راهنمای مدیران برای برگزاری جلسات ارزیابی عملکرد

جلسات ارزیابی عملکرد می‌تواند استرس‌زا باشد. ممکن است این طور به نظر برسد که باید برای یک رویارویی آماده شوید. اما شاید آنقدرها هم که فکرش را می‌کنید سخت نباشد.

ما اینجا رویکردی را به شما معرفی می‌کنیم که می‌تواند کمک کند تا جلسات اثربخش‌تری داشته باشید. اگر به دنبال این هستید که در جلسات ارزیابی عملکرد آینده خود، علاوه‌بر داشتن مکالمه بهتر و سازنده‌تر با کارمندان، اعتماد به‌نفس و راحتی بیشتری را تجربه کنید، اولین قدم را همینجا بردارید.

نحوه تشکیل ساختار یک جلسه

برای برگزاری یک جلسه ارزیابی عملکرد مفید و سازنده، باید مواردی را رعایت کنیم. ساختار جلسه نیز یکی از همین موارد است. در بخش زیر به نحوه تشکیل ساختار یک جلسه ارزیابی عملکرد پرداخته‌ایم.

 کلیات جلسه و دستورکار را مشخص کنید

هدف ارزیابی عملکرد –یعنی همان چیزی که باید از ابتدا تعیین شود- این است که به‌منظور کمک به کارکنان، مدیران و شرکت برای رسیدن به اهداف مورد نظر، در مورد اقدامات جاری اثربخش و غیراثربخش گفتگو کنیم.

کارکنان باید مطلع باشند که هدف جلسه این است که تعیین کند آنها می‌توانند/باید چه کارهایی انجام دهند تا به موفقیت برسند.

پیش از شروع جلسه، دیگران را در جریان ساختار آن قرار دهید. همانطور که در ادامه خواهید دید، بهتر است که با بیان اهداف شروع کنید، سپس در مورد نقاط قوت صحبت کنید و بعد آن را با گفتگویی در مورد نقاط نیازمند بهبود به پایان برسانید.

با اهداف شروع کنید

بله، درست خواندید! گرچه معمولاً گفته می‌شود که هدف‌گذاری برای آینده مخصوص پایان جلسه است، اما به اعتقاد ما، بحث در مورد اهداف به چارچوب‌بندی بهتر باقی گفتگو در مورد ارزیابی عملکرد کمک می‌کند.

تعیین اهداف کارمندان به ما کمک می‌کند تا گفتگویی را در مورد نقاط قوت آنان، دستاوردهایشان و راه‌های بهبود عملکرد شکل دهیم.

اگر انگیزه‌های یک کارمند را درک کنید، بحث‌های بعدی درباره بهبود عملکرد اثربخش‌تر خواهند بود. به جای این که بگویید «دوست دارم در فعالیت X بهتر عمل کنی»، می‌توانید بگویید: «فکر می‌کنم اگر در فعالیت X بهتر عمل کنی، به تو کمک می‌کند تا به اهداف Y خودت برسی.»

همچنین، اگر در این مرحله دیدید که اهداف ناهماهنگی‌های زیادی باهم دارند، همان ابتدا بهشان بپردازید. به عنوان مثال، اگر کارکنانی دارید که می‌خواهید جزو مدیران آینده باشند، اما فقط منتظرند که ساعت اداری تمام شود و سراغ سرگرمی‌هایشان بروند، آنوقت مسیر باقی گفتگو به‌طور کلی تعییر خواهد کرد.

در مورد دستاوردها گفتگو کنید

در ابتدا به کارکنان اجازه دهید که نظرات و دیدگاه‌هایشان را بیان کنند. این کار به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که هر کارمند چه تعریفی از عملکرد خوب دارد. ممکن است ببینید که در اینجا هم ناهماهنگی‌هایی وجود دارد.

هر دستاورد را با «دلیل» اهمیت آن چارچوب‌بندی کنید تا بتوانید تأثیر آن بر تیم و سازمان را بهتر تعیین کنید. بنابراین زمانی که نوبت به نقاط ضعف رسید، بستر آن از قبل چیده شده است.

به عنوان مثال، یکی از کارمندان در جمع‌ همکاران لطیفه‌های جالبی تعریف می‌کند، و ممکن است همه موافق باشند که این نقطه قوت اوست، اما زمانی که روی «دلیل» آن تمرکز می‌کنید، تازه می‌توانید ببینید که آیا باز هم اینطور است یا دیگر نه.  

نقاط قوت کارکنان را به محض مشاهده در نظر بگیرید. آنهایی را که احساس می‌کنید برای سازمان مهم هستند تعیین کرده و آنها را تقویت و پشتیبانی کنید. اما اگر کارمندی روی دستاوردی که از نظر شما چندان تاثیرگذار نیست پافشاری می‌کند، می‌توانید مخالف‌تان را اعلام کنید.

به برداشت‌ها و حقایق موجود اکتفا کنید، و به کسی برچسب نزنید. حقیقت این است که شما کارکنان‌تان را از نزدیک نمی‌شناسید، و تنها چیزی که می‌دانید برداشت‌های خودتان و واقعیت‌های موجود در مورد آنها است. حتی اگر برچسبی که می‌زنید درست باشد، نمی‌توانید ثابتش کنید. بحث کردن در مورد برچسب‌ها منتهی به استدلال‌هایی می‌شود که به هیچ جایی نمی‌رسند.

همیشه به دنبال مثال‌های ملموس باشید. اجازه ندهید که کارمندان لیستی از نقاط قوت ادراک‌شده را بدون استناد و پشتیبانی برای خودشان فرض کنند. نقاط قوت تنها به اندازه دستاوردهایی که به همراه دارند ارزشمند هستند.

در مورد زمینه‌های نیازمند بهبود صحبت کنید

وقتی که در مورد نقاط نیازمند بهبود صحبت می‌کنید، به کارکنان فرصت خودآگاهی را بدهید و اجازه دهید که ایده‌هایشان برای پیشرفت را مطرح کنند. اگر کارکنان در ابتدا ایده خودشان را بیان کنند، احتمال دریافت بازخورد سازنده بیشتر می‌شود و پس از جلسه به دنبال ایجاد اصلاحات لازم در عملکردشان خواهند بود.

درست مثل دستاوردها، پیشرفت‌ها را هم با «دلیل»شان چارچوب‌بندی کنید؛ در واقع اینکه عملکرد بهتر و بهینه کارکنان چگونه به تأثیرشان بر روی تیم یا سازمان مرتبط است. ارائه مثال‌های ملموس در این زمینه نیز می‌تواند مفید باشد و از سوءتعبیرها جلوگیری می‌کند.

مفاهیم کلی و انتزاعی مانند «رهبری» موجب سردرگم شدن و عدم قطعیت می‌شود. شناسایی مسائل مشخص و تمرکز روی راه‌‌حل‌های مشخص در یافتن راه‌حل به کارکنان کمک زیادی می‌کند.

در نهایت، جلسه را با مذاکره در مورد یک برنامه و یک جدول زمانی برای بررسی مجدد نقاط بهبود به پایان برسانید. می‌توانید یکبار دیگر نقاط قوت و دستاوردهای کارکنان، به‌ویژه کارکنان برتر را یادآوری کنید. در این مورد شفاف‌سازی کنید که هدف شما از انتقاد و بازخورد برای روشن شدن انتظارات، تعیین مسیر فعالیت‌های سال آینده و کمک به کارکنان برای حرکت از نقطه خوب به عالی است.

بایدها و نبایدهای گفتگو

بایدهای برگزاری جلسه ارزیابی عملکرد

هنگام برگزاری جلسه ارزیابی عملکرد، باید به نکاتی توجه داشته باشیم تا بتوانیم بهترین نتیجه را از آن بگیریم. در این بخش به تعدادی از این نکات مهم اشاره کرده‌ایم.

با آمادگی سر جلسه حاضر شوید.

پیش از شروع گفتگو، داده‌های لازم در مورد عملکرد، نقاط قوت و دستاوردهای کارکنان را جمع‌آوری کنید.

منظورتان را مستقیم، بر اساس مستندات و با ارائه جزئیات بیان کنید.

یک گفتگوی صادقانه مسیر را برای ارزیابی‌ عملکرد اثربخش هموار می‌کند. به جای ساده گرفتن ارزیابی به کارمندان ضعیف، با استفاده از تعامل مستقیم مطرح کنید که خواهان پیشرفت و بهبودشان هستید. همچنین به رفتارهای کاری که می‌خواهید کارکنان آنها را ترک کنند، شروع کنند یا ادامه دهند اشاره کنید.

شنونده‌ی خوبی باشید.

سوال بپرسید و اجازه دهید که کارکنان عقاید، دیدگاه‌ها و برداشت‌شان را در مورد عملکرد خودشان بیان کنند. به یاد داشته باشید که تغییر می‌تواند برای کارکنان اذیت‌کننده باشد، و اگر احساسات‌تان تشدید شد همچنان خونسرد بمانید.

نبایدهای برگزاری جلسه ارزیابی عملکرد

در کنار بایدها، نبایدهایی هم برای برگزاری جلسه ارزیابی عملکرد وجود دارد. در واقع اینها نکاتی هستند که باید هنگام برگزاری جلسه باید مراقب‌شان باشیم تا بتوانیم روند گفتگو را به خوبی پیش ببریم. 

تا ارزیابی رسمی صبر نکنید.

اگر متوجه مشکلات عملکرد یک کارمند شدید، برای ارائه بازخورد و برقراری ارتباط مستمر با او اقدام کنید، تا در جلسه ارزیابی عملکرد جایی برای غافلگیری نماند. 

شخص را به‌جای شغلش هدف قرار ندهید.

گفتگوی شما در طول ارزیابی عملکرد باید بر عملکرد کلی کارمند و معیارهای شغلی متمرکز باشد، نه نگرش یا شخصیت آنها. روی کاری که شخص انجام می‌دهد تمرکز کنید، نه خود او.

رفتارهای منفی را فراموش نکنید.

روی پیدا کردن راه‌حل متمرکز باشید، نه فقط اشاره به مشکلات. کارکنان از شما بازخوردی می‌خواهند که آنها را به مسیر درست هدایت کند، و به احتمال زیاد، می‌خواهند که به اندازه خود شما در یافتن راه‌حل‌ها نقش داشته باشند.

منبع: performyard.com