همینطور که کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط از ارزیابی عملکرد سالانه فاصله می‌گیرند، بسیاری از آنان در تلاشند تا روش بهتری را پیدا کنند. بنابراین، سوال ما این است که ارزیابی عملکرد سالانه چه نواقصی دارد و چه روشی باید جایگزین آن شود؟

شکست ارزیابی عملکرد سالانه

ارزیابی عملکرد سالانه برای بیش از نیمقرن جزئی جدایی‌ناپذیر از محیط کار بوده است. همچنین، مدیران و کارکنان هر دو برای ایجاد بهبود در عملکرد خود نیاز به بازخورد دارند، و ارزیابی سالانه در این میان غنیمت بوده است.

اما این رویکرد قدیمی مدیریت عملکرد، در چهار زمینه با شکست مواجه شده است: زمان، دقت، ارتباط و عدالت.

زمان

بسیاری از طرفداران ارزیابی عملکرد سالانه استدلال می‌کنند که با فشرده کردن تمامی جلسات در یک جلسه و یک روز از سال، در زمان صرفه‌جویی می‌شود. اما تدارک و برنامه‌ریزی آن همه جلسه در یک مدت کوتاه بسیار پیچیده خواهد شد.

همینطور، آمادگی و بررسی تمامی ارزیابی‌های عملکرد کارکنان که بازتابی که ارزش مشارکت‌های یک سال آنان است، برای مدیران زمان‌بر خواهد بود.

دقت

با خلاصه کردن عملکرد یک‌ساله در یک جلسه 30 تا 60 دقیقه‌ای، چیزهای زیادی نادیده گرفته خواهد شد. تمام تلاش‌های کوچکی که در طول ارزیابی سالانه تصور می‌کنیم ارزش توجه کردن را ندارند، در طول زمان و به تدریج انجام شده‌اند.

برخی سازمان‌ها حتی از این هم بدتر عمل می‌کنند و برای راحت‌تر شدن ارزیابی و مقایسه عملکرد، از سیستم رتبه‌بندی استفاده می‌کنند.اما این رتبه‌بندی‌ها نمی‌توانند عملکرد یک کارمند را به‌طور دقیق منعکس کنند.

ارتباط

مدیران خوب دوست دارند که با کارکنان خود ارتباط خوبی داشته باشند، اما ارزیابی عملکرد سالانه این رابطه را تیره و تار می‌کند. جلسه تبدیل به یک ارزیابی خطرناک می‌شود که بین مدیر و کارمند تنش ایجاد می‌کند.

این مشکل توسط مدیرانی تشدید می‌شود که در طول سال زمان لازم را برای ارزیابی اختصاص نمی‌دهند، و استدلال‌شان هم این است که ارزیابی سالانه بهترین زمان برای صحبت در مورد این مسائل است.

عدالت و انصاف

با توجه به همه دلایل بالا، بسیاری از کارکنان احساس می‌کنند که ارزیابی عملکرد سالانه ناعادلانه و مستعد سوگیری است. این ارزیابی در بهترین حالت تجربه کارمند را در نظر نمی‌گیرد و در بدترین حالت، بیشتر از عملکرد کارمند، منعکس‌کننده جانب‌داری مدیر خواهد بود.

به این ترتیب احساس بی‌ملاحظگی و یک‌طرفه بودن به‌وجود خواهد آمد، به‌ویژه زمانی که مشارکت یا دستاورد کارمند نادیده گرفته می‌شود. حتی ممکن است کارکنان احساس کنند که در نتایج دست برده شده و این هم موجب بی‌انگیزگی آنان می‌شود.

نویدهای مدیریت عملکرد مستمر

بازخوردهای مستمر می‌تواند مشکلات مربوط به زمان، دقت، ارتباط و عدالت را که از ارزیابی‌های سالانه ناشی می‌شود، برطرف کند. این چهار موضوع همچنان از یکدیگر متمایز هستند، اما به هم مرتبطند.

زمان

مدیریت عملکرد مستمر زمان مفیدتری را بین مدیران و کارکنان ایجاد می‌کند، اما ممکن است بسیاری از مدیران به اشتباه فکر کنند که وقت‌شان دارد گرفته می‌شود. با این حال، ارزیابی منظم در واقع ارتباط را کارآمدتر می‌کند. هنگامی که کارکنان می‌دانند هر هفته به مدت 30 تا 60 دقیقه توجه مدیر خود را در اختیار دارند، کمتر برای سوال پرسیدن یا حل مشکلات‌شان سراغ او می‌روند و تا زمان مورد نظر منتظر می‌مانند تا بحث آن را به میان بیاورند. اغلب نیز خودشان در این بین متوجه می‌شوند که چگونه باید مشکل‌شان را حل کنند.

مدیران همچنین می‌توانند با دادن بازخوردهای کوچک هم در زمان صرفه‌جویی کنند و هم عمل بازخورد دادن را آسان‌تر کنند. علاوه‌بر این، این امکان را به مدیران می‌دهد که به جای هدر دادن وقت کارکنان در مسیر اشتباه، در پروژه‌ها یا مسائل بلندمدت آنها را هدایت کنند.

دقت

از آنجایی که بازخورد مستمر به‌موقع و بجا اتفاق میفتد، دقیق‌تر و اجرای آن بسیار آسان‌تر است. به این ترتیب هیچ مسئله‌ای از چشم دور نمی‌ماند. همچنین، مدیران می‌توانند اهداف را به‌راحتی پیگیری کرده و زمانی که کارکنان در حال ارائه و دریافت بازخورد هستند، از آنها حمایت کنند.

ارتباط

این تعامل مستمر باعث می‌شود که رابطه بهتری بین مدیر و کارکنان ایجاد شود، و ارزیابی دیگر جنبه‌ی اجباری نخواهد داشت.

علاوه‌بر این، مدیران می‌توانند نقش مربی را برای کارکنان خود ایفا کنند و این کار ارائه بازخورد معنادار را برای آنان آسان‌تر می‌کند. این نوع ایجاد ارتباط موجب افزایش وفاداری کارکنان و رشد حرفه‌ای می‌شود.

عدالت و انصاف

همانطور که پیش از این اشاره کردیم، همه‌ی دلایل بالا بر ادراک کارکنان از عدالت تأثیر می گذارد. با مدیریت عملکرد مستمر، کارکنان اطمینان خواهند داشت که عملکرد آنها در همان زمانی که باید، ارزیابی می شود.

بنابراین، مدیریت عملکرد مستمر در عمل چگونه اتفاق میفتد؟

نحوه برگزاری جلسات هفتگی یک‌به‌یک

مدیریت عملکرد مستمر اغلب به شکل جلسات منظم یک‌به‌یک بین مدیران و کارکنان (هفته‌ای یک یا دو بار) صورت می‌گیرد.

در اینجا به 5 راهکار اشاره کرده‌ایم که می‌توانید برای اجرای جلسات هفتگی در سازمان خود از آنها استفاده کنید.

1-تأیید و حمایت تیم رهبری و مدیران را به دست بیاورید

برای اجرای جلسات هفتگی یک‌به‌یک در سطح شرکت، نه تنها به تأیید تیم رهبری نیاز دارید، بلکه باید حمایت و پشتیبانی آنها را نیز دریافت کنید. احتمالش زیاد است که برخی از آنها مخالفت‌هایی داشته باشند، اما در بخش قبلی به بیشتر مواردی که احتمال دارد ازشان بشنوید اشاره کردیم، مثل زمان صرف‌شده در مقابل زمان صرفه‌جویی‌شده.

البته شما به تأیید و حمایت مدیران اجرایی نیز نیار دارید. مزایای بهبود عملکرد از طریق بازخورد منظم را برای آنها توضیح دهید، و بگویید که این نوع مدیریت عملکرد به معنای مدیریت ذره‌بینی کمتر و مربی‌گری بیشتر برای موفقیت تیم است.

2-راهنمای فرهنگ سازمانی خود را به‌روز کنید

راهنمای فرهنگ سازمانی تمامی مسائل رویه‌ای و رفتاری مندرج در دفترچه راهنمای کارکنان را پوشش می‌دهد، اما بسیار جامع‌تر از آن است، و مسائلی همچون تاریخچه سازمان، چشم‌انداز آن، هنجارها، و حتی نحوه ترک سازمان را نیز دربردارد. راهنمای فرهنگ سازمانی همچنین برای تنظیم هنجارها، که شامل خط مشی مدیریت عملکرد سازمان شما است، اساسی است.

3-از سیستم اطلاعات منابع انسانی با ویژگی مدیریت عملکرد استفاده کنید

سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) به اعضای تیم کمک می‌کند تا یکدیگر را پاسخگو و مسئول نگه دارند. مدیران می‌توانند از این سیستم به‌عنوان مرجع و کارکنان می‌توانند از آن برای کمک به اولویت‌بندی وظایف‌شان استفاده کنند. تیم منابع انسانی نیز زمانی سراغ آن می‌رود که مدیران یا کارکنان برای حل مسائلی که بین‌شان ایجاد شده است به آنها مراجعه می‌کنند. این جمله‌ی قدیمی را همیشه یادتان باشد: «چیزی که نوشته نشده، اتفاق هم نیفتاده است.»

4-مسئولیت جلسات را به کارکنان بسپارید

منابع انسانی و مدیرات باید مسئولیت جلسات یک‌به‌یک هفتگی را به کارکنان خود بسپارند.

کارمند دستورکار [gsi را تنظیم کرده و دست‌کم 24 ساعت زودتر آن را از طریق سیستم HRIS برای مدیر خود ارسال می‌کند. این کار به مدیر فرصت می‌دهد تا برای جلسه آماده شود و موارد دیگر را به دستور;ار اضافه کند.

سپس کارمند جلسه را ثبت و خلاصه‌ی آن را ظرف 24 ساعت برای مدیر ارسال می‌کند.

5-مدیران و کارکنان را ملزم به برگزاری جلسات مستمر کنید

شاید کمی بدیهی به نظربرسد، اما این اولین قدم برای عملی کردن سیاست جدید شماست. زمانی که موعد جلسه را در تقویم مشخص می‌کنید، اولویتی را که شایسته آن است به آن می‌بخشید.

کارکنان و مدیران باید جلسات یک‌به‌یک خود را همچون یک رویداد همیشگی برنامه‌ریزی کنند- در یک روز مشخص و یک زمان قابل‌ پیش‌بینی در هر هفته. این کار به آنها اجازه می‌دهد که برنامه‌ریزی بهتری داشته باشند.

مدیریت عملکرد نباید مثل یک تشریفات سالانه در نظر گرفته شود که اول برنامه‌ریزی و بعد فراموشش کنیم. بلکه باید بخشی پویا و معنادار از روال معمول سازمان شما باشد.

منبع: blog.bernieportal.com