برنامه‌ریزی جانشین‌پروری چیست؟ فرآیند و راهکارها

برنامه‌ریزی جانشین‌پروری با این هدف انجام می‌شود که مطمئن شویم نقش‌های کلیدی شرکت برای یک مدت طولانی خالی نخواهند ماند، یا افرادی که از مهارت یا دانش لازم برای ایفای این نقش بی‌بهره هستند، انتخاب نخواهند شد. اینکه بدانید چه کسانی قرار است بعد از این در پست‌های ارشد سازمان مشغول به کار شوند و اینکه بتوانید این افراد را راهنمایی کنید تا به نسل بعدی رهبران موفق شرکت شما تبدیل شوند، برای حفظ مزیت رقابتی و روحیه تیم بسیار مهم است. 

با این حال، بر اساس نظرسنجی SHRM، تنها 21٪ از متخصصان منابع انسانی گفته‌اند‌ که سازمان آنها یک طرح جانشینی رسمی دارد و 24٪ دیگر برنامه‌هایی غیررسمی دارند. این یعنی بیش از نیمی از سازمان‌هایی که متخصصین حاضر در نظرسنجی در آنها کار می‌کنند، برنامه‌ای برای جانشین‌پروری ندارند.

در این مقاله به اهمیت برنامه‌ریزی جانشین‌پروری، بهترین شیوه‌های انجام آن و چارچوب عملی برنامه‌ریزی جانشین‌پروری می‌پردازیم. 

برنامه‌ریزی جانشین‌پروری چیست؟ 

برنامه‌ریزی جانشین‌پروری فرآیندی است برای انتخاب و پرورش استعدادهای کلیدی و اطمینان از تداوم نقش‌های حیاتی سازمان. در واقع، باید کارکنان برتر و رهبران بالقوه  را شناسایی کنیم و آموزش‌های لازم را به آنان ارائه دهیم تا بتوانند در سازمان پیشرفت کنند و در نقش‌های مهم و کلیدی فعالیت نمایند.

بیایید کمی بیشتر این موضوع را باز کنیم. 

ابتدا اینکه، تمرکز برنامه‌ریزی جانشین‌پروری روی نقش‌های کلیدی سازمان است. همه‌ی نقش‌ها به برنامه‌ریزی جانشین‌پروری مرتبط نیستند. در واقع، شما باید بر نقش‌هایی تمرکز کنید که برای رقابت‌پذیری و تداوم سازمان حیاتی هستند. یک نماینده فروش تازه‌کار را می‌توان به‌راحتی با شخص دیگری جایگزین کرد. با این حال، معاونت فروش نقشی است که خالی ماندنش برای یک مدتی طولانی به نفع شما نیست. 

موضوع بعدی این است که در برنامه‌ریزی جانشین‌پروری، تمرکز ما روی گزینش و توسعه‌ی استعدادهای کلیدی قرار دارد. و این یعنی بهترین و درخشان‌ترین استعداد برای نقش‎های حساس انتخاب شده و پرورش می‌یابند. اغلب اوقات، در برنامه‌ریزی جانشین‌پروری نامزدهای داخلی را در نظر می‌گیریم. به عنوان مثال، مدیر فروش برای ایفای نقش معاون فروش انتخاب می‌شود، در حالی که معاون فروش گزینه‌ای برای تبدیل شدن به مدیر عامل جدید است. گاهی نیز نامزدهای خارجی استخدام می‌شوند، گرچه که اغلب حالت موقت دارد. زیرا همزمان با رشد سازمان، توسعه و ارتقاء از درون خود سازمان مقرون‌به‌صرفه‌تر است. 

آخرین نکته، اطمینان از تداوم است که هدف نهایی انجام تمامی این کارهاست: اطمینان از این که وقتی کسی می‌رود، فرد دیگری آماده و واجد شرایط تصدی و انجام آن نقش در کوتاه‌ترین زمان ممکن است.

اهمیت برنامه‌ریزی جانشین‌پروری

برنامه‌ریزی جانشین‌پروری به دلایل زیادی برای موفقیت یک سازمان مهم است.

• برنامه‌ریزی جانشین‌پروری احتمال ریسک و اختلال را کاهش می‎دهد و تداوم کسب‌و‌کار را در صورت ترک شغل غیرمنتظره‌ی فرد تضمین می‌کند. لیندزی دانلپ، مربی مشاور عملکرد تیمی، در مورد خطراتی که فقدان طرح جانشینی می‌تواند ایجاد کند توضیح می‌دهد. «بسیاری از شرکت‌ها وقت کافی را به به‌روزرسانی و تربیت رهبران جدید خود اختصاص نمی‌دهند. رهبران جدید تحت فشار قرار می‌گیرند، از درخواست کمک می‌ترسند، و سپس در برابر استانداردها و انتظاراتی که ممکن است کاملاً درک نکنند، پاسخگو و مسئول قرار می‌گیرند. دانلپ خاطرنشان می‌کند که چنین اتفاقی منجر به ترک شغل و استعفا در موقعیت‌های بسیار حیاتی سازمان‌ها می‌شود.
• زمانی که یک فرد نقش کلیدی خود را ترک می‌کند، می‌توانیم به جای اینکه دانش و تخصص او را از دست بدهیم، آن را به شخص بعدی منتقل کنیم. 
• برنامه‌ریزی جانشین‌پروری مسیر شغلی روشنی را پیش‌روی کارکنان توانمند قرار می‌دهد.
• برنامه‌ریزی جانشین‌پروری به شما کمک می‌کند تا بر اساس سناریوهای مختلف برای آینده برنامه‌ریزی کنید و آماده شوید. همچنین، به سهامداران اطمینان می‌دهد که کسب‌وکار در درازمدت امن و امان خواهد بود. جنا فیشر، مدیر عامل موسسه تحقیقاتی راسل رینولدز و نویسنده کتاب To the Top: How Rucess The Women in Corporate می گوید: «سازمان‌هایی که موفق به انجام برنامه‌ریزی جانشین‌پروری نمی‌شوند، در معرض خطر از دست دادن اعتماد سهامداران و سرمایه‌گذاران خود هستند.»
• برنامه‌ریزی جانشین‌پروری به شما کمک می‌کند که استعدادهای درون سازمان را رشد و توسعه دهید، تعامل را بهبود ببخشید و با بی‌نیازی از استخدام کارکنان و مدیران ارشد خارج از شرکت، از نظر مالی صرفه‌جویی کنید. 
• بدون وجود یک برنامه جانشین‌پروری شفاف، ممکن است جنگ قدرت دربگیرد. زیرا افراد و گروه‌های مختلف برای به دست آوردن موقعیت‌های شغلی با یکدیگر رقابت خواهند کرد. این تعارض ناکارآمد، دستیابی به اهداف سازمانی را دشوارتر می‌کند.

به طور خلاصه، برنامه‌ریزی جانشین‌پروری شما را قادر می سازد تا به رشد سازمان و کارکنان خود کمک کنید. 

چارچوب برنامه‌ریزی جانشین‌پروری

چگونه می‌توانیم یک فرآیند عملی را طراحی و اجرا کنیم که تلاش‌های برنامه‌ریزی جانشینی ما را ساده‌تر پیش ببرد؟ استفاده از چارچوب برنامه‌ریزی جانشین‌پروری به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که فرآیند شما سازگار و اثربخش است.

پیش‌شرط‌های برنامه‌ریزی جانشین‌پروری

چارچوب برنامه‌ریزی جانشین‌پروری دو پیش‌شرط دارد:

• ایجاد فرهنگ توسعه رهبری
• انتخاب نقش‌های کلیدی

پیش‌شرط 1: فرهنگ رهبری

برای موفقیت برنامه‌ریزی جانشین‌پروری و توسعه بلندمدت رهبری، تیم مدیریت ارشد، از جمله مدیر عامل، باید به‌طور کامل به برنامه متعهد باشند.

مدیران ارشد و مدیران میانی باید به‌صورت فعال در پرورش استعدادهای جوان شرکت کنند. برای مثال، مدیران ارشد می‌توانند در فعالیت‌های مربی‌گری شرکت کنند و به جانشینان کمک کنند تا شایستگی‌های رهبری را توسعه دهند.

علاوه‌بر این، فرآیندهای ارزیابی عملکرد مدیریتی و پاداش باید شامل فعالیت‌های توسعه رهبری، از جمله شناسایی و توسعه کارکنان توانمند باشد.

پیش‌شرط 2: انتخاب نقش‌های کلیدی 

همانطور که پیش از این اشاره کردیم، نقش‌های کلیدی آن‌ دسته از نقش‌هایی هستند که اگر برای چند ماه خالی بمانند یا افراد نامناسبی برای انجام آن استخدام شوند، آسیب زیادی به شرکت وارد می‌گردد. نقش مدیرعامل، یکی از همین نقش‌ها است. با این وجود، یک نظرسنجی جهانی نشان داد که 53 درصد از شرکت‌ها برنامه‌ای برای جانشینی مدیرعامل ندارند.

ساده‌ترین راه برای شناسایی این نقش‌ها، این است که کارکنان ارشد در سلسله مراتب سازمانی یا افراد دارای بالاترین درآمد را در نظر بگیریم. اگر سازمان دارای یک معماری شغلی تعریف‌شده با شرح وظایف و پاداش مبتنی‌بر مسئولیت باشد، این انتخاب تا حد زیادی دقیق خواهد بود. 

فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری چهار مرحله‌ای 

در این مرحله می‌توانید فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری خود را آغاز کنید. فرآیند چهار مرحله‌ای بر اساس مدل برنامه‌ریزی جانشین‌پروری است که در موردش صحبت کردیم. مراحل کلیدی فرآیند عبارتند از:

• پرورش استعداد
• شناسایی استعدادهای رهبری
• توسعه مهارت‌های رهبری
• تصمیم‌گیری درباره‌ی جانشینی

می‌توانید از این فرآیند به عنوان الگوی برنامه‌ریزی جانشین‌پروری خود استفاده کنید. بیایید هر مرحله را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

1. پرورش استعداد

اتخاذ یک رویکرد بلندمدت برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری و ترکیب آن با استعداد و توسعه رهبری، دو مورد از بهترین شیوه‌ها هنگام ایجاد استراتژی جانشین‌پروری هستند. چرا؟ زیرا برنامه‎ریزی جانشین‌پروری عموماً بر نقش‌های رهبری ارشد متمرکز است که توسط کارکنانی که در نقش‌های رهبری میانی فعالیت دارند، جایگزین می‌شوند. بنابراین منطقی است که استعداد و توسعه رهبری را با برنامه‌ریزی جانشین‌پروری ادغام کنیم. 

فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری با توسعه‌ی منظم استعدادها آغاز می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها برنامه‌های توسعه استعداد را برگزار می‌کنند که در آنها آموزش و وظایف مختلف و چالش‌برانگیز به کارکنان توانمند ارائه می‌گردد. فعالیت‌های مربوط به مدیریت استعداد بر برنامه‌ریزی شغلی و چرخش شغلی برای کسب تجربه بیشتر و توسعه‌ی شایستگی‌های رهبری متمرکز است.

مربی‌گری همچنین یک روش محبوب برای پرورش استعدادهای برتر است. بر اساس گزارش‌ها، کارکنانی که دارای مربی هستند، عملکرد بهتری دارند، سریع‌تر ارتقاء پیدا می‌کنند، تعهد سازمانی، یادگیری و رضایت شغلی بالاتری دارند و احتمال ترک کار در بین آنان کمتر است. مزایای روانی-اجتماعی نیز وجود دارد، از جمله پذیرش، تشویق، مربی‌گری، و وظایف چالش‌برانگیز. (گرووز 2005)

 2. شناسایی استعداد رهبری 

در طول برگزاری برنامه‌های توسعه استعداد، همه‌ی افراد موفق عمل نمی‌کنند. به همین دلیل است که شما باید شرکت‌کنندگان را به طور مستمر نظارت و ارزیابی کنید. افرادی که برای احراز موقعیت‌های مدیریتی ارشد مناسب نیستند، ممکن است کاندیداهای عالی برای پست‌های مدیریتی میانی باشند.

مربیان، کمیته‌ها، نظرسنجی‌ها، و سیستم‌های کدگذاری همگی ابزارهایی هستند که به ارزیابی کمک می‌کنند و مبنای فعالیت‌های توسعه‌محور را تشکیل می‌دهند. همچنین، ابزارهای و نرم‌افزارهایی برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری وجود دارد که کسب‌وکارها می‌توانند از آنها برای انتخاب و توسعه رهبران بالقوه استفاده کنند.

3. توسعه‌ی مهارت‌های رهبری 

در این مرحله، افرادی که دارای پتانسیل قوی رهبری هستند، رشد بیشتری پیدا می‌کنند.همچنین، به دوره‌ها و کارگاه‌های داخلی دعوت می‌شوند. آن‌ها تشویق می‌شوند تا ارتباطات نزدیک‌تری با رهبران سازمان ایجاد کنند، زیرا این کار باعث اثرگذاری بیشتر آنها در نقش‌های آینده‌شان خواهد بود. 

4.تصمیم‌گیری برای جانشینی 

بر اساس مراحل قبلی، می‌توانید یک ماتریس جانشینی ایجاد کنید. در این ماتریس، جانشین‌های بالقوه را برای هر تابع ترسیم میکنید.

یک نکته کلیدی در این مرحله احتمال ترک سازمان توسط افراد است. ارزیابی دقیق نرخ ترک شغل برای آن دسته از نقش‌های کلیدی که قبلاً شناسایی شده‌اند، امری ضروری است، زیرا ترک شغل در یکی از این نقش‌ها در برنامه جانشینی شما تأثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، انتخاب پنج نفر برای جایگزینی نقش یک مدیرعامل که قرار است در 10 سال آینده سر جایش بماند، چیزی جز ناامیدی وسرخوردگی را در پی ندارد. به همین ترتیب، داشتن تنها یک جانشین بالقوه برای مدیر ارشد عملیاتی، حتی با وجود احتمال بسیار بالای استعفا یا ترک شغل وی، بسیار خطرناک است و نشان‌دهنده‌ی نبود برنامه‌ریزی است.

بهترین راهکارهای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری

در حالی که برنامه‌ریزی جانشین‌پروری مزایای زیادی برای کسب‌وکار شما به ارمغان می‌آورد، تنها 34 درصد از سازمان‌ها فرآیند برنامه‌ریزی جانشین‌پروری خود را اثربخش می‌دانند.

به‌کارگیری بهترین شیوه‌های برنامه‌ریزی جانشین‌پروری می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بر چالش‌های رایج برنامه‌ریزی جانشین‌پروری، مانند اتخاذ دیدگاه بلندمدت و دنبال کردن برنامه‌های توسعه، غلبه کنند. بیایید این بهترین شیوه‌ها را با جزئیات بیشتر بررسی کنیم.

1. دیدگاه بلندمدت را اتخاذ کنید

باشگاه فوتبال آژاکس مستقر در آمستردام تاکنون یکی از موفق‌ترین باشگاه‌های جهان بوده است که استعدادهایی مانند یوهان کرایف، پاتریک کلایورت، وسلی اسنایدر و لوئیس سوارز را تولید کرده است. یکی از دلایل موفقیت این باشگاه «چشم‌انداز بلندمدت» آن است.

در این باشگاه استعدادها زود کشف می‌شوند. کودکان 7 ساله به آکادمی جوانان آژاکس می‌پیوندند. با بالا رفتن سن کودکان، بهترین استعدادها به بخش‌های بالاتر ارتقا پیدا می‌کنند. موفق ترین بازیکن در نهایت به رویای خود زندگی می کند: بازی در لیگ برتر.

این مثال یک نمونه عالی از دیدگاه استراتژیک و بلندمدت آژاکس است. این باشگاه استعدادهای خود را دست‌کم ده سال پیش از پیوستن به تیم لیگ برتر پرورش می‌دهد. هر وقت که بازیکنی از تیم جدا شود، آژاکس کاندیداهای متعددی دارد که می‌توانند جایگزین آنها شوند.

2. یک توسعه‌ی ساختارمند ایجاد کنید 

وجود یک فرآیند توسعه با ساختار مناسب برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری اثربخش حیاتی است. چنین فرآیندی به افراد اجازه می‌دهد تا مهارت‌هایی را که برای رسیدن به نقشی کلیدی در آینده نیاز دارند، کسب کنند.

به گفته جی بارت، بنیانگذار و مدیر منابع انسانی موسسه مشاوره منابع انسانی Culture Canopy، شما باید از توسعه‌ی کل‌نگر انه‌ی مهارت ها اطمینان حاصل کنید.

بارت می‌گوید: «وقتی نوبت به شناسایی گام‌های بعدی مسیر جانشینی می‌رسد، باید آن دسته از تجربیات جانبی را که افراد برای تکمیل مهارت‌هایشان نیاز دارند نیز در نظر بگیرید. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا اطمینان یابید که افراد مهارت‌های جدیدی را یاد می‌گیرند، و آنها نیز متوجه می‌شوند که بهشان اهمیت می‌دهید و برای آماده‌سازی‌شان برای فرصت‌های آینده، متمرکز هستید.»

همچنین، گروه‌های مختلف باید مناسب‌ترین آموزش را دریافت کنند. به عنوان مثال، فرآیند توسعه مهارت‌های یک مدیر برای تبدیل شدت به معاون سازمان نسبت به فرآیند تبدیل شدن معاون به مدیرعامل به رویکرد متفاوتی نیاز دارد. 

 3. برنامه‌ریزی جانشین‌پذیری را با مدیریت استعداد ادغام کنید 

برنامه‌ریزی جانشین‌پذیری نوعی مدیریت استعداد است. بنابراین، همراستایی شیوه‌های جانشین‌پذیری و توسعه رهبری با شیوه‌های مدیریت استعداد منطقی به نظر می‌رسد.

مدیریت استعداد با کارکنان شروع می‌شود و بررسی می‌کند که مسیر شغلی و مهارت‌های آنان چگونه می‌تواند در شرکت توسعه پیدا کند. برنامه‌ریزی جانشین‌پذیری بر نقش‌های کلیدی که نیاز به تصدی دارند تمرکز دارد. هنگامی که این نقش‌ها را شناسایی کردید، می‌توانید به این فکر کنید که کدام کاندیدا برای آنها مناسب است. ادغام این دو روش در به حداکثر رساندن حفظ استعدادهای کلیدی و ایجاد یک برنامه جانشینی اثربخش کمک می‌کند. 

4. نتایج را اندازه‌گیری کنید، نه فرآیند 

رهبران و مدیران اجرایی به معیارهای ملموس توجه می‌کنند. اگر اهداف برنامه‌ریزی جانشین‌پروری را تعیین و پیگیری نکنید، جلب رضایت رهبران و اطمینان از موفقیت این فرآیند کار آسانی نخواهد بود. علاوه‌بر این، کار با تیم رهبری برای تعیین اهداف کمک می‌کند تا این حمایت حیاتی را به دست آورید، و نتایج حاصل شده در بهبود اقدامات جانشین‌پروری آینده اثرگذار خواهند بود. 

در اینجا به برخی از معیارهای متداول برنامه‌ریزی جانشین‌پروری اشاره کرده‌ایم: 

• تعداد پتانسیل (کارکنان توانمند) شناسایی‌شده برای هر موقعیت شغلی کلیدی 
• درصد موقعیت‌های شغلی کلیدی پر شده توسط کارکنان داخلی 
• نرخ ترک شغل از سوی کارکنان توانمند 
• درصد مصاحبه‌شوندگان برای یک موقعیت شغلی کلیدی
• تعداد ارتقاء شغلی متوالی 

به عبارت دیگر، معیارهایی را دنبال کنید که به جای فرآیندها، بر نتایج تمرکز دارند. تعداد افراد یا تعداد برنامه‌های ‌جانشین‌پروری از جمله معیارهای فرآیندی است که باید از آنها اجتناب کنید.

5. واقع‌بین باشید و در ارتباطات خود شفاف عمل کنید

مارشال گلداسمیت، که یک مربی اجرایی است، مهندس باتجربه‌ای را مثال می‌زند که پتانسیل تبدیل شدن به مدیر ارشد عملیاتی را دارد. برای انجام این کار، او باید تجربه فروش بیشتری کسب کند، اما شرکت هرگز ریسک نمی‌کند تا فردی بدون تجربه را در یک شغل مهم در بخش فروش قرار دهد. این امر اهمیت واقع‌بین بودن را هنگام ایجاد طرح جانشینی نشان می‌دهد. 

مدیریت «انتظارات» جانشینپروری به همان اندازه مهم است. فرض کنید که یک معاون فروش توانمند برای موقعیت شغلی مدیرعاملی در نظر گرفته شده و آماده می‌شود. حالا اگرهیئت مدیره تصمیم بگیرد مدیرعامل را چهار سال دیگر نگه دارد یا او را با یک استخدام خارجی جایگزین کند، ممکن است معاون فروش شرکت را با نارضایتی ترک کنند. ارتباط شفاف و مدیریت انتظارات افراد برای برنامه‌ریزی جانشین‌پروری اثربخش بسیار مهم است.

جمع‌بندی

برنامه‌ریزی جانشین‌پروری یکی از فرآیندهای منابع انسانی بر اساس استاندارد 34000 است. با داشتن یک برنامه جانشین‌پروری کارآمد، می‌توانید اطمینان یابید که موقعیت‌های شغلی کلیدی سازمان شما خالی نخواهند ماند و آسیبی از این بابت نخواهید دید. 

برنامه‌های جانشین‌پروری اثربخش همچنین به پرورش استعدادهای سازمان کمک کرده و مسیر شغلی روشنی را پیش‌روی آنان قرار می‌دهند. اگر هنوز برنامه جانشین‌پروری مناسبی برای نقش‌های کلیدی سازمان خود ندارید، اکنون زمان آن است که برای آینده‌ی غیر قابل پیش‌بینی، برنامه‌ریزی کنید.