تجزیه و تحلیل شغل چیست؟ مراحل، اهداف و کاربردها

کارکنان شما باید در کدام جایگاه شغلی قرار بگیرند تا بتوانند از توانایی‌ها و استعدادهای خود به بهترین شکل استفاده کنند؟ چگونه تشخیص می‌دهید که شرکت شما به کارکنان جدیدی نیاز دارد؟ چگونه می‌توانید موقعیت‌های شغلی اضافی را حذف کنید؟ چگونه می‌توانید استانداردهایی واقع‌گرایانه برای سنجش عملکرد ایجاد کنید؟ چگونه فرصت‌های شغلی را شناسایی و برای استخدام افراد برنامه‌ریزی می‌کنید؟ با انجام تجزیه و تحلیل شغل، می‌توان همه‌ی این کارها را به خوبی انجام داد. 

اهمیت انجام تجزیه و تحلیل شغل 

تجزیه و تحلیل شغل به چند دلیل مهم است: 

دیدگاه‌های واقع‌بینانه

تجزیه و تحلیل شغل از آنچه که کارکنان در نقش‌های خود انجام می‌دهند، دیدگاهی واقع‌بینانه ارائه می‌کند. از آنجا که کارکنان اغلب فعالیت‌هایی را انجام می‌دهند که با شرح وظایف اصلی و رسمی آنها متفاوت است، با انجام این تحلیل می‌توانیم درباره وظایفی که افراد در طول روز انجام می‌دهند بینش صحیحی به دست آوریم. 

بهبود فرآیند

وقتی مدیران می‌دانند که افراد در یک نقش خاص دقیقاً چه کارهایی انجام می‌دهند، می‌توانند فرصت‌های بهبود فرآیندها را شناسایی کنند. تنظیم زمان صرف‌شده برای وظایف مشخص یا تشویق کارکنان به تمرکز بر مسائل مهم‌تر از جمله این موارد هستند.

خویشتن‌اندیشی

در حین انجام تجزیه و تحلیل شغل، کارکنان اغلب خودشان هم در مورد کارهایی که به‌طور روزانه انجام می‌دهند بحث و گفتگو می‌کنند. بنابراین فرصتی برایشان فراهم می‌شود تا درباره شیوه‌های کار خود فکر کنند و این خود می‌تواند منجر به خلق ایده‌های نوآورانه یا ایجاد تغییر در رفتارهایشان شود.

هدف از انجام تجزیه و تحلیل شغل

استخدام و گزینش

تجزیه و تحلیل شغل به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که برای انجام یک شغل خاص به چه نوع فردی نیاز دارید. در واقع، این تحلیل می‌تواند صلاحیت‌های آکادمیک و آموزشی، سطح تجربه و مهارت‌های فنی، فیزیکی، عاطفی و شخصی مورد نیاز برای انجام کار مورد نظر شما را به‌خوبی تعیین کند. از این دیدگاه، هدف از انجام تجزیه و تحلیل شغل این است که فرد مناسب را در جایگاه مناسب قرار دهیم.

تحلیل عملکرد

ما تجزیه و تحلیل شغل را انجام می‌دهیم تا ببینیم که آیا به اهداف تعیین‌شده برای شغل موردنظر رسیده‌ایم یا خیر. از این دیدگاه، تجزیه و تحلیل شغل در تعیین استانداردهای عملکرد، معیارهای ارزیابی و کیفیت خروجی افراد کمک می‌کند. عملکرد کلی کارمند برمبنای همین تحلیل‌ها سنجیده شده و براساس نتایج ارزیابی، پاداش تخصیص می‌یابد.

آموزش و توسعه

از تجزیه و تحلیل شغل می‌توان برای ارزیابی نیازهای آموزشی و توسعه‌ای کارکنان نیز استفاده کرد. تفاوت (اصطلاحاً گپ) موجود میان خروجی مورد انتظار و خروجی واقعی، سطح نیازهای آموزشی کارکنان را مشخص می‌کند. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل شغل در تعیین محتوای آموزشی، روش‌های آموزشی و ابزار و تجهیزات مورد نیاز برای آموزش به کار می‌آید.

مدیریت جبران خدمت

تجزیه و تحلیل شغل در تصمیم‌گیری‌های پیرامون بسته‌های حقوق و مزایا و پاداش‌های ثابت و متغیر کارکنان نقشی اساسی ایفا می‌کند. علاوه بر این، حقوق و مزایای افراد به موقعیت شغلی، عنوان شغلی و وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با شغل‌شان بستگی دارد. 

طراحی و بازطراحی شغل

هدف اصلی فرآیند تجزیه و تحلیل شغل، بهینه‌سازی تلاش‌های فردی و کسب بهترین خروجی ممکن است. این فرآیند به طراحی، بازطراحی، غنی‌سازی، ارزیابی و همچنین جرح و تعدیل وظایف و مسئولیت‌ها در یک شغل خاص می‌پردازد تا در عین افزایش رضایت کارکنان، بهره‌وری منابع انسانی نیز بهبود یابد.

مراحل انجام تجزیه و‎ تحلیل شغل

1-تعیین هدف از انجام تجزیه و‎ تحلیل شغل 

هدف شما از انجام تجزیه و‎ تحلیل شغل باید با اهداف استراتژیک سازمان هم‌راستا باشد. امروزه مشاغل نسبت به گذشته پویاتر شده‌اند و این خود دلیلی بدیهی برای انجام تجزیه و تحلیل شغل محسوب می‌شود. ماهیت شغل‌ها دائماً توسط فناوری و الزامات محیط رقابتی تغییر می‌کند، و این یعنی نیاز به ارزشیابی مجدد مشاغل. همزمان با وسعت یافتن سازمان‌ها، اغلب باید انواع جدیدی از موقعیت‌های شغلی را ایجاد کنیم که مستلزم تعریف شرح وظایف هستند. از جمله سایر شاخص‌هایی که ضرورت انجام تجزیه و‎ تحلیل شغل را اثبات می‌کنند نرخ بالای خروج در میان کارکنان یا رضایت شغلی اندک است.

میزان بالای نرخ خروج نشان می‌دهد که حقوق در نظر گرفته شده برای موقعیت‌های شغلی در مقایسه با بازار کار خارج از سازمان، کمتر است. از آنجا که تصمیمات پیرامون پرداخت حقوق بر اساس تجزیه و‎ تحلیل شغل صورت می‌گیرد، ممکن است که نتایج قبلی نیاز به اصلاح داشته باشد. دلیل اصلی کاهش رضایت شغلی نیز اغلب وظایف خسته‌کننده یا یکنواخت است. تجزیه و‎ تحلیل شغل می‌تواند به شما کمک کند تا روش‌های جدیدی برای طراحی وظایفی جذاب‌تر و پرچالش‌تر خلق کنید. 

2-شناسایی مشاغلی که نیاز به تجزیه و تحلیل (ارزشیابی) دارند

پس از مشخص شدن هدف، باید ببینیم که کدام مشاغل لازم است ارزشیابی شوند. از سوی دیگر در اغلب مواقع، محدودیت‌ زمان و منابع تعداد مشاغلی را که می‌توان در فرآیند گنجاند، محدود می‌کند. به عنوان مثال، اگر شرکت نرخ خروج بالایی دارد، داده‌ها باید بررسی شوند تا مشخص شود که بیشترین مشکل در کدام بخش‌ها وجود دارد. با انجام این تحلیل، سمت‌وسوی پروژه تعیین می‌شود. اگر شرکت تنها در چند بخش در حال گسترش یا تغییر چشمگیر باشد نیز همین امر صادق است. در واقع اینها همان مشاغلی هستند که برای تجزیه و تحلیل شغل مناسب‌اند.

زمانی که یک شغل چندین متصدی دارد، باید تعیین شود که چه تعداد از آنها در پروژه حضور خواهند داشت. اگر تعداد زیاد باشد، نمونه‌گیری آماری روش قابل قبولی است. این دقیقاً همان مرحله‌ از پروژه است که کارکنان و مدیران شروع به تعامل می‌کنند. آنها باید در جریان هدف پروژه قرار بگیرند و یک نمای کلی از رویهی انجام کار باید به آنها داده شود.

3- بررسی داده‌های موجود

موفقیت و اثربخشی فرآیند تجزیه و تحلیل شغل معمولاً بستگی به سوابق پیشین و داده‌های به‌روزشده قبلی دارد. بررسی شرح مشاغل کنونی و نمودارهای سازمانی، پایه و اساس دانشی موردنیاز برای شروع پروژه را در اختیار شما قرار می‌دهد. تجزیه و تحلیل جریان کار، به درک مسئولیت‌های شغلی و نحوه انطباق آنها با فرآیند کلی کار کمک می‌کند.

4- برنامه‌ریزی و اجرای تجزیه و تحلیل شغل

برنامه‌ریزی، رکن اصلی یک اقدام موفق است. برنامه‌ی اقدام پروژه باید به‌گونه‌ای طراحی شود که شرح فعالیت‌های پروژه، مهلت‌های زمانی و روش‌های جمع‌آوری داده‌ را دربرداشته باشد. در این میان، استفاده از ابزارهای هوشمند مثل نرم‌افزارهای منابع انسانی می‌تواند تا حد زیادی کمک‌کننده باشد.

5- تدوین شرح وظایف و جزئیات شغل

پس از جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها، خروجی‌های متنی مانند شناسنامه شغل تهیه می‌شوند. پیش از نهایی شدن این اسناد، لازم است یک جامعه‌ی آماری نمونه از میان کارکنان و مدیران مربوطه آنها را بررسی کنند. در صورت نیاز، تغییرات لازم باید در اسناد انجام شود و سپس به تأیید نهایی برسد.

6- بازنگری دوره‌ای

انجام ارزشیابی‌های دوره‌ای و منظم شناسنامه مشاغل و جزئیات آن یکی از اقدامات مهم منابع انسانی است. بسیاری از شرکت‌ها از یک فرآیند چرخشی استفاده می‌کنند که طی آن، هر سال یک بخش از سازمان ارزشیابی شده و به این ترتیب، کل سازمان هر سه، چهار، یا پنج سال ارزشیابی می‌شود. مدیران بخشی که در حال ارزشیابی است موظف هستند که صحت شناسنامه مشاغل و اطلاعات آن را بررسی کنند. اگر مدیران تشخیص دهند که شرح وظایف قدیمی است، توضیحات آنها باید در ارزیابی تجزیه و تحلیل شغل قید شود. علاوه‌بر این به منظور مرور نهایی، یک نمونه‌ی تصادفی از استخدام‌ها نیز باید با استفاده از شناسنامه شغل جدید انجام گردد.

روش‌های تجزیه و تحلیل شغل

چندین روش متداول برای انجام تجزیه و تحلیل شغل وجود دارد، از جمله:

روش مشاهده

روش مشاهده زمانی انجام می‌شود که شخص تحلیل‌گر یک کارمند و وظایفی را که انجام می‌دهد مشاهده می‌کند. آنها اغلب به مدت چند روز کارمند را حین انجام وظایف، شرکت در جلسات و ارزیابی حجم کاری‌شان زیر نظر می‌گیرند تا درک بهتری از وظایف اصلی نقش او به دست بیاورند. در حین مشاهده، تحلیل‌گر درباره جزئیات نقش کارمند، از جمله ابزارهایی که استفاده می‌کند، ‌زمانی که به انجام وظایف اختصاص می‌دهد، و افرادی که برای تکمیل کارها با آنها تعامل دارد، یادداشت‌های دقیقی برمی‌دارد. 

روش مصاحبه 

روش مصاحبه زمانی انجام می‌شود که شخص تحلیل‌گر سوالاتی را درباره‌ی نقش کارمند از او می‌پرسد. در این روش، تحلیل‌گران امیدوارند همان جنبه‌هایی از شغل را که روش مشاهده می‌تواند به آنها نشان دهد،درک کنند، از جمله اینکه کارکنان از چه سیستم‌هایی استفاده می‌کنند، چه فرایندهایی را انجام می‌دهند و چگونه مهارت‌های خود را برای دستیابی به نتایج به کار می‌گیرند. تحلیلگران اغلب با چند نفر که نقشی یکسان دارند مصاحبه می‌کنند تا دیدی جامع‌تر از مسئولیت‌های آنان به‌دست بیاورند.

روش پرسشنامه

در این روش، تحلیلگران مجموعه‌ای از سوالات را در مورد شغل کارکنان برایشان طراحی می‌کنند تا افراد به آنها پاسخ دهند. آنها از مدیران و سایر اعضای تیم در مورد برداشتی که از نقش (یک کارمند مشخص) دارند می‌پرسند تا اگر شکاف و تفاوتی میان انتظارات وجود دارد، آن را شناسایی کنند. به عنوان مثال، آنها می‌توانند از کارکنان بپرسند که معمولاً روزشان را چگونه می‌گذرانند، چه اولویت‌هایی دارند و چگونه وظایف‌شان را به‌‌شکلی کارآمد انجام می‌دهند. 

روش گزارش‌دهی

در این روش، کارکنان به‌طور روزانه یک گزارش کار از وظایفی که انجام می‌دهند می‌نویسند. این کار می‌تواند در یک دوره زمانی مشخص، مثل یک هفته، انجام شود که طی آن افراد به شرح فعالیت‌ها و زمان صرف‌شده برای هر یک می‌پردازند. روش گزارش روزانه روشی است که با استفاده از آن می‌توانیم ببینیم که کارکنان وقت خود را چگونه می‌گذرانند. همچنین، می‌توان با شناسایی زمینه‌های پراهمیت، توجه کارمند را به مسئولیت‌های مهم‌تر معطوف کرد.

روش تحلیل کارکردی

تحلیل کارکردی یک روش رسمی برای ارزیابی شغل و دریافت نتایج کمی است. یعنی ممکن است فرد تحلیل‌گر چندین روش را ترکیب کند تا بتواند تمام نکات موجود در مورد نقش و شخصی که آنها را انجام می‌دهد، به خوبی درک کند. تحلیل‌گران می‌توانند محدودیت‌های فردی و فنی موجود در یک نقش را تشخیص دهند تا به این ترتیب تغییرات لازم را پیشنهاد کنند. شرکت‌ها اغلب برای ایجاد شرح وظایف یا پست‌های شغلی جدید بر اساس الزامات و نیازمندی‌های آن شغل از روش تحلیل کارکردی استفاده می‌کنند.

روش فهرست وظایف

فهرست وظایف در واقع چک‌لیستی ساختاریافته است که کارکنان می‌توانند با بررسی آن اطمینان یابند که وظایف و مسئولیت‌های مشخصی را انجام می‌دهند. آنچه در این فهرست نوشته می‌شود می‌تواند شرح وظایف یک نقش باشد، یا انتظارات مدیریتی برای اطمینان از انجام وظایفی مشخص یا استفاده از ابزارهایی خاص. تمرکز این چک‌لیست‌ها می‌تواند بر روی خود وظایف، اعضای تیم یا صلاحیت‌های هر نقش باشد. 

روش عملکرد شغلی 

در روش عملکرد شغلی، فرد تحلیل‌گر نقش و وظایف یک کارمند را شخصاً انجام می‌دهد تا بتواند درک بهتری از آن به دست بیاورد. در این فرآیند او ایمیل‌ها را پاسخ می‌دهد، وظایف فیزیکی را انجام می‌دهد، و با سایر همکاران یا سیستم‌ها تعامل دارد تا آنچه را که کارمند تجربه می‌کند، درک نماید. با کسب این تجربه‌ی شخصی و مستقیم، تحلیل‌گران می‌توانند برخی از مسائل و الزامات شغل را تعیین کنند، و متوجه شوند که چگونه شرکت‌ها می‌توانند این موارد را به‌درستی در شرح وظایف بگنجانند. 

کاربردهای تجزیه و تحلیل شغل

در اینجا به چند کاربرد رایج تجزیه و تحلیل شغل اشاره کرده‌ایم:

برنامه‌ریزی نیروی کار

فرآیند تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند به یک شرکت کمک کند تا برای مهارت‌ها و تخصص‌هایی که به‌منظور انجام وظایف به آنها نیاز دارد، برنامه‌ریزی کند. در صورتی که این تجزیه و تحلیل نتایج دقیقی دربرداشته باشد، می‌توانیم شرح وظایف دقیق‌تری ایجاد کنیم و مطابق با نیازهای شرکت به جذب استعدادها بپردازیم. 

مدیریت عملکرد

از آنجایی که تیمهای مدیریت ارزیابی عملکرد را به‌طور منظم انجام می‌دهند، تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند به آن‌ها در فرآیند مدیریت عملکرد کمک کند. به این ترتیب، می‌توانید تشخیص دهید که آیا کارکنان مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای برآورده ساختن الزامات تعیین‌شده برای نقش‌شان را دارند؟ یا اینکه آیا انتظارات شما را برآورده می‌کنند یا خیر. 

توسعه

با درک این موضوع که هر نقش چه مهارت‌ها، محدودیت‌ها و مسئولیت‌هایی را شامل می‌شود، می‌توانید تشخیص دهید که چه دوره‌هایی را باید برای آموزش و توسعه اجرا کنید. به این ترتیب به کارکنان کمک می‌کنید تا در نقش‌های خود پیشرفت کنند و همزمان با رشدی که در شرکت تجربه می‌کنند، برای پذیرش مسئولیت‌های بیشتر آماده شوند.

جمع‌بندی

در این مقاله درباره اهمیت، روش‌ها و مراحل انجام تجزیه و تحلیل شغل صحبت کردیم. با ‌گسترش سازمان‌ها و افزایش تنوع مشاغل، انجام تجزیه و تحلیل شغل یکی از ضروری‌ترین فعالیت‌های هر مجموعه‌ محسوب می‌شود تا بتواند اطلاعات لازم درباره ماهیت هر شغل، صلاحیت‌ها و مهارت‌‌های مورد نیاز و توانمندی‌های فیزیکی و ذهنی لازم برای انجام آن را جمع‌آوری و مدون کند.

در این میان، استفاده از ابزارهای جدید می‌تواند کارگشا و کمک‌کننده باشد. پیشنهاد سیمرغ 34000 برای سازمان‌ها استفاده از نرم‌افزار تجزیه و تحلیل شغل است که با امکانات بسیاری همچون طراحی فرم سوالات، تعیین امتیازات، گزارش گریدینگ مشاغل و ... همراه شده و دقت و انعطاف بالایی را به کاربر ارائه می‌کند.