سیستم مدیریت عملکرد باید خروجی‌های مناسبی برای توسعه‌ی سازمان و کارمندانش فراهم کند. افراد با پتانسیل بالا و افرادی که بهترین عملکرد را دارند، از طریق فرآیند مدیریت عملکرد شناسایی می‌شوند. همچنین در این فرآیند افراد با عملکرد پایین هم شناسایی می‌شوند و سپس اقدامات تعیین‌شده برای این دو گروه (پاداش، تنبیه، ارتقا و توسعه توانمدی ها …) اعمال می‌گردند. بدون استفاده از توزیع اجباری، مدیریت عملکرد نمی‌تواند اطلاعات معتبری برای این مقاصد به دست آورد.
اولین استفاده از توزیع اجباری
به پیشگامی «جک ولش»، مدیر ارشد اجرایی جنرال الکتریک در دهه 1980، توزیع اجباری به عنوان روشی برای مدیریت استعداد معرفی شد که در آن کارمندان براساس عملکرد روی یک نمودار توزیع نرمال (زنگوله‌ای) و در سه دسته رتبه‌بندی می‌شوند: “الگو، در حد انتظار و نیازمند بهبود”. از آن‌جا که در این روش، تعداد محدودی از کارمندان می‌توانند در دسته عملکرد بالا (یا الگو) قرار گیرند، توزیع اجباری راهی برای ارتقاء بهره‌وری کارکنان و همچنین ایجاد فرهنگ رقابت در سازمان دانسته می‌شد. در ادامه، به بررسی ارتباط بین توزیع اجباری و مدیریت عملکرد خواهیم پرداخت.
ارتباط بین توزیع اجباری و مدیریت عملکرد
«ارزیابی عملکرد مدیریت نشده»، منجر به نتایج نامعتبر می‌شود. مدیران می‌خواهند مؤدب و مقبول باشند و دوست ندارند بازخوردهای عینی در خصوص عملکرد کارکنان به آن‌ها ارائه دهند. مدیران تمایل دارند تا دستاوردهای کارکنان را بیشتر جلوه داده و نیازهای توسعه‌ای آن‌ها را پالایش کنند. مدیریت منابع انسانی باید سیستمی را پیاده‌سازی کند که در آن، مدیران ملزم به ارائه‌ی بازخوردهای عینی باشند. در این مواقع بیشتر سازمان‌ها از توزیع اجباری (یا توزیع نرمال) استفاده می‌کنند. ضروریست که توزیع اجباری در مدیریت عملکرد وجود داشته باشد. برای استفاده از توزیع اجباری در مدیریت عملکرد لازم است چند مرحله در سازمان طی شود که در ادامه به آن می‌پردازیم.
اول، سازمان باید اهداف مدیریت عملکرد و اهداف کسب و کار سازمان را هم‌راستا سازد. در بسیاری از سازمان‌ها، هیچ ارتباطی بین عملکرد کارکنان و عملکرد سازمان وجود ندارد. در این حالت، سیستم قابل اعتماد نیست و نمی‌توان اطلاعات معتبری از آن کسب کرد. واحد منابع انسانی، باید قوانین کلی مدیریت عملکرد را تعریف کنند. در بسیاری از سازمان‌ها، قانون توزیع اجباری برای عملکرد واحدهای سازمان نیز تعریف می‌شود. این کار به صورت اتوماتیک باعث هم‌راستا شدن اهداف عملکردی کسب و کار و اهداف عملکردی کارمندان می‌شود. گرچه چنین تصمیمی به ضرر کارکنان مستعد در واحدهایی است که نمره‌ی پایینی گرفته‌اند اما می‌توان برای چنین افرادی به طور جداگانه تصمیم‌گیری کرد.
دوم، واحد منابع انسانی باید قوانین دقیقی در خصوص توزیع اجباری عملکرد کارکنان در یک واحد تنظیم کند. بسیاری از سیستم‌های مدیریت عملکرد از توزیع اجباری برای تمامی افراد استفاده می‌کنند. در این شرایط از تمام مدیران سازمان خواسته می‌شود تا توزیع اجباری عملکرد کارکنان واحد خود را ارائه کنند. این کار می‌تواند باعث نتایج غیر معقولی شود، زیرا برخی مدیران تعداد کارمند کافی برای رسیدن به یک منحنی توزیع نرمال یا توزیع اجباری عملکرد کارکنان ندارند. در این شرایط واحد منابع انسانی باید انعطاف‌پذیر عمل کند و به مدیران اجازه دهد مقداری تعدیل در منحنی توزیع اجباری عملکرد کارکنان اعمال کنند.
سوم، واحد منابع انسانی باید نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد را کالیبره کند. مدیریت ارشد نیز مسئول بررسی کالیبره کردن نتایج مدیران باشد. بیشتر سازمان‌ها بر روی گزارش‌هایی که مستقیماً به مدیریت ارشد ارائه می‌شوند، کالیبراسیون مناسبی انجام می‌دهند. مدیریت ارشد تصمیم می‌گیرد که ارزیابی عملکرد هر مدیر را تایید کند، یا تغییر دهد. آن‌ها براساس مدارکی که دارند قضاوت می‌کنند. این ابزار بسیار مفید است، چرا که این فرصت را ایجاد می‌کند که درمورد هر فرد به صورت جداگانه و همچنین درمورد فرصت‌های شغلی درون سازمان بحث شود. واحد منابع انسانی جلسات مربوط به کالیبراسیون را در سطوح پایین‌تر سازمان برگزار می‌کند. طی فرآیند کالیبراسیون، همیشه بهترین کارمندان شناسایی می‌شوند (زیرا هر مدیر می‌داند چه کسی باارزش‌ترین عضو تیم است).
توزیع اجباری در سازمان‌ها
سازمان می‌تواند برخی تغییرات را در توزیع اجباری اعمال کند. بسیاری از سازمان‌ها توزیع اجباری دقیق را فقط برای امتیازات بالا استفاده می‌کنند. آن‌ها به مدیران اجازه می‌دهند تا درمورد امتیازات پایین به صورت مستقل و آزادانه تصمیم‌گیری کنند. آن‌ها مشوق‌هایی مخصوص کارکنان با عملکرد بالا دارند و درمورد کارکنانی با امتیاز پایین‌تر، اقدام خاصی انجام نمی‌دهند، سازمان‌های دیگری هستند که امتیازات بالا را کنترل نمی‌کنند؛ بلکه اقداماتی را درمورد کارمندان با عملکرد پایین انجام می‌دهند. چنین ایده‌هایی برای فضا دادن به مدیران و باز گذاشتن دست‌شان در مدیریت عملکرد بسیار مناسب هستند.
درنهایت، باتوجه به مطالب بالا باید ذکر کنیم که توزیع اجباری در مدیریت عملکرد، امری حیاتی است. بدون توزیع اجباری، سیستم مدیریت عملکرد نمی‌تواند اطلاعات مفیدی برای واحد منابع انسانی و مدیریت ارشد سازمان فراهم کند.
مقالات پربازدید