ارزیابی عملکرد، بخش حیاتی تمامی مدل‌های مدیریت عملکرد است. گرچه روش‌های سنتی ارزیابی عملکرد (که در آن صرفاً سرپرستان به زیردستان خود بازخورد می‌دهند) در مواقعی می‌تواند مفید باشد، ولی دریافت بازخورد از کارکنان مختلف که در سطوح متفاوت سازمانی فعالیت می‌کنند، رویکرد اثربخش‌تری جهت توسعه‌ی کارکنان است.

برایان اینوئا، روان‌شناس سازمانی و مدیر ارشد توسعه‌ی استعداد در شرکت پایگاه داده MonoDB می‌گوید: «گفت‌وگوها و بازخوردهای شفاف و آنی، آن هم در همه‌ی جهات سازمانی (از رده‌های بالا به پایین، از زیردستان به مافوق، و هم‌چنین میان افراد هم‌رده) بسیار اهمیت دارد».

در این‌که بازخورد360 درجه، ابزاری عالی برای گردآوری بازخورد از ذی‌نفعان در تمام سطوح سازمانی و استفاده از آن‌ها در جهت بهبود عملکرد، آموزش و توسعه‌ی کارکنان است، شکی نیست؛ اما بهتر است ابتدا به این موضوع بپردازیم که ارزیابی 360 چیست، چه مزایا و چالش‌هایی برای سازمان شما به همراه خواهد داشت.

ارزیابی یا بازخورد 360 درجه چیست؟

طبق تعریف برایان اینوئا، «ارزیابی 360 درجه، ابزاری برای مدیریت استعداد‌ها است که به افراد، از تمامی جهات بازخورد ارائه می‌کند و معمولاً شامل بازخورد پایین به بالا از سمت زیردستان، بازخورد همکارانی که از نزدیک با او کار می‌کنند و نیز بازخورد بالا به پایین از طرف مدیران است».

دکتر پاتریشیا تامپسون، روان‌شناس سازمانی، مربی مدیریت و رئیس مرکز مشاوره Silver Lining Psychology، ارزیابی 360 درجه را با یک مثال، این‌گونه توضیح می‌دهد: «اگر یک دایره‌ی 360 درجه را در نظر بگیرید که فرد مورد ارزیابی در وسط آن قرار دارد، در این حالت او از کسانی که طبق چارت سازمانی بالا، پایین، هم‌رده و یا هم‌سطح او هستند، بازخورد دریافت می‌کند».

معمولاً در ارزیابی 360 درجه، هویت افراد بازخورد دهنده ناشناس می‌ماند و برای مفیدتر و قابل استنادتر شدن داده‌ها، از نزدیک‌ترین افراد به کارمند مورد نظر بازخورد گرفته می‌شود.

نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ نیز از مدل بازخورد 360 در فرآیند مدیریت عملکرد خود استفاده می‌کند و این ابزار را در اختیار سازمان قرار می‌دهد تا با یک ابزار استاندارد و کامل به پیاده‌سازی مدیریت عملکرد و ارزیابی و بازخورد 360 درجه بپردازد. محرمانگی اطلاعات و همه‌جانبه بودن منابع ارزیابی در نرم افزار سیمرغ نیز رعایت شده‌اند.

نقاط ضعف و قوت و ارزیابی 360 درجه

ابزار بازخورد 360 درجه با وجود کارآمدی، مشابه هر روش دیگری، دارای نقاط ضعف و قوت است. آگاهی از این مزیت‌ها و نقاط قابل بهبود، برای آمادگی به منظور حل چالش‌ها ضروری به نظر می‌رسد. در ادامه، به تعدادی از این نقاط قوت و ضعف اشاره می‌شود.

نقاط قوت ارزیابی 360 درجه

1- ارائه‌ی بازخوردهای بهتر، جامع‌تر و متنوع‌تر

تامپسون در این باره می‌گوید: «ارزیابی360 درجه گستره‌ی وسیعی از بازخوردها را در اختیار فرد می‌گذارد که نسبت به ارزیابی‌های سنتی که صرفاً سرپرست مستقیم به فرد بازخورد می دهد، فرد درک و آگاهی بیشتری از رفتارها و عملکردش پیدا می‌کند. هم‌چنین، اگر سرپرست فرد در ارائه‌ی بازخوردها ضعیف عمل کند، فرد این شانس را پیدا می‌کند که با دریافت بازخوردهای سازنده از سایر منابع، این ضعف را جبران کند.

2- کمک به شناسایی نیازهای توسعه‌ای در سطح فردی و سازمانی

یکی از مزیت‌های مهم ارزیابی 360 درجه، قابلیت آن در شناسایی نیازهای توسعه‌ای کارکنان است. برای مثال، اگر در فرآیند بازخورد360 درجه، بازخوردهای سرپرستان، زیردستان و همکاران یک فرد بر این موضوع دلالت داشته باشد که او باید روی مهارت‌های مدیریت زمان کار کند، روشن است که مدیریت زمان یک فرصت رشد برای این فرد به شمار می‌رود. او می‌تواند با مشارکت مدیر خود، برای رشد در این حوزه هدف‌گذاری کرده و یک برنامه‌ی عملیاتی تهیه کند.

در مقابل، اگر این فرد صرفاً از سرپرست خود بازخورد می‌گرفت، ممکن بود این موضوع (نیازمندی او به مهارت مدیریت زمان) در بازخوردهای ارائه‌شده اصلاً مطرح نشود، یا حتی در صورت مطرح شدن، حوزه‌های نیازمند بهبود به روشنی و صراحت ذکر نشوند؛ زیرا احتمال وجود سوگیری در بازخوردی که فقط از جانب یک نفر باشد، بسیار بالاست.

اینوئا می‌گوید: «ارزیابی 360 درجه می‌تواند به شما در تنظیم بهینه‌ی فعالیت‌های توسعه‌ای خود نیز کمک کند؛ زیرا به شما می‌گوید که آیا از نگاه دیگران (گروه‌های مختلف افراد) تغییری حاصل کرده‌اید یا خیر. به طور مثال، اگر رهبر تیم، شما را عضوی فوق‌العاده می‌بیند، اما زیردستان شما خلاف این عقیده را داشته باشند، لازم است روی ایجاد روابط با اعضای تیم و بهبود مهارت‌های رهبری خود تمرکز کنید. در مقابل، اگر عکس این حالت اتفاق بیفتد (زیردستان راضی و مدیر ناراضی)، باید دیدگاه‌های رئیس خود را دنبال کنید تا متوجه شوید که چرا عملکرد شما را پایین‌تر از سطح انتظارات می‌بیند».

بازخورد 360 درجه، هم‌چنین می‌تواند به شناسایی نیازهای توسعه‌ای در سطح سازمانی کمک ‌کند. برای مثال، اگر چندین ارزیابی 360 درجه نشان دهند که کارکنان در انگیزش و تعلق سازمانی دچار مشکل هستند، این موضوع را باید یک دغدغه‌ی سازمانی و نه فردی در نظر گرفت. در ادامه، رهبری سازمان می‌تواند از ارزیابی‌های صورت‌گرفته برای طراحی و توسعه‌ی برنامه‌ای جهت انگیزش و ایجاد تعلق سازمانی در اعضای تیم، بهره ببرد.

3- بهبود عملکرد مدیران با بازخورد 360 درجه

ارزیابی 360 درجه با فراهم کردن محیطی امن برای کارکنان که در آن می‌توانند به مافوق خود بازخورد دهند، علاوه بر افزایش مسئولیت‌پذیری و پاسخ‌گویی مدیران نسبت به تصمیماتی که می‌گیرند، بینش و آگاهی آن‌ها را برای بهبود فرآیندها و مهارت‌های مدیریتی نیز افزایش می‌دهد.

اینوئا در این مورد می‌گوید: «ارزیابی 360 درجه محیط راحتی برای بازخورد دادن کارکنان به مدیران ایجاد می‌کند که در مکالمات رو در رو امکان ارائه‌ی این بازخوردها وجود ندارد. این بازخوردها می‌توانند درک مدیران را از تاثیری که روی زیردستان خود می‌گذارند، کامل‌تر کند».

مزیت دیگر ارزیابی 360 درجه برای مدیران، دریافت بازخورد از منابع مختلف (مثلاً بازخورد دپارتمان‌های دیگر) در خصوص عملکرد کارکنان آن‌هاست. این موجب وسعت دید مدیران نسبت به عملکرد کارکنان شان می‌شود.

طبق گفته‌ی تامپسون: «ارزیابی360 درجه به مدیر کمک می‌کند تا از دید افراد مختلف نسبت به زیردستانش، مطلع شود. این کار باعث می‌شود تا او بتواند کارکنان خود را بهتر هدایت کرده و گفت‌وگوهای جامع‌تر و دقیق‌تری با رویکرد توسعه‌ی آن‌ها ترتیب دهد».

4- کارکنان به ارزیابی 360 درجه اعتماد بالایی دارند.

برای برخی افراد، بازخورد دادن رو در رو امری دشوار است؛ به ویژه اگر بازخوردشان چالش‌برانگیز باشد. این اتفاق باعث می‌شود که کارکنان در صحت بازخوردهای ارائه‌شده در روش سنتی شک کنند. به طور مثال، اگر سرپرستی در طی ارزیابی به کارمند خود بگوید که عملکردی فوق‌العاده دارد، برای فرد سوال می‌شود که آیا واقعاً عملکردش فوق‌العاده بوده یا این‌که فقط به دلیل معذب بودن سرپرست برای ذکر عملکرد ضعیف او، چنین بازخورد مثبتی دریافت کرده است.

اما از آن‌جا که ارزیابی 360 درجه از نگاه چندین نفر انجام می‌گیرد و نیز هویت بازخورددهندگان ناشناس می‌ماند، افراد با صراحت بیشتری بازخورد می‌دهند و بنابراین، کارکنان نیز به بازخوردهای دریافتی بیشتر اعتماد می‌کنند.

تامپسون می‌گوید: «با توجه به ناشناس بودن هویت در عمده‌ی ارزیابی‌های 360 درجه، افراد در بازخورد دادن صراحت بیشتری نسبت به ارائه‌ی رو در روی بازخورد دارند. در نتیجه، بازخوردها تصویر بسیار روشنی از نگاه افراد مختلف به یک فرد، در اختیار او قرار می‌دهند».

نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ با بررسی مزایای ارزیابی 360 درجه، سعی بر آن داشته تا ابزارها و امکاناتی را در نرم‌افزار طراحی کند تا سازمان را در پیاده‌سازی ارزیابی 360 درجه و دست‌یابی به مزایای اشاره‌شده کمک کند. گزارش‌های متنوع، بازخوردهای هوشمند و طراحی کاربرپسند به پیاده‌سازی این فرآیند کمک کرده است.

نقاط ضعف ارزیابی 360 درجه

1- نیازمندی ارزیابی 360 درجه به استفاده از روش مناسب و شرکت‌کنندگان مناسب برای موثر واقع شدن

هر چند ارزیابی 360 درجه، نقاط قوت فراوانی دارد، اما این مزایا با چالش‌هایی همراه هستند. مثلاً، اگر ارزیابی 360 درجه توسط افراد شایسته انجام نشود، مشابه هر روش ارزیابی دیگری، بازخوردهای آن چندان مفید و موثر نخواهند بود.

تامپسون در این‌باره هشدار می‌دهد که: «اگر فردی از گستره‌ی وسیع بازخورددهندگان استفاده نکند، نتایج ارزیابی او دچار انحراف می‌شوند. مثلاً، اگر فقط از افرادی که به وی بازخورد مثبت داده اند استفاده کند، در این صورت فرصت دریافت بازخوردهای باکیفیت و سازنده را از دست خواهد داد».

هنگام تصمیم‌گیری برای تعیین بازخورددهندگان به یک کارمند، مطمئن شوید فقط نزدیکان و دوستان آن فرد را لحاظ نمی‌کنید. ممکن است چنین افرادی به دلیل رابطه‌ی قبلی با فرد بازخوردگیرنده، از ارائه‌ی بازخورد صادقانه در مورد او خودداری کنند و به این ترتیب، اطلاعات مفیدی در مورد نحوه‌ی بهبود عملکرد او به دست نمی‌آید. در نقطه‌ی مقابل، اگر از افرادی استفاده کنید که چندان با کارمند شما سازگار و همراه نیستند، احتمالاً تحت تاثیر دل‌خوری و تعارضات گذشته، بازخوردی منفی به او می‌دهند.

2- نیاز بیشتر ارزیابی 360 درجه به تلاش و صرف منابع (نسبت به سایر روش‌ها)

گرچه ارزیابی 360 درجه روش کارآمدی است، اما اجرای آن نیز به تلاش بسیار زیادی نیاز دارد. گردآوری بازخورد از چندین منبع به معنی صرف زمان بیشتر است. هم‌چنین، هرچه افراد شرکت‌کننده در فرآیند بازخورد گرفتن بیشتر باشد، احتمال دل‌سرد شدن و آزردگی برخی به دلیل استفاده نشدن از بازخوردهای‌شان در برنامه‌های اجرایی، بیشتر می‌شود.

اینوئا در این‌باره می‌گوید: «ذی‌نفعان شرکت، زمان زیادی را برای فراهم کردن داده‌های ارزیابی 360 درجه اختصاص می‌دهند. این ریسک وجود دارد که اگر از اطلاعات‌شان استفاده نشود، دچار ناامیدی و سرخوردگی شوند».

مدیریت و هماهنگی در اجرای ارزیابی 360 درجه می‌تواند کاری دشوار و گاهی طاقت‌فرسا باشد. بدون استفاده از نرم‌افزار مناسب برای اجرای ارزیابی 360 درجه، پیگیری، سازمان‌دهی و ارائه‌ی بازخورد کاری وقت‌گیر، ملال‌آور و دل‌سرد کننده خواهد بود.

منبع: lattice.com