فرآیند ارزیابی عملکرد بخشی از فرآیند مدیریت عملکرد است که موضوعی حیاتی برای سازمان جهت ارتقاء بهره‌وری کارکنان و بهبود نتایج عملکردی آن‌هاست. ارزیابی عملکرد معمولاً فرآیند دوره‌ای است که طی آن، عملکرد کارکنان و بهره‌وری آنها بر اساس مجموعه ای از اهداف از پیش تعیین شده، سنجیده می‌شود.
مدیریت عملکرد یک سیستم بسیار مهم است، زیرا علاوه‌بر آن‌که در افزایش دستمزد و ارتقای کارکنان عامل تعیین کننده‌ای است، می‌تواند مهارت‌های کارکنان، نقاط قوت و نقاط ضعف آنها را به دقت ارزیابی کرده و بهبود بخشد.
ارزیابی عملکرد به ندرت به درستی مورد استفاده قرار می‌گیرد، زیرا روشهای ارزیابی عملکرد موجود در درونی‌سازی نتایج عملکرد کارکنان شکست خورده اند. برای جلوگیری از تبدیل ارزیابی‌های عملکرد به شعارهایی پوچ، مدیران منابع انسانی باید فرآیند موجود ارزیابی عملکرد را بازسازی و تلاش کنند ارزیابی عملکرد را به عنوان بخشی از فرآیند کامل مدیریت عملکرد پیاده کنند.
شش روش متداول ارزیابی عملکرد
سازمان‌ها با استفاده از روشهای صحیح ارزیابی عملکرد، می‌توانند عملکرد کارکنان خود را بهبود ببخشند. یک روش خوب در ارزیابی عملکرد کارکنان می‌تواند تجربه‌ی اثربخش و سودمندی را حاصل کند.
در این‌جا نگاه دقیقی به شش روش متداول ارزیابی عملکرد خواهیم داشت:
۱- مدیریت عملکرد بر مبنای اهداف (MBO)
مدیریت بر مبنای اهداف، یک روش ارزیابی است که مدیران و کارکنان با مشارکت یکدیگر اهدافی را شناسایی، برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و اعلام می‌کنند تا در طول دوره‌ی ارزیابی معینی، بر آن اهداف تمرکز کنند. بعد از تنظیم اهدافی شفاف، مدیران و زیردستان به صورت دوره‌ای درباره‌ی پیشرفت‌های صورت گرفته گفتگو می‌کنند تا بتوانند امکان‌پذیری دستیابی به آن مجموعه اهداف را کنترل کرده و در مورد آن مباحثه کنند.
این روش ارزیابی عملکرد برای مرتبط ساختن اثربخش اهداف کلان سازمانی با اهداف جزئی و عملیاتی کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. به علاوه، اهداف باید بر اساس الگوی SMART اعتبارسنجی شوند تا بررسی شود آیا مجموعه‌ی اهداف، مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست یافتنی، واقعی و زمان‌بندی شده هستند یا خیر.
در پایان دوره‌ی ارزیابی (سه‌ماهه، شش‌ماهه و یک‌ساله)، کارکنان نسبت به نتایجی که به دست آورده‌اند، ارزیابی می‌شوند. پاداش موفقیت در دستیابی به اهداف، ارتقا و افزایش مزایا خواهد بود؛ در حالی که عدم تحقق اهداف منجر به جابجایی یا آموزش بیشتر می‌شود. این فرآیند، معمولاً تمرکز خود را بیشتر بر اهداف ملموس معطوف می‌کند و جنبه‌های ناملموس مانند مهارت‌های بین فردی، تعهد و مانند آن را نادیده می‌گیرد.
مناسب برای:
سنجش و اندازه‌گیری خروجی‌های کمی و کیفی مدیران ارشد مثل مدیران، سرپرستان و مدیران اجرایی (برای کسب‌وکارها در هر اندازه‌ای)
دلایل رایج شکست:
برنامه‌ریزی ناقص مدیریت بر مبنای هدف، اهداف ناکافی شرکت و عدم مشارکت مدیریت عالی
مراحل اجرای موفق یک طرح مدیریت بر مبنای اهداف:
- هر مدیر باید ۵ تا ۱۰ هدف که مشخص و قابل سنجش باشند، داشته باشد.
- مدیر می‌تواند اهدافش را به صورت مکتوب مطرح کند که بعد از بررسی، نهایی شود.
- هر هدف باید تشریح شود و یک برنامه‌ریزی شفاف (فهرست اقدامات) داشته باشد.
- معین کنید که پیشرفت چگونه سنجیده می‌شود (شاخص‌های کلیدی) و هر چند وقت یک بار انجام می‌شود (حداقل هر سه ماه)
- قدامات اصلاحی که در صورت عدم انطباق برنامه‌ها با پیشرفت کار باید انجام شود، مشخص و فهرست کنید.
- بررسی کنید که در تمام سطوح، اهداف مشخص شده با اهداف سازمانی و اهداف بالادستی و پایین دستی، مرتبط باشند.
2- ارزیابی 360 درجه
ارزیابی 360 درجه، یک روش ارزیابی عملکرد چند بعدی است که یک کارمند را با استفاده از بازخورد جمع آوری شده از دایره‌ی نفوذ کارکنان، یعنی مدیران، همکاران ، مشتریان و مافوق مستقیم ارزیابی می‌کند. این روش علاوه بر آن‌که سوگیری و جانبداری را در ارزیابی عملکرد حذف می‌کند، درک واضحی از شایستگی افراد نیز ارائه می‌دهد.
این شیوه‌ی ارزیابی عملکرد، 5 مؤلفه‌ی یکپارچه دارد:
مولفه اول: خودارزیابی
خودارزیابی به کارکنان این فرصت را می‌دهد که با بررسی عملکرد گذشته، نقاط قوت و ضعف خود را دریابند. با این حال، اگر خودارزیابی بدون رویه‌های رسمی یا فرم‌های ساختار یافته انجام شود می‌تواند به نتایجی سهل‌گیرانه، بی‌ثبات و سوگیرانه منجر شود.
مولفه دوم: ارزیابی‌های مدیریتی
ارزیابی عملکرد توسط مدیران، بخشی از سنت و اساس ارزیابی‌هاست. این ارزیابی‌ها، باید شامل امتیازدهی عملکرد فردی کارکنان توسط سرپرستان مستقیم و هم‌چنین ارزیابی یک تیم یا یک برنامه یا پروژه توسط مدیران ارشد باشند.
مولفه سوم: ارزیابی همکاران
با حذف تدریجی سلسله مراتب از چارچوب سازمان، همکاران به یک درک منحصر به‌فرد از عملکرد افراد می رسند و می توان همکاران را به عنوان یکی از منابع مناسب برای ارزیابی عملکرد درنظر گرفت. این ارزیابی‌ها می‌توانند در خصوص توانایی کار تیمی، ابتکار عمل و میزان نقش‌آفرینی فرد در دستیابی به اهداف باشند. اگرچه، دوستی یا خصومت بین همکاران ممکن است منجر به تحریف نتایج نهایی ارزیابی شوند.
مولفه چهارم: ارزیابی مدیر توسط کارکنان زیرمجموعه SAM
این مؤلفه ارزیابی 360 درجه، یک مرحله حساس و قابل توجه است. سرپرستان معمولاً دیدگاه‌های مدیریتی منحصر به‌فردی دارند. باید توجه کرد که اکراه، بی‌انگیزگی یا ترس از مجازات می تواند نتایج ارزیابی را منحرف کند.
مولفه پنجم: ارزیابی مشتری یا ارباب رجوع
مؤلفه‌ی مشتری می‌تواند شامل مشتریان داخلی مانند استفاده‌کنندگان محصول درون سازمان یا مشتریان خارج از سازمان باشد که عضوی از شرکت نیستند اما به طور منظم با یک کارمند خاص در ارتباط هستند.
ارزیابی‌های مشتری می‌توانند خروجی عملکرد یک کارمند را بهتر بسنجند، اگرچه، این کاربران خارجی غالباً از تأثیر فرآیندها یا سیاست‌ها بر عملکرد آن فرد آگاه نیستند.
مزایای استفاده از ارزیابی ۳۶۰ درجه
- آگاهی افراد از چگونگی عملکردشان و تأثیر آن بر سایر ذی‌نفعان را افزایش می‌دهد.
- به عنوان عاملی کلیدی برای آغاز اقدامات مربی‌گری، مشاوره و توسعه حرفه‌ای عمل می‌کند.
- کارکنان را به سرمایه‌گذاری بر روی خود و پذیرفتن مدیریت تغییر تشویق می‌کند.
- بازخورد عملکرد را با فرهنگ کار تلفیق کرده و تعلق سازمانی را بهبود می‌بخشد.
مناسب برای:
برای سازمان‌های بخش خصوصی نسبت به سازمان‌های بخش عمومی مناسب تر است. چراکه ارزیابی همکاران در بخش عمومی، سهل‌گیرانه‌تر است.
دلایل رایج برای شکست:
مسامحه در ارزیابی، تفاوت‌های فرهنگی، رقابت، برنامه‌ریزی غیراثربخش و بازخورد گمراه کننده.
3 – روش کانون ارزیابی
مفهوم کانون ارزیابی مدت‌ها پیش در سال ۱۹۳۰ و در ارتش آلمان مطرح شد اما برای شرایط امروز متناسب‌سازی شده است. روش کانون ارزیابی، کارکنان را قادر می‌سازد تصویر واضحی از اینکه دیگران آنها را چطور می‌بینند و تاثیر آن بر عملکردشان دریافت کنند. مزیت اصلی این روش این است که علاوه بر ارزیابی عملکرد فعلی افراد، عملکرد شغلی آینده آنها را نیز پیش‌بینی می‌کند.
در طی ارزیابی، از کارکنان درخواست می‌شود تا در تمرین‌های شبیه‌سازی اجتماعی شرکت کنند؛ مانند تمرین کار تحت فشار، مذاکرات غیررسمی، تمرین‌های یافتن واقعیت، مسئله‌های تصمیم‌گیری، ایفای نقش و سایر تمرین‌هایی که موفقیت در یک نقش را تضمین می‌کند. ایراد اصلی این روش، این است که زمان‌بر و هزینه‌بر است و مدیریت آن دشوار خواهد بود.
مزایای روش کانون ارزیابی
- دانش‌افزایی برای شرکت کنندگان، ارتقای فرآیند تفکر در آنها و افزایش کارآیی کارکنان
- امکان متناسب‌سازی بر اساس نقش‌ها، شایستگی‌های مختلف و یا نیازهای متنوع کسب‌وکار
- ارائه‌ی بینشی در خصوص شخصیت کارکنان (اصول اخلاقی، تحمل، مهارت حل مسئله، درون‌گرایی و برون گرایی، تطبیق پذیری و مانند آن)
مناسب برای:
سازمان‌های تولیدی، شرکت‌های خدماتی، مؤسسات آموزشی، و بنگاه‌های مشاوره‌ای برای شناسایی رهبران و مدیران سازمانی آینده.
رهنمودهایی برای اجرای روش کانون ارزیابی:
- برای تعیین مولفه‌های عملکرد اثربخش، از تجزیه و تحلیل شغل استفاده کنید.
- معیارهای عملکردی را که می‌توانند با استفاده از این کانون ارزیابی سنجیده شوند، شناسایی کنید.
- رفتارهای معنادار و مطلوب داوطلب را در فرآیند ارزیابی دسته‌بندی کنید.
- تکنیک‌های ارزیابی راکه بتوانند به خوبی اطلاعات رفتاری ایده‌آل را استخراج کنند، پیدا کنید.
- ارزیاب‌ها و افرادی که ارزیابی می‌شوند را به استثنای سرپرست مستقیم شناسایی کنید.
- به ارزیابان و بررسی‌کنندگان آموزش کامل ارائه دهید.
- سیستمی برای ثبت و نگهداری سوابق (گزارش‌های) عملکرد هر داوطلب تعیین کنید.
- پس از بررسی سوابق، به کارمند پاداش دهید و یا مطابق با نتایج، آموزش‌های مورد نیاز را در اختیار او قرار دهید.
4 – مقیاس رتبه‌بندی رفتاری (BARS)
مقیاس‌های رتبه‌بندی رفتاری (BARS) هر دو مزایای کمی و کیفی را در یک فرآیند ارزیابی عملکرد به ارمغان می‌آورند. مقیاس‌های رتبه بندی رفتاری، عملکرد کارمندان را با نمونه‌های رفتاری مشخصی مقایسه می‌کندکه به امتیازهای عددی متصل هستند. هر سطح عملکرد به عبارت‌های مختلف مقیاس رتبه‌بندی رفتاری مربوط می‌شود که این عبارت‌ها، رفتارهای متداولی را که یک کارمند به طور معمول نشان می‌دهد توصیف می‌کنند. این عبارات به عنوان معیاری برای سنجش عملکرد یک فرد بر اساس مجموعه‌ای از استانداردهای عملکرد از پیش تعیین‌شده عمل می‌کنند که خود این استانداردها، مبتنی بر نقش و سطح شغلی فعلی آن‌هاست.
اولین قدم در ایجاد مقیاس رتبه‌بندی رفتاری، ثبت گزارش وقایع حساس است که رفتارهای معمول محل کار را به تصویر می‌کشد. مرحله بعدی ویرایش این گزارش‌های مربوط به رویدادهای مهم در یک قالب مشترک و حذف هرگونه موارد اضافه است. پس از نرمال سازی، رویدادهای حساس به صورت تصادفی انتخاب شده و از نظر اثربخشی ارزیابی می‌شوند. رویدادهای مهم باقیمانده برای ایجاد مقیاس‌های رتبه‌بندی رفتاری و ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌شود.
مزایای استفاده از BARS:
- بهره‌گیری از از استانداردهای شفاف، بازخوردهای بهتر، تجزیه و تحلیل دقیق عملکرد و یک ارزیابی مستمر و مداوم
- حذف انحرافات ساختاری و مفهومی در ارزیابی عملکرد با تأکید بر رفتارهای مشخص، قطعی و قابل مشاهده
- کاهش احتمال سوگیری و تبعیض و اطمینان از منصفانه بودن فرآیند ارزیابی
اشکالات رایج BARS:
- احتمال بالای ذهنی بودن ارزیابی‌ها
- دشواری تصمیم‌گیری در خصوص جبران خدمت و ارتقا
- زمان‌بر بودن فرآیند پیاده‌سازی و اجرا
- نیازمند صرف زمان و انرژی بیشتر از سوی مدیران و مدیران ارشد
مناسب برای:
صنایع و کسب‌وکارها در هر اندازه، می‌توانند برای ارزیابی عملکرد کلیه‌ی کارکنان خود از کارکنان تازه وارد گرفته تا مدیران ارشد اجرایی، از مقیاس رتبه‌بندی رفتاری استفاده کنند.
5- ارزیابی‌عملکرد روانشناختی
ارزیابی‌های روانشناختی برای مشخص کردن پتانسیل نهان کارکنان استفاده می‌شوند. این روش، بیشتر بر تحلیل عملکرد آینده‌ی کارکنان تمرکز دارد تا عملکرد گذشته‌ی آنان. این ارزیابی‌ها برای تحلیل ۷ مؤلفه عمده از عملکرد کارمند مانند مهارت‌های بین فردی، توانایی‌های شناختی، ویژگی‌های ذهنی، مهارت‌های رهبری، ویژگی‌های شخصیتی، هوش عاطفی و سایر مهارت‌های مرتبط مورد استفاده قرار می‌گیرد.
روانشناسان حرفه‌ای از آزمایش‌های متنوعی (مانند مصاحبه‌های ژرف‌کاوانه یا عمیق، آزمون‌های روانشناختی، گفتگو و دیگر ابزارها) برای ارزیابی دقیق افراد استفاده می‌کنند. البته این روش، یک فرآیند نسبتاً آرام و پیچیده است و کیفیت نتایج به شدت به روان‌شناسی که این فرآیند را مدیریت می‌کند، بستگی دارد.
سناریوهای معینی در هنگام اجرای ارزیابی روانشناختی به کار گرفته می‌شود. برای مثال، روش برخورد یک کارمند با یک مشتری پرخاشگر، می تواند برای ارزیابی مهارت‌های متقاعد سازی، واکنش رفتاری، واکنش عاطفی و غیره مورد استفاده قرار گیرد.
مزایای ارزیابی عملکرد روانشناختی:
- داده‌های عینی و قابل سنجش را نه‌تنها در مورد عملکرد یک فرد، بلکه در مورد شایستگی‌های بالقوه‌ی او استخراج می‌کند.
- در مقایسه با سایر روشهای ارزیابی عملکرد، به راحتی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.
- به کارمندان درون‌گرا یا خجالتی، فرصتی برای درخشیدن و اثبات توانایی‌های خود ارائه می‌دهد.
مناسب برای:
شرکت‌های بزرگ می‌توانند به دلایل مختلفی از جمله توسعه مسیر رهبری، تیم‌سازی، حل تعارضات و موارد دیگر، از ارزیابی‌های روانشناختی استفاده کنند.
دلایل متداول شکست:
عدم آموزش مناسب، کمبود متخصصین آموزش‌دیده برای اداره و اجرای ارزیابی و نگرانی یا اضطراب داوطلبان می‌تواند در نتایج انحراف ایجاد کند.
6 – روش ارزیابی عملکرد حسابداری (هزینه) منابع انسانی
روش حسابداری (هزینه) منابع انسانی، عملکرد یک کارمند را بر اساس منافع مالی که برای شرکت ایجاد نموده، تحلیل می‌کند. این ارزیابی، با مقایسه‌ی هزینه‌ی نگهداری یک کارمند (هزینه برای شرکت) و منافع پولی (سود) سازمان‌که توسط آن کارمند محقق شده است را نشان می‌دهد.
هنگامی که عملکرد یک کارمند بر اساس روشهای حسابداری هزینه ارزیابی می‌شود، عواملی مانند متوسط ارزش خدمات واحد، کیفیت، هزینه‌ی سربار، روابط بین فردی و موارد دیگر در نظر گرفته می‌شوند. عیب روش حسابداری منابع انسانی، وابستگی زیاد آن به تحلیل هزینه و فایده و قدرت حافظه‌ی ارزیابان است.
مزایای روش ارزیابی عملکرد حسابداری هزینه‌های انسانی:
- هزینه و ارزشی را که یک کارمند برای سازمان به ارمغان می‌آورد به طور دقیقی می‌سنجد.
- به شناسایی پیامدها و تأثیرات مالی عملکرد یک کارمند در عملکرد کل سازمان کمک می‌کند.
مناسب برای:
استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک که عملکرد یک کارمند می‌تواند باعث موفقیت یا شکست سازمان شود.
رهنمودهایی برای پیاده‌سازی روش حسابداری هزینه منابع انسانی:
- شکاف بین بازار و ویژگی‌های فعلی یک کارمند را شناسایی کنید.
- ارزش‌های پولی و غیرپولی ایجاد شده توسط فرد را تعیین کنید.
- دستاوردهای فرد در طول دوره ارزیابی را فهرست کنید (مانند افزایش تعداد مشتریان، بهبود درآمد، تعداد قراردادهای جدید و غیره).
جمع‌بندی
امروزه انتخاب روش ارزیابی عملکرد مناسب از هر زمان دیگری حیاتی‌تر است؛ زیرا این انتخاب، منعکس‌کننده‌ی نگرش شما در مورد کارکنان و تعیین‌کننده‌ی اینکه شما چه میزان به عملکرد و روحیات آنها اهمیت می‌دهید، می‌باشد. پس از آن‌که یک روش ارزیابی عملکرد را متناسب با نیازهای خود پیدا کردید، نوبت اجرای صحیح آن است تا شکاف‌های مهم عملکرد را از بین ببرید و مشکلات جاری را که بر سودآوری شرکت تأثیر می‌‌گذارند، رفع کنید.
نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ، ابزاری مناسب برای پیاده سازی هر شش روش در اختیار شما قرار می‌دهد.
منبع: kissflow.com
مقالات پربازدید