مدیریت عملکرد چیست؛ چه مزایایی دارد و دلیل اهمیت آن چیست؟ در این مقاله به این پرسش اساسی می‌پردازیم: «سیستم‌های مدیریت عملکرد چگونه بر تعهد کارکنان، ماندگاری آن‌ها در سازمان، بهره‌وری شرکت و همچنین افزایش سود خالص، اثر مثبت می‌گذارند؟»
مدیران عامل، مدیران شرکت‌ها، متخصصان و به طور کلی تمامی افراد مهم کسب‌وکارها، دائماً درباره‌ی اهمیت سیستم‌های مدیریت عملکرد اثربخش صحبت می‌کنند. می‌توان گفت که مدیریت عملکرد اثربخش فرآیندی است که طی آن، با کارکنان همراه می‌شویم تا «عملکرد روزمره‌ی آن‌ها در محیط کار» و همچنین «توسعه‌ی آن‌ها» را بررسی و پایش کنیم.
منبع و ابزار مدیریت عملکرد
فرآیند مدیریت عملکرد از منابع اطلاعاتی مختلفی مانند نظام پایش پیشرفت اهداف، جلسات بازخورد و گفت‌وگوهای عملکردی استفاده و این اطلاعات را با هم ادغام می‌کند. کسب‌وکارها می‌توانند با تحلیل این اطلاعات که شامل «موفقیت‌ها»، «نقاط قوت»، «اشتباهات»، «درس‌آموخته‌ها» و همچنین «پتانسیل‌های رشد و توسعه» هستند، به تحقق اهدافی مثل «توسعه‌ی استعداها» یا «ارتقاء عملکرد فردی» بپردازند و مشکلات اساسی را به طور ریشه‌ای حل کنند. اما همیشه صحبت از این مزایا، به مراتب آسان‌تر از عملیاتی کردن آن‌هاست.
فرآیندها، ابزارها و رویکردهای متعددی در حوزه‌ی مدیریت عملکرد وجود دارند که شرکت‌ها می‌توانند از آن‌ها برای انگیزش، پایش و مدیریت کارکنان استفاده کنند. لازمه‌ی اثربخشی سیستم مدیریت عملکرد آن است که واحد منابع انسانی به همراه مدیران و کارکنان سازمان، به این سیستم تعهد داشته و برای استقرار و بهبود آن تلاش کنند. در ادامه به بررسی این موضوع می‌پردازیم که ضرورت انجام ارزیابی عملکرد کارکنان چیست (البته نه ارزیابی‌های سالانه‌ی ناکارآمد و منسوخ)؛ چه تحولاتی در حوزه‌ی مدیریت عملکرد در حال وقوع هستند و اهمیت مدیریت عملکرد در موفقیت کسب‌وکار چیست؟
هدف سیستم‌های مدیریت عملکرد
رویکردها، ابزارها و تکنیک‌های متعددی در فرآیند مدیریت عملکرد دخیل هستند. هیچ‌گاه دو سیستم مدیریت عملکرد دقیقاً مشابه هم نیستند. سیستم مدیریت عملکرد شما مشابه فرهنگ سازمانی‌تان، منحصر به فرد و منطبق بر ارزش‌ها و اهداف شما خواهد بود. با این حال، تمامی سیستم‌های خوب مدیریت عملکرد، به دنبال «بهبود عملکرد کلی سازمان» و در عین حال، کمک به «بهبود عملکرد، بهره‌وری، سلامت و رفاه کارکنان» هستند.
در مجموع، هر سیستم مدیریت عملکردی باید به دنبال دست‌یابی به «اهداف و آرمان‌های کلی سازمان» و هم‌راستا کردن آن با «اهداف کارکنان» باشد. در این مسیر، مدیریت عملکرد و اهداف کسب‌وکار با سلامت جسمانی و روانی کارکنان پیوند می‌خورند.
ضرورت وجود ارزیابی عملکرد چیست؟
هر شرکتی تمایل دارد در پست‌های ارشد خود، کارکنانی پرشور و جاه‌طلب داشته باشد که وظایف خود را به خوبی انجام داده و همواره فراتر از انتظار ظاهر می‌شوند. اما واقعیت این است که نوع بشر کاستی‌هایی دارد. بعضی روزها ممکن است برای کار کردن انگیزه‌ی بالایی داشته باشیم، اما در سایر روزها، با مشکلاتی مواجه شویم که مانع پیشرفت و بهره‌وری ما هستند.
ارزیابی عملکرد به ما کمک می‌کند تا به کارکنان خود نشان دهیم که برای ما مهم هستند و حاضریم از آن‌ها حمایت کنیم. همچنین برای اجرای برنامه‌های توسعه و آموزش و یا ارائه‌ی پاداش و قدردانی از تلاش‌های ایشان، به ارزیابی عملکرد نیازمندیم. علاوه بر این، اگر این ارزیابی‌ها به صورت مستمر انجام گیرند، به شرکت‌ها امکان مواجهه با مشکلات بزرگ و جدی‌تر را می‌دهند؛ به این معنا که کمک می‌کنند مشکلات سریعاً حل شوند و از تبدیل شدن آن‌ها به معضلات پیچیده جلوگیری می‌کند.
مدیریت عملکرد مستمر در مقابل ارزیابی عملکرد سالانه
همان‌طور که بیان شد، بیش از یک رویکرد در حوزه مدیریت عملکرد وجود دارد. در حال حاضر، دو رویکرد عمده برای ارزیابی عملکرد و مدیریت پیشرفت استعدادها در سازمان‌ها استفاده می‌شوند:
- مدیریت عملکرد مستمر (که با نام مدیریت عملکرد چابک نیز شناخته می‌شود)
- ارزیابی عملکرد سنتی
هنوز 65% از شرکت‌ها به جای سیستم مدیریت عملکرد مستمر، از ارزیابی عملکرد سالانه استفاده می‌کنند. این رویکرد سنتی ارزیابی عملکرد شامل یک ارزیابی «رسمی و وقت‌گیر» است که سالانه یک یا دو بار صورت می‌گیرد. در طی این ارزیابی، عملکرد فرد در یک دوره‌ی شش یا دوازده ماهه مورد بررسی قرار می‌گیرد و اهداف شغلی آتی او تنظیم می‌شوند.
گرچه این نوع ارزیابی سالانه کماکان رویکردی رایج در میان سازمان‌هاست، نمی‌توان آن را یک فرآیند اثربخش مدیریت عملکرد دانست. با توجه به «حجم بالای کاغذبازی» و «ماهیت رسمی و گذشته‌نگر روش سنتی ارزیابی عملکرد»، این روش محبوبیت و مقبولیتی در میان مدیران و کارکنان سراسر جهان ندارد.
اما در مقابل، سیستم مدیریت عملکرد مستمر شامل ملاقات‌های منظم پایش عملکرد در طول سال است که با هدف «بهبود مداوم عملکرد» و به همراه «بازخورد آنی و مستمر» انجام می‌گیرد. در سال‌های اخیر با توجه به پیشرفت تکنولوژی و گسترش درک ما از روان انسان و روش‌های بهبود انگیزه، «مدیریت عملکرد چابک» محبوبیت بیشتری یافته است. علاوه بر آن، کسب‌وکارها نسبت به مشکلات ذاتی ارزیابی عملکرد سالانه آگاهی بیشتری پیدا کرده‌اند و بنابراین، مشتاقانه به دنبال حرکت به سوی روش‌های جدید مدیریت استعدادهای خود هستند.
اما چرا سیستم مدیریت عملکرد برای ما اهمیت دارد؟ چرا وجود آن برای نظارت بر کارکنان ضروری است؟ غایت مدیریت عملکرد چیست؟ چرخه‌ی مستمر مدیریت عملکرد چه مزایایی برای کسب‌وکارها به همراه دارد؟
اهمیت مدیریت عملکرد و بازخورد مستمر
در ادامه، به بررسی مزایا و اهمیت مدیریت عملکرد در بهبود بهره‌وری، عملکرد فردی و تعلق کارکنان می‌پردازیم. همچنین بررسی خواهیم کرد که مدیریت عملکرد چگونه به «ماندگاری کارکنان»، «فرآیند جذب و استخدام» و «دست‌یابی به اهداف استراتژیک» کمک می‌کند.
1- مدیریت عملکرد، ارائه‌ی پاداش و قدردانی از کارکنان را تشویق می‌کند
ارائه‌ی پاداش و قدردانی از کارکنان، می‌تواند برای کسب و کار شما بسیار سودمند باشد. در پیمایشی که توسط American Express صورت گرفت، یک‌سوم شرکت‌ها معتقد بودند ارائه‌ی پاداش و قدردانی از کارکنان، منجر به ماندگاری بیشتر کارکنان می‌گردد. همچنین، نیمی از شرکت‌کنندگان اظهار کردند که ارائه‌ی مشوق‌ها موجب بهبود انگیزش در سازمان می‌شود. سیستم‌های پاداش و قدردانی، فقط در شرکت‌هایی قابل پیاده سازی هستند که در آن‌ها یک «فرآیند دقیق و شفاف تبادل بازخورد و گفت‌وگوهای عملکردی» وجود داشته باشد.
مدیریت عملکرد مستمر، مدیران را قادر می‌سازد فعالیت‌ها و تلاش‌هایی که شایسته‌ی پاداش یا تقدیر هستند را شناسایی کنند. از سوی دیگر، این اتفاق خود منجر به شکل‌گیری ذهنیت رشد (Growth Mindset) در میان اعضای تیم شما خواهد شد.
مدیریت عملکرد مستمر مدیران را قادر می‌سازد تا متوجه شوند که چه زمانی عملکرد کارکنان بالاتر از انتظار و چه زمانی، پایین‌تر است. این سیستم، امور مهمی مانند ردگیری پیشرفت کارکنان در مواردی چون توسعه فردی و دست‌یابی به اهداف سازمانی را تسهیل می‌کند و مدیران می‌توانند تصمیماتی نظیر ارائه‌ی پاداش یا افزایش حقوق را آگاهانه‌تر و متکی بر اطلاعات دقیق، اتخاذ نمایند. سیستم‌های پاداش خوب در افزایش «رضایت شغلی» و «شادکامی کارکنان» اهمیت فراوان دارند.
در ادامه، چند مورد از شواهد آماری مهم طرح شده که ممکن است برایتان جالب باشد:
- 83 درصد از کارکنان شرکت‌هایی که سیستم پرداخت پاداش و قدردانی خوبی داشتند، اعلام کردند که نسبت به موقعیت شغلی خود احساس رضایت دارند.
- 69 درصد از کارکنان در صورتی که بدانند تلاش‌هایشان ارزشمند است و مورد قدردانی قرار می‌گیرند، بیشتر تلاش خواهند کرد.
- تعلق شغلی کارکنان در شرکت‌های دارای ساختار پاداش منسجم، 50 درصد بیشتر از سایرین است.
2- مدیریت عملکرد به ارتقای بهره‌وری و تعلق کارکنان کمک می‌کند
کارکنانی با تعلق شغلی و سازمانی بالا، ماندگاری بیشتری دارند، فعالانه در کارها مشارکت می‌کنند، و نتایج بهتری را رقم می‌زنند. ارتقای سطح تعلق کارکنان، در بهبود بهره‌وری و افزایش نرخ بازگشت سرمایه، اهمیت اساسی دارد. سیستم مدیریت عملکرد، ابزاری عالی برای ساختن کارکنانی با تعلق شغلی و سازمانی بالاست. اما سوال مهم این است که چگونه می‌توان از مدیریت عملکرد برای افزایش سطح تعلق کارکنان استفاده کرد؟
مدیریت عملکرد، بستر گفتگوهای مستمر را فراهم کرده و فضایی مبتنی بر اعتماد، حمایت و دل‌گرمی ایجاد می‌کند. این سیستم به توسعه و تعمیق رابطه‌ی میان شرکت و کارکنانش نیز کمک می‌کند. اگر کارکنان بدانند که مدیران و سازمان، به تلاش‌های ایشان اهمیت داده و خود را متعهد به حمایت از آن‌ها در مسیر پیشرفت شغلی‌شان می‌دانند، به احتمال بسیار زیاد، نسبت به سازمان احساس تعلق بیشتری پیدا می‌کنند.
سازمانی را در نظر بگیرید که مدیران آن فقط سالی یک بار با کارکنان خود در رابطه با پیشرفت‌های حاصل شده گفت‌وگو می‌کنند. در چنین حالتی، اکثر کارکنان با «مسیر کلی تیم یا شرکت» هم‌گام و هم‌راستا نخواهند شد و دلیل یا مزیتی هم برای تعلق بیشتر به سازمان نخواهند داشت. اما در سمت دیگر، زمانی که یک سازمان ارتباط مستمر با کارکنان خود را حفظ کند؛ آن‌ها را برای پیشرفت در شغلشان تشویق نماید و اهدافی برای کمک به رشد و توسعه آن‌ها تنظیم کند، ارتباطی اصیل بین فرد و سازمان ایجاد می‌شود که احتمال بروز فعالیت‌های داوطلبانه را نیز افزایش می‌دهد.
3- مدیریت عملکرد به ایجاد استراتژی‌های توسعه کارکنان کمک می‌کند
مدیریت عملکرد مستمر به این معنا است که شما با پاسخ‌گویی به نیازهای توسعه‌ای کارکنان خود، فعالانه در راستای توسعه‌ی آن‌ها تلاش می‌کنید. با انجام «ملاقات‌های منظم با کارکنان خود» و «گفت‌وگو درباره‌ی عملکرد، فرصت‌های احتمالی توسعه و برنامه‌های توسعه»، می‌توانید بهبود عملکرد آن‌ها را به شکل مستمر دنبال کنید. کسب‌وکارها می‌توانند با ترکیب این استراتژی با اهداف منعطف توسعه‌ی فردی، استعدادهای خود را پرورش دهند؛ کاری که با انجام ارزیابی‌های سالانه (یا دو بار در سال)، ممکن نیست.
اطلاعات جمع‌آوری شده از «عملکرد گذشته‌ی افراد»، «تلاش‌های فعلی آن‌ها» و «گفت‌وگوهایی که با یک‌دیگر انجام می‌دهید» را در جهت رشد استعدادهای افراد به کار بگیرید. از استراتژی‌هایی بهره بگیرید که نه‌تنها بر بهبود نقاط قوت کارکنان تاکید دارند، بلکه جهت حرکت کسب‌وکار شما را نشان می‌دهند.
داشتن درکی پایدار و مستمر از توانایی‌های کارکنان خود در کنار «پلتفرمی چابک که به شما امکان تغییر مداوم اولویت‌ها (و تمرکز بر بخش‌های جدید نیازمند توسعه) را بدهد»، محیطی را ایجاد می‌کند که در آن، کارکنان شما به شکلی مستمر در مسیر بیشینه کردن منافع شرکت حرکت می‌کنند. اگر اهمیت مدیریت عملکرد به خوبی درک نشود، کارکنان و کسب‌وکار در اولویت‌های خود دچار ناسازگاری می‌شوند؛ اهداف آن‌ها نامرتبط می‌گردد و پتانسیل‌های کارکنان هدر خواهد رفت.
4- مدیریت عملکرد امکان تبادل بازخورد را فراهم می‌کند
نمی‌توان اهمیت بازخورد در مدیریت عملکرد را نادیده گرفت. کارکنان به بازخورد نیاز دارند و این بازخورد، باید مستمر باشد. آن‌ها نیاز دارند و مستحق آن هستند که بدانند عملکردشان چگونه است و چگونه می‌توانند آن را بهبود دهند. علاوه بر آن، کارکنان بایستی فرصت ارائه‌ی بازخورد به شرکت یا مدیریت را نیز داشته باشند. فقط در این حالت، می‌توان فرآیندهای شرکت را تسهیل و تکمیل کرد.
5- مدیریت عملکرد به افزایش شفافیت در هدف‌گذاری SMART کمک می‌کند
موضوعی جالب توجه و در عین حال نگران‌کننده این است که مطالعات نشان داده‌اند حدود 50% از کارکنان نسبت به «نقش خود در محیط کار» یا «اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتی که برای رسیدن به آن‌ها تلاش می‌کنند»، آگاهی کافی ندارند.
این فقدان شفافیت، یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستم مدیریت عملکرد اثربخش است. فرآیندهای صحیح مدیریت عملکرد، آشفتگی و ابهام در هدف‌گذاری را از بین می‌برند. برگزاری مکالمات منظم و آینده‌نگرانه از طریق ارزیابی‌های مستمر، به ما کمک می‌کند تا مطمئن شویم که کارکنان نسبت به وظایف خود و انتظاراتی که از آن‌ها می‌رود، آگاه هستند.
مدیریت عملکرد مستمر همچنین کارکنان را به مشارکت بیشتر در هدف‌گذاری تشویق می‌کند و به آن‌ها این فرصت را می‌دهد که اهدافی متناسب با نقاط قوت خود و اهداف سازمانی تنظیم کنند. چنین اقدامی، بر احساس تعلق و مالکیت و انگیزه‌ی آن‌ها اثر مثبت می‌گذارد. همه‌ی این موارد، به آن‌ها کمک می‌کنند تا بتوانند کنترل عملکرد خود را در دست بگیرند.
مدیریت عملکرد همچنین به ما اطمینان می‌دهد که مدیریت شرکت نسبت به فعالیت‌های انجام شده توسط کارکنان آگاه است و می‌تواند تشخیص دهد که چه زمانی افت عملکرد به دلیل فقدان شفافیت بوده است.
چرا سیستم‌های مدیریت عملکرد شکست می‌خورند؟
چرا با وجود مزایای متعدد سیستم مدیریت عملکرد، بسیاری از مدیران و کارکنان از سیستم‌های موجود در شرکت خود ناراضی هستند؟ چرا بسیاری از سیستم‌های مدیریت عملکرد دچار خطا می‌شوند؟
1- فقدان ارتباطات
سیستم‌های مدیریت عملکرد زمانی موفق می‌شوند که ارتباطات «صادقانه و شفاف» باشند. شرکت‌ها باید از سیاست درهای باز استفاده کنند و افراد را به استفاده از «خطوط ارتباطی شفاف در سازمان» تشویق کنند.
2- تنظیم نامناسب اهداف
هدف‌گذاری باید به دقت صورت گیرد. اگر اهداف بسیار آسان باشند، کارکنان احساس رضایت نخواهند کرد. زیرا بیشتر افراد از دست و پنجه نرم کردن با چالش‌ها لذت می‌برند. آن‌ها دوست دارند کمی تحت فشار قرار بگیرند و مهارت‌های جدیدی بیاموزند. با این حال، «اهداف بیش از حد دشوار» نیز باعث بی‌انگیزگی می‌شوند. در این حالت، کارکنان یا برای دست‌یابی به اهداف بسیار دشوار دچار فرسودگی می‌شوند، یا با این عقیده که دست‌یابی به چنین اهدافی غیرممکن است، دست از تلاش برمی‌دارند.
اهداف اثربخش با همکاری و مشارکت مدیر و کارمند تنظیم می‌شوند. این اهداف باید SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دست‌یابی، مرتبط و زمان‌مند) باشند و قابلیت پیگیری منظم داشته باشند. مهم‌تر از این، بایستی ملاقات‌های منظم برای گفت‌وگو درباره‌ی میزان پیشرفت در اهداف و کمک به فرد در این مسیر انجام گیرند.
3- مدیران شما نسبت به فرآیند متعهد نیستند
گاهی اوقات، سیستم‌های مدیریت عملکرد خوب به دست مدیران نالایق می‌افتند. واقعیت این است که هیچ سیستم مدیریت عملکردی موفق نمی‌شود، مگر آن‌که افراد دخیل در آن به موفقیت سیستم اهمیت دهند و برای آن تلاش کنند. اگر کارکنان احساس کنند که مدیران‌شان نسبت به سیستم مدیریت عملکرد بی‌تفاوت هستند، آن‌ها نیز همین نگرش را پیدا می‌کنند. مدیران باید کنترل فرآیند را به دست گیرند و خود سرمشقی برای دیگران شوند.
4- بسیاری از شرکت‌ها از داده‌های نادرستی برای مدیریت عملکرد استفاده می‌کنند
سیستم مدیریت عملکرد از دیرباز بر داده‌ها متمرکز بوده است. در گذشته، استفاده از امتیازدهی (رتبه‌بندی) عملکرد، امری معمول به حساب می‌آمد. متاسفانه اشکال بسیار بزرگی در امتیازدهی عملکرد وجود دارد. مطالعات نشان داده‌اند که این امتیازدهی‌ها هم بر «عملکرد افراد» و هم بر «انگیزه‌های آن‌ها» تأثیر منفی می‌گذارند.
مثال دیگر استفاده از داده‌های اشتباه در مدیریت عملکرد، «سیستم‌های توزیع عملکرد اجباری» هستند که کارکنان را همواره در شرایطی مملو از استرس نگه می‌دارند و موجب افزایش رقابت‌های ناسالم بین آن‌ها می‌شوند.
ادعای ما، آن نیست که تمامی داده‌های مرتبط با سیستم مدیریت عملکرد بلااستفاده یا مخرب هستند، بلکه نوع اطلاعاتی که استخراج می‌کنید، اهمیت بسیاری دارد. بهتر است به جای تاکید بیش از حد بر عملکرد کارکنان و اشتباهات آن‌ها، توجه خود را به دورنمایی وسیع‌تر و تصویری کلی‌تر معطوف کنید. پرسیدن برخی سوالات مفید، داده‌هایی را در اختیار شما می‌گذارد که به مراتب کاربردی‌تر هستند و در ایجاد محیط کاری سالم‌تر و بهره‌ورتر، به شما کمک می‌کنند. برخی از این سوالات در ادامه آمده‌اند.
- کارکنان شما و مدیران مستقیم‌شان، چند وقت یک‌بار برای گفت‌وگو درباره‌ی عملکرد با هم ملاقات می‌کنند؟
- تبادل بازخورد چند وقت یک‌بار انجام می‌گیرد؟
- تا چه میزان کارکنان شما در شغل خود احساس حمایت شدن و تشویق شدن می‌کنند؟
جمع‌بندی
در این مقاله، صرفاً تعدادی از دلایل ضرورت «مدیریت عملکرد» مطرح شد. برخی ابزارهای مدیریت عملکرد منجر به انگیزش کارکنان می‌شوند و برخی دیگر (نظیر توزیع عملکرد اجباری) مخرب انگیزه و احساس تعلق آن‌ها خواهند بود. ما وظیفه داریم نسبت به روندهای مدیریت عملکرد آگاه باشیم و ارتباط مستمر خود را با کارکنان حفظ کنیم تا بتوانیم سیستم مدیریت عملکرد خود را بهبود دهیم و بهترین عملکرد را برای تیم خود رقم بزنیم.
منبع: clearreview.com
مقالات پربازدید