سیستم‌های آنلاین باعث ایجاد انقلابی در نگرش سازمان‌ها نسبت به عملکرد کارکنان و نحوه‌ی اندازه‌گیری و مدیریت عملکرد کارکنان شده است. یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد کارآمد، باعث می‌شود که کل فرآیند مدیریت عملکرد برای مجریان «آسان‌تر»، برای کارکنان «جذاب» و برای مدیران «بی‌دردسر» باشد.
اما چگونه می‌توان بهترین نرم‌افزار مدیریت عملکرد را شناسایی کرد؟ یافتن تامین‌کننده‌ی مناسب نرم‌افزار مدیریت عملکرد، کاری نیست که آن را سبک بشمارید. برای یک انتخاب هوشمندانه، حتماً تحقیقات لازم را انجام دهید.
در این مقاله، 12 پرسش برای انتخاب مناسب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد مطرح می‌شوند؛ سوالاتی ضروری که فرآیند تحقیق برای یافتن نرم‌افزار مناسب را برای شما آسان می‌کنند.
سوالات مربوط به خود ارزیابی سازمان
پیش از مقایسه‌ی نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد، باید نسبت به فرآیندهای فعلی خود آگاهی کسب نمایید و انتظارات خود را از سیستم جدید مشخص کنید. می‌توانید از سوالات زیر برای تعیین موقعیت فعلی خود، و مسیری که قصد پیمودن آن را دارید، استفاده کنید:
سوال اول: «چرا در اختیار داشتن یک سیستم مدیریت عملکرد برای شما اهمیت دارد؟»
مدیریت عملکرد اثربخش، عاملی ضروری برای استمرار موفقیت کسب و کار است. این فرآیند شامل دریافت و ارائه‌ی بازخورد، اجرای منظم ارزیابی عملکرد، قدردانی از کارکنان و موارد دیگر می‌شود. اما انجام تمامی این فعالیت‌ها، چه برای مدیران و چه برای کارکنان، وقت‌گیر است و به سادگی می‌تواند رهبران را خسته کند. نتیجه‌ی این اتفاق، ارتباطات ضعیف، شکست‌های متعدد و ناامیدی و فرسودگی فراگیر است.
یک سیستم مدیریت عملکرد، می‌تواند در سازمان‌دهی و اولویت‌بندی فعالیت‌های مدیریت عملکرد به مدیران و دست‌یابی به نتایج بهتر و اقدامات هماهنگ و هم‌راستا، کمک کند. اما این که چه نرم‌افزاری را انتخاب کنید، بستگی به پاسخ این این پرسش دارد که «اصلاً چرا می‌خواهید بر روی سیستم مدیریت عملکرد سرمایه گذاری کنید؟».
یافتن این پاسخ، به شما در تصمیم‌گیری و بیان مسئله برای سایر افراد ذی‌نفع کمک می‌کند.
سوال دوم: «سیستم مدیریت عملکرد قرار است چه کاری برای ما انجام دهد؟»
مشابه مورد قبل، توجه به قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای که به دنبال آن‌ها هستیم، در انتخاب نرم‌افزار مدیریت عملکرد ضرورت دارد. انتخاب نرم‌افزاری مملو از امکانات غیرضروری که کارکردهای اصلی مورد نیاز شما را برای بهبود عملکرد و تسهیل فرآیندها تامین نمی‌کند، ایده‌ی خوبی نیست.
نیازمندی‌ها و اهداف سیستم مدیریت عملکرد خود را در نظر بگیرید. انتظار دارید که نرم‌افزار چه خدمتی به شما ارائه کند و کدام یک از نیازهای شما را مرتفع سازد؟
پاسخ این سوال، می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- مسئولیت‌های هر فرد و انتظارات سازمان از او را اطلاع‌رسانی و شفاف‌سازی کند.
- اهداف فردی و سازمانی را هماهنگ و هم‌راستا سازد.
- پیوند سازمانی و ماندگاری استعدادهای برتر را ارتقاء بخشد.
- کارکنان را توسعه داده و آن‌ها را هدایت کند.
- شایستگی‌هایی مانند نوآوری، چابکی و تفکر نقادانه را تقویت کند.
- باعث افزایش انگیزه‌ی کارکنان برای کسب موفقیت شود.
قابلیت موافقتنامه‌های عملکرد در نرم افزار سیمرغ، موجب شفاف شدن مسئولیت‌ها و انتظارات فرد می‌شود و میزان هم‌سویی اهداف فردی و سازمانی را در نظر می گیرد. این شفافیت، موجب افزایش تعلق سازمانی کارکنان خواهد شد، آن‌ها را در «مسیر توسعه» هدایت خواهد کرد و به آن‌ها انگیزه خواهد بخشید.
سوال سوم: «سیستم فعلی ما چه نقاط قوت و ضعفی دارد؟»
فرآیندهای موفق و فرآیندهای نیازمند بهبود را در سیستم فعلی خود شناسایی کنید تا بتوانید نرم‌افزاری انتخاب کنید که نقایص‌های موجود را برطرف می‌کند و باعث می‌شود موفقیت‌های گذشته را بهتر از قبل تکرار کنید.
سوال چهارم: «اکنون و در آینده، چه فرصت‌هایی پیش رو داریم؟»
هم‌زمان با ارزیابی وضعیت فعلی مدیریت عملکرد، به دنبال فرصت‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت برای بهبود خروجی‌های کسب‌وکار باشید.
به طور مثال، یک سیستم مدیریت عملکرد در کوتاه‌مدت، می‌تواند به شما برای مدیریت اموری مثل «گذار از ارزیابی سالانه به فصلی»، «قدردانی از کارکنان در مراسم رسمی و عمومی» و «ایجاد اهداف تیم‌محور جهت هم‌راستایی بیشتر فعالیت‌های کارکنان با اهداف سازمانی» کمک کند.
همه‌ی این ابزارها می‌توانند موجب شوند که سازمان به درک بهتری از عملکرد (خودش و کارکنان) دست یابد و ارتباط میان پیشرفت افراد و موفقیت سازمان یا کسب‌وکار را کشف کند.
در بلند مدت نیز، سیستم‌های مدیریت عملکرد می‌توانند به شما در بهره‌گیری از فرصت‌ها کمک کنند. برخی از این فرصت‌ها عبارتند از:
- نهادینه‌سازی گفتگوی مستمر
- فراهم کردن بازخورد برای همه‌ی کارکنان
- ایجاد اهداف چابک و پویای هم‌راستا با اهداف تیمی و سازمانی
- همه‌ی این موارد نشان‌دهنده‌ی یک فرآیند مستمر و تکرارپذیر هستند که به شما در درک، انگیزش و هدایت کارکنان در جهت بهبود عملکرد در سراسر سازمان کمک می‌کنند.
امکان «ثبت وقایع حساس» که در نرم افزار سیمرغ پیاده‌سازی شده است، به مافوق‌ها این امکان را می‌دهد که تمام وقایع حساس رفتاری، مهارتی و کاری کارکنان خود را ثبت کنند. ثبت وقایع حساس و بازخوردهایی که توسط مدیر به کارمند داده می‌شوند، به نهادینه‌سازی گفتگوهای مستمر کمک می‌کنند.
فرم‌های موافقتنامه نیز که در ابتدای هر دوره تنظیم می‌شوند، به ایجاد اهداف چابک و پویای هم‌راستا با اهداف تیمی و سازمانی کمک می‌کند.
سوالات مربوط به بررسی نرم‌افزار
پرسش‌های زیر به شما کمک می‌کنند تا به اطلاعات دقیقی در مورد قابلیت‌ها و امکانات نرم‌افزار دست یافته و نرم‌افزاری هم‌راستا با اهداف‌تان انتخاب کنید.
سوال پنجم: «نرم‌افزار، کدام جنبه‌های سیستم مدیریت عملکرد را پوشش می‌دهد؟»
بررسی کنید که آیا نرم‌افزار مدیریت عملکرد مورد نظر، همه ابزارهایی را که مدیران برای خدمت بهتر به اعضای تیم نیاز دارند، فراهم می‌کند یا خیر. با رهبران تیم‌ها به گفت‌وگو بنشینید و از آن‌ها بپرسید که برای انجام کامل مسئولیت‌های مدیریتی‌شان به چگونه نرم‌افزاری نیاز دارند. برخی از سوالات پیشنهادی عبارتند از:
- آیا استفاده از یک صفحه‌ی اعلان برای قدردانی همکاران از یکدیگر، به افزایش حس ارزشمندی کارکنان کمک می‌کند؟
- آیا مدیران برای اطمینان از هم‌راستایی تیم، به هدف‌گذاری شفاف و سیستمی برای پیگیری اهداف نیاز دارند؟
- آیا استفاده از تکنولوژی برگزاری جلسات فردی بین کارمند و مدیر، به ارتقاء روابط بین فردی آن‌ها کمک می‌کند؟
- آیا ارزیابی 360 درجه به رشد و توسعه‌ی شغلی مدیران و کارکنان کمک می‌کند؟
- نرم‌افزار مدیریت عملکردی که انتخاب می‌کنید، باید برای مدیران ایجاد مزیت کند، نه مانع.
سوال ششم: «آیا نرم‌افزار مدیریت عملکرد، قابلیت بومی‌سازی بر اساس فرهنگ سازمان شما را دارد؟»
نرم‌افزار مدیریت عملکرد قرار است برخی ساختارها و فرآیندها را برای شما فراهم کند. برای مثال، یک نرم‌افزار می‌تواند قالبی برای ملاقات‌های یک به یک به همراه زمان‌بندی این ملاقات‌ها داشته باشد. این قابلیت فوق‌العاده است، اما تامین‌کننده‌ی نرم‌افزار مورد نظر، باید به شما هم مقداری آزادی عمل داده باشد. فرهنگ شرکت شما منحصر به فرد و همواره در حال تکامل است. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که در حال حاضر و هم در آینده، بتواند پاسخ‌گوی نیازهای شما باشد.
بومی‌سازی را یک گام فراتر برده و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که برای شما امکان شخصی‌سازی پروفایل کارکنان، استفاده از تصاویر، ویدئوها و تصاویر متحرک را فراهم کند. نرم‌افزار مورد نظر باید الزامات برندینگ شرکت شما را نیز رعایت کند و با ارزش‌های اصلی شما هماهنگ باشد.
سوال هفتم: «آیا توسعه‌دهنده‌ی نرم‌افزار، از نرم‌افزار خودش استفاده می‌کند؟»
اگر بدانید که موضوع «عدم استفاده‌ی تامین‌کنندگان از نرم‌افزار خودشان» چقدر رواج دارد، حتماً غافل‌گیر خواهید شد. اگر توسعه‌دهنده‌ی نرم‌افزار مدیریت عملکرد از ابزار خودش استفاده نمی‌کند، شما نیز این کار را نکنید.
سوال هشتم: «آیا نرم‌افزار مدیریت عملکرد قابلیت یک‌پارچگی با سایر سیستم‌ها را دارد؟»
معمولاً مدیران از سیستم‌های اضافه، پسوردهای بیشتر و در نتیجه، «دردسرهای بیشتر» فراری‌اند. پس، حتماً از تامین‌کننده‌ی نرم‌افزار خودتان بپرسید که آیا این نرم‌افزار، می‌تواند با سایر سیستم‌هایی که مدیران در جریان کارهای روزمره‌ی خود استفاده می‌کنند یک‌پارچه شود یا خیر.
نرم‌افزار مدیریت عملکرد شما، دست کم باید با سیستم اطلاعاتی منابع انسانی یک‌پارچه باشد تا تمامی داده‌های کارکنان همواره بروز باشند. اگر تامین‌کننده‌ی نرم‌افزار شما هنوز اقدامی برای یک‌پارچگی نرم‌افزار با سیستم‌های مورد نیاز شما انجام نداده است، از او بخواهید که دست به کار شود.
سوالات مربوط به بررسی خدمات پشتیبان
در نهایت، باید به بررسی خدمات پشتیبانی نرم‌افزار مورد نظر بپردازیم.
سوال نهم: «پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت عملکرد چه قدر کار می‌برد؟»
هرچقدر پیاده‌سازی یک نرم‌افزار آسان‌تر باشد، جلب موافقت کارکنان و مدیران برای استفاده از آن نیز، آسان‌تر خواهد بود. به دنبال نرم‌افزاری باشید که استفاده از آن آسان باشد و تأمین‌کنندگان آن، در موضوع‌های «آموزش و اضافه کردن کاربران جدید» و «پاسخ‌گویی به سوالات و رفع عیوب احتمالی»، خدمات پشتیبانی مناسبی ارائه دهند.
سوال دهم: «آیا کارکنان و مدیران با نرم‌افزار سازگار خواهند شد؟»
بدیهی است که شما قصد ندارید که روی نرم‌افزاری سرمایه‌گذاری کنید که مدیران و کارکنان شما از آن استفاده نمی‌کنند. از تامین‌کنندگان نرم‌افزار بپرسید که چگونه به سازمان شما برای سازگار شدن با نرم‌افزار کمک می‌کنند؟ یک نرم‌افزار خوب، امکان «ورود به پنل شخصی برای مشاهده‌ی آمارها»، «فرستادن اخطار برای کاربران با فعالیت کم» و نیز «نمایش فعالیت‌های اخیر کارکنان» را برای شما فراهم می‌سازد.
اما اگر بخواهیم صادق باشیم، برای سازگاری بهتر شما با نرم‌افزار، هیچ‌کدام از موارد بالا ضروری نیستند. یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد خوب، باید برای مدیران «کاربری بدون خطا و آسان» و برای کارکنان، «کاربری مشارکتی» داشته باشد. در این صورت، به خودی خود توسط سازمان شما پذیرفته خواهد شد. از تامین‌کنندگان نرم‌افزار بخواهید که یک نسخه‌ی دمو رایگان در اختیارتان قرار دهند تا ببینید که آیا کارکنان می‌توانند با نرم‌افزار سازگاری پیدا کنند یا خیر.
سوال یازدهم: «فروشنده تا چه میزان خدمات ارائه می‌دهد؟»
هنگام انتخاب نرم‌افزار مدیریت عملکرد، به کیفیت پشتیبانی فروشنده توجه کنید. برخی فروشندگان، فقط تا مرحله‌ی نصب و تنظیمات اولیه‌ی نرم‌افزار همراه شما هستند و سپس، در مراحل استفاده از نرم‌افزار، معرفی آن به کارکنان و بهره بردن از حداکثر امکانات آن، شما را تنها می‌گذارند.
این بدان معنی است که شما احتمالاً نمی‌توانید از امکانات نرم‌افزار جدید خود به طور کامل استفاده کنید. به دنبال تأمین‌کننده‌ای باشید که در تمامی مراحل (از گفت‌وگوهای اولیه درباره خرید تا برنامه‌ریزی برای استفاده از نرم‌افزار و خدمات آموزشی در حین استفاده) خدمات مطمئنی به شما ارائه کند.
هنگام ارزیابی فروشندگان، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- نظرات سایر کاربران نرم‌افزار
- کیفیت تیم پشتیبان یا «زمان مورد نیاز برای پاسخ»
- در دسترس بودن خدمات پشتیبانی (چت، تلفن و ایمیل)
- امتیاز شاخص خالص مروجان ارائه‌شده توسط مشتریان
- منابع آموزشی کمکی مانند منابع اینترنتی و کتابخانه‌ای
تیم پشتیبانی سیمرغ در تمامی مراحل پیاده‌سازی و حل چالش‌های اجرایی تا رسیدن به نتایج نهایی «قدم به قدم» در کنار شما خواهد بود. همراهی تیمی متخصص و باتجربه در پیاده‌سازی نرم‌افزار و هم‌چنین، برگزاری جلسات آموزشی جزو خدمات ویژه‌ی سیمرغ می باشد.
در نظرسنجی‌های انجام‌شده بین مشتریان نیز، سطح رضایت مشتریان از خدمات پشتیبانی سیمرغ «خیلی بالا» ارزیابی شده و تیم پشتیبانی در این عرصه، عملکرد ممتازی داشته است.
سوال دوازدهم: «آیا تامین‌کننده نرم‌افزار می‌تواند به ما در سنجش اثربخشی نرم‌افزار کمک کند؟»
هر نرم‌افزاری که به قدر کافی با کیفیت باشد، می‌تواند اثربخشی خود را اثبات کند. دقت کنید که نرم‌افزار شما می‌تواند شاخص‌هایی را که برای شما و سایر رهبران اهمیت دارند، اندازه‌گیری کند. از تامین‌کننده خود بخواهید مواردی مثل تاثیر قدردانی عمومی بر احساس ارزشمندی کارکنان، یا تاثیر هدف‌گذاری شفاف و دنبال کردن اهداف را بر افزایش هم‌راستایی سازمانی به شما نمایش داده و اثبات کند.
منبع: quantumworkplace.com
مقالات پربازدید