راهنمای تدوین برنامه‌ بهبود عملکرد

برنامه‌های بهبود عملکرد (PIP) اغلب واکنش‌های متفاوتی را در نیروی کار ایجاد می‌کنند. برخی آن را پیش‌زمینه‌ای برای پایان کار تلقی می‌کنند، در حالی که برخی دیگر این برنامه را فرصتی برای بهبود و رشد می‌دانند.

این راهنما حقایقی را درباره برنامه‌های بهبود عملکرد، هدف این برنامه، اهمیت و نحوه پیاده‌سازی آن روشن می‌کند. پس با سیمرغ همراه باشید.

برنامه بهبود عملکرد چیست؟ 

برنامه بهبود عملکرد یا PIP بخشی از فرآیند مدیریت عملکرد است که یک سند رسمی برای ردیابی عملکرد کارکنان ارائه می‌کند. این برنامه صرفاً یک اقدام انضباطی نیست، بلکه راهی است که از طریق آن کارفرمایان به کارکنان خود کمک می‌کنند که عملکردی بهتر داشته باشند و به ضعف‌های عملکردی خود غلبه کنند. 

گرچه این برنامه اغلب به عنوان پیش‌زمینه‌ای برای اخراج یک کارمند در نظر گرفته می‎‌شود، اما هدف از پیاده‌سازی PIP در واقع حفظ و نگهداری افراد است. به عبارت دیگر، این برنامه مسیری روشن را پیش‌روی کارمند ترسیم می‌کند تا بتواند در نقش خود بهتر عمل کند.

در صورتی که کارمند نتواند معیارهای موجود در برنامه عملکرد را برآورده سازد، برنامه‌های PIP اسنادی را ارائه می‌کنند که می‌توان از آن به عنوان دلیلی برای قطع همکاری با فرد استفاده کرد. با این حال، هدف اولیه PIP کمک به موفقیت کارکنان و جلوگیری از خروج آنهاست. 

برنامه بهبود عملکرد شامل چه مواردی است؟ 

یک برنامه PIP برای موثر واقع شدن باید بتواند انتظارات و ساختار روشنی را ارائه کند. همچنین، باید بتواند اهداف مربوط را ترسیم کند و یک زمان‌بندی مشخص برای تکمیل این اهداف ارائه نماید. 

برنامه بهبود عملکرد کارکنان باید شامل موارد زیر باشد: 

• زمینه‌هایی که نیاز به بهبود دارند؛
• اهدافی که کارکنان باید به آن دست یابند (اهداف SMART)؛
• اقدامات خاصی که کارکنان باید برای بهبود عملکرد خود انجام دهند؛
• معیارهایی برای اندازه‌گیری پیشرفت؛
• یک جدول زمانی و انتظارات روشن برای اینکه چه زمانی اهداف باید محقق شوند؛
• حمایتی که کارمند می‌تواند از بابت آموزش، مربی‌گری و ابزارهای مورد نیاز دریافت کند. 
• 

چه کسی مسئول پیاده‌سازی PIP است؟ 

تیم منابع انسانی معمولاً تشکیل پرونده و مدیریت برنامه‌های بهبود عملکرد را پایش می‌کند، در حالی که مدیر مستقیم کارکنان معمولاً نیاز به برنامه را تعیین می‌کند و پیاده‌سازی را انجام می‌دهد.

از آنجایی که برنامه‌های PIP معمولاً به شکلی منفی تعبیر می‌شوند، باید ببینیم که آیا دست زدن به این اقدام مناسب است یا خیر. تیم منابع انسانی همچنین در شناسایی سوگیری‌های احتمالی نقشی اساسی دارد و مدیران و کارکنان را به عنوان یک طرف واسطه راهنمایی می‌کند. اگر نیاز به PIP اثبات شود، مدیر برنامه را پیشنویس می‌کند و منابع انسانی آن را بر این اساس بررسی می‌نماید.

چه زمانی باید PIP را پیاده‌سازی کنیم؟ 

در برخی سازمان‌ها، برنامه‌های بهبود عملکرد به‌عنوان اقدامی آموزشی برای هر کارمند، به‌ویژه در صورت وجود پتانسیل ارتقای شغلی، اجرایی می‌شود. در این حالت، می‌توان PIP را به‌طور منظم و ابتدای هر دوره سه‌ماهه پیاده‌سازی کرد. 

با این حال، اگر از PIP به عنوان پاسخی به عملکرد ضعیف استفاده می‌کنید، تا زمانی که نشانه‌هایی از ضعف عملکرد ظاهر نشده‌اند، باید از  پیاده‌سازی آن خودداری کنید. این برنامه‌ها معمولاً اولین اقدام برای رسیدگی به مسائل مربوط به عملکرد نیستند، و پس از هشدارها و اخطارهای شفاهی ارائه می‌شوند. 

پس از مشاهده‌ی اولین نشانه از عملکرد ضعیف، مدیران معمولاً با کارکنان صحبت می‌کنند و این مشکل را به اطلاع آنها می‌رسانند. در صورت تکرار شدن، اخطار شفاهی و کتبی در دستور کار قرار می‌گیرد. اجرای PIP معمولاً در مرحله اخطار کتبی است، جایی که مراحل اقدام و پیشرفت باید مستند شود.

مراحل پیاده‌سازی برنامه بهبود عملکرد

پیاده‌سازی PIP کار ساده‌ای نیست، و شامل ارزیابی‌های دقیق و برقراری ارتباطات شفاف است. برای شروع، در اینجا به خلاصه‌ای از این فرآیند اشاره کرده‌ایم.

1. علت را شناسایی کنید 

ابتدا باید بدانید که چه چیزی باعث عملکرد ضعیف می شود تا بتوانید اهداف مرتبط را تعیین کنید.

اگر نقص عملکرد حول وظایف کارکنان وجود دارد، مشخص کنید که آیا دلیلش کمبود آموزش است یا خیر. آیا آنبوردینگ به خوبی انجام شده است؟ آیا به ابزار و آموزش کافی دسترسی دارند؟

به عنوان مثال، اگر موضوع به حضور و غیاب مربوط می‌شود، می‌‎توانید سیستم حضور و غیاب خود را بررسی کنید تا الگوها و سایر شاخص‌ها را در برگه‌های زمانی آن‌ها ببینید و سوابق مربوط را ثبت نمایید. مثلا اگر می‌بینید که کارمندی اغلب در شیفت خاصی دیر می‌کند، سعی کنید که علتش را مشخص کنید. گاهی اوقات مسئله لزوماً فقدان آموزش نیست، و ممکن است کارمند شما درگیر یک مسئله‌ی شخصی باشد. 

2. تیم منابع انسانی را مطلع کنید 

اگر کارمندی به PIP نیاز دارد، باید بخش منابع انسانی را در جریان بگذارید. مستندات خود را ارائه کنید و توضیح دهید که چرا به این نتیجه رسیده‌اید. اگر آنها هم اجرای طرح را ضروری دانستند، می‌توانید با اطلاع دادن به فرد برنامه را شروع کنید. 

3. کارمند را در برنامه مشارکت دهید

هیچ فردی نمی‌خواهد این را بشنود که به بهبود عملکرد نیاز دارد. بنابراین، هنگام مطرح کردن این موضوع باید شفاف و آرام عمل کنید. 

روی مستندات خود تمرکز کنید و توضیح دهید که چرا PIP ضروری است و قصد خود را برای کمک به موفقیت افراد روشن کنید. برایشان توضیح دهید که اجرای این طرح تنها برای اصلاح عملکرد نیست، بلکه می‌خواهید به عملکردی فراتر از انتظار دست یابند. برنامه PIP می‌تواند اولین گام برای ارتقای شغلی آنان محسوب شود. 

مشارکت کارکنان هنگام طراحی برنامه نیز مهم است. انجام این کار به شما امکان می‌دهد اتفاقات را از منظر آنها ببینید، و این موضوع به طراحی اهداف چالش‌برانگیز و در عین حال دست‌یافتنی کمک می‌کند. همچنین، درباره نحوه اجرای وظایف و زمینه‌های نیازمند پشتیبانی، بینش دقیقی به شما می‌دهد. در نهایت، مشارکت دادن افراد این پیام را به آنها می‌دهد که برنامه «برای» آنها طراحی شده است، نه «علیه» آنها. 

4. برنامه را تدوین کنید

یک برنامه بهبود عملکرد باید شفافیت و ساختار را پیرامون اهداف، جداول زمانی، ارزیابی‌های برنامه‌ریزی‌شده و آموزش ارائه دهد.

یک PIP اثربخش با اهداف SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، واقع‌بینانه و زمان‌بندی شده) آغاز می‌شود. 

برای مثال، گفتن اینکه «دیوید باید عملکردش را بهتر کند» کافی نیست. بلکه، باید یک چارچوب زمانی و یک هدف کمّی را در نظر بگیرید. مثلاً: «در 30 روز آینده، دیوید نباید هنگام کار در آشپزخانه بیشتر از سه خطا انجام دهد.»

علاوه‌بر این، برای پیگیری پیشرفت افراد باید ارزیابی‌های منظمی داشته باشید. این کار زمینه را برای ارتباط و بازخورد شفاف فراهم می‌کند. از این فرصت استفاده کنید تا ببینید که آیا کارکنان به حمایت یا توضیحات بیشتری نیاز دارند. البته این موضوع را هم در ذهن داشته باشید که برخی کارکنان ممکن است PIP را بپذیرند، اما در واقع از آن برای خرید زمان پیش از رفتن به یک سازمان دیگر استفاده کنند. بنابراین، ارزیابی‌های چک-این زمان بسیار خوبی است که بررسی کنید آیا کارمند شما در فکر ماندن است، یا فقط برای به تاخیر انداختن خروجش از شرکت این کار را انجام می‌دهد.

جدا از اهداف و برنامه‌ریزی‌ها، یک PIP اثربخش دربردارنده‌ی آموزش و حمایتی است که کارمند می‌تواند از شرکت انتظار داشته باشد. گرچه هدف این است که کارمند پیاده‌سازی برنامه را انجام دهد، اما مسئولیت ارائه کمک، پشتیبانی و آموزش بر عهده مدیر است.

5. اجازه دهید که سایر افراد نیز برنامه را بررسی کنند 

علاوه‌بر درخواست بازخورد از تیم منابع انسانی، با مدیرانی که مستقیماً درگیر این موقعیت نیستند نیز مشورت کنید. همچنین، می‌توانید از تیم حقوقی شرکت خود نیز بخواهید که آن را بررسی کند. 

گرچه این مرحله ممکن است زمان‌بر باشد، اما با کمک آن می‌توانید برنامه را بسنجید و از اثربخشی و بی‌ابهام بودن آن اطمینان حاصل کنید. 

6. ردیابی و ارزیابی پیشرفت

پیشرفت کارمند را از طریق ارزیابی عملکرد منظم پایش کنید. از این طریق می‌توانید ببینید که آیا فرآیند PIP جواب می‌دهد یا خیر.

اگر کارمند توانست اهداف عملکرد را پیش از تاریخ تعیین شده تکمیل کند، توصیه می‌کنیم به جای پایان دادن به برنامه، آن را ادامه دهید. حفظ PIP تا تاریخ تعیین شده به شما اطمینان می‌دهد که شخص می‌تواند ثابت‌قدم بماند.

از سوی دیگر، اگر کارمند شما با سرعت مورد انتظارتان پیش نمی‌رود، ببینید که چه چیزی باعث این تأخیر شده است. سپس تصمیم بگیرید که آیا تمدید بازه زمانی منطقی‌تر است یا شخص به آموزش بیشتری نیاز دارد.

برنامه‌های بهبود عملکرد بهتری داشته باشید

پیاده‌سازی PIP کار چندان جذابی برای مدیران نیست، زیرا یک فرآیند خسته‌کننده است. همچنین، از نظر  عاطفی نیز خوشایند به نظر نمی‌رسد، زیرا ممکن است منجر به پایان همکاری شود. با این حال، استفاده از نکات گفته شده می‌تواند به مدیریت اجرای این برنامه و دریافت نتایج مثبت کمک کند. 

منبع:workforce.com