یکی از موضوعات جالبی که طی 2 سال گذشته در پروژه‌های پیاده‌سازی نرم افزار مدیریت عملکرد در بیش از 35 سازمان (در مجموع حدود 25هزار نفر کارمند) به آن برخوردیم، چالشی بودن تکمیل موافقتنامه‌های عملکرد در دوره اول ارزیابی عملکرد بود. بسیاری از مدیران سطوح مختلف سازمان، برای بیان شفاف انتظارات خود از تک تک افراد زیرمجموعه شان، طبق فرآیند مدیریت عملکرد، بهانه تراشی‌های متفاوتی داشتند.

ارزیابی عملکرد و دغدغه اصلی کارکنان

قبل از پرداختن به لیست بهانه‌های جالب مدیران و میزان منطقی بودن یا نبودن آن‌ها، به جواب سوالی ساده میپردازیم؛ زمانی که از کارکنان سوال می‌کردیم که “چرا شما عملکرد مناسبی در دوره‌های ارزیابی عملکرد گذشته نداشته اید؟” اکثر آن‌ها اینگونه پاسخ می‌دادند: “چون ما دقیقا نمی‌دانیم باید چه رفتار یا کارهایی را انجام دهیم تا عملکرد بالایی داشته باشیم.” اصلی‌ترین دغدغه آن‌ها این بود که:

“من هر روز باید ذهن مدیرم را بخوانم.”

 باید حدس بزنیم که من دقیقا با انجام چه رفتارها یا کارهایی به عملکرد عالی از نظر مدیرم و سازمانم خواهم رسید و در ارزیابی عملکرد نتیجه خوبی خواهم گرفت. هیچ وقت در این مورد با ما صریح و شفاف صحبت نشده و اغلب انتظارات را به صورت کلی، غیر دقیق، بدون مصداق و از همه مهم‌تر یکطرفه بیان می‌کنند.

ارزیابی عملکرد کارکنان و چالش مدیران

حال به بهانه های جالب مدیران و رابطه آن با ادعای کارکنان بپردازیم:

بهانه اول : نداشتن وقت.

 تعدادی از مدیران ادعا داشتند برای تکمیل موافقتنامه، در فرآیند ارزیابی عملکرد، برای تک تک کارکنان آن هم در حضور خودشان و طی جلسه‌ای رودر رو وقت کافی ندارند. در حالی که این موافقتنامه در طی هر دوره ارزیابی عملکرد صرفا یکبار تنظیم و مورد موافقت طرفین قرار می‌گیرد. یا مدیر واقعا وقت ندارد یا نمی‌خواهد برای این موضوع وقت بگذارد. در هر دو حالت، موضوع جدی است. چرا که یکی از وظایف و مسئولیت‌های اصلی هر مدیر برنامه‌ریزی و تعیین دقیق انتظارات از هر یک از افراد زیرمجموعه خود و مدیریت عملکرد کارکنان است. اگر وقت کافی برای این مدیریت عملکرد ندارد یا نمی‌گذارد، پس وقت او صرف چه می‌شود؟ بدیهی است کارکنانی که اطلاع دقیقی نسبت به رفتارها و کارهای مورد انتظار ندارند، توجیه نشده و نظراتشان مورد توجه قرار نگرفته است، هر چقدر هم توانمند باشند هیچ گاه به عملکرد عالی نخواهند رسید و موفق به کسب نتایج عالی در ارزیابی عملکرد نخواهند شد.

بهانه دوم : شرح شغل.

برخی از مدیران ادعا داشتند به دلیل وجود شرح شغل مفصل برای هر یک از مشاغل مربوط به کارکنان زیرمجموعه، دیگر نیازی به تنظیم موافقتنامه در ابتدای دوره ارزیابی عملکرد وجود ندارد. اما موضوع جالب‌تر این بود که همین مدیران نسبت به کیفیت و به روزرسانی همان شرح شغل‌ها هم معترض هستند. هدف از تدوین شرح شغل و کارکردهای آن موضوعی بود که مدیران تصور درستی از آن ندارند و اغلب تصور بر این است با تدوین شرح شغل بار مسئولیت برنامه‌ریزی و تعیین اهداف دوره‌ای در قالب موافقتنامه، برای ارزیابی عملکرد کارکنان زیرمجموعه، بایستی از دوش آن‌ها برداشته شود. چرا که با مطالعه شرح شغل، هر فرد نسبت به موارد مورد انتظار آگاهی کامل پیدا می‌کند.

بهانه سوم : تغییرات مداوم.

برخی از مدیران این موضوع را بهانه قرار می‌دادند که با توجه به شرایط و تغییرات اجتناب ناپذیر یا ماهیت فرآیندهای تخصصی غیرقابل پیش بینی، تنظیم اهداف حتی در حد یک دوره ارزیابی عملکرد، بدون تغییر ممکن نیست. اگر این فرض درست باشد، به این معنی نیست که نمی‌توان برای افرادی که در این مشاغل قرار گرفته اند انتظارات را به طور شفاف تبیین کرد و یا موافقتنامه عملکرد نداشته باشیم، بلکه کافی است شرایط خاص آن‌ها را با توجه به راهکارهای علمی در تعیین انتظارات و تنظیم موافقتنامه طی یک دوره ارزیابی عملکرد رعایت کنیم.

بهانه چهارم : عدم وجود برنامه‌ها در سطح واحد.

شاید این بهانه به نسبت بهانه‌های قبلی منطقی‌تر به نظر برسد. گرچه در همه سازمان‌ها این موضوع صادق نیست اما در بسیاری از سازمان‌ها، در تعیین اهداف وKPI  ها و شاخص‌های ارزیابی عملکرد در سطح واحد مشکلات اساسی دارند. به طوری که تعیین اهداف دوره‌ای برای واحدها و تیم ها بر اساس شاخص‌های دقیق یا انجام نمی‌شود یا به درستی انجام نمی‌گیرد. اگرچه بررسی دلیل و ارائه راهکار برای این معضل نیاز به مقاله‌ای جدا دارد ولی در هر صورت این مسئولیت مدیر واحد است که برنامه و اهداف را در سطح واحدی از سازمان مطالبه کند و همراستایی اهداف فردی و واحدی را برقرار نموده و همسو با استراتژی‌های سازمان و واحد، نسبت به تعیین اهداف و بیان انتظارات از کارکنان در هر دوره ارزیابی عملکرد بپردازد.

(البته این را هم اضافه کنیم که قطعا این موارد در همه مدیران صادق نیست و مدیرانی هم هستند که بسیار پذیرای تنظیم موافقتنامه و هدف‌گذاری در ابتدای دوره ارزیابی عملکرد بوده و قبلا بر اساس سیستم دستی و کاغذی برای تنظیم موافقتنامه و هدف‌گذاری برای افراد در هر دوره ارزیابی عملکرد اقدام می‌کردند. ولی تعداد این مدیران کمتر از 15% است.

بهبود در فرایند استقرار نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان

اما چرا این بهانه تراشی‌ها اتفاق می افتد؟

آیا واقعا مدیران شایستگی و توانمندی تنظیم موافقتنامه برای کارکنان زیرمجموعه خود را ندارند؟

یا نسبت به سیستم‌های مدیریت عملکرد بی اعتمادند؟

گرچه دلایل زیادی برای این بهانه تراشی‌ها وجود دارد ولی به نظر میرسد بیشترین قصور متوجه ما منابع انسانی‌ها است. چرا که بسترهای لازم را فراهم نکرده‌ایم، مواردی نظیر؛ ارائه و پیاده‌سازی یک نظام مدیریت عملکرد کارآمد که منجر به جلب اعتماد مدیران شود، تمرکز بر ارتقا توانمندی مدیران در تنظیم موافقتنامه‌هایی اصولی و همسو با اهداف استراتژیک سازمان و ایجاد فضای تعاملی در سازمان، ایجاد بستری برای بازخورد و بهبودمحوری در ارزیابی عملکرد کارکنان، ایجاد این بستر از مسئولیت‌های حرفه‌ای ما منابع انسانی‌ها بوده که گاه ما به آن با تردید یا بطور ناقص پرداخته‌ایم و گاه اصلا به این موضوعات نپرداخته‌ایم.

نتیجه جالبی که ما در این 35 سازمان تجربه کردیم این بود که با پیاده‌سازی سیستم مدیریت عملکرد این مقاومت مدیران و بهانه تراشی آن‌ها به مرور و طی دوره های بعدی کاهش پیدا می کند. چرا که اثر و نتیجه آن را در اقناع سازی افراد به پذیرش نتیجه ارزیابی عملکردشان را حس می کنند. و البته بهبود عملکرد از همینجا آغاز می شود که فرد نتیجه ارزیابی خود را قبول کند.

در مقاله بعدی بیشتر به این موضوع و نتایج حاصل از این تجربیات میپردازیم. چرا بعضا منابع انسانی در پیاده‌سازی نظام مدیریت عملکرد کارآمد موفق عمل نمی‌کند؟ راهکار چیست؟ پیاده‌سازی مدیریت عملکرد و تنظیم موافقتنامه های دوره‌ای منجر به چه نتایجی شده است؟

مقاله دوم ارزیابی عملکرد کارکنان و نکات آن را اینجا بخوانید.