<

تاریخچه‌ی اجرای ارزیابی عملکرد، طبق برخی شایعات، به دوره‌ی جنگ جهانی اول بازمی گردد؛ اما تا دهه‌ی 1950، کاربرد گسترده‌ای نداشت. ارزیابی عملکرد از زمان شروع تا کنون، تغییرات زیادی کرده است. امروزه برای تسهیل در اجرای فرآیندها، از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد استفاده می‌شود.

ارزیابی عملکرد متشکل از تعدادی استاندارد است که برای سنجش رفتارهای کارکنان استفاده می‌شوند و نتایج این ارزیابی، به عنوان بازخورد، مجدداً به کارکنان ارائه می‌شود. سیستم ارزیابی عملکرد به عنوان بخشی از نرم‌افزار مدیریت عملکرد محسوب می‌شود و به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند پیرامون «ارتقاء کارکنان»، «حقوق و مزایا» و در صورت لزوم برای «اخراج افراد» به تصمیم‌گیری بپردازند.

تحلیل نیازها

یک سیستم ارزیابی، به بررسی عملکرد کارکنان در مقایسه با «مجموعه‌ اهداف از پیش تعیین‌شده» می‌پردازد که نتیجه‌ی آن، تعیین نقاط ضعف و قوت آن‌هاست. نرم‌افزار، این فرآیند را خودکار می‌کند تا از استمرار، عادلانه بودن و زمان‌مندی آن اطمینان حاصل کنیم. 68 درصد از کارکنانی که بازخورد مستمر و دقیق دریافت‌ کرده‌اند، به احساس کامیابی در شغل خود دست می‌یابند.

برای فهمیدن این که آیا استفاده از یک سیستم ارزیابی عملکرد، به موفقیت کسب‌وکار شما کمک می‌کند، سوالات زیر را از خودتان بپرسید:

1- چگونه ارزیابی صحیحی از عملکرد کارکنان انجام می‌دهید؟

آیا در ارزیابی عملکرد کارکنان‌تان از روشی مشخص استفاده می‌کنید؟ اگر این‌چنین است، به نظرتان این روش مناسب کسب‌وکار شما هست؟ آیا برنامه‌ای برای مواجهه با عملکردهای ضعیف دارید؟ آیا اطلاعات و زمان کافی برای اجرای یک ارزیابی جامع و صحیح، در اختیار دارید؟ فقط 27% از کارکنان بر این باور هستند که بازخورد دریافتی از سمت مدیر، به بهتر شدن کیفیت کارشان کمک می‌کند.

2- آیا قادر به بهبود سیستم فعلی ارزیابی عملکرد خود هستید؟

ارزیابی عملکرد و ارائه‌ی بازخورد، وظیفه‌ای پرزحمت و با جزئیات بسیار است. همه‌ی مدیران نمی‌توانند از روش یکسان استفاده کنند و میزان تلاش آن‌ها نیز نمی‌تواند برابر باشد. فراتر از این ملاحظات اجرایی، ارزیابی عملکرد، طبق طبیعت خود، فرآیندی بسیار حساس است. برای اطمینان از حضور موثر کارکنان در این فرآیند، باید برنامه‌ریزی و مراقبت بسیاری انجام داد. برای مثال، پژوهش TriNet روی 1000 کارمند جوان و حرفه‌ای، نشان داد که آن‌ها هیچ‌کدام از فعالیت‌های ارزیابی عملکرد را نمی‌توانند به درستی انجام دهند.

3- آیا هم اکنون یک سیستم مدیریت عملکرد در اختیار دارید؟

اگر از قبل، یک سیستم مدیریت عملکرد در اختیار دارید، احتمالاً این سیستم، شامل ویژگی مهمی به نام «ارزیابی عملکرد» نیز هست. اگر این‌چنین است، پس آماده‌ی شروع کار هستید. اما اگر سیستم مدیریت عملکرد شما، فاقد ابزارهای ارزیابی عملکرد است، می‌توانید این ابزارها را به سیستم قبلی اضافه کنید. برای انجام این مهم، با تامین‌کننده‌ی نرم‌افزار خود تماس بگیرید.

قابلیت‌های اصلی سیستم ارزیابی عمکرد

سامانه‌ی ارزیابی عملکرد در بطن نرم‌افزار مدیریت عملکرد قرار می‌گیرد تا عملکرد کارکنان مورد بررسی قرار گیرد. در ادامه، قابلیت‌هایی را شرح می‌دهیم که هر کدام، بخشی از فرآیند جمع‌آوری اطلاعات برای ارزیابی عملکرد کارکنان را انجام می‌دهند. هنگام جست‌وجو برای یافتن نرم‌افزار جامع برای ارزیابی عملکرد، بهتر است به دنبال قابلیت‌های زیر باشید.

1- سیستم ارزیابی عملکرد

سیستم ارزیابی عملکرد، کل چرخه‌ی ارزیابی عملکرد را خودکار کرده و برای اجرای آن مطابق برنامه‌ی زمانی، اطمینان ایجاد می‌کند. ابزارهای مفیدی که می‌توانید در این سیستم به کار بگیرید، عبارتند از: «خودارزیابی»، «ارزیابی بر مبنای شایستگی»، «بازخورد 360 درجه» و «ارزیابی بر اساس مقیاس‌‌های وزنی». این‌ها قابلیت‌های اصلی سیستم ارزیابی عملکرد و گام اول خودکارسازی فرآیندهای ارزیابی به شمار می‌روند.

2- مدیریت حقوق و مزایا

یکی از اهداف مهم ارزیابی عملکرد، کمک به تصمیم‌گیری در مورد حقوق و مزایا است. نرم‌افزار می‌تواند بر اساس اهداف سازمانی، حقوق و مزایای کارکنان را تعیین کند.

3- ابزار گزارش و تحلیل

به کمک یک داشبورد تحلیلی در نرم‌افزار، به تصویری کلی از همه‌ی «استانداردهای مورد استفاده در شرکت» دست می‌یابید. با استفاده از این استانداردها، می‌توانید عملکرد همه‌ی کارکنان را ارزیابی و مقایسه کنید. به کمک این مقایسه، از روندها و مشکلات موجود در عملکرد آگاه شده و می‌توانید بودجه‌ی سال آینده‌ی نیروی کار خود را نیز پیش‌بینی کنید. هم‌چنین این ابزار گزارش، هنگام رخ دادن اتفاقات غیر مترقبه یا بروز اشکال در روند هر یک از بخش‌ها، شما را مطلع خواهد کرد.

4- مدیریت اهداف

طبق پژوهش‌های SelectHub، فقط حدود 50 درصد از نیروی انسانی شرکت‌ها اعلام کرده‌اند که آگاهی بالایی در مورد انتظارات کاری خود دارند. حل کردن این مشکل به کمک ابزار هدف‌گذاری کار آسانی است و دنبال کردن اهداف را نیز ساده می‌کند. مدیران می‌توانند برای هر یک از کارکنان، «اهداف کوتاه و بلندمدت» و هم‌راستا با ماموریت سازمان تنظیم کنند. بایستی به وسیله‌ی مجموعه‌ای از اهداف روشن، انتظاراتی که از کارکنان می‌رود را برای آن‌ها شفاف‌سازی کنید. اگر آن‌ها به اهداف خود دست نیافتند، نرم‌افزار این موضوع را ثبت و سپس، این موارد را در ارزیابی آن‌ها گزارش می‌کند.

5- آموزش و توسعه

قابلیت آموزش و توسعه، می‌تواند در مواجهه با عملکردی ضعیف، یا صرفاً برای آموزش بیشتر پرسنل، مفید واقع شود. به کمک این قابلیت، می‌توانید دوره‌های آموزشی خود را تدوین کرده و پیشرفت کارکنان در آن‌ها را دنبال کنید. این کار، به تسهیل مربی‌گری مستمر و توسعه‌ی فردی کمک می‌کند.

6- به‌کارگیری

بیشتر سیستم‌های ارزیابی عملکرد از تکنولوژی ابری استفاده می‌کنند که به آن، «نرم‌افزار به عنوان خدمت» یا “Saas” نیز می‌گویند؛ هم‌چنین، نرم‌افزارهای در محل ( Local یا غیرابری) یا ترکیبی از هر دو روش نیز، مورد استفاده‌ی سازمان‌ها قرار می‌گیرند. اگر قصد انجام ارزیابی در حین کار را داشته باشید، نیاز به تکنولوژی ابری دارید. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها در حال رفتن به سمت این تکنولوژی هستند. بر اساس تحقیقی از Flexera، حدود 94% شرکت‌ها از خدمات نرم‌افزاری ابری و 45% از تکنولوژی ترکیبی استفاده می‌کنند.

7- شکل‌پذیری

فرم‌های ارزیابی باید قابلیت شخصی‌سازی بر اساس سبک کاری شما را داشته باشند. در بخش‌های بعد، به انواع مختلف فرم‌های ارزیابی، خواهیم پرداخت.

8- یکپارچگی

در صورت یک‌پارچه بودن سیستم شما با سایر نرم‌افزارهای منابع انسانی، ابزارهای استخدام و پیام رسان‌ها، در کنترل فرآیندهای مختلف، احساس راحتی بیشتری خواهید کرد. با ساده‌سازی همه‌ی قابلیت‌های نرم‌افزار خود، تجربه‌ی کاربری بهتری را رقم خواهید زد.

مزایای اساسی

بنا به گفته‌ی کارکنان، «قدردانی» اساسی‌ترین کاری است که مدیران می‌توانند برای انگیزه‌‌بخشی به آن‌ها انجام دهند. استفاده از یک سیستم ارزیابی عملکرد، این اطمینان را ایجاد می‌کند که کارکنان شما برای دستاوردهای خود، مورد قدردانی قرار می‌گیرند.

1- شفافیت

با توجه به این که هم کارکنان و هم مدیران به سیستم ارزیابی عملکرد دسترسی دارند و در جریان فرآیندها قرار می‌گیرند، «شفافیت» در سازمان افزایش می یابد. به این شکل، همه‌ی افراد به درک دقیقی از اهداف، پروژه‌‌ها و بازخوردها خواهند رسید. چنین سطحی از شفافیت، علاوه بر افزایش اعتماد در هر دو سمت (مدیر و کارمند)، باعث گسترش ارتباطات گشوده‌تر نیز خواهد شد.

2- توسعه

بازخورد مستمر و در حین کار، به کارکنان شما برای شناخت نقاط ضعف و ارتقاء نقاط قوت خود، کمک می‌کند و به آن‌ها امکان توسعه‌ی فردی بر اساس شایستگی و متناسب با نیازهای شما را می‌دهد که هر دوی این‌ها، برای شما مفید خواهند بود. هنگام مواجهه با عملکرد پایین‌تر از انتظار نیز، نگران نباشید؛ زیرا می‌توانید به کمک دوره‌های آموزشی، عملکرد این افراد را به سطح مورد نظر برسانید.

3- چشم‌انداز

نرم‌افزار ارزیابی عملکرد، چشم‌انداز بدیعی برای شما فراهم می‌کند که امکان رسیدن به آن چشم‌انداز، با روش‌های سنتی ارزیابی وجود ندارد. ابزارهای تحلیلی نرم‌افزار، با فراهم کردن تصاویر و استانداردهای مختلف، به شما در تصمیم‌گیری آگاهانه و داده‌محور کمک می‌کنند. تاریخچه‌ی ارزیابی‌ها (شامل اطلاعات ارزیابی‌های قبلی)، روایتی جامع از سابقه‌ی کاری هر یک از کارکنان را ارائه می‌کند. اگر همه‌ی این اطلاعات را در دسترس داشته باشید، به چنان دید وسیعی دست خواهید یافت که نظیر آن را در هیچ سیستم قدیمی نمی‌توانستید در اختیار داشته باشید.

4- کاهش ارزیابی‌های مغرضانه

در نهایت، سیستم ارزیابی عملکرد موجب کاهش ارزیابی‌های مغرضانه می‌شود. این مورد، احتمالاً بیشترین اهمیت را برای کارکنان دارد. اهداف مشخص و پایش مستمر عملکرد نیز، از سنگینی بار مدیران در ارزیابی‌های نیم‌سال یا سالانه می‌کاهند.

روش‌های محبوب ارزیابی عملکرد

یکی از اشتباهات معمول کسب‌وکارها، استفاده از ارزیابی عملکرد صرفاً برای اخراج افراد است. اشتباه دیگر، استفاده از روش‌های نامناسب ارزیابی عملکرد است. در هر دو مورد، ارزیابی‌های عملکرد به درستی مورد استفاده قرار نمی‌گیرند. به منظور رساندن ارزیابی عملکرد به حداکثر ظرفیت خود، بهتر است مرتبط‌ترین روش با نیازهای کسب‌وکار خود را انتخاب کرده و به طور مستمر از آن استفاده کنید. در ادامه، تعدادی از محبوب‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد را معرفی می‌کنیم.

1- روش چک‌لیست

چک‌لیست، ابتدایی‌ترین روش ارزیابی است و تعریف آن از نامش پیداست: «استفاده از یک چک‌لیست». روش چک‌لیست بی‌طرفانه است؛ اما امکان توضیح موارد مختلف در آن وجود ندارد و صرفاً به یک بله یا خیر اکتفا می‌کند. اجرای این روش، بسیار آسان است و از دیدگاه برخی، روشی نوین و از دیدگاهی دیگر، روشی منسوخ محسوب می‌شود.

2- ارزیابی 360 درجه

ارزیابی 360 درجه یک روش بازخورد مستمر است که همه‌ی پرسنل در آن شرکت می‌کنند. از این رو، در مقابل ارزیابی معمول که فقط مدیران در آن دخالت دارند، قرار می‌گیرد. این روش در سال‌های اخیر، بسیار مورد پسند واقع شده است؛ زیرا موجب کاهش برخوردهای سلیقه‌ای در ارزیابی عملکرد می‌شود. ارزیابی 360 درجه، گستره وسیعی از عوامل دخیل در ارزیابی عملکرد کارکنان را در نظر می‌گیرد و از این جهت، روشی پویا و جامع محسوب می‌شود. در صنایع خدمات مشتری، می‌توانید مشتریان را نیز به لیست افراد بازخورد دهنده اضافه کنید. هدف این روش ارزیابی، ارائه‌ی یک گزارش همه‌جانبه، برای تک‌تک کارکنان است.

3- مدیریت بر اساس اهداف

روش مدیریت بر مبنای اهداف، شامل تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری و نتایج مد نظر، برای مدیران و کارکنان است. گام آخر این روش، ارزیابی عملکرد است. این روش، ارزیابی را از طریق مقایسه‌ی نتایج کسب شده توسط فرد، با استانداردهای از پیش تعیین شده انجام می‌دهد. این شیوه برای سازمان‌هایی مناسب است که می‌خواهند از چند روش در کنار هم استفاده کنند.

4- روش کانون ارزیابی

در این روش، کارکنان در موقعیت‌های اجتماعی مختلف قرار گرفته و تمرین‌هایی مثل ایفای نقش، یا حل مسئله به صورت گروهی را انجام می‌دهند. اجرای این تمرین‌ها، برای کارکنان بخش فروش یا هر کسی که مستقیماً با مشتریان کار می‌کند، مناسب است. این تمرین‌ها شخصیت فرد را آشکار کرده و بیشتر برای محیط‌های کار رقابتی مناسب هستند. در استفاده از این روش مراقب باشید؛ زیرا این روش، برای افراد درون‌گرا، یا کسانی که عملکرد ضعیفی دارند، استرس بالایی ایجاد می‌کند.

5- مقیاس رتبه‌بندی رفتاری

مقیاس رتبه‌بندی رفتاری یا BARS، به کارکنان بر اساس عملکردشان و با توجه به الگوهای رفتاری مشخص، امتیاز می‌دهد. این روش به گونه‌ای طراحی شده که با ترکیب روایت‌ها، وقایع حساس و امتیازدهی عددی، به طور هم‌زمان از مزایای داده‌های کمی و کیفی، بهره‌ می‌برد. زمانی که روابط بین فردی بخش مهمی از شغل را تشکیل دهد، کارآیی این روش و بی‌طرفی آن مشهودتر است.

6- روش حسابداری (هزینه) منابع انسانی

این روش، عملکرد کارکنان را بر اساس نفع مالی که برای شرکت دارند، مورد ارزیابی قرار می‌دهد. اساس کار آن، مقایسه‌ی هزینه‌ی پرداختی برای نگه‌داشت فرد در سازمان، با سهم آن فرد در پیش‌برد کارهای شرکت است. برای روشن‌تر شدن موضوع، باید گفت که روش حسابداری هزینه، فقط به عوامل مالی توجه می‌کند و اطلاعاتی در مورد خود کارکنان به شما نمی‌دهد.

جمع‌بندی

حدود 100 سال است که با ارزیابی عملکرد سر و کار داریم و ظاهراً تغییرات آن بی‌پایان است. هر قدر که نیروی کار ما تکامل پیدا می‌کند، احساس نیاز بیشتری به بازخوردهای مستمر و نیز شخصی‌سازی ارزیابی‌ها خواهیم داشت. بسیار مهم است که فرآیندهای ارزیابی را برای سازگاری با نیازهای خود بازنگری و اصلاح کنیم.