مدیریت استعداد در سازمان چیست و چرا اهمیت دارد؟

مدیریت استعداد فرآیندی سازمان‌یافته و استراتژیک است که طی آن استعدادهای مناسب را جذب کرده به آن‌ها کمک می‌کنیم تا با توجه به توانایی‌های خود و همراستا با اهداف سازمانی، رشد کنند. 

بنابراین، این فرآیند عبارت است از شناسایی نیازهای سازمان و موقعیت‌های خالی، یافتن استعدادها و جذب کاندیداهای مناسب، رشد آنها در سیستم و توسعه مهارت‌های موردنیاز، آموزش برای فراگیری تخصص با دید آینده‌نگری، حفظ و ایجاد انگیزه در آنها برای دستیابی به اهداف بلندمدت کسب‌وکار. این تعریف ماهیت فراگیر مدیریت استعداد را آشکار می‌کند - اینکه چگونه در تمامی جنبه‌های مربوط به منابع انسانی نهادینه است و در عین حال اطمینان می‌دهد که سازمان به اهداف خود می‌رسد. بنابراین، هدف فرآیند مدیریت استعداد جذب افراد مناسب و توانمندسازی آنان برای بهبود کسب‌وکار است.

استراتژی مدیریت استعداد در سازمان

مدیریت استعداد صرفاً فهرست کارهایی نیست که باید آنها را انجام دهیم، بلکه یک استراتژی است که نیاز به پیاده‌سازی دقیق، ارزیابی منظم، و بهبود مستمر دارد. در این بخش به شش استراتژی برای مدیریت عملکرد اشاره کرده‌ایم. 

1. شرح دقیق وظایف 

داشتن یک شرح وظایف دقیق به فرد کمک می‌کند که نقش خود را بهتر درک کند. شرح وظایف کلی تنها باعث سردگمی افرادی می‌شود که در فرآیند مدیریت استعداد دخیل هستند و در انجام کار اختلال ایجاد می‌کند. اطلاعاتی که باید در شرح وظایف وجود داشته باشد عبارتند از:

• عنوان و محل شغل 
• وظایف کلی
• مهارتهای مورد نیاز
• ساختار گزارش‌دهی
• ابزار و تجهیزات مورد نیاز
• حقوق و مزایا

با استفاده از این موارد، کاندیداهای شغل می‌توانند تصمیم آگاهانه‌ای در مورد درخواست یا عدم درخواست آن بگیرند و منابع انسانی نیز رزومه‌هایی را دریافت می‌کند که مناسب‌تر هستند.

2. تناسب فرد و سازمان 

کارکنانی که از نظر شخصیتی با فرهنگ سازمانی تناسب ندارند، نه می‌توانند کارکنان شادی باشند و نه کارکنانی مفید و کارآمد. ارزش‌های شخصی و سازمانی باید سطح مشخصی از همپوشانی داشته باشند تا کارکنان بتوانند سازمان را مثل خانه‌ی خودشان بدانند. بدون وجود تناسب میان فرد و سازمان، زمان و انرژی بسیار زیادی صرف تلاش برای ایجاد سازگاری خواهد شد. بنابراین استخدام یک کاندیدای مناسب شانس همکاری بهتر کارکنان، رضایت بیشتر و معمولاً عملکرد بهتر را تا حد زیادی بهبود می‌بخشد.

3. همکاری-آموزش و هدایت-تکامل

یک استراتژی مهم برای اثربخش‌تر کردن مدیریت استعداد عبارت است از ایجاد فرهنگ مربی‌گری، راهنمایی (حتی مربی‌گری معکوس) و همکاری. وقتی صحبت از کمک به کارکنان برای تکامل و توسعه مهارت‌ها و تخصص‌شان به میان می‌آید، بازخورد سازنده می‌تواند بسیار مفید واقع شود. بنابراین، مدیریت استعدادها یعنی آماده کردن آنها برای آینده‌ی سازمان، آمادگی برای تغییراتی که در مسیر شغلی ایجاد خواهد شد و توانایی اعتماد و تکیه بر یکدیگر.

4. پاداش و قدردانی 

فرآیند قدردانی و پاداش بخش مهمی از استراتژی ایجاد انگیزه، مشارکت و مدیریت بهتر کارکنان است. این فرآیند فراتر از پاداش‌های مالی و بسته‌های مزایا است. مطالعات نشان داده‌اند که کارکنان اغلب به دنبال آن دسته از طرح‌های تحقیقاتی هستند که با انجام‎‌شان پاداش‌هایی شخصی و مختص خودشان دریافت می‌کنند. با استفاده از این فرصت، سازمان‌ها می‌توانند به کارکنان خود نشان دهند که تا چه حد به آنها به عنوان یک «شخص» اهمیت می‌دهند.

5. فرصت‌هایی برای بهبود مستمر

مدیریت استعدادها باید در چارچوب آینده‌ای تعریف شود که سازمان برای خود متصور است. بنابراین، کارکنان باید به ابزارهای مناسب دسترسی داشته باشند تا بتوانند پتانسیل خود را به حداکثر برسانند.

برای بهبود مستمر سازمان، باید زمینه و فرصت‌هایی برای توسعه‌ی مستمر مهارت‌های کارکنان فراهم گردد. علاوه بر این، می‌توان مطمئن شد که مهارت‌های موجود در سازمان به‌روزرسانی می‌شوند و ارتقاء می‌یابند.

مدل مدیریت استعداد 

فرآیند مدیریت استعداد یک چرخه است که طی آن به شناسایی شکاف‌های مهارتی، جذب استعدادها، و رشد و توسعه‌ی آنها می‌پردازیم. در اینجا به مولفه‌های مدل مدیریت استعداد اشاره کرده‌ایم.

1. برنامه‌ریزی 

با انجام برنامه‌ریزی می‌توانید مدل مدیریت استعداد را در راستای اهداف کلی سازمان طراحی کنید. 

 تنها با یک برنامه‌ریزی صحیح می‌توانید اطمینان حاصل کنید که به دنبال فردی با تجربه و مهارت‌های مناسب هستید. علاوه‌بر این، کارکنان فعلی نیز طی برنامه‌ریزی ارزیابی می‌شوند تا ببینید که چه اقداماتی بهترین نتیجه را برای سازمان شما دارد. 

به عنوان مثال، اگر کارکنانی با ویژگی‌هایی مشخص تمایل دارند برای مدت طولانی‌تری در سازمان بمانند، باید برای استخدام نیروهای مشابه آنها برنامه‌ریزی کنید. 

2.جذب 

وقتی که یک نفر شرکت را ترک می‌کند، جستجوی شخص دیگری برای تصدی آن نقش کار چندان ساده‌ای نیست. 

به عنوان مثال، ممکن است نیازهای شما تغییر کند یا کارکنان‌تان مسئولیت‌های جدیدی را بر عهده بگیرند. مدیریت استعداد تضمین می‌کند که همیشه تعداد کارکنان کافی را برای انجام تمامی عملیات‌های سازمان در اختیار دارید. همچنین، از ایجاد بار کاری سنگین که موجب بی‌انگیزگی کارکنان می‌شود، جلوگیری می‌کند. 

با داشتن یک استراتژی درست، همان نوع کارکنانی را جذب خواهید کرد که می‌خواهید در کسب‌وکارتان داشته باشید. چنین افرادی بااراده، بامهارت و به دنبال پیشرفت در سازمان خواهند بود. 

جذب استعداد به‌طور مستقیم با برندسازی کارفرمایی در ارتباط است. شما باید راه‌هایی را بیابید تا بتوانید سازمان خود را به عنوان بهترین مکان برای کار معرفی کنید. بنابراین کسب‌وکار شما باید جذاب به نظر برسد. 

3. توسعه 

در مرحله‌ی توسعه اقداماتی را انجام می‌دهیم که به رشد استعدادها در سازمان کمک می‌کند. 

این اقدامات باید با طرح توسعه‌ی کارکنان همسو باشد و طی آن باید آن دسته از موقعیت‌های شغلی را شناسایی کنید که کارکنان مدنظرتان می‌توانند در آینده در آنها فعالیت کنند، و همچنین باید ببینید که چگونه می‌توانید دانش و مهارت‌های کارکنان خود را گسترش دهید تا بتوانند از پس چالش‌های جدید سازمان بربیایند. 

همچنین، در فرآیند مدیریت استعداد می‌توانید به این موضوع بپردازید که چه چیزی باعث می‌شود کارکنان شما مشتاق و مایل به انجام کارهای بیشتر باشند. ارزش‌گذاری برای کارکنان امری ضروری است. 

برای انگیزه بخشیدن به کارکنان، فرآیند جامعه‌پذیری آنان باید به شکلی صحیح انجام شود. در واقع از همان ابتدای ورود کارکنان جدید، باید کاری کنید تا حس خوبی از سازمان بگیرند. چنین کاری باعث می‌شود که در سازمان بمانند و تا جایی که می‌توانند تلاش کنند. 

4. حفظ و نگهداشت 

یکی دیگر از اهداف مدیریت استعداد، حفظ و نگهداشت افراد برای مدتی طولانی در سازمان است.

کارکنان باید همواره این احساس را داشته باشند که سازمان مکانی لذت‌بخش و معنادار برای کار است. برای ایجاد چنین حسی می‌توانید روی روش‌های جبران خدمات (مالی و غیر مالی) و همچنین بهبود فرهنگ سازمان متمرکز باشید. 

5. جابه‌جایی و انتقال

پس از استخدام و توسعه‌ی مهارت‌های کارکنان، باید برای انتقال آنان به نقش مناسب‌شان برنامه‌ریزی کنید. هدفی که در این مرحله دارید، حفظ دانش آنها در شرکت است، که به آن مدیریت دانش می‌گوییم. 

شما باید برای ارتقاء کارکنان یا انتقال آنان به یک موقعیت شغلی یا دپارتمان دیگر برنامه داشته باشید. اگر کارمندی تصمیم به ترک شغل خود بگیرد، باید دلیل آن را بدانید.

مزایای انجام مدیریت استعداد در سازمان

مدیریت استعداد چه اهمیتی دارد؟ ساده‌ترین پاسخ به این سوال این است که مدیریت استعداد روی کارکنان سرمایه‌گذاری می‌کند، که مهم‌ترین دارایی سازمان هستند. در این بخش به مزیت‌ها و دلایل اهمیت مدیریت استعداد اشاره می‌کنیم: 

1. به کسب‌و‌کارها در بهبود عملکرد کمک می‌کند

شما می‌توانید با داشتن افرادی متخصص و مستعد به تمامی اهداف خود برسید.

مدیریت استعداد زمانی اثربخش واقع می‌شود که سه جزء کلیدی را ترکیب کنید: تخصیص سریع استعداد، تجربه مثبت کارکنان و یک تیم استراتژیک منابع انسانی.

2.مزیت رقابتی شرکت را حفظ می‌کند 

با استخدام و توسعه‌ی مهارت‌های کارکنان با استعداد، سازمان شما قوی‌تر می‌شود و آمادگی بیشتری برای رویارویی با تغییرات و خطرات پیدا می‌کند.

3. موجب نوآوری می‌شود

صرف‌نظر از صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید، فناوری‌های جدید همیشه در صحنه هستند. کارکنان مستعد می‌توانند راه‌هایی برای استفاده از قابلیت‌های این ابزارهای جدید پیدا کرده و به حل مشکلات بپردازند، یا ایده‌هایی نو ارائه کنند. 

4. به تشکیل تیم‌های پربازده کمک می‌کند

یک استراتژی مدیریت استعداد مناسب به شما امکانی می‌دهد تا تیم‌های قوی و پربازده تشکیل دهید. انجام این کار خیلی مفیدتر از این است که صرفاً تعدادی فرد خلاق و بااستعداد در سازمان داشته باشید. 

5. نرخ خروج و ترک شغل را کاهش می‌دهد 

وقتی کارکنان یک شرکت احساس ارزشمند بودن داشته باشند، و بدانند که فرصت‌های زیادی برای رشد در آن کسب‌وکار خواهند داشت، دیگر در سایر سازمان‌ها به دنبال کار نخواهند بود. 

6. برندسازی قوی کارفرما را به همراه دارد

مدیریت صحیح استعداد می‌تواند برند کارفرمایی را تقویت و سازمان شما را به عنوان محلی خوب برای کار کردن معرفی کند. بنابراین می‌توانید در آینده بهترین کاندیداها را برای استخدام جذب کنید.

7 گام یک فرآیند مدیریت استعداد موفقیت‌آمیز

اکنون دیگر می‌دانید چرا به مدیریت استعداد نیاز دارید. در این مرحله وقت آن رسیده است که به خود فرآیند مدیریت استعداد نگاهی بیندازید و یاد بگیرید که چگونه آن را در شرکت خود اعمال کنید.

در این بخش به مراحل یک فرآیند مدیریت استعداد مستمر اشاره کرده‌ایم. با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید بااستعدادترین افراد را بیابید و آنها را در سازمان خود حفظ کنید. 

مرحله 1: مشخص کنید که به چه مهارت‌هایی نیاز دارید

اولین گام در فرآیند مدیریت استعداد چیست؟ 

پیش از اینکه جلوتر بروید، باید تعیین کنید که به چه نوع افرادی نیاز دارید و این افراد باید چه شرایطی داشته باشند. ببینید که آیا می‌توانید به جای استخدام افراد جدید، آموزش‌های لازم را به کارکنان فعلی خود ارائه کنید. 

مرحله2: افراد مناسب را جذب کنید 

برای جذب استعداد مراحل مختلفی وجود دارد: 

تبلیغاتی هدفمند طراحی و آنها را در وبسایت‌های کاریابی برتر منتشر کنید. برندینگ منابع انسانی در اینجا مفید واقع می‌شود. 

برای شناسایی بهترین فرد برای موقعیت شغلی، مصاحبه‌ها و سایر ابزارها را از قبل برنامه‌ریزی کنید. علاوه بر سؤالات معمولی، از ارزیابی‌های شخصیتی، رفرنس‌ها و همینطور آزمون‌هایی استفاده کنید که داوطلبین را ملزم می‌کند تا در موقعیت‌های واقعی به حل یک چالش بپردازند.

سپس انتخاب‌های برتر خود را استخدام کنید.

مرحله 3. جامعه‌پذیری و سازماندهی کار 

با آماده کردن فضای شرکت برای کارکنان جدید، به آنها کمک کنید که به محض ورود، جایگاه خود را پیدا کنند. 

بنابراین، باید وظایف و مسئولیت‌ها را برایشان تعیین کنید، جلسات آموزشی را برنامه‌ریزی نمایید، و از کارکنان فعلی خود بخواهید که از کارکنان جدید حمایت کنند تا آنها هم بتوانند با شرایط و محیط وفق پیدا کنند. 

مرحله 4: سازماندهی یادگیری و توسعه 

به یاد داشته باشید که توسعه مهارت‌های کارکنان فعلی اغلب آسان‌تر از استخدام افراد جدید است. 

علاوه‌بر این، حتی اگر افرادی بسیار بااستعداد را استخدام کنید، آنها نیز می‌خواهند که در نقش جدید خود چیزهایی یاد بگیرند و بیاموزند. 

روش‌هایی مثل برگزاری کنفرانس‌ها، دوره‌ها، و سیستم مدیریت یادگیری را برای رشد کارکنان خود برنامه‌ریزی کنید تا محیطی مبتنی‌بر یادگیری ایجاد نمایید. 

مرحله 5: انجام ارزیابی عملکرد 

ارزیابی منظم عملکرد کارکنان به شما این امکان را می‌دهد که ببینید آیا آنها می‌توانند مسئولیت‌های اضافه بر سازمان را مدیریت کنند یا خیر. این کار می‌تواند شما را از استخدام افراد جدید آسوده کند و به کارکنان کمک می‌کند تا برای ترفیع آماده شوند. 

مرحله 6: ایجاد استراتژی‌هایی برای حفظ و نگهداشت استعدادها 

با استفاده از روش‌های مثل ارتقاء شغلی، مزایا، تاکتیک‌های انگیزشی، اطمینان ار رضایت شغلی و بهبود فرهنگ شرکت، به افزایش رضایت شغلی کارکنان خود کمک کنید. ‌

مرحله 7: برنامه‌ریزی جانشین‌پروری

کارکنان خود را برای جانشینی آماده کنید، به‌ویژه زمانی که یکی از اعضای ارشد سازمان بازنشسته می‌شود. 

از طریق فرصت‌های یادگیری مستمر، به کارکنان کمک کنید تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند. 

اگر کارمندی تصمیم گرفت شرکت را ترک کند، یک مصاحبه خروجی انجام دهید تا بفهمید چه مشکلی رخ داده است. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا از تکرار همان مشکل در آینده جلوگیری کنید.

چگونه استعداد نهفته‌ی کارکنان را کشف کنیم؟ 

کشف استعدادهای کارکنان یکی از کارهایی است که هر مدیری باید آن را انجام دهد. البته بسیاری از مدیران به بهانه‌هایی مثل کمبود وقت و ... سراغ این کار نمی‌روند. اما نکته اینجاست که کشف پتانسیل و استعداد کارکنان نه تنها به خود آنان و مسیر شغلی پیش‌رویشان کمک می‌کند، بلکه به نفع سازمان نیز هست. زمانی که کارکنان می‌بینند مدیرشان به آنها اهمیت و می‌دهد و سعی دارد بهترین نسخه‌ی آنها را در سازمان داشته باشد، خودشان هم برای انجام کار انگیزه می‌گیرند و تلاش بیشتری می‌کنند. 

تحسین و تشویق را به یک مصاحبه تبدیل کنید

وقتی کارمند شما کاری را عالی انجام می‌دهد، صرفاً از او تعریف و تمجید نکنید. بلکه نقاط قوت موفقیت او را مشخص کنید و از او بپرسید که چگونه این کار را انجام داده است - به عبارت دیگر، فرآیند انجام کار را تعریف کند. این مصاحبه بینش‌هایی را به شما ارائه می‌کند که می‌توان از آن در کارها و وظایف جدید هم استفاده کرد. حتی ممکن است از او بخواهید که یک جلسه برگزار کرده و در مورد تکنیک‌های خود صحبت کند یا روش‌های خود را به دیگران آموزش دهد.

نحوه‌ی تفکر افراد را تحلیل کنید، نه فقط کاری را که انجام می‌دهند

ارزیابی عملکرد بر دستیابی به اهداف و سایر شاخص‌های قابل اندازه‌گیری موفقیت تمرکز دارد. با این حال، آنچه اغلب در پس چنین دستاوردهایی نهفته است، نوع تفکر فرد است که موفقیت را ممکن می‌کند. این عادات ذهنی را در ارزیابی بعدی کارمند شرح دهید. به عنوان مثال، «جیمی همیشه تمام داده‌های مرتبط را جمع‌آوری می‌کند، آنها را به دقت مطالعه می‌کند و به راه‌حلی می‌رسد که از دل واقعیت‌ها بیرون می‌آید، نه اینکه بخواهد آن‌ها را با یک ایده از پیش تعیین‌شده مطابقت دهد». بیان این بعد از نحوه‌ی عملکرد ذهن جیمی به شما و همینطور خود او کمک می‌کند تا پروژه‌های دیگری را که نیازمند استعدادهای استقرایی او هستند شناسایی کنید. همچنین به او نشان می‌دهد که شما واقعاً ارزش کارهای او را درک می‌کنید.

دلیل علایق و اولویت‌های کارکنان را بشناسید

مدیران خوب می دانند که تک‌تک کارکنانشان دوست دارند چه کارهایی انجام دهند (از چه وظایفی لذت می‌برند، یا کدام پروژه‌ها به آنها انگیزه می‌دهد). مدیران خوب این را نیز می‌دانند که چرا شخص این نوع علایق را دارد و کدام بخش از پروژه می‌تواند آنها را به رضایت کامل از کارشان برساند. چنین دانشی به مدیر کمک می‌کند تا پروژه‌ای مناسب را برای کارمند در نظر بگیرد. برای مثال، ممکن است پروژه‌ی بازخورد مشتری برای سارا جذاب بوده باشد- البته نه به این دلیل که او دوست دارد روی نظرسنجی‌ها کار کند، بلکه چون به خود محصولی که در حال ارزیابی بود علاقه دارد. بنابراین، پروژه‌ی بعدی او باید مربوط به آن محصول باشد، نه نظرسنجی در مورد یک محصول دیگر.

از کارکنان خود درباره‌ی رویاهایشان بپرسید

«دیوید، اگر قرار بود شغل کاملاً متفاوتی داشته باشی، آن شغل چه بود؟» اگر دیوید می‌گوید همیشه می‌خواسته مترجم باشد، از او بپرسید که آیا دوست دارد با مشتریان بین‌المللی کار کند. دیوید با فکر کردن به رویای خود در موقعیت فعلی، بیشتر احساس رضایت میکند و کمتر احتمال دارد که از کارش خسته شود و شرکت را ترک کند. 

جمع‌بندی

همانطور که دیدیم، مدیریت استعداد یعنی برنامه‌ریزی استراتژیک مسیر شغلی برای هر کارمند. فرآیند مدیریت عملکرد می‌تواند در انجام این کار به مدیران کمک کند. با استفاده از نرم‌افزارهای منابع انسانی، به‌ویژه ماژول ارزیابی و مدیریت عملکرد، می‌توان نقاط قوت و ضعف کارکنان را شناسایی کرد و آنها را در مسیر رسیدن به اهداف شخصی و سازمانی یاری داد. 

 البته این به معنای دادن وعده‌های پوچ به کارکنان نیست، بلکه باید نقشه‌ی شغلی آنان را با همکاری خودشان ترسیم کنیم، و مطمئن شویم که این مسیر هم واقع‌بینانه است و هم اینکه کارمند درباره‌ی آن حس خوبی دارد. سپس ابزار و منابع مورد نیاز را برای تحقق آن در اختیار شخص قرار می‌دهیم. با داشتن چنین نقشه‌ای، کارکنان می‌دانند که باید انتظار چه چیزهایی را داشته باشند و باید برای چه چیزی تلاش کنند. بنابراین، می‌توانند برای دستیابی به آنها با یکدیگر همکاری نمایند.