شش روش جدید ارزیابی عملکرد برای محیط کار مدرن

ارزیابی عملکرد کارکنان، فرآیندی ضروری برای سازمان است؛ زیرا موجب ارتقاء بهره‌وری و دستاوردهای کارکنان می‌شود. ارزیابی عملکرد فرآیندی سالانه است که در آن، عملکرد و بهره‌وری کارکنان در دست‌یابی به مجموعه‌ای از اهداف، مورد بررسی قرار می‌گیرند.

مدیریت عملکرد نیز فرآیندی بسیار مهم است، زیرا علاوه بر اثرگذاری در افزایش حقوق و ارتقاء کارکنان، مهارت‌ها، نقاط قوت و ضعف (قابل بهبود) آن‌ها را با دقت ارزیابی می‌کند.

با این حال، ارزیابی عملکرد به ندرت به اهداف اصلی خود می‌رسد؛ زیرا روش‌های موجود ارزیابی عملکرد، توانایی بهره بردن از نتایج آن را ندارند. برای جلوگیری از تبدیل شدن ارزیابی عملکرد به چند کلمه‌ی پیچیده و بی‌معنا، لازم است مدیران منابع انسانی نسبت به بازسازی فرآیندهای فعلی خود اقدام نموده و برای بکار گیری یکی از روش‌های مدرن این مقاله، تلاش کنند.

شش روش مدرن ارزیابی عملکرد

سازمان‌ها می‌توانند با به‌کارگیری روشی مناسب در ارزیابی عملکرد، به بهبود عملکرد کارکنان خود کمک کنند. یک روش مدیریت عملکرد خوب، می‌تواند کل تجربه‌ی کاری را ارزشمند و کارآمد سازد. در ادامه، نگاه دقیق‌تری به شش روش مدرن و پر استفاده‌ی ارزیابی عملکرد می‌اندازیم.

1- مدیریت بر مبنای هدف

مدیریت بر مبنای هدف، روشی برای ارزیابی عملکرد است که در آن مدیران و کارکنان در کنار هم به تعیین، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و گفت‌وگو درباره اهداف می‌پردازند تا بتوانند در یک دوره‌ی زمانی بین دو ارزیابی، روی دست‌یابی به آن‌ها کار کنند. پس از تعیین اهداف مشخص، مدیران و کارکنان مرتبط درباره‌ی پیشرفت‌های حاصل‌شده صحبت می‌کنند و به بررسی امکان تکمیل اهداف می‌پردازند.

از این روش ارزیابی عملکرد برای ایجاد هماهنگی بین اهداف اصلی سازمان و اهداف کارکنان استفاده می‌شود. در کنار این، اعتبارسنجی اهداف با استفاده از روش SMART صورت می‌گیرد تا از مشخص بودن، قابلیت اندازه‌گیری، قابلیت دست‌یابی، واقع‌گرایانه بودن و محدودیت زمانی مجموعه‌ی اهداف اطمینان حاصل کنیم.

در پایان دوره‌ی ارزیابی (فصلی، شش ماهه و یا سالانه)، کارکنان را بر اساس نتایج کسب‌شده توسط آن‌ها، قضاوت می‌کنند. در این فرآیند، موفقیت را با ارتقاء و افزایش حقوق مورد قدردانی قرار می‌دهند؛ در حالی‌که، نتیجه‌ی شکست می‌تواند انتقال به بخشی دیگر، یا آموزش بیشتر باشد. این فرآیند، اهمیت زیادی به اهداف ملموس می‌دهد و معمولاً بخش‌های غیر ملموس نظیر مهارت‌های بین فردی، تعهد و غیره، نادیده گرفته می‌شوند.

برای اطمینان از موفقیت این روش، باید مدیریت بر مبنای اهداف در فرآیند ارزیابی و هدف‌گذاری کل سازمان، نهادینه شوند. شرکت‌ها می‌توانند با بکارگیری روش مدیریت بر مبنای اهداف در فرآیند مدیریت عملکرد، موجب افزایش تعهد کارکنان، فرصت دادن به آن‌ها برای تکمیل اهداف شان و توانمندسازی آن‌ها را در جهت تفکر آینده‌نگرانه می‌شود. 

مناسب برای:

اندازه‌گیری خروجی‌های کمی و کیفی مدیران ارشد؛ نظیر مدیران، سرپرستان و مسئولان اجرایی (در هر کسب‌وکار با هر اندازه).

علل اصلی شکست:

برنامه‌ریزی ناقص، اهداف سازمانی نامناسب و عدم مشارکت مدیران ارشد در فرآیند.

گام‌هایی برای اجرای موفق یک برنامه مدیریت بر مبنای اهداف:

• هر مدیر باید بین 5 تا 10 هدف مشخص و قابل اندازه‌گیری داشته باشد.
• هر مدیر می‌تواند اهداف خود را به صورت مکتوب ارائه کند که پس از بررسی، نسخه‌ی نهایی آن تهیه می‌شود.
• هر هدف باید شامل یک شرح و یک برنامه‌ی روشن برای اجرا (لیست وظایف) باشد.
• نحوه‌ی اندازه‌گیری پیشرفت اهداف و دوره‌ی زمانی بررسی آن را تعیین کنید (حداقل یک‌بار در هر فصل).
• تعدادی اقدام اصلاحی برای شرایطی که اقدامات اجرایی، هماهنگی خود را با برنامه‌های قبلی از دست می‌دهند، تنظیم کنید.
• مطمئن شوید که اهداف کارکنان با اهداف سازمان و جایگاه آن‌ها، هم‌سویی داشته باشد.

2- بازخورد 360 درجه

بازخورد 360 درجه یک روش ارزیابی عملکرد چندبعدی است که عملکرد کارمند را به کمک بازخورد گردآوری‌شده از همه‌ی افراد مرتبط با او شامل مدیران، همکاران، زیردستان و مشتریان ارزیابی می‌کند. این روش، نه تنها سوگیری‌های موجود در ارزیابی‌های عملکرد را از بین می‌برد، بلکه تصویری روشن از شایستگی‌های فرد، ارائه می‌کند. این روش شامل 5 بخش اصلی زیر می‌شود:

1- خود ارزیابی

خود ارزیابی به کارکنان فرصتی می‌دهد تا با نگاه به عملکرد گذشته، نقاط قوت و ضعف خود را دریابند. با این وجود، اگر خودارزیابی بدون ساختار و روندهای مشخص اجرا شود، می‌تواند به فرآیندی که سوگیری و ارفاق به خود در آن دخیل است تبدیل شود.

2- ارزیابی مدیر

ارزیابی عملکرد توسط مدیر، بخشی از شکل سنتی و بنیادین ارزیابی است. این ارزیابی باید شامل امتیازدهی سرپرستان به کارکنان زیردست خود و نیز ارزیابی تیم‌ها توسط مدیران ارشد باشد.

3- ارزیابی همکاران

همکاران یک فرد، با توجه به این‌که اختلاف سلسله‌مراتبی با او ندارند، دیدشان از عملکرد وی بی‌نظیر است و این مولفه، آن‌ها را به مناسب‌ترین ارزیاب تبدیل می‌کند. ارزیابی این افراد به تعیین توانایی یک کارمند در کار تیمی، اقدامات خلاقانه، و قابل اعتماد بودن او؛ کمک می‌کند. با این حال، دوستی یا دشمنی بین همکاران، می‌تواند منجر به مختل شدن نتیجه ارزیابی شود.

4- ارزیابی مدیران توسط زیردستان

ارزیابی پایین به بالای موجود در بازخورد 360 درجه، گامی بزرگ و رو به جلو محسوب می‌شود. از نقطه‌نظر یک مدیر، مهم‌ترین نظر درباره‌ی آن‌ها، از جانب زیردستان ارائه می‌شود. با این وجود، بی‌میلی یا ترس از تلافی‌جویی، می‌تواند منجر به ایجاد خطا در نتایج ارزیابی شود.

5- ارزیابی‌ مشتریان یا کاربران

کاربران در این بخش، می‌توانند شامل مشتریان داخلی شرکت، نظیر کارکنانِ کاربر یک محصول، یا مشتریان خارجی و غیر عضو در شرکت، ولی دارای ارتباط مداوم با برخی کارکنان باشند.

از سویی، مشتریان خارجی می‌توانند ارزیابی بهتری از یک کارمند ارائه کنند؛ هر چند، این افراد اثر ارزیابی خود را بر آن کارمند مشاهده نمی‌کنند.

مزایای بازخورد 360 درجه:

• به افزایش آگاهی افراد نسبت به عملکرد خود و تاثیر آن بر سایر ذی‌نفعان، کمک می‌کند.
• عاملی برای شکل‌گیری مربی‌گری، جلسات مشاوره و فعالیت‌های توسعه‌ی شغلی است.
• کارکنان را برای پرداختن به توسعه‌ی فردی و مدیریت تغییر، تشویق می‌کند.
• موجب یک‌پارچگی بازخورد عملکرد با فرهنگ سازمانی و افزایش تعهد می‌شود.

 مناسب برای:

بیشتر برای شرکت‌های بخش خصوصی مناسب است تا سازمان‌های عمومی؛ زیرا کارکنان بخش عمومی به احتمال بیشتری در امتیاز‌دهی به همکاران خود، ارفاق می‌کنند.

دلایل اصلی شکست:

ارفاق در ارزیابی، تفاوت‌های فرهنگی، رقابت بین افراد، برنامه‌ریزی ناکارآمد و بارخورد گمراه کننده.

3- روش کانون ارزیابی

مفهوم کانون ارزیابی، ابتدا در دهه‌ی 1930 توسط ارتش آلمان معرفی شد؛ اما در ادامه، برای هماهنگ شدن با محیط کار امروزی، اصلاح و تکمیل شده است. روش کانون ارزیابی، به کارکنان تصویری روشن از آ‌ن‌ها از نظر دیگران و تاثیر آن بر عملکردشان ارائه می‌کند. مزیت اصلی کانون ارزیابی، این است که علاوه بر ارزیابی عملکرد فعلی فرد، توانایی پیش‌بینی عملکرد شغلی آینده را نیز دارد.

در این روش، از کارکنان خواسته می‌شود تا در فعالیت‌های شبیه‌سازی اجتماعی نظیر تمرین شغل، مکالمات غیر رسمی، تمرین کشف حقایق، مسائل مرتبط با تصمیم‌گیری، نقش آفرینی و سایر فعالیت‌هایی که به بررسی آمادگی فرد برای ایفای نقش‌هایش می‌پردازند، شرکت کنند. ایراد اصلی این روش، نیاز آن به صرف وقت و هزینه بسیار است که مدیریت آن را دشوار می‌کند.

مزایای روش مرکز ارزیابی:

• به افزایش آگاهی، تقویت قدرت تفکر و بهبود بهره‌وری شرکت‌کنندگان در آزمون‌ها، کمک می‌کند.
• می‌توان آن را با توجه به نقش‌ها، شایستگی‌ها و نیازهای شغلی مختلف، متناسب کرد.
• تصویری از شخصیت فرد ارائه می‌کند (شامل اخلاق، بردباری، مهارت حل مساله، درون‌گرایی/برون‌گرایی، انطباق‌پذیری و ...).  

مناسب برای:

شرکت‌های تولیدی و خدماتی، موسسات آموزشی و مراکز مشاوره؛ با هدف تشخیص رهبران و مدیران آینده‌ی سازمان‌ها.

دستورالعمل‌هایی برای اجرای فعالیت‌های کانون ارزیابی:

• از تحلیل شغلی برای مشخص کردن مؤلفه‌های عملکرد موثر، استفاده کنید.
• استانداردهایی برای ارزیابی عملکرد تعیین کنید که در مرکز ارزیابی قابل اندازه‌گیری باشند.
• به طبقه‌بندی رفتارهای مناسب و معنادار در فرآیند ارزیابی بپردازید.
• تکنیک‌هایی برای ارزیابی بیابید که توانایی استخراج دقیق اطلاعات رفتاری را داشته باشند.
• شرکت‌کنندگان و ارزیابان آن‌ها را شناسایی کنید (سرپرستان مستقیم نباید جزء این دسته باشند).
• آموزش لازم برای ارزیابان و تحلیل‌گران را فراهم کنید.
• برای هر کدام از شرکت‌کنندگان، یک سیستم ثبت عملکرد در نظر بگیرید.
• اطلاعات ثبت شده را بازبینی کنید و براساس آن، پاداش‌ها و آموزش‌های لازم را لحاظ کنید.

4- مقیاس رتبه‌بندی رفتاری (BARS)

به کمک روش مقیاس رتبه‌بندی رفتاری، می‌توان از مزایای کمی و کیفی در فرآیند ارزیابی عملکرد بهره برد. روش BARS، به مقایسه‌ی عملکرد فرد با مثال‌های رفتاری مشخص و دارای یک سیستم امتیازدهی، می‌پردازد. در یک مقیاس رتبه‌بندی رفتاری، هر سطح از عملکرد به چند اعلامیه BARS مرتبط می‌شود که این اعلامیه‌ها به توصیف رفتارهای معمول فرد می‌پردازند. این اعلامیه‌ها، نوعی مقیاس برای سنجش عملکرد فرد در مقایسه با استانداردهای از پیش‌ تعیین‌شده برای نقش و جایگاه شغلی او هستند.

اولین گام در ایجاد مقیاس رتبه‌بندی رفتاری، معرفی سیستم وقایع حساس است که رفتار معمول در محیط کار را نشان می‌دهد. گام بعدی ویرایش این وقایع و نمایش آن‌ها در یک قالب ساده و قابل فهم است. پس از این کار، اثربخشی مثال‌های وقایع حساس را به صورت تصادفی ارزیابی می‌کنند. وقایع حساس باقی‌مانده برای ایجاد سیستم BARS و ارزیابی عملکرد کارکنان، مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مزایای استفاده از BARS:

• بهره‌مندی از استانداردهای دقیق، بازخوردهای بهبود یافته، تحلیل دقیق عملکرد، و ارزیابی منسجم.
• حذف متغیرهای ایجاد انحراف در نتایج ارزیابی عملکرد، با تاکید بر رفتارهای محسوس، منسجم و مشخص.
• کاهش هرگونه سوگیری و اطمینان از منصفانه بودن فرآیند ارزیابی.

مناسب برای:

همه‌ی کسب‌وکارها در هر اندازه‌ای، می‌توانند از روش BARS برای ارزیابی عملکرد نیروی کار خود از سطوح پایین تا مدیران ارشد اجرایی، استفاده کنند.

نقاط ضعف معمول BARS:

• احتمال بالای اعمال سلیقه‌ی شخصی در ارزیابی.
• تصمیم‌گیری درباره‌ی پرداخت و ارتقاء با استفاده از این روش، دشوار است.
• تدوین و اجرای آن وقت‌گیر است.
• مسئولیت مدیران و مسئولان ارشد اجرایی را زیاد می‌کند.

5- ارزیابی روان شناختی

ارزیابی روان شناختی برای اطلاع از ظرفیت‌های پنهان کارکنان، مفید است. تمرکز این روش، بیش از ارزیابی عملکرد گذشته‌ی فرد، بر تحلیل عملکرد آینده‌ی او قرار دارد. از این روش ارزیابی، برای تحلیل هفت مؤلفه‌ی اصلی عملکرد فرد نظیر مهارت‌های بین فردی، توانایی‌های شناختی، ویژگی‌های عقلانی، مهارت‌های رهبری، ویژگی‌های شخصیتی، هوش هیجانی و سایر مهارت‌های مرتبط استفاده می‌شود.

روان‌شناسان ماهر، برای ارزیابی موثر عملکرد کارکنان، گستره‌ای از آزمایشات نظیر مصاحبه‌های جامع، آزمایشات روان‌شناختی، گفت‌وگوها و غیره را به کار می‌گیرند. با این حال، این فرآیند، نسبتاً پیچیده و آهسته است و کیفیت نتایج آن، به شدت وابسته به روان‌شناس مجری فرآیند است.

برای اجرای ارزیابی روان‌شناختی، از سناریوهای مشخصی استفاده می‌کنند. مثلاً نحوه‌ی برخورد یک کارمند با یک مشتری عصبانی، می‌تواند در ارزیابی مهارت‌های متقاعد‌سازی، پاسخ رفتاری، پاسخ هیجانی و سایر ویژگی‌های روان‌شناختی این کارمند، مورد استفاده قرار گیرد.

مزایای ارزیابی روان شناختی:

• اطلاعات قابل اندازه‌گیری و بی‌طرفانه‌ را نه‌تنها از عملکرد فرد، بلکه از ظرفیت‌های او ارائه می‌کند.
• اجرای آن در مقایسه با سایر روش‌های ارزیابی عملکرد، آسان‌تر است.
• برای کارکنان درون‌گرا و خجالتی، ساختاری فراهم می‌کند که به کمک آن، ظرفیت‌های خود را اثبات و شکوفا کنند.

مناسب برای:

شرکت‌های بزرگ می‌توانند بنا به دلایل متعدد از جمله گسترش مهارت‌های رهبری، تیم‌‌سازی، حل منازعات و غیره از روش روان‌شناختی استفاده کنند.

علل اصلی شکست:

نبود آموزش کافی در میان شرکت‌کنندگان، کمبود روان‌شناسان ماهر برای مدیریت فرآیند ارزیابی و ترس شرکت‌کنندگان می‌توانند منجر به اخلال در نتایج شوند.

آیا می‌دانستید؟

شرکت‌های بزرگی چون Ford Motors ،Exxon Mobil و Procter & Gamble از ارزیابی روان‌شناختی برای بررسی عملکرد و شخصیت کارکنان خود استفاده می‌کنند.

6- روش حسابداری (هزینه) منابع انسانی

روش حسابداری (هزینه) منابع انسانی، عملکرد کارکنان را بر اساس منافع مالی آن‌ها برای سازمان ارزیابی می‌کند. برای اجرای این روش، هزینه‌ی نگه‌داشت فرد در سازمان (هزینه‌‌ی شرکت) را با منافع مالی فرد برای شرکت (آورده‌ی فرد) مقایسه می‌کنند.

برای ارزیابی عملکرد کارکنان به روش حسابداری منابع انسانی، عواملی مثل میانگین ارزش خدمات فرد، کیفیت خدمات، هزینه‌ی سربار، روابط بین فردی و موارد دیگری از این قبیل را لحاظ می‌کنند. این روش، وابستگی زیادی به تحلیل هزینه‌ها و منافع دارد و نقطه‌ضعف آن، نیاز به قدرت حافظه‌ی بالا جهت ثبت این داده‌ها است.

مزایای روش حسابداری (هزینه) منابع انسانی:

• هزینه و منافع یک فرد برای سازمان را به خوبی محاسبه می‌کند.
• به تعیین اثر اقدامات هر یک از کارکنان بر سود خالص شرکت کمک می‌کند.

مناسب برای:

استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک که در آن می‌توان تاثیر عملکرد یک کارمند بر موفقیت یا شکست مالی سازمان را مشاهده کرد.

گام‌هایی برای اجرای روش حسابداری (هزینه) منابع انسانی:

• شکاف موجود بین بازار و عملکرد فعلی کارمند (مجموعه هزینه‌ها و منافع) را شناسایی کنید.
• دستاوردهای مالی و غیر مالی کارکنان برای شرکت را مشخص کنید.
• آن‌چه فرد در دوره‌ی ارزیابی کسب کرده را یادداشت کنید (مثل افزایش مشترکان، بهبود درآمدها، تعداد برد در معاملات جدید و غیره).
• یک روش آینده‌نگرانه برای ارزیابی عملکرد کارکنان

انتخاب روش مناسب ارزیابی عملکرد بیش از هر زمانی اهمیت یافته است؛ زیرا دیدگاه شما نسبت به کارکنان‌تان و ارزشی که برای روحیه‌ی آن‌ها قائل هستید را نشان می‌دهد. همین که روش ارزیابی عملکرد مناسب نیازهای خود را یافتید، باید آن را به شکل صحیح اجرا کنید تا شکاف‌های بحرانی موجود در عملکرد سازمان شما حذف شود و مسائل تاثیرگذار بر بازده‌ی سرمایه خود را شناسایی کنید.

منبع: kissflow.com