چالش‌ها و فرصت‌های دورکاری برای مدیریت منابع انسانی و آینده آن

همه‌گیری کرونا بیشتر شرکت‌ها را وادار به استفاده از دورکاری کرد، و مدیران منابع انسانی را هراسان و آشفته ساخت. در این شرایط مدیریت بهره‌وری، کیفیت و کمیت کار، و سلامت کارکنان، به چالشی پرتلاطم و رنج‌آور بدل شد.

دورکاری در بسیاری از شرکت‌ها چالش‌هایی مثل جدا افتادگی، عدم تعلق، نارضایتی، و افزایش نرخ ترک خدمت کارکنان را ایجاد کرده است. دورکاری همچنین موجب کاهش ارتباطات فردی و مشارکت میان کارکنان، تیم‌ها، و مدیریت می‌شود، که در نتیجه آن، توسعه‌ی تیمی و اعتمادسازی بیش از پیش دشوار شده است.

پلتفرم‌هایی مانند زوم، گوگل میت و سایر ابزارهای ویدئو کنفرانس، تا حدی از آلام دورکاری کاستند، اما برای غلبه بر همه موانع موجود در مسیر مدیریت موفق منابع انسانی، کفایت نمی‌کنند.

در این مقاله، به بررسی 12 چالش معمول منابع انسانی در مواجهه با دورکاری، و راه‌های چیرگی بر آن‌ها خواهیم پرداخت.

چالش‌های دورکاری برای سازمان‌ها

دورکاری نیز مثل سایر روش‌های کاری ویژگی‌های مثبت و منفی خودش را دارد. برای مواجهه با این چالش‌ها، سازمان‌ها باید از ابزارها و سیستم‌های مناسب برای ارتباط و هماهنگی استفاده کنند، تدابیر امنیتی مناسب را اعمال نمایند و محیطی را ایجاد کنند که اعضای تیم بتوانند به‌صورت اثربخش در آن فعالیت کنند.

1- احساس تعلق کارکنان

از نظر بسیاری از مدیران منابع انسانی، در دوران دورکاری، مشتاق نگه داشتن کارکنان اقدامی ملال‌آور به حساب می‌آمد. تعیین و تشخیص میزان تعلق کارکنان (به شغل و سازمان) در شرایطی که حضور فیزیکی نداشتند، سخت‌تر از قبل بود. نبود زیرساخت کافی برای کار از خانه، اختلالات زمینه‌ای (ناشی از ضعف وسایل ارتباطی)، و احساس انزوا، محرک‌های اصلی کاهش اشتیاق کارکنان به شمار می‌روند.

با این حال، به‌کارگیری ابزار و محتوای مناسب، حمایت از جانب رهبری سازمان، و بهره بردن از تکنولوژی، راهکارهایی اثربخش برای افزایش پیوند شغلی و ایجاد احساس تعلق بیشتر در شرایط دورکاری است.

2- ارتباطات و همکاری

ارتباطات ضعیف یا یک‌طرفه یکی از چالش‌های مهم منابع انسانی به حساب آمده و نیازمند پیگیری سریع است؛ زیرا معمولا منجر به منفی‌نگری، کاهش اعتماد، افت روحیه، و نارضایتی از محیط کار منجر می‌شود.

چالش‌های مربوط به ارتباط از دور بسیار فراتر از اختلالات اینترنت و مشکلات فنی است و شامل مواردی چون نبود شفافیت میان مدیریت و کارکنان، بروز ابهام نسبت به اهداف و عملکرد، و عدم دریافت به موقع بازخورد می‌گردد. با فراهم کردن ابزارهای تسهیل مشارکت میان کارکنان، میزان تعلق آن‌ها دو برابر می‌شود.

3- هم‌راستاسازی اهداف میان بخش‌ها و تیم‌های مختلف

هم‌راستاسازی تیم با اهداف واحدی و سازمانی، یکی از چالش‌های تیم‌ها در زمان دورکاری است. شرکت‌ها باید با تعریف سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، سیستم‌های مدیریت عملکرد، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI ها) و رویه‌ها (به‌گونه‌ای که تمامی آن‌ها مطابق با استراتژی‌ها باشد)، اهداف توسعه‌ای شفافی تنظیم کنند، تا بتوانند کارکنان را با اهداف سازمان هم‌راستا نمایند.

4- پایش بهره‌وری

با توجه به شرایط آشوبناک و پرابهام دورکاری، پایش بهره‌وری کارکنان به امری دشوار تبدیل شده است. از طرفی استفاده از ابزارهای نظارتی ممکن است موجب نارضایتی کارکنان شود، و از طرف دیگر، عدم پایش و نظارت نیز ممکن است منجر به عدم بهره‌گیری از تمام ظرفیت‌های سیستم شود.

باید این را هم در نظر داشت که تفویض پی‌درپی و بی‌وقفه کارها به افراد بدون در نظر گرفتن ظرفیت و حجم کاری آن‌ها، می‌تواند به فرسودگی کارکنان منجر شود. با این حال، استفاده از نرم‌افزار منابع انسانی می‌تواند تا حد زیادی کمک‌کننده باشد و مدیران را در مدیریت عملکرد کارکنان دورکار خود یاری نماید.

5- تعادل میان کار و زندگی

کار کردن در خانه، مرز بین کار و زندگی شخصی را محو کرده است. بسیاری از افراد تلاش می‌کنند تا بیشتر از همکاران حاضر در شرکت خود کار کنند. در نتیجه به سختی می‌توان آن‌ها را در صورت لزوم از کار کردن باز داشت، و این امر در بلندمدت به کاهش بهره‌وری و اشتیاق آن‌ها منجر می‌شود.  

6- ایجاد فرهنگ سازمانی و حفاظت از آن

هرچند ابزارها و پلتفرم‌های دورکاری این شیوه از کار را ممکن ساخته‌اند، شرکت‌ها همچنان برای سازگار کردن فرهنگ سازمانی خود با این شیوه دچار مشکل هستند. در نبود یک فرهنگ سازمانی متعالی، کارکنان احساس جدا افتادگی کرده و روحیه خود را از دست می‌دهند.

7- آشناسازی (جامعه‌پذیری) کارکنان

کیفیت فرایند آشناسازی (جامعه‌پذیری)، سنگ بنای تجربه کاری افراد در ادامه حضورشان در سازمان است. بدون برگزاری ملاقات‌های حضوری، افراد تازه‌ وارد نمی‌توانند احساس پیوستگی با سازمان پیدا کنند، و هم‌چنین در همکاری و مشارکت با همکاران خود دچار مشکل می‌شوند. جلسات همگانی هفتگی، پایش‌های مستمر، و توضیح دقیق نقش‌ها، مسئولیت‌ها و انتظارات عملکردی؛ به غلبه بر انزوای اولیه کمک می‌کنند.

8- دیده شدن و مورد تشویق قرار گرفتن

بدون برگزاری رویدادهای حضوری و حضور در فضای محیط کار، سازمان‌دهی برنامه‌های انگیزشی برای کارکنان جهت افزایش روحیه و احساس تعلق آن‌ها، دشوار می‌شود. ایجاد و حفظ یک فرهنگ کاری مثبت و حمایت‌گر، یکی از چالش‌های اساسی منابع انسانی در شرایط دورکاری محسوب می‌شود. فقط به کمک برنامه‌های تشویقی و انگیزشی و حمایت بی قید و شرط، می‌توان به این مهم دست یافت.

9- در دسترس بودن مدیر

زمانی‌‌که کارکنان احساس کنند مدیرانشان به اندازه کافی در دسترس نبوده و درگیر کار نیستند، میزان نارضایتی و نرخ ترک خدمتشان به شدت افزایش می‌یابد. باید مدیران را به گونه‌ای آموزش داد که ارتباط مستمر رودررو با کارکنان داشته، و زمان کافی به آن‌ها اختصاص دهند. این کار برای ایجاد همبستگی و سازگاری ضرورت دارد. در در این گفت‌وگوها مدیران باید درباره نیازمندی‌های کارکنان با آن‌ها گفتگو کنند، به آن‌ها ابراز توجه و با آن‌ها همدلی کنند، به سوالات کارکنان پاسخ داده و ابهامات را شفاف سازند، و به موقع آن‌ها را تشویق و از ایشان قدردانی کنند.

10- مدیریت ذره‌بینی در شرایط دورکاری

یکی از مشهودترین چالش‌های کارکنان در شرایط دورکاری، مدیریت ذره‌بینی است. زمانی‌که عدم قطعیت و مشکلات مربوط به بهره‌وری زیاد می‌شود، مدیران به مدیریت ذره‌بینی روی می‌آورند. اگرچه نظارت بر بهره‌وری، کیفیت و کمیت کار ضرورت دارد، زیر نظر گرفتن کارکنان در تمام مدت می‌تواند نتیجه عکس داشته باشد. در صورتی که نتوانیم مدیریت ذره‌بینی را کنار بگذاریم، نرخ ترک خدمت و نارضایتی کارکنان افزایش می‌یابد.

11- خطاهای انسانی

چالش دیگر مدیریت منابع انسانی در دورکاری، حل و فصل خطاهای انسانی است. در چنین شرایطی، فراهم نشدن زیرساخت و ابزارهای فناورانه‌ی مناسب برای انجام درست کارها، می‌تواند سدّ راه بهره‌وری و رشد گردد. همه افراد در معرض خطا هستند، به ویژه اگر از محلی دور از محیط کار و بدون نظارت و هدایت مستقیم کار کنند. سازمان‌ها باید روش‌های موثری برای حذف اشتباهات معمول به کار گیرند، و علاوه بر ارائه‌ی پشتیبانی، زیرساخت‌های مورد نیاز کارکنان را نیز فراهم سازند.

12- یافتن ابزارها و فناوری‌های مناسب

وقتی صحبت از نظارت بر بهره‌وری نیروی کار، ارتباطات موثر، پشتیبانی برخط، و ارائه پلتفرم‌های یادگیری جهت ارتقاء احساس تعلق کارکنان می‌شود، مدیران منابع انسانی باید ابزارها و فناوری‌های مناسب را شناسایی و منبع‌یابی کنند. به‌کارگیری فناوری مناسب، موجب ارتقای عملکرد در استارتاپ‌ها و شرکت‌های با رشد سریع می‌شود.

پلتفرم‌های ارتباطی مانند Zoom و Slack بخشی از فناوری‌های ابتدایی برای انجام دورکاری محسوب می‌شوند. اما اگر می‌خواهید یک نسخه کامل دیجیتال از فرآیندها و فرهنگ سازمانی خود داشته باشید، لازم است به دنبال ابزارهای شخصی‌سازی‌شده‌ای بروید که روند کاری‌تان را تسهیل می‌کنند.

فرصت‌های دورکاری برای سازمان‌ها

در کنار این چالش‌ها، دورکاری فرصت‌ها و مزایایی را نیز برای کارکنان و مدیران به همراه دارد که در ادامه به آنها اشاره کرده‌ایم: 

1- تعادل بهتر میان کار و زندگی

یکی از شکایت‌های مرسوم افراد در دنیای امروز، سختی ایجاد تعادل میان کار و زندگی شخصی است. کار کردن 8 ساعت یا بیشتر در روز، فرصت کمی برای گذراندن وقت با خانواده باقی می‌گذارد؛ به خصوص زمانی‌که رفت و آمد به محل کار و خواب شبانه‌روزی را نیز لحاظ کنید. دورکاری زمان طولانی رفت‌وآمد را حذف کرده و بنابراین افراد امکان وقت گذارندن بیشتری با عزیزانشان دارند. علاوه بر این، افراد در زمان‌هایی که الزام به حضور در جلسات ویدیویی ندارند، می‌توانند هر لباسی که خواستند بپوشند. این میزان از راحتی و تعادل بیشتر میان کار و زندگی، به کاهش استرس کمک می‌کند.

2- بهره‌وری بیشتر

بر اساس گزارش موسسه‌ی Great place to Work، بهره‌وری کارکنان دورکار نسبت به زمانی که در دفتر حضور داشتند، افزایش داشته یا حداقل ثابت مانده است. در سال 2020، بیشترین رشد بهره‌وری در ماه‌های آپریل و می، یعنی در اوج کرونا، رخ داد. علت اصلی این بهبود حذف رفت‌ و آمدهای روزانه و ملاقات‌های حضوری طولانی است.

3- استفاده‌ی بهتر از زمان

زمانی که افراد در خانه کار می‌کنند، بسیاری از عوامل تاخیر حذف یا کاسته می‌شوند. این عوامل شامل خواب ماندن، گیر کردن در ترافیک، ماندن در صف خرید صبحانه و ... می‌شوند. این که بتوانیم بلافاصله پس از جمع کردن رخت خواب کار را شروع کنیم، به صرفه‌جویی در زمان کمک شایانی می‌کند.

4- کاهش تمایل به غیبت و ترک خدمت

ایجاد امکان کار از خانه، به کسب‌وکارها در نگهداشت کارکنان و کاهش تمایلشان به غیبت، کمک می‌کند. زمانی که کارکنان احساس کنند تحت مدیریت ذره‌بینی قرار نگرفته‌اند و کارفرما به آن‌ها اعتماد دارد، احساس مثبت بیشتری به رهبری سازمان پیدا می‌کنند. در نتیجه، نسبت به فرصت‌های شغلی در جاهای دیگر کمتر وسوسه شده، و حس ایثار و وفاداری در آن‌ها افزایش می‌یابد.

 5- صرفه‌جویی در هزینه‌ها

ایجاد تیم‌های دورکار به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند که فضای دفتری کوچک‌تری اجاره کنند، یا حتی تمام فعالیت‌ها و فرآیندهای خود را به فضای ابری منتقل کنند. این کار باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های شرکت در حوزه اجاره، انرژی و سایر امکانات دفتری می‌شود.

6- انعطاف‌پذیری

دورکاری به این معناست که افراد می‌توانند در هر جا، و نه فقط در خانه، کارشان را انجام دهند. به عنوان مثال می‌توان در کافی‌شاپ، ساحل و یا حتی کشوری دیگر، به کار کردن پرداخت. اگر انعطاف‌پذیری در ساعت کار امکان‌پذیر باشد، سازمان‌ها می‌توانند فعالیت خود را فراتر از ساعت اداری (مثلا 24 ساعته) نیز دنبال کنند. چنین امکانی به خصوص برای افراد شب‌زنده‌دار، یا کسانی که فرزند خردسال دارند، بسیار مناسب است.

این انعطاف‌پذیری برای شرکت‌هایی که به دنبال گسترش ساعت کاری خود با کارکنان محدود هستند، بی‌اندازه ارزشمند است. همچنین، این امکان یک مزیت شغلی محسوب شده، و داوطلبان بیشتری را برای استخدام به سمت شرکت جذب می‌کند.

7- بهبود کاربرد فناوری در محیط کار

هنگامی که همه‌گیری کرونا شروع شد، سازمان‌ها برای به‌کارگیری ابزارهای مناسب دورکاری به تقلا افتادند. برخی شرکت‌ها که از ابزارهای منقضی‌شده استفاده می‌کردند، مجبور شدند سیستم‌های خود را به‌روزرسانی کنند. برخی دیگر که از پیش شیوه‌ی دورکاری را آزموده بودند، بهتر توانستند با این چالش کنار بیایند. اما همین دسته نیز برای توسعه‌ی دورکاری از گروهی از کارکنان خود به تمام نیروهای شرکت با چالش‌هایی مواجه شدند.

شرکت‌ها برای انتقال کامل فرایندهای فیزیکی و جایگزینی سیستم سنتی نیازمند ابزارهایی نظیر پیام‌رسان‌های مخصوص کسب‌وکار، پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس، نرم‌افزار ثبت ساعت، سیستم‌های مدیریت وظایف، و سرویس‌های ابری بودند. در لایه‌ی بعدی برای تامین امنیت این سیستم‌ها، به ابزارهای امنیت فضای مجازی (نظیر VPN ها) نیاز داشتند. در نهایت، این سرمایه‌گذاری‌‌ها روی فناوری‌های جدید به سازمان‌ها این امکان را داد که به دنیای مدرن کسب‌وکار ملحق شده، و از رقبای خود عقب نیفتند. 

آینده دورکاری چگونه است؟

همانطور که در گزارش «Microsoft’s future of work 2022» آمده است، احتمالا در حال ورود به عصر جدیدی از کار هستیم، که «عصر کار هیبرید (دوگانه)» نام دارد. این مدل انعطاف‌پذیر، اشکال مختلف کار کردن را در بر می‌گیرد، از حضور در شرکت گرفته تا دورکاری از خانه و یا هر جای دیگری که فرد بیشترین بهره‌وری را داشته باشد. با توجه به روند فعلی بازار، اشتباه نیست اگر فرض کنیم دورکاری قرار است گسترش بیشتری در میان صنایع مختلف پیدا کند.

با ورود جوانان نسل هزاره به بازار کار، اهمیت مفاهیمی چون تعادل میان کار و زندگی و نیز انعطاف‌پذیری در کار، بیش از پیش شده است. این اتفاق به عنوان کاتالیزوری قوی برای تغییر به سمت دورکاری و اعمال سیاست‌هایی جهت ارتقای تعادل و انعطاف‌پذیری، عمل کرد. در آینده، نرم‌افزارهای دورکاری، برگزاری جلسات با استفاده از واقعیت مجازی، ابزارهای تلفن همراه مرتبط با کار، و نیز هوش مصنوعی؛ نقشی مهم در تبدیل دورکاری به تجربه‌ای یکپارچه و کامل ایفا خواهند کرد.