فضای کار چه تأثیری می‌تواند بر عملکرد کارکنان داشته باشد؟

ما بیش از 90000 ساعت از زندگی خود را صرف کار  می‌کنیم. مدت‌زمان زیادی است، نه؟ بنابراین، کار در محیطی که نه سالم است و نه سازنده می‌تواند آسیبی جدی به ما وارد کند.

همه این را می‌دانیم که یک کارمند شاد و رضایتمند کارمندی متعهد و پرتلاش است، به همین دلیل نمی‌توان اهمیت داشتن یک محیط کاری سالم در دنیای کسب‌وکار را نادیده گرفت. از حفظ و نگهداشت کارکنان گرفته تا سود بیشتر، یک محیط کاری سالم نه تنها برای همه افراد شاغل در کسب‌وکار مفید است، بلکه بخش مهمی از موفقیت آن کسب‌وکار محسوب می‌شود.

در این مقاله قصد داریم نگاهی دقیق‌تر به این موضوع بیندازیم که یک محیط کار سالم چه نوع محیطی است، مزایای کار در یک محیط کاری سالم چیست و چگونه می‌توانیم چنین محیطی را ایجاد کنیم.

یک محیط کاری سالم چه نوع محیط کاری است؟ 

به زبان ساده، یک محیط کار سالم محیط کاری است که در آن مدیر و کارکنان تلاش می‌کنند تا رفتار سالمی داشته باشند و همه احساس رفاه و امنیت را تجربه نمایند. سازمان بهداشت جهانی یک محیط کار سالم را اینگونه تعریف می‌کند: محیطی که در آن «نه تنها شرایط آسیب‌زا (که می تواند باعث صدمه و بیماری شود) وجود ندارد، بلکه شرایطی برای ارتقاء سلامت فراهم شده است.»

عوامل زیادی در ایجاد یک محیط کار سالم نقش دارد. به‌عنوان مثال، فضای فیزیکی کار باید ایمن و تمیز باشد. فاصله‌ی اجتماعی باید بین هر ایستگاه کاری رعایت شود.
همچنین، محیط کار سالم محیطی است که کارکنان در آن احساس پیشرفت و رضایت دارند، و در عین حال، سلامت روحی و جسمی آنان نیز حفظ می‌شود.
با این حال، عوامل مهم دیگری نیز در شکل‌گیری یک محیط کاری سالم نقش دارند که در ادامه به آنها می‌پردازیم.

عوامل محیطی اثرگذار بر عملکرد کارکنان

محیط کار باید محیطی باشد که کارکنان بتوانند در آن کار مفید انجام دهند و در عین حال شاد و رضایتمند باشند. 

با این حال، طراحی ضعیف محیط، مدیریت بد یا محیط کار نه چندان مناسب می‌توانید عملکرد کارکنان را تا حد زیادی تحت تأثیر قرار دهد. 

عواملی مانند نور و دما، سر و صدا، چیدمان، طراحی داخلی، حریم خصوصی و ... همگی می‌توانند بر انگیزه و بهره‌وری کارکنان تأثیر بگذارند. در اینجا به برخی از این موارد اشاره می‌کنیم. 

آرامش در محیط کار 

سر و صدا می‌تواند تأثیری منفی بر بهره‌وری کارکنان داشته باشد. به عنوان مثال، سر و صدا حواس کارمندان را پرت کرده و تمرکز را برایشان دشوار می‌کند.
سر و صدا همچنین ممکن است باعث استرس، خستگی، سردرد و ناراحتی شود.

برای کاهش سر و صدای محیطی، اطمینان یابید که تجهیزات اداری مانند پرینتر، دستگاه کپی و دستگاه فکس از محل کار اصلی دور باشند.

ارتباط خوب میان همکاران و پیشگیری از آزار و اذیت 

شکل‌گیری ارتباط خوب مستلزم وجود کانال‌های باز ارتباطی، رهبری شایسته، آموزش ارتباط اثربخش و یک جوّ کاری مثبت است.

ارتباط مناسب میان افراد می‌تواند از احساس استرس، بی‌احترامی یا ترس در کارکنان جلوگیری کند. نداشتن چنین ارتباطی ممکن است منجر به تنش و سوء‌تفاهم شود.

از سوی دیگر، آزار و اذیت، قلدری و ارعاب ممکن است اثرات مخرب زیادی، هم بر تک‌تک کارگران و هم بر  کل سازمان، داشته باشد.

کارفرمایان موظفند هرگونه شکایت را به‌طور کامل بررسی کرده و اقدام انضباطی مناسب را انجام دهند. داشتن آرشیو ایمیل، بایگانی واتس اپ و سایر سوابق ارتباطی می تواند به شما کمک کند ارتباطات را رصد کنید، مشکلات را در مراحل اولیه تشخیص دهید و برای کشف آماده شوید.

دسترسی مناسب 

هنگام طراحی یک فضای کاری، توجه به نیازهای کارکنانی که دارای محدودیت‌های فیزیکی هستند بسیار مهم است.

به‌عنوان مثال، ممکن است کارمندی که معلولیت جسمی حرکتی دارد به نوعی صندلی خاص نیاز داشته باشد. همچنین مسیرهای رفت‌وآمد درون سازمان نیز باید طبق اصول و بدون وجود مانع  طراحی شده باشد. 

همچنین، تمامی کارکنان باید بتوانند دسترسی آسانی به تجهیزات، پرونده‌ها و سایر لوازم کار داشته باشند. علاوه‌بر این، چیدمان محیط باید به‌گونه‌ای طراحی شود که برقراری ارتباط از نقاط مختلف به‌راحتی انجام شود. 

حفظ حریم خصوصی 

برای اینکه کارکنان بتوانند به‌شکلی اثربخش کار کنند، حریم خصوصی آنان باید تأمین شود. 

به عنوان مثال، کارکنان باید یک منطقه‌ی شخصی برای کارشان داشته باشند. حفظ حریم خصوصی به‌ویژه برای کارکنانی که باید اسناد محرمانه را نگهداری کنند، بسیار مهم است.

تجهیزات کافی 

کارکنان باید برای انجام وظایف خود به تجهیزات کافی دسترسی داشته باشند. به‌عنوان مثال، رایانه، چاپگر، میز، صندلی، کمد بایگانی چراغ رومیزی و غیره.

همچنین، تجهیزات باید سالم و بدون ایراد باشند و کارکنان نحوه‌ی استفاده از آنها را بدانند. تعمیر یا تعویض تجهیزات آسیب‌دیده برای حفظ بهره‌وری کارکنان ضروری است.

طراحی مناسب فضای داخلی 

محیط کار باید به‌گونه‌ای طراحی شود که نیازهای کارکنان را در اولویت قرار دهد و محیطی دلپذیر را ایجاد نماید.

نورپردازی، دمای محیط، تهویه‌ی هوا و ... همگی از مهم‌ترین جزئیاتی هستند که باید به‌خوبی تنظیم شوند. استفاده از مبلمان اداری ارگونومیک نیز برای رفاه حال کارکنان اهمیت زیادی دارد، زیرا به کاهش خستگی آنان کمک می‌کند و می‌توانند انرژی خود را برای ساعات طولانی‌تری حفظ کنند.  

مزایای کار در یک محیط کاری سالم

یک محیط کار سالم هم برای کارکنان و هم برای کارفرمایان مفید است و همانطور که پیش از این اشاره کردیم، حضور در یک محیط کار سالم می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر روی نتایج کاری و همچنین حفظ سلامت روان افراد داشته باشد.

در اینجا تنها به برخی از مزایای ایجاد یک محیط کاری سالم اشاره کرده‌ایم:

• تضمین رعایت قوانین از سوی کارکنان
• کاهش حوادث و اتفاقات ناگوار حین کار 
• بهبود وجهه‌ و اعتبار شرکت 
• کاهش سطح استرس و بیماری بین کارکنان
• بهبود سلامت روان
• کاهش نرخ خروج و ترک شغل
• افزایش بهره‌وری 
• کاهش تعداد غیبت از کار
• افزایش همکاری، حمایت و اشتراک‌گذاری دانش بین کارکنان 
• بهبود روحیه کارکنان 
• افزایش روحیه و انگیزه 
• تقویت خلاقیت 

بسیاری از ما کار در محیط‌های کاری سالم را تجربه کرده‌ایم، در حالی که بسیاری نیز تجربه‌ی محیط‌های ناسالم یا سمی را داشته‌ایم. یک محیط کاری سالم، فضای روحیه‌بخشی را فراهم می‌کند که در آن کارکنان از سلامت روانی بهتری برخوردار هستند و برای موفقیت کسب‌وکار تلاش می‌کنند. 

چگونه یک محیط کاری سالم ایجاد کنیم؟ 

گرچه همه‌ی توصیه‌های ایمنی و بهداشتی برای ایجاد یک محیط کاری سالم ضروری و از نظر قانونی الزامی هستند، اما کسب‌وکارهای باید تلاش کنند تا از حداقل‌ها فراتر  بروند و گام‌های اثربخش‌تری بردارند. انجام مراحل زیر می‌تواند به ایجاد یک محیط کاری سالم کمک کند.

یک محیط کار تمیز و راحت برای کارکنان فراهم کنید 

داشتن یک محیط کار تمیز برای شروع عالی است. میزها باید به‌طور روزانه تمیز شوند تا بهم‌ریختگی آنها مشکلی برای کارکنان ایجاد نکند. ایستگاه‌های کاری و کف زمین نیز هر روز باید تمیز شوند. 

به نیازهای شخصی کارکنان توجه کنید 

آنچه که برای یک کارمند مناسب است، ممکن است برای شخص دیگری مناسب نباشد (مثلاً ممکن است همه‌ی کارکنان از پخش موسیقی در محیط کار استقبال نکنند.) بنابراین، باید بدانید که چه عواملی باعث می‌شوند تا افراد مختلف در محیط‌های مختلف بهتر کارکنند. 

همچنین، برخی کارکنان ترجیح می‌دهند که ساعاتی از روز را بدون حواس‌پرتی و بدون حضور در جلسه انجام دهند، در حالی که برخی دیگر دوست دارند در فعالیت‌های گروهی شرکت کنند.

سوگیری را تشخیص دهید و جلوی بروز آن را بگیرید

سوگیری در محیط کار می‌تواند منجر به ایجاد مشکلات زیادی شود ، بنابراین شناسایی نشانه‌های اولیه‌ی سوگیری ضروری است. 

یکی از  کارهایی که می‌توانید انجام دهید، ایجاد کانال‌های ارتباطی شفاف است تا افراد بتوانند از دغدغه‌های خود صحبت کنند. با برگزاری جلسه‌های یک‌به‌یک یا نظرسنجی‌های بدون نام، دیگر بابت اینکه چه کسی چه موضوعی را مطرح کرده است وجود ندارد. 

به ایجاد تعادل بین کار و زندگی افراد کمک کنید

وجود تعادل بین کار و زندگی به دلایل مختلف اهمیت بسیار زیادی دارد. درک اینکه کار مهم‌ترین اتفاق زندگی نیست و یافتن تعادل با چیزهایی که شادی و آرامش را به ارمغان می‌آورند بخش مهمی از تجربه‌ی کار/زندگی است.

این موضوع تنها برای کارکنان مفید نیست، بلکه برای کارفرما نیز مهم است. زمانی که فرد در خارج از محیط کار به دیگر علایقش رسیدگی می‌کند، در محیط کار تلاش بیشتری خواهد کرد. 

هیچ تلاشی را بدون قدردانی نگذارید

چیزی مثل یک پیام تشکر ساده از مدیر به کارکنان می‌تواند کمک بزرگی به ایجاد یک محیط کاری سالم کند. ارسال چنین پیامی کار بزرگی نیست، اما همین حرکت کوچک می‌تواند احساس خوبی را در شخص ایجاد کند. 

جمع‌بندی

فضا و محیط کار، تاثیر زیادی بر نحوه عملکرد کارکنان دارد. فضای کار مناسب و بهینه، باعث افزایش تمرکز، خلاقیت و بهره‌وری کارکنان می‌شود. محیط کار دوستانه و همکارانه، همبستگی و همکاری را ترویج می‌دهد و آمیزشی مثبت در گروه‌های کاری ایجاد می‌کند. برنامه‌ریزی محیطی مطلوب و آرامش‌بخش همچنین باعث کاهش استرس و افزایش رضایت شغلی می‌شود. به طور کلی، فضا و محیط کار مناسب، مهارت‌ها را تقویت می‌کند و روحیه مثبت و انگیزه‌ی کارکنان را تقویت می‌کند که در نهایت بهبود عملکرد و نتایج سازمان را به ارمغان می‌آورد.