس داشته است؟
• دیگران چه بازخوردی نسبت به موضوع داشتند؟
• عملکرد فرد چه تاثیرات مثبت و منفی بر دیگران داشته است(دیگران به چه میزان از این موارد یاد گرفته‌اند)؟
• به منظور بهبود عملکرد فرد چه توصیه‌هایی وجود دارد؟  

نویسنده: زهرا پورامینی