5 راه برای حفظ و نگهداشت کارکنان در سازمان

افراد ممکن است دلایل زیادی برای ترک شغل بیاورند. انتظارات غیرواقعی، حجم کار بیش از حد، نداشتن انعطاف در کار، پرداخت ناعادلانه و ... . اما شاید بزرگترین دلیل برای خروج کارکنان این باشد که مدیرشان هیچ تلاشی نکرده است تا آنها را حفظ کند.

52 درصد از کارکنانی که شغل خود را ترک کرده‌اند می‌گویند که مدیر یا سازمان‌شان می‌توانست کاری انجام دهد تا آنها را از ترک شغل‌ باز دارد. اما تنها حدود یک‌سوم از این افراد گفتند که پیش از ترک شغل خود درباره‌ی این تصمیم با مدیرشان صحبت کردند.

بدیهی است که نمی‌توان همه‌ی کارکنان را در سازمان حفظ کرد. اما تحلیل گالوپ نشان می‌دهد که در اکثر سازمان‌ها می‌توان اقدامات بیشتری برای کاهش نرخ خروج کارکنان انجام داد. همه‌ی این اقدامات با مدیر سازمان شروع می‌شود. در این بخش، به بررسی ویژگی مدیرانی می‌پردازیم که می‌توانند کارکنان خود را حفظ کنند.

پنج دسته از مدیرانی که می‌توانند کارکنان خود را حفظ کنند

همانطور که همه‌ی کارکنان شبیه به هم نیستند، همه‌ی مدیران نیز شبیه به یکدیگر عمل نمی‌کنند. برخی مدیران تکنیک‌ها و راهکارهای حفظ کارکنان را می‌دانند و تمام تلاش خود را برای نگه داشتن کارکنان خوب انجام می‌دهند. در ادامه، به ویژگی‌های این دسته از مدیران می‌پردازیم. 

1.مدیران همدل به مشکلات کارکنان خود گوش می‌کنند، به بازخورد آنان اهمیت می‌دهند و در اولویت‌بندی کارها به آنان کمک می‌کنند

اغلب ممکن است که مدیران در مواجهه با مشکلات کارکنان احساس ناتوانی کنند. گوش دادن به مشکلات افراد نمی‌تواند به‌خودی خود کاری از پیش ببرد. 

اما کارکنانی که مدیرشان همیشه مایل است به مشکلات مربوط به کار آنها گوش کند، 62 درصد کمتر دچار فرسودگی شغلی می‌شوند. به عبارت دیگر، «خوب گوش دادن» به حفظ کارکنان کمک می‌کند. همچنین، کارکنان احساس خواهند کرد که نظر و دیدگاه آنها اهمیت دارد.

به طور مشابه، ممکن است مدیران همیشه نتوانند حجم کاری را که باید انجام شود کاهش دهند، اما می‌توانند به سازمان‌دهی و اولویت‌بندی کار برای کارکنان کمک کنند. اگر ارتباط مناسبی شکل نگیرد، ممکن است کارکنان حتی در مورد جزئیات بی‌اهمیت نیز احساس اضطراب کنند. یا ممکن است حس کنند کمرشان زیر بار حجم کار زیاد خم شده است.

با این حال، چند کلمه یا جمله‌ی ساده می‌تواند کمک بزرگی به آنها کند: «من هوات رو دارم. با هم از پسش برمیایم.» این جملات تفاوت بزرگی ایجاد خواهند کرد.

2. مدیران توانمند راه‌حل‌هایی خلاقانه پیدا می‌کنند، منعطف هستند و از کارکنان خود حمایت می‌کنند

یکی از وظایف اصلی مدیران رفع دغدغه‌های کارکنان است. اما تنها زمانی می‌توانند این کار را انجام دهند که آزادی عمل و اختیار در تصمیم‌گیری داشته باشند. 

هنگامی که مدیران ارتباط خوبی با کارکنان خود دارند، می‌توانند راه‌حل‌های جدیدی برای نیازهای آنان ارائه کنند. گاهی اوقات یک تغییر جزئی در برنامه کاری می‌تواند بین یک روز بد و یک روز خوب تفاوت ایجاد کند.

هیچ چیز بدتر از این نیست که یک به اصطلاح «مدیر میانی» باشید، و کارتان فقط پیاده کردن سیاست‌های سازمانی باشد. مدیران برای تنظیم نقش‌ها و برنامه‌های متناسب با هر فرد به میزان معقولی از آزادی عمل نیاز دارند. علاوه‌بر این، مدیران باید بتوانند نگرانی‌های کارکنان خود را بدون ترس به رهبران سازمان منتقل کنند.

در نتیجه، این تنها کارکنان نیستند که می‌خواهند در سازمان بمانند، بلکه مدیران نیز زمانی که تحت حمایت رهبران خود قرار می‌گیرند، ماندن در سازمان را ترجیح می‌دهند. 

3. مدیران الهام‌بخش تشویق و قدردانی از کارکنان خود را فراموش نمی‌کنند

تحقیقات گالوپ نشان داده است که احساس تعلق و داشتن دوست و هم‌صحبت در محیط کار، محرک‌ اصلی تعامل است. زمانی که کارکنان احساس تعهد می‌کنند، مشتاق حضور در محل کار هستند، آماده‌اند که بهترین خود را ارائه کنند و حس می‌کنند که به تیم و سازمان خود تعلق دارند. جای تعجب ندارد که بگوییم کارکنان متعهد کمتر از سایرین به ترک شغل خود فکر می‌کنند. 

زمانی که مدیران گفت‌وگوهای بیشتری با کارکنان ترتیب می‌دهند، کارکنان احساس می‌کنند که مدیر به آنها اهمیت می‌دهد. اما مدیران می‌توانند پا فراتر بگذارند و سوالات خود را با علاقه و نگرانی واقعی بپرسند و به پاسخ آنها خوب گوش کنند. همچنین، می‌توانند قدردانی خود را در همین گفت‌وگوهای غیررسمی ابراز کرده و منتظر گفتگوهای رسمی نمانند. 

علاوه‌براین، مدیران می‌توانند نحوه‌ی ارتباط کارهای روزمره‌ی تیم به مأموریت‌های مهم سازمان را برای افراد توضیح دهند. کارکنان زمانی شغل‌شان را ترک می‌کنند که حس کنند کاری که انجام می‌دهند اهمیت چندانی ندارد. مدیری که به افرادش نشان می‌دهد موفقیت تیمی چگونه باعث بهبود کل سازمان می‌شود، نقش پررنگی در نگهداشت کارکنان ایفا می‌کند. 

4. مدیران هدایت‌گر به کارکنان کمک می‌کنند تا آینده‌ی کاری خود را در سازمان پیدا کنند

مهم‌ترین دلیل ترک سازمان از سوی افراد، نداشتن فرصت‌های شغلی است. البته ممکن است دلایل زیادی پشت این تصمیم وجود داشته باشد، اما در نهایت، کارکنانی که شغل خود را ترک می‌کنند دیگر آینده‌ای در سازمان شما نمی‌بینند. درست مثل سایر رویدادهای زندگی، وقتی می‌بینیم مسیر مناسبی برای موفقیت پیش‌رویمان وجود ندارد، اراده‌ی ادامه دادن را از دست می‌دهیم.

در روزهای سخت کاری، آینده اغلب تاریک و مبهم به نظر می‌رسد و رشد و توسعه به حاشیه می‌رود. در این زمان، ممکن است بسیاری از کارکنان با خودشان فکر کنند: «یعنی همیشه همینطور خواهند ماند؟»

در غیاب مدیر، دلیلی وجود ندارد که کارکنان فکر کنند چیزی تغییر خواهد کرد. حتی ممکن است که نادیده گرفته شوند، و از مسیرهای شغلی مناسب یا برنامه‌های آموزشی مفید بی‌اطلاع بمانند. 

در مقابل، یک مدیر می‌تواند نقش مربی را ایفا کند و مسیری مناسب و الهام بخش را در برابر کارکنانش ترسیم نماید. او می‌تواند به جای تمرکز بر نقاط ضعف، نقاط قوت افراد را به آنها یادآوری کند. همچنین، به جای تمرکز روی بحران پیش‌آمده، می‌تواند گامی به عقب بردارد و نشان دهد که این تجربه چگونه ظرفیت رشد در آینده را ایجاد می‌کند. 

مربی‌گری برای کارکنان از طریق چالش‌های شغلی نه‌تنها باعث می‌شود که کارکنان عملکرد بهتری داشته باشند، بلکه موجب می‌شود تا حس کنند که برای سازمان ارزشمند هستند. 

5. مدیران آگاه، حتی پیش از ترک شغل کارکنان خود، متوجه تصمیم آنها می‌شوند

استعفای یک کارمند شوک بزرگی برای مدیر و کل تیم محسوب می‌شود. اما تحلیل گالوپ نشان می‌دهد که در بسیاری موارد، این تصمیمی بوده که شخص از مدت‌ها پیش گرفته است. 

43 درصد از کارکنانی که شغل خود را ترک کرده‌اند می‌گویند که پیش از این کار، با یکی از همکاران خود درباره‌ی تصمیم‌شان صحبت کرده بودند. و 36 درصد نیز از یک یا چند ماه قبل دنبال شغل جدیدی بوده‌اند. 

بنابراین، مدیران این افراد می‌توانستند در این مدت زمان اقدامی انجام دهند. با این حال، بیش از نیمی از این کارکنان می‌گویند که طی سه ماه پیش از خروج آنها، نه مدیر و نه هیچ‌یک از رهبران سازمان درباره‌ی رضایت شغلی یا آینده‌ی آنها در سازمان صحبتی نکرده بود. 

بسیاری از کارکنان به ندرت بازخوردی از مدیرشان دریافت می‌کنند. حدود نیمی از کارکنان می‌گویند که تنها چندبار در سال یا حتی کمتر، از مدیر خود بازخورد دریافت می‌کنند.

بنابراین شاید بزرگترین تغییری که مدیران می‌توانند ایجاد کنند، افزایش تعامل و گفت‌وگو با کارکنان باشد. به این ترتیب، مدیران می‌توانند نگرانی‌ها، موانع و نشانه‌های ترک سازمان را مدت‌ها پیش از خروج کارمند شناسایی کنند.

مدیران در خط مقدم پیشگیری از خروج کارکنان هستند 

هزینه‌ی ترک شغل کارکنان چیزی بیشتر از یک صندلی خالی است؛ برخی کارکنان بهترین دوستان خود را از دست می‌دهند، و این باعث می‌شود که خودشان هم به فکر رفتن بیفتند. مشتریان نیز ممکن است رابطه‌ی دوستانه با آن کارمند را که باعث می‌شد دوباره به سمت شما برگردند، از دست بدهند. سازمان نیز ممکن است دانش و تجربه‌ای را که برای ثبات و بهبود عملکرد به آن تکیه کرده بود، از دست بدهد. 

بر اساس تحلیل گالوپ، حفظ کارکنان از طریق سیاست‌های سازمانی و پرداخت حقوق تنها یک راه‌حل کمکی برای مسئله‌ی خروج کارکنان است. مدیرانی که به‌طور منظم با کارکنان در تعامل هستند و پشتیبانی و راهنمایی ارائه می‌کنند، در مرکز استراتژی حفظ و نگهداشت فعالیت می‌کنند. از این رو، پیاده‌سازی یک سیستم نوین مدیریت عملکرد، که شامل بازخورد، شفاف‌سازی انتظارات، تعیین اهداف، گفت‌وگو، ارزیابی مستمر و ... است، می‌تواند به حفظ کارکنان کمک کند، زیرا تمامی این اقدامات نشان‌دهنده‌ی این است که سازمان به کارکنان خود اهمیت می‌دهد.  

منبع: gallup.com