مراحل طراحی یک برنامه‌ی جبران خدمات

برای جذب و نگهداشت استعدادهای برتر، وجود یک طرح رقابتی برای جبران خدمات، امری ضروری است. چهار شکل جبران خدمات مستقیم عبارتند از حقوق ماهانه، حقوق ساعتی، کمیسیون و پاداش. درکنار جبران خدمات مستقیم، جبران خدمات غیرمستقیم هم وجود دارد که شامل مواردی مثل مزایا و پاداش‌های مبتنی ‌بر سهام می‌شوند و می‌توانند بخش مهمی از طرح جبران خدمات شما باشند. اجرای صحیح یک طرح جبران خدمات تا حد زیادی بستگی به آن دارد که در ابتدای مسیر، تحقیقات مورد نیاز را انجام دهید و هیچ‌یک از گام‌های مهم اجرای طرح را از قلم نیندازید. این مقاله برای صاحبان و مدیران کسب‌وکارهای کوچکی که می‌خواهند اطلاعات بیشتری در مورد اجزای طرح جبران خدمات و نحوه اجرای موفق آن به دست آورند، نوشته شده است.

طرح جبران خدمات چیست؟

طرح جبران خدمات که «طرح جامع جبران خدمات» هم نامیده می‌شود، همه‌ی اشکال پرداخت در استراتژی یک شرکت (شامل دستمزد، حقوق ماهانه، مزایا و همه‌ی حالات دیگر پرداخت) را در بر می‌گیرد. طرح‌های جبران خدمات همچنین شامل چگونگی افزایش حقوق، انواع مزایای جانبی، حقوق اتحادیه‌ها و تخفیف‌های گروهی می‌شود.

عناصر سیستم جبران خدمات

یک طرح جبران خدمات استراتژیک که بروز، منطقی و مبتنی با قوانین کار باشد، بایستی بخش‌های مهم کسب‌وکار شما را در بر ‌گیرد، شامل:

•  برنامه‌های استراتژیک
• بودجه‌بندی و اهداف تجاری
• چالش‌های رقابت در صنعت
• نیازهای عملیاتی
• استراتژی‌های جامع پاداش‌دهی که به ماندگاری استعدادهای برتر شرکت کمک می‌کنند.

علاوه‌بر این، انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) هدف و اهمیت استفاده از یک طرح جبران خدمات استراتژیک و پویا را این‌گونه بیان می‌کند:

• این طرح، مشخص می‌کند که فلسفه پرداخت و جبران خدمات سازمان، چگونه به استراتژی تجاری شما، توانایی شما برای رقابت در صنعت، اهداف عملیاتی و نیازهای کارکنان کمک می‌کند.
• وجود این طرح به جذب افراد شایسته در سازمان کمک می‌کند.
• به عنوان یک عامل انگیزشی قوی برای رساندن کارکنان به سطوح بالای عملکرد و فراتر رفتن از اهداف، عمل می‌کند.
• به شما کمک می‌کند تا بتوانید از جنبه‌هایی چون پایه حقوق، مشوق‌ها، مزایا و جبران خدمات کلی، در بازار کار موقعیت رقابتی بهتری داشته باشید.

جمع‌بندی این بخش: یک طرح جبران خدمات شامل همه روش‌های پرداخت یک شرکت، از جمله حقوق، مزایا و هر نوع دیگری از پرداخت برای خدماتی است که فرد ارائه می‌دهد.

چرا شرکت‌ها به طرح جبران خدمات نیاز دارند؟

شرکت‌ها به یک طرح جبران خدمات فکر شده نیاز دارند تا به آ‌ن‌ها برای رقابت در صنعت و جذب استعدادهای برتر کمک کند. کارفرمایانی که فقط بر اساس احساس و سلیقه‌شان حقوق پرداخت می‌کنند، به مرور در رقابت نگهداشت استعدادها، از رقبای خود عقب می‌افتند. به علاوه، مدیریت نیروی کار بدون داشتن بودجه از پیش تعیین شده، در عمل دیوانگی محسوب می‌شود. طرح‌های جبران خدمات به برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی یکپارچه و قابل پیش‌بینی کمک می‌کنند.

گزارش «بهترین اقدامات در زمینه جبران خدمات» سایت PayScale که در سال 2020 منتشر شد، بیان می‌کند که شرکت‌ها نسبت به گذشته تلاش بیشتری برای یافتن و نگه داشتن استعدادهای برتر مورد نیاز خود صرف می‌کنند. سازمان‌ها برای جذب و نگهداشت بهترین کارکنان خود، بر ساختن «برند کارفرما» تمرکز می‌کنند، که مستلزم اتخاذ رویکردی استراتژیک به جبران خدمات و توسعه‌ی شغلی و نیز مزایای بهتر و مشوق‌های متنوع‌تر جهت پاداش دادن به کارکنان است.
جمع‌بندی این بخش: هر شرکت به یک طرح جبران خدمات نیاز دارد تا استراتژی و اقدامات خود در زمینه جذب و نگهداری استعدادهای برتر را سازمان‌دهی کرده و همچنین بودجه‌بندی خود را به گونه‌ای منطقی و قابل‌ پیش‌بینی انجام دهد.

انواع سیستم های جبران خدمات کارکنان

جبران خدمات مستقیم و غیر مستقیم چه تفاوتی دارند؟
جبران خدمات شامل بخش‌های «مستقیم» مثل حقوق ماهانه، پرداخت ساعتی، کمیسیون و پاداش‌های نقدی؛ یا «غیر مستقیم» است که پاداش‌های غیرمستقیم، شامل انواع مختلفی از مزایا است.

4 شکل جبران خدمات مستقیم

اگرچه می‌توان هر کدام از 4 شکل جبران خدمات مستقیم را برای پرداخت به کارکنان خود استفاده کرد، معمولاً کارفرمایان یکی از این روش‌ها را انتخاب کرده و همان را ادامه می‌دهند. البته پاداش (یعنی اضافه پرداخت روی حقوق معمول براساس عملکرد فرد و یا شرکت) استثنا است و می‌تواند روی انواع شیوه‌های پرداخت اعمال شود.

حقوق
سنتی‌ترین شکل حقوق، تعیین مقدار پول پرداختی مشخص در طول یک دوره‌ی یک‌ساله است. این‌که حقوق چند وقت یک‌بار پرداخت شود، بخش دیگری از استراتژی جبران خدمات است؛ اما شرکت‌ها معمولا هر دو هفته یک‌بار (در ایران به طور ماهانه) حقوق کارکنان خود را پرداخت می‌کنند.
حقوق، رایج‌ترین شیوه جبران خدمات برای کارکنان تمام وقت (یا کارکنان آزاد - Exempt Employee) است. یک کارمند تمام وقت واجد شرایط دریافت حقوق اضافه‌کار نیست. آن‌ها به جای پرداخت ساعتی، یک پایه حقوق برای کار خود دریافت می‌کنند. بنابراین کارفرمایان به کارکنان تمام وقت برای کاری که به عهده دارند، و نه برای تعداد ساعت کاری، حقوق پرداخت می‌کنند.

پرداخت ساعتی
کارکنان ساعتی (Nonexempt Employee) معمولاً حقوق ساعتی دریافت می‌کنند و واجد شرایط اضافه‌کاری هستند و حداقل حقوق برای آن‌ها تضمین می‌شود. در صورتی که فردی بیش از 40 ساعت در هفته کار کند، کارفرما باید به او اضافه کار پرداخت کند.
نرخ پرداخت ساعتی معمولا به صورت یک مبلغ از پیش تعیین‌شده به ازای هر ساعت مشخص می‌شود. معمولاً به کارکنان ساعتی، بجای حقوق ماهانه، دستمزد ساعتی پرداخت می‌شود. این افراد، معمولاً با استفاده از کارت حضور و غیاب یا ساعت ورود و خروج، شروع و پایان شیفت خود را تعیین می‌کنند. زمانی که کارهای شرکت کم است و یا بودجه تغییر می‌کند، ممکن است کارکنان ساعتی به میزان سابق کار نکنند. بنابراین، برای این افراد هیچ تضمینی برای ساعت مشخصی از کار در یک بازه زمانی مشخص (مثلاً ماهانه) وجود ندارد.

کمیسیون
زمانی که جبران خدمات براساس حجم، تولید و یا یک سطح از پیش تعیین‌شده‌ی عملکرد باشد، به آن «کمیسیون» می‌گویند. اسامی دیگر این شیوه‌ی پرداخت، «مقاطعه‌کاری» و «خرد خرد» هستند.
به طور معمول، دو روش پرداخت کمیسیون وجود دارد. یکی از آن‌ها براساس مقدار خدمات ارائه شده یا کالای تولید شده است. شکل دوم براساس مقدار فروش تعیین می‌شود. یک مثال از این شکل جبران خدمات، کارگزاران املاک هستند: آن‌ها یک خانه را می‌فروشند و حق‌الزحمه‌ی خود را از رقم معامله برمی‌دارند. مهم نیست چقدر برای فروش آن خانه وقت گذاشته شده یا فعالیت شده، صرفاً فروخته شدن آن مبنای پرداخت است.

پرداخت پاداش
پاداش‌ها برای افزایش انگیزه یا عملکرد کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرند. این دسته، شامل انواع مختلفی از روش‌های پرداخت شده و عموماً برای آن دسته از متخصصان فروش که تمایل به دریافت حقوق دارند، استفاده می‌شود. به طور مثال، اگر یک فروشنده مقدار فروش بیشتری از هدف فصلی خود کسب کند، علاوه بر حقوق، براساس یک جدول از پیش تعیین شده، پاداش دریافت خواهد کرد.
همچنین، پاداش گاهی نیز برای عملکرد شرکت و یا زمانی که یک پست بدون متصدی توسط کارکنان دارای مهارت‌ و تجربیات منحصر به فرد پر می‌شود، پرداخت می‌گردد.

انوع جبران خدمات غیر مستقیم

جبران خدمات غیر مستقیم، می‌تواند هرگونه مزایای جانبی باشد که کارفرما ارائه می‌کند. عمدتاً، این مفهوم اشاره به انواع بیمه‌های ارائه شده توسط کارفرمایان از جمله پزشکی، دندانپزشکی، عمر، معلولیت کوتاه یا بلندمدت و بینایی دارد. طرح‌های بازنشستگی، مثل طرح 401(k)، شیوه‌های رایج دیگری در جبران خدمات غیرمستقیم هستند. 
نوع دیگر جبران خدمات غیر مستقیم، طرح‌های مبتنی بر سهام هستند؛ هرچند این طرح‌ها معمولاً در شرکت‌های کوچک ارائه و اجرا نمی‌شوند. در این طرح‌ها معمولاً نوعی از سهام شرکت به عنوان جبران خدمات ارائه می‌شود.
در ادامه سایر مثال‌های جبران خدمات غیر مستقیم معرفی شده‌اند:

• حمایت مالی در زمان معلولیت
• مرخصی با حقوق (PTO)
• پرداخت در تعطیلات
• ساعت کاری منعطف یا زمان‌بندی شده
• سایر اشکال مزایای بازنشستگی
• فرصت‌های پیشرفت
• ارائه‌ی وام به دانشجویان
• مزایای تحصیلی
• کمک‌هزینه‌ی نگهداری از فرزندان
• مزایای نقل مکان
• اتومبیل شرکت
• تجهیزات شرکت (لپتاپ، گوشی موبایل و ...)

شکل 1 براساس ارزیابی PayScale 2020، رایج‌ترین شیوه‌های پاداش دادن شرکت‌ها به استعدادهای برتر و سایر کارکنان را نشان می‌دهد:

 
جمع‌بندی این بخش: چهار روش کلی جبران خدمات مستقیم (حقوق، پرداخت ساعتی، کمیسیون و پاداش) وجود دارند. در سمت دیگر، جبران خدمات غیر مستقیم می‌تواند شامل مرخصی با حقوق، مزایای سلامت و بازنشستگی، ساعت کاری منعطف و غیره باشد.

چگونه یک طرح جبران خدمات را توسعه داده و اجرا کنیم

به توسعه‌ی استراتژی جبران خدماتی فکر کنید که کمتر براساس «چه چیز درست و چه چیز غلط است» و بیشتر براساس «چه چیز برای تیم شما مناسب است» باشد. در ادامه، چند پیشنهاد برای هدایت شما در این مسیر آورده شده است.

1. یک طرح کلی ایجاد کنید. یک هدف غایی و چند هدف مشخص، برای طرح خود تنظیم کنید. همچنین، پیشنهاد می‌کنیم کار خود را با شرح شغل هر کدام از پست‌های تیم شروع کرده و بودجه‌ی عمومی پرسنل را تنظیم کنید. 
2. یک مدیر برای جبران خدمات منصوب کنید. شاغل این پست که معمولاً از افراد بخش منابع انسانی انتخاب می‌شود، وظیفه دارد طرح را یکپارچه سازد، دریافتی هر پست را در صنعت مشخص کند، طبقه‌بندی شغل را معین کند و نحوه‌ی انتخاب روش پرداخت مستقیم را مشخص کند.
3. فلسفه‌ای برای جبران خدمات خلق کنید. تعیین کنید چطور قرار است در بازار کار صنعت خود، رقابت کنید. آیا قرار است جلودار بازار در جبران خدمات مستقیم باشید، یا پرداختی متوسط و مزایای فراوان ارائه کنید؟
4. شغل‌ها را رده‌بندی کنید و در یک جدول قرار دهید. مشخص کنید که به طور مثال، برای مدیران اجرایی یا فروش، چه رده‌بندی پرداختی در ساختار جبران خدمات وجود دارد. همچنین باید رده‌بندی‌های بالقوه در هر گروه از مشاغل را تعیین کنید.
5. رتبه‌هایی برای ارشدیت در هر رده شغلی ایجاد کنید. ضروری است که فرصت‌هایی برای پیشرفت شغلی در نظر بگیرید. سطوحی مثل 1 تا 3، یا ارشد و تازه‌ وارد ایجاد کنید که در جدول جبران خدمات تاثیر داشته باشند و فرصت‌های پیشرفت را برای کارکنان فراهم کنند.
6. حقوق و دستمزد ساعتی را معین کنید. زمانی که طرح کلی جبران خدمات خود را تهیه کردید، نرخ پرداخت ساعتی و بازه‌ی حقوق را برای هر پست و رده‌بندی شغلی، مشخص کنید. در این‌جاست که شما بودجه‌ی سازمانی خود را تنظیم می‌کنید.
7. سیاست‌های مورد نیاز را تنظیم کنید. برخی از سیاست‌های مربوط به دستمزد، مزایای جانبی و سایر موارد پرداختی، تحت تاثیر طرح جبران خدمات قرار می‌گیرند. به طور مثال، شرکت‌ها معمولاً سیاست‌هایی برای پرداخت در تعطیلات، مزایای سلامت، مدیریت دستمزد و یا افزایش حقوق دارند که لازم است در مشی جبران خدمات شرکت قرار گرفته، و یا حداقل با آن هم راستا شوند.
8. موافقت و همراهی سایر رهبران شرکت را جلب کنید. زمانی که همه‌چیز در جای خود قرار گرفت، مطمئن شوید همه‌ی رهبران شرکت از تصمیمات مطلع باشند و با تمام وجود از آن‌ها حمایت کنند.
9. کانال‌های ارتباطی را ایجاد کنید. همه‌ی کارکنان شما، باید به طور همزمان درمورد طرح جبران خدمات، اطلاعات کسب کنند. از روش‌های متعدد برای ارتباط گیری و به اشتراک گذاری طرح استفاده کنید (مثل ایمیل، جلسات گروهی، شبکه‌های اجتماعی، پخش اعلامیه و تراکت و غیره). اگر همه‌ی کارکنان شما، به یک زبان صحبت نمی‌کنند، پیام خود را به زبان‌های مختلف منتشر کنید. باید برای پاسخ‌گویی به سوالات متعدد آمادگی داشته باشید؛ زیرا همه‌ی افراد، پیچیدگی‌های طرح جبران خدمات را به خوبی متوجه نمی‌شوند و ضروریست که هر فرد از بسته‌ی جبران خدمات خود آگاه شود.
10. بر اجرای طرح نظارت کنید، تا بتوانید درصورت نیاز آن را تنظیم یا تکمیل کنید. آماده‌ی اصلاح و ترمیم طرح جبران خدمات خود باشید. برای رقابتی ماندن و قانونی بودن طرح جبران خدمات در طول زمان، انجام این تنظیمات و اعمال برخی تغییرات ضرورت دارند.

 
اطمینان از برابری، عدالت، قانون‌مداری و رقابتی بودن
بخشی از مراحل توسعه طرح جبران خدمات، اطمینان از عادلانه بودن آن برای همه‌ی کارکنان است. این موضوع فقط به جنسیت، فرهنگ، نژاد، قومیت و یا سایر ویژگی‌های مشابه مربوط نیست؛ هرچند، این موارد را در بر می‌گیرد. مجموعه‌ی مهارت‌ها و تجربیاتی که اعضای جدید تیم به شرکت ارائه می‌کنند نیز در شکل‌گیری احساس عدالت مؤثر است.

SHRM آزمونی را پیشنهاد می‌کند که طرح جبران خدمات شما پیش از عمومی شدن، باید از سر بگذراند. در این آزمون به سوالات زیر پاسخ داده می‌شود:

• آیا سیاست‌ها و فلسفه‌ی طرح جبران خدمات شما مطابق قانون هستند؟ برای پاسخ به این سوال باید از قوانین کار کشور آگاه باشید.
• آیا به طور کلی، طرح شما برای همه‌ی کارکنان منصفانه است؟ 
• آیا به طور کلی، طرح شما در ادراک کارکنان عادلانه و قابل دفاع دیده می‌شود؟ در این زمینه باید دقت کرد که واقعیت‌ها را ادراک کارکنان می‌سازد. 
• آیا به طور کلی، طرح شما از نظر مالی منطقی است؟ یعنی، آیا می‌توانید حتی در صورت کاهش سود، یک یا دو فصل به ارائه‌ی پاداش و مزایا ادامه دهید؟
• آیا سازمان شما می‌تواند فلسفه، سیاست و طرح کلی را به کارکنان منتقل کند؟
• آیا طرح شما عادلانه، رقابتی و در راستای فلسفه و سیاست کلی جبران خدمات است؟
• آیا مشی جبران خدمات شما رقابتی است؟ آیا به سازمان شما برای جذب و نگه‌داری استعدادهای برتر کمک می‌کند؟

دلایل زیادی برای تنظیم یا بروزرسانی طرح جبران خدمات شما وجود دارد. ممکن است طرح منسوخ و بی‌کاربرد شود و یا تطابق خود را با قوانین جدید از دست بدهد. الزامات و اهداف مرتبط با استخدام و نگه‌داری کارکنان و استعدادها، دلایل دیگری برای بروز نگه داشتن طرح جبران خدمات هستند. در شکل 2 اولویت‌های شرکت‌ها برای بروزرسانی طرح جبران خدمات نشان داده شده است. هر کدام از این مولفه‌ها، ارزشی حیاتی برای طرح جبران خدمات دارند، زیرا پایه‌های ارتباط کارکنان با کارفرمایان هستند.

 
جمع‌بندی این بخش: شما به نقشه‌ای یکپارچه برای توسعه و اجرای طرح جبران خدمات خود نیاز دارید. مطمئن شوید طرحی که در حال ایجاد آن هستید، عادلانه، منصفانه، قانونی و رقابتی باشد. در غیر این صورت، در ادامه‌ی کار باید با مشکلات زیادی دست و پنجه نرم کنید.

مثال‌های طرح جبران خدمات

اگرچه مشاهده‌ی طرح جامع جبران خدمات شرکت‌ها، کار دشواری است (زیرا بسیاری از شرکت‌ها این اطلاعات را محرمانه نگه می‌دارند)، می‌توانیم چند شرکت طراحی و برنامه‌ریزی جبران خدمات را معرفی کنیم که منابع خوبی  برای توسعه‌ی این طرح‌ها هستند. از جمله این شرکت‌ها، می‌توان به Culpepper and Associates Inc. (ارزیابی‌های جبران خدمات) و PeopleFluent (مجموعه‌ی مدیریت استعداد) اشاره کرد.
جمع‌بندی این بخش: منابع مختلفی در خصوص قالب‌ها و ابزارهای توسعه‌ی طرح‌های جبران خدمات وجود دارد. با استفاده از این قالب‌ها و ابزارها می‌توان کار طراحی طرح جامع جبران خدمات را بهتر مدیریت نمود.

جمع‌بندی
طرح‌های جبران خدمات برای تقویت طرح‌های جذب و نگه‌داری افراد شاخص در شرکت‌ها، مفید هستند. اطمینان حاصل کنید که وقت کافی برای توسعه طرح و انتقال موثر آن به همه اعضای تیم اختصاص می‌دهید.

می‌توانید مدل جبران خدمات 4P را به عنوان یک مدل جامع جبران خدمات مطالعه کنید. این مدل، مبتنی بر استاندارد 34000 منابع انسانی و با رعایت الزامات قانون کار ج .ا. ایران طراحی شده و در سال‌های اخیر، مورد توجه بسیاری از سازمان‌های پیشرو در برند کارفرمایی قرار گرفته است.

لینک مقاله