آنچه متخصصان منابع انسانی باید بدانند؛ مهارت‌های نرم و سخت

متخصصان منابع انسانی با حقیقتی غیر قابل انکار روبه‌رو شده‌اند؛ اینکه شغل‌شان در حال تحول و تکامل است. آن‌ها در هر صنعتی که مشغول به کار باشند، مسئولیت بیشتری به دوش‌شان دارند و فشاری مداوم را تحمل می‌کنند. متخصصان منابع انسانی باید برای بهبود فعالیت‌های روزمره و نیز رشد حرفه‌ای خود در آینده، مهارت‌های جدیدی را بیاموزند.

8 مهارت سخت و نرمی که در ادامه معرفی می‌شوند، شما را به عنوان متخصص منابع انسانی در مسیر تبدیل شدن به یک عضو حیاتی قرار می‌دهد؛ کسی که همزمان قادر به موفق ساختن یا نابود کردن سازمان است.

پیش از شروع این مقاله، به نقش و جایگاه منابع انسانی در شرکت خود فکر کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا درک بهتری از جایگاه خود در کلیت شرکت داشته باشید، و مهارت‌هایی را که برای این موقعیت اهمیت بیشتری دارد، شناسایی نمایید.

مهارت‌های سخت

1- نگهداشت کارکنان

اساس منابع انسانی بر یافتن و نگه داشتن افراد مستعد قرار دارد. بر کسی پوشیده نیست که متأسفانه بسیاری از شرکت‌ها در نگهداشت استعدادهای برتر دچار مشکل هستند.

به منظور نگهداشت کارکنان، باید علاوه بر شناسایی خواسته‌هایشان، توانایی برآورده کردن آن‌ها را نیز داشته باشید. بهترین راهکار، ایجاد یک فرهنگ سازمانی قوی و برقراری ارتباط با کارکنان است. همچنین باید بتوانید نقاط ضعف (بهبود) حساس خود را در حوزه نگهداشت کارکنان شناسایی و رفع کنید.

2- جذب و استخدام

نمی‌توان انکار کرد که جذب افراد مستعد، لازمه‌ی موفقیت هر متخصص منابع انسانی است. بسیاری از شرکت‌ها در جذب چنین استعدادهایی دچار مشکل هستند، و بنابراین دچار کمبود نیرو می‌شوند.

به همین دلیل است که شرکت شما باید یک استراتژی دقیق جذب در دستور کار داشته باشد. شما می‌توانید این کار را با اقداماتی نظیر ایجاد صفحه‌ی استخدام (همکاری) در سایت شرکت، استفاده از شبکه‌های اجتماعی و برگزاری یا شرکت در رویدادهایی جهت دیدار حضوری داوطلبان، دنبال کنید.

علاوه بر این، شما باید درک کاملی از شیوه‌های جذب شرکت خود داشته باشید، و بدانید چگونه می‌توانید در داوطلبان، برای پیوستن به سازمان اشتیاق ایجاد کنید.

3- آشناسازی

آشناسازی فرایندی است که در آن متخصصان منابع انسانی، شرکت را به افراد تازه‌وارد معرفی می‌کنند، و مواردی مثل ارزش‌ها، سیاست‌ها، بسته‌های مزایا و حتی وظایف شغلی را برای آن‌ها توضیح می‌دهند. در این فرایند که افراد تازه‌وارد در حال تطبیق دادن خود با شرکت هستند، نقش حمایتی منابع انسانی اهمیت ویژه‌ای دارد. با فراگیری مهارت آشناسازی، به کارفرمایان نشان می‌دهید که می‌توانید در اضافه کردن افراد جدید به شرکت موفق باشید و به آن‌ها در سازگار شدن با شرایط جدیدشان (که پایه و اساس عملکرد آن‌ها در شغل جدید است) کمک کنید.

4- مصاحبه

گاهی مدیر هر واحد مصاحبه با داوطلبان را انجام می‌دهد، ولی شرکت‌ها می‌توانند اعضای واحد منابع انسانی را نیز در مصاحبه‌ها مشارکت دهند. دقیقا به همین دلیل است که توانایی انجام مصاحبه، مهارتی فوق‌العاده در رزومه‌تان محسوب می‌شود. داشتن مهارت مصاحبه به کارفرمایان نشان می‌دهد که مهارت‌های مرتبط دیگری نظیر گوش دادن فعال، توانایی ارزیابی، ارتباط کلامی و اجتماعی بودن را نیز دارید.

5- مدیریت حقوق و مزایا

یکی از مسئولیت‌های واحد منابع انسانی مدیریت حقوق و مزایای کارکنان، و حمایت (مالی) از آن‌ها در شرایط ازکارافتادگی، بیماری و بارداری است. با افزودن این مهارت به رزومه خود، به کارفرمایان نشان می‌دهید که تجربه کافی در انتخاب بسته‌های مزایا، مدیریت درخواست‌های مرخصی، و معرفی برنامه‌های حقوق و مزایای شرکت به زبان ساده و همه‌فهم را دارید.

6- زمان‌بندی

بنا به دلایل متعدد، زمان‌بندی مهارتی مهم در حوزه منابع انسانی محسوب می‌شود. واحد منابع انسانی مسئول زمان‌بندی رویدادهای آموزشی و سمینارهایی (برای کارکنان قدیم و جدید) است که در آن رویه‌های جدید و مسائل محیط کار مورد بحث قرار می‌گیرند. هرگاه کارفرمایان این مهارت را در رزومه‌تان ببینند، نتیجه می‌گیرند که شما فردی با برنامه و سازمان‌یافته هستید و توانایی رسیدگی به چندین پروژه یا رویداد را دارید.

7- بودجه‌ریزی

بودجه‌ریزی یک مهارت فنی است که نشان می‌دهد تا چه میزان در مدیریت پول و تخصیص استراتژیک آن در زمان مناسب و در حوزه‌های مرتبط، توانمند هستید. متخصصان منابع انسانی مسئول مدیریت لیست حقوق، مزایا و سایر منابع مالی مربوط به کارکنان هستند؛ و بنابراین، باید به برنامه‌ریزی استراتژیک مسلط باشند.

همچنین گاهی مدیران منابع انسانی مسئول مدیریت بودجه یک واحد برای خرید نرم‌افزارها و تجهیزات دفتری نیز هستند، که در آن صورت باید بودجه را هوشمندانه خرج کنند. با افزودن مهارت بودجه‌ریزی به رزومه خود، به کارفرمایان نشان می‌دهید فردی مسئولیت‌پذیر هستید که توانایی شناسایی و اولویت‌بندی حوزه‌های نیازمند بودجه را دارید.

8- تسلط بر فناوری

امروزه تسلط بر فناوری در همه حرفه‌ها ضرورت دارد، و منابع انسانی نیز از این قاعده مستثنی نیست. هرچند برای کار منابع انسانی نیاز نیست متخصص IT باشید، ولی داشتن آگاهی و مهارت نسبت به ابزارها و سیستم‌های موجود در حوزه حرفه‌ای شما، به شما کمک می‌کند کار خود را بهینه‌تر و اثربخش‌تر انجام دهید. این موضوع به خصوص برای شرکت‌های بین‌المللی یا تلفیقی (آن‌ها که هم دورکاری و هم کار دفتری را دنبال می‌کنند) حائز اهمیت است.

البته متخصصان منابع انسانی باید راجع به نوع مشخصی از فناوری یعنی HRIS (سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی) دانش کافی داشته باشند. این سیستم‌ها به نوعی همکار دیجیتال مدیریت منابع انسانی شناخته می‌شوند. بیشتر اطلاعات مربوط به استخدام، ارزیابی عملکرد، لیست حقوق، مزایا و پاداش‌ها، و سایر حوزه‌ها، در یک یا چند سیستم اطلاعاتی منابع انسانی HRIS ثبت می‌شود. بنابراین بخشی از آموزش‌های حرفه‌ای منابع انسانی، باید بر یادگیری استفاده از این سیستم‌ها و استخراج اطلاعات لازم از آن‌ها، متمرکز باشد.

مهارت‌های نرم

1- حل مساله

متخصصان منابع انسانی مسئول حل برخی از دشوارترین مسائل سازمان خود هستند. آن‌ها باید راه‌ حل‌هایی را پیشنهاد و اجرا کنند که از طرفی منافع شرکت را تضمین کند، و از طرف دیگر حامی کارکنانی باشد که با برخی سیاست‌ها و اقدامات شرکت تعارض دارند.

2- ارتباطات

موفقیت متخصصان منابع انسانی به شدت تحت تأثیر توانایی آن‌ها در برقراری ارتباط اثربخش - هم با کارکنان و هم با مدیران - است. آن‌ها باید بتوانند کارکنان را نسبت به برند  سازمان علاقه‌مند کنند، به آن‌ها در درک اهداف و چشم‌انداز شرکت کمک کرده، و اطلاعات مورد نیاز برای شغلشان را به آن‌ها منتقل کنند.

به این منظور، باید آگاهی کاملی از نیازهای شرکت پیدا کنید و آن را به خوبی به دیگران انتقال دهید. همچنین باید درک کافی از شیوه‌های مختلف ارتباط داشته باشید، تا بتوانید رویکرد مناسب برای هر مخاطب را به‌ کار گیرید.

3- رازداری و حفظ محرمانگی

رازداری در محیط کار به معنی حفاظت از اطلاعات حساس فردی و سازمانی است. کارکنان منابع انسانی ممکن است به اطلاعات محرمانه‌ی مختلف شرکت، از موضوعات حساس محیط کار گرفته تا جزئیات حقوق و مزایا، دسترسی داشته باشند. قابل اعتماد بودن، داشتن اصول اخلاقی قوی و رعایت انصاف، ویژگی‌هایی ضروری برای متخصصان منابع انسانی به حساب می‌آیند.

این مهارت شامل مواردی چون محتاط بودن نسبت به اطلاعات و سیاست‌های شرکت، انتخاب موضوعات و لحن مناسب برای گفت‌وگوهای سازمانی، ارائه مشاوره‌ی غیرمغرضانه به کارکنان، رعایت بی‌طرفی و تمرین رازداری در فرایند استخدام می‌شود. اگر بتوانید رویکرد محتاطانه و بی‌طرفانه را حفظ کنید، کارکنان برای رجوع به شما در زمان مشکلات، احساس راحتی بیشتری خواهند داشت.

4- مشاوره

به عنوان یک مهارت کلیدی، متخصصان منابع انسانی باید مشاوران قابل اعتماد و مطمئنی برای همه ذی‌نفعان شرکت باشند. آن‌ها باید بتوانند به کارکنان، مدیران عملیاتی (سرپرستان) و مدیران ارشد، در ارتباط با مسائلشان مشاوره دهند.

نمونه‌ی این مسائل در حوزه عملیاتی می‌تواند تهیه برنامه‌ی بازگشت به کار برای یکی از نیروها یا کمک به یکی از مدیران ارشد در نگارش یک نامه رسمی باشد. مسائل فنی‌تر نظیر مشاوره در تجدید ساختارها نیز، در حیطه منابع انسانی جای می‌گیرند. مسائل استراتژیک نیز شامل یکپارچه‌سازی اقدامات منابع انسانی، جهت همسو کردن آن‌ها با مسیر کلی کسب و کار است.

اما صرف مشاوره دادن به ذی‌نفعان مهم نیست، بلکه شیوه‌ی ارائه‌ی مشورت نیز مهم است. برای تثبیت جایگاه خود به عنوان یک مشاور قابل اعتماد، لازم است با دیگران به طور مستمر ارتباط و تعامل داشته باشید؛ به‌گونه‌ای که هم اعتمادسازی انجام دهید و هم به عنوان صاحب‌نظری مطمئن نزد دیگران شناخته شوید.

5- هم‌دلی

هم‌دلی، توانایی برقراری ارتباط با احساسات دیگران و درک دنیا از چشم‌انداز آن‌هاست. احترام نیز به معنی برخورد یکسان با همه، فارغ از تفاوت‌هایشان است. این دو مهارت شما را قادر می‌سازد تا از مهارت‌های دیگر نظیر مدیریت تعارضات، مذاکره، ارتباطات و مربی‌گری بهره بگیرید.

درک چالش‌ها و تجربیات منحصر به فرد دیگران، به شما کمک می‌کند تا یک مساله را از دیدگاه آن‌ها نگاه کنید. احترام به تفاوت‌های فرهنگی، تکیه کلام‌ها و سایر ناهمسانی‌ها، موجب می‌شود تا همه کارکنان احساس ارزشمندی و تعلق داشته باشند. احترام و هم‌دلی، به بهبود رفاه و رضایت کارکنان کمک کرده، و فرهنگ سازمانی سالم‌تری را رقم می‌زند.

6- تصمیم‌گیری

مهارت تصمیم‌گیری به معنای توانایی رسیدن به بهترین نتیجه، به کمک تحلیل جامع اطلاعات است. هنگام کار در حوزه منابع انسانی، گرفتن تصمیمات سخت به کار هر روزتان بدل می‌شود. مهارت تصمیم‌گیری شما، بر تمام مراحل حضور یک فرد در سازمان (از شناسایی افراد مستعد تا فرایند استخدام، مدیریت عملکرد، جبران خدمات و خروج از سازمان) تأثیرگذار است. مهارت تصمیم‌گیری شما تعیین می‌کند که کدامیک از داوطلبان تبدیل به یکی از اعضای شرکت می‌شود، و تا چه میزان به کار خود احساس تعلق خواهد داشت.

مهارت تصمیم‌گیری به شما در ارزیابی نقاط قوت و ضعف یک انتخاب، تحلیل اطلاعات پیچیده، و رسیدن به اثربخش‌ترین راه حل در کوتاه‌ترین زمان، کمک می‌کند.

7- آگاهی و حساسیت نسبت به مسائل فرهنگی

این مهارت به ویژگی‌های سازمان بستگی دارد؛ و به خصوص، در شرکت‌های بین‌المللی اهمیت پیدا می‌کند. هنگام کار با مدیران و کارکنان از کشورهای مختلف، باید نسبت به تفاوت‌های فرهنگی آگاه باشید.

این تفاوت‌های فرهنگی بر تصمیمات شما در استخدام، نگهداشت و ارتقای کارکنان تاثیر می‌گذارد. حتی در فرآیند ارزیابی عملکرد نیز، تفاوت‌های زیادی در شیوه‌ی ارتباطی مناسب وجود دارد. مردم کشورهایی چون روسیه و هلند بیشتر صراحت لحن را می‌پسندند، در صورتی که در ژاپن و آسیای جنوب شرقی، لحن غیرمستقیم کاربرد بیشتری دارد.

استفاده از شیوه غلط در ارتباط ممکن است باعث شود تا پیامتان کم‌اهمیت تلقی شده، یا موجب آزردگی برخی افراد شود. بهتر است در ارتباط با کارکنانی که به فرهنگ‌های غیرمستقیم تعلق دارند، از نمادها و نشانه‌هایی که برایشان آشناست بهره گیرید.

8- رهبری

در موارد بسیاری از شما به عنوان متخصص منابع انسانی انتظار می‌رود تا نقش رهبر واحد خود را ایفا کنید. توانایی شما برای پیش‌قدم شدن در کارها و گرفتن تصمیمات کارساز (چه برای کارکنان و چه برای شرکت)، نقشی حیاتی در رشد حرفه‌ای شما و تیمتان دارد.

علاوه بر این، شما باید بتوانید با تشویق اعضای تیم خود به ریسک‌پذیری و ارتباطات گشوده، خلاقیت آن‌ها را شکوفا کنید. باید همواره به دنبال راه‌هایی برای هوشمندانه کار کردن (نه سخت کار کردن) باشید، تا بتوانید از منابع محدود در اختیار تیمتان، بیشترین بهره را ببرید.

با در اختیار داشتن مجموعه این مهارت‌ها، به یک فرد حرفه‌ای در منابع انسانی تبدیل می‌شوید که توانایی ایجاد تغییرات بزرگ را دارد.

نتیجه‌گیری

منابع انسانی حوزه‌ای مترقی و در حال تکامل است، که فرصت‌های فراوانی برای رشد و موفقیت دارد. اما برای پیشرفت حقیقی در آن، به چیزی بیش از مردم‌داری احتیاج دارید.

برای دستیابی به نتایج عالی، نیاز دارید تا جای ممکن در مهارت‌های بالا خبره شوید. با در اختیار داشتن مجموعه این مهارت‌ها، می‌توانید سازمان و واحد خود را در مسیر موفقیت هدایت کنید.

منبع: lorman.com