ارزیابی عملکرد چیست؟ کاربردها و اهداف آن

واژه‌ی «ارزیابی عملکرد کارکنان» به نظر شما آشنا می‌آید؟ حتماً همینطور است. ارزیابی عملکرد کارکنان، معمولاً توسط تیم منابع انسانی برای بررسی عملکرد یک کارمند براساس دسته‌ای از بایدها و نبایدها که سازمان تعیین کرده، استفاده می‌شود. وجود فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان برای هر سازمانی امری حیاتی است، زیرا به سازمان کمک می‌کند تا روند عملکرد کارمندان را (که مستقیماٌ به پیشرفت سازمان مرتبط می‌شود) دنبال کند و هم‌چنین نشان می‌دهد که آیا سازمان در مسیر درست حرکت می‌کند یا خیر.

فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان، عملکرد کارکنان را از جنبه‌های بهره‌وری، نقاط قوت، نقاط ضعف و میزان انگیزه‌ی آن‌ها بررسی می‌کند. نتایج این ارزیابی، می‌تواند معیاری برای افزایش حقوق کارمند و ارتقا باشد. فراتر از این، ارزیابی عملکرد کارکنان به مدیران دید مناسبی از اثربخشی فرآیندهای دیگر منابع انسانی چون جذب، آموزش و توسعه‌ی کارکنان می‌دهد و هم‌چنین نقش مهم کارکنان در مسیر پیشرفت سازمان نیز برای ایشان شفاف می‌گردد. با این حال، اگر ارزیابی عملکرد با مدیریت عملکرد همراه شود، می‌تواند نتایج بسیار بهتری را به همراه داشته باشد. مدیران سازمان‌ها همچنین می‌توانند از نرم‌افزار منابع انسانی نیز استفاده کنند تا مسیر هموارتری را پیش‌رو داشته باشند.

اهداف ارزیابی عملکرد کارکنان

بررسی اهداف ارزیابی عملکرد کارکنان به ما این امکان را می‌دهد که بفهمیم یک فرآیند موثر ارزیابی عملکرد کارکنان چگونه باید انجام شود. هنگام انجام ارزیابی عملکرد کارکنان، اهداف زیر را به یاد داشته باشید:

• شناسایی نقاط ضعف و قوت کارکنان برای قرار دادن فرد مناسب در جایگاه مناسب.
• تصمیم‌گیری در مورد اقداماتی مثل تغییر حقوق، ارتقاء شغلی، تعلیق و . . . 
• تصمیم‌گیری درمورد نیازهای آموزشی کارکنان جهت بهبود عملکرد آنها.
• انگیزش کارکنان از طریق بازخورد دادن و تعیین سطح عملکرد آن‌ها.
• ادامه و یا بازبینی برنامه‌های آموزشی و ارتقابخشی.
• فراهم کردن منبعی برای تحقیق و ارجاع در آینده.

کاربردهای ارزیابی عملکرد 

انجام ارزیابی عملکرد می‌تواند در بخش‌ها مختلفی مفید واقع شود. زمانی که نتایج ارزیابی را به دست می‌آوریم، می‌توانیم نقاقط قوت و ضعف کارکنان را پیدا و با توجه به آنها برنامه‌‌ریزی کنیم. در  ادامه به این کاربردها اشاره کرده‌ایم: 

برنامه‌ریزی منابع انسانی

ثبت داده‌ها و اطلاعات کارکنان به ما کمک می‌کند تا بتوانیم پتانسیل افراد را شناسایی کنیم. ارزیابی عملکرد همچنین به ما کمک می‌کند تا از کمبود تعداد کارکنان مطلع شویم. یک سیستم ارزیابی عملکرد خوب باید پس از در نظر گرفتن نقاط قوت و ضعف مدیریت منابع انسانی سازمان طراحی و برنامه‌ریزی شود.

استخدام و گزینش

با انجام ارزیابی و تحلیل عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند پتانسیل عملکرد کارجو را تعیین کنند. مطالعات نشان می‌دهد که کارکنان موفق ویژگی های رفتاری خاصی را حین انجام وظایف از خود نشان می‌دهند. بنابراین، داده‌های پردازش‌شده از طریق ارزیابی عملکرد به تعیین استانداردهایی برای مصاحبه‌های رفتاری کمک می‌کند.

آموزش و توسعه

آموزش و توسعه یکی از ضروری‌ترین امور یک سازمان است. ارزیابی عملکرد به ما کمک می‌کند تا نیازهای آموزشی را شناسایی کنیم. به‌عنوان مثال، اگر مهارت نگارش خلاقانه یکی از مهارت‌های مورد نیاز شغل باشد و ارزیابی عملکرد نشان دهد که فرد مهارت یا دانش ضعیفی در این زمینه دارد، می‌توانیم جلسات آموزشی مناسب را برای او برگزار کنیم. استفاده از نرم‌افزار مدیریت عملکرد کارکنان می‌تواند در این میان بسیار کارگشا و مفید واقع شود، زیرا تمامی اطلاعات موردنیاز درباره عملکرد کارمند را در اختیار ما می‌گذارد و می‌توانیم بر اساس آن برنامه‌های توسعه و بهبود عملکرد را اجرا کنیم.

جبران خدمت 

ارزیابی عملکرد به تصمیم‌گیری درباره قوانین حقوق و دستمزد کمک می‌کند. سازمان‌ها باید سیستم‌های ارزیابی عملکرد خود را به‌خوبی برنامه‌ریزی و طراحی کنند و به کارکنان برتر خود پاداش دهند. این کار نه تنها عملکرد آنان را بهبود می‌بخشد، بلکه برای دستیابی به نتایح بهتر به کارکنان انگیزه می‌دهد.

جابه‌جایی کارکنان درون سازمان

 ارزیابی عملکرد اطلاعاتی را به دست می‌دهد که می‌توان از آن برای تصمیم‌گیری درباره جابه‌جایی کارکنان درون سازمان و مواردی مثل ارتقاء شغلی، تنزل رتبه و اخراج استفاده کرد. همچنین، عملکرد یک کارمند در یک پست شغلی می‌تواند توانایی او برای انجام کار در پست دیگری در همان سطح را تعیین کند. 

مزایای ارزیابی عملکرد کارکنان 

هدف نهایی و غایت ارزیابی عملکرد کارکنان، همواره دو سمت دارد. این فرآیند، از سویی به سازمان کمک می‌کند تا ارزشمندی و بهره‌وری کارکنان را تعیین کند و از سوی دیگر، به کارکنان کمک می‌کند تا نقش و مهارت‌های خود را توسعه دهند. ارزیابی عملکرد کارکنان، باعث تغییر در عملکرد سازمان شده و روشن می‌سازد که خدمات کارکنان به سازمان چیست. در یک کلام، هم کارکنان و هم سازمان از ارزیابی عملکرد کارکنان سود می‌برند. نفعی که سازمان می‌برد این است که مدیران می‌توانند زمینه‌های بهبود شرایط کاری را شناسایی کنند و در نتیجه‌ی آن، کارآیی و کیفیت کار کارکنان را افزایش دهند.

با ارزیابی عملکرد کارکنان، سازمان می‌تواند استعدادها و مهارت‌های کارکنان را شناسایی کند تا کارکنان را تشویق به مشارکت بیشتری کند، یا درمورد مسائل و مشکلات رفتاری کارکنان اقدام مناسبی انجام دهد و آن‌ها را در مسیر توسعه‌ی شغلی و مهارتی حمایت کند.

در اینجا به مهم‌ترین مزایای ارزیابی عملکرد کارکنان  اشاره کرده‌ایم:

• سندی از ارزیابی عملکرد کارکنان در یک دوره زمانی مشخص ارائه می‌کند.
• ساختاری را فراهم می‌کند که در آن مدیر  می‌تواند با کارمند خود گفت‌وگو کرده و درباره عملکرد او بحث کند. 
• این فرصت را به مدیر می‌دهد تا درباره عملکرد کارمند به او بازخورد ارائه کند و نشان دهد که اهداف او تا چه اندازه محقق شده‌اند. 
• فرآیندی ساختاریافته را برای کارکنان فراهم می کند تا بتواند انتظارات را به‌طور شفاف و مشخص درک کند و مسائل را با مدیر خود در میان بگذارد. 
• امکان برنامه‌ریزی برای سال پیش‌رو و فرصتی برای توسعه اهداف کارکنان ایجاد می‌مند.
• اگر یک سیستم خوب برای جبران خدمت و مزایا با ارزیابی عملکرد همراه شود، می‌تواند به کارکنان انگیزه بدهد.
• ارائه سندی از عملکرد کارکنان در یک دوره زمانی مشخص
• ایجاد فضایی برای گفت‌وگو میان مدیر و کارمند درباره عملکرد
• امکان ارائه بازخورد سازنده به کارکنان 
• شفاف‌تر شدن انتظارات 
• امکان برنامه‌ریزی برای سال پیش‌رو
• ایجاد انگیزه در کارکنان برای عملکرد بهتر 

معایب ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد در کنار مزایایی که دارد، می‌تواند معایبی نیز داشته باشد که در اینجا به آنها پرداخته‌ایم:

• اگر به درستی انجام نشود، ممکن است تجربه‌ای منفی برای کارکنان ایجاد کند. 
• ارزیابی عملکرد بسیار زمان‌بر است و در سازمان‌های پر جمعیت می‌تواند برای مدیران طاقت‌فرسا باشد. 
• ارزیابی عملکرد یک ارزیابی انسانی است و در معرض اشتباه و سوگیری ارزیاب قرار دارد. 
• اگر اجرای مناسبی وجود نداشته باشد، تنها باعث اتلاف وقت می‌شود. 
• می‌تواند فضایی پر استرس برای افراد ایجاد کند. 
• ایجاد تجربه‌ای منفی برای کارکنان در صورت اجرای نادرست
• زمان‌بر بودن
• ایجاد استرس برای کارکنان

روش‌های نوین ارزیابی عملکرد کارکنان

با داشتن فرآیند مناسبی برای ارزیابی عملکرد کارکنان، سازمان راهی برای بهبود عملکرد و بهره‌وری مناسب پیدا می‌کند. یک روش خوب در مرور عملکرد می‌تواند کل تجربه‌ی کارکنان از ارزیابی عملکرد را اثربخش و ارزنده کند. روش‌های نوین ارزیابی عملکرد کارکنان بیشتر روی دستاوردهای شغلی و نتایج تمرکز دارند. باید گفت که هر روش ارزیابی عملکرد کارکنان نقاط قوت و ضعف خاص خود را دارد و هیچ روشی را نمی‌توان یافت که در همه جای جهان کاربرد داشته باشد. نکته مهم این است که هیچگاه یک روش مشابه ارزیابی عملکرد کارکنان، برای دو سازمان متفاوت مناسب نیست. در ادامه، چند روش نوین ارزیابی عملکرد کارکنان معرفی شده است که اکثر سازمان‌ها به آن‌ها اقبال داشته‌اند.

ارزیابی بر مبنای اهداف

این روش بر بهبود عملکرد سازمان از طریق توافق مدیر و کارمند بر روی مجموعه‌ای از اهداف چالش‌بر‌انگیز و درعین حال دست‌یافتنی، تمرکز دارد. کارمند می‌بایست طی مدت زمان مشخصی، به این اهداف دست یابد. حال در صورتی که کارمند قادر به دست‌یابی به اهداف از پیش تعیین شده در زمان مقرر نباشد، چه کاری باید انجام داد؟

در این شرایط، سازمان باید استراتژی یا سیاست جدیدی را برای رسیدن به اهداف دست‌نیافتنی اتخاذ کند. این فرآیند تاکید بیشتری روی اهداف ملموس دارد و جنبه‌های ناملموس کار مثل ارتباطات، تعهد، مهارت‌های بین فردی و غیره را نادیده می‌گیرد. متخصصان این روش، اطمینان دارند که این روش به ایجاد انگیزه و تعهد در کارکنان کمک کرده و همچنین روابط سالمی بین کارکنان و سازمان بوجود می‌آورد.

ارزیابی روانشناختی

این روش، یکی از جذاب‌ترین و شهودی‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان است، که برای تعیین پتانسیل‌های بالقوه و پنهان کارکنان کاربرد دارد. این روش، به جای عملکرد گذشته‌ی کارکنان، عملکرد آینده‌ی آنها را می‌سنجد. در حقیقت، روش روانشناختی بر مهارت بین فردی و مهارت رهبری، توانایی‌های شناختی، عاطفی و فکری و ویژگی‌های شخصیتی فرد که بر عملکرد شغلی وی تاثیر می‌گذارند، تمرکز می‌کند.

در مقایسه با سایر روش‌ها، ارزیابی روانشناختی را می‌توان به راحتی اجرا کرد. مزیت اصلی این روش آن است که اطلاعات قابل اندازه‌گیری و عینی از عملکرد و پتانسیل کارکنان استخراج می‌کند. این روش برای کارکنان درون‌گرا و خجالتی مناسب است، زیرا به کمک آن می‌توانند پتانسیل‌هایشان را به نمایش گذاشته و خود را اثبات کنند. 

بازخورد 360 درجه

این برای دست یافتن به تصویری بزرگ‌تر از عملکرد کارکنان بسیار کارآمد است. در این روش، نه‌تنها بازخورد کارکنان و مدیران نسبت به یکدیگر، بلکه بازخورد همکاران و مشتریان نیز جمع‌آوری می‌شود. روش360 درجه تبدیل به رایج‌ترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان شده است؛ زیرا به این فرآیند کمک می‌کند تا به یک تصویر جامع و چشم‌اندازی متنوع دست یابد. در این شرایط، سوگیری‌ها در ارزیابی عملکرد کارکنان کاهش یافته و اطلاعات روشنی از شایستگی کارکنان به دست می‌آید.

روش کانون ارزیابی

برای یک لحظه تصور کنید که به عنوان یک کارمند، تصویر واضحی از این‌که دیگران شما را چگونه می‌بینند، در اختیار دارید. این اتفاق چه تاثیری روی عملکرد شما می‌گذارد؟ این دقیقاً کاری است که مرکز ارزیابی انجام می‌دهد؛ بررسی عملکرد فعلی کارمند و پیش‌بینی عملکرد شغلی وی در آینده. کارکنان برای ارزیابی هشیاری ذهنی، توانایی اقناع، اعتماد به نفس و سایر شاخص‌ها، نیاز دارند تا در تمرین‌های شبیه‌سازی اجتماعی شرکت کنند. این شبیه‌سازی جامع، توسط مرکز ارزیابی انجام می‌گیرد.

ارزیابی به روش مقیاس رفتاری (BARS)

اگر می‌خواهید همزمان از مزایای معیارهای کمی و کیفی برای ارزیابی عملکرد کارمند استفاده کنید، راه حل استفاده از روش مقیاس رفتاری است. در روش BARS، فرد ارزیاب بین یک رفتار مشخص رتبه‌بندی شده (از ضعیف تا قوی) و عملکرد کارمند، کار مقایسه را انجام می‌دهد. با این روش، می‌توانید از استانداردهای مشخص، بازخورد بهتر، مرور عملکرد دقیق و یک ارزیابی اصولی و منسجم، بهره‌مند شوید. این روش، بیشتر روی رفتارهای مشخص، ملموس و قابل مشاهده تاکید دارد و بنابراین ارزیابی دقیقی از عملکرد کارکنان حاصل می‌شود.

روش حسابداری هزینه

هرچند، ممکن است این روش از نظر شما بی‌رحمانه باشد، اما حسابداری هزینه راحت‌ترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان است. در این روش، شما متوجه می‌شوید که تحلیل عملکرد کارمند از جنبه‌ی عواید مالی که برای سازمان به ارمغان می‌آورد، بسیار مهم است. حسابداری هزینه از طریق مقایسه‌ی هزینه‌ی ماندگاری یک کارمند با منافعی که برای سازمان ایجاد می‌کند، انجام می‌گیرد.

جمع‌بندی

داشتن مجموعه‌ای از اهداف مشخص برای ارزیابی عملکرد کارکنان، به شما کمک می‌کند تا یک مزیت رقابتی نسبت به دیگران به دست آورید. در نهایت، شما می‌توانید با توجه به توسعه و پیشرفت سازمان و کارکنان تصمیمات منطقی‌تری اتخاذ کنید. رضایتی که در پی افزایش تعلق و از خودگذشتگی کارکنان خود با اجرای ارزیابی عملکرد کارکنان تجربه خواهید کرد خستگی تمامی تلاش‌هایی را که برای اجرای افزایش عملکرد انجام داده‌اید از یادتان خواهد برد. 

زمانی‌که این فرآيند را اجرا کنید، به شما اطمینان می‌دهیم که نتایج مثبتی را پیش‌روی خود خواهید داشت. پیشنهاد مجموعه‌ی سیمرغ 3400 به سازمان‌ها استفاده از سیستمی جامع‌تر، یعنی مدیریت عملکرد است. مدیریت عملکرد نقشی بسزا در فرآیند بهبود عملکرد کارکنان ایفا می‌کند و از آنجایی که با بازخورد، هدف‌گذاری و گفت‌وگو همراه است، می‌تواند کارکنان را در مسیر بهبود روزافزون یاری کند. برای آشنایی بیشتر با سیستم مدیریت عملکرد، پیشنهاد می‌کنیم که مقاله ما با عنوان مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟ را مطالعه کنید.