بهترین نرم‌افزار مدیریت عملکرد کارکنان چه ویژگی‌هایی دارد؟

توضیح: نسخه‌ی اصلی این مقاله، بهترین ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت عملکرد را در سال 2017 توضیح می‌دهد. همه‌ی تغییرات و آمارها، در ژوئن 2021 به روز رسانی شده‌اند.

نرم‌افزار مدیریت عملکرد یک ابزار فناورانه است که به فهم بهتر سازمان‌ها از عملکرد کارکنان و بهره‌وری آن‌ها، کمک می‌کند. این ابزار، به مدیریت اجازه می‌دهد تا به آسانی عملکرد کارکنان خود را پیگیری، تحلیل و ارزیابی کند. هم‌چنین، از دست‌یابی آن‌ها به اهداف و رسیدگی به مشکلات اطمینان حاصل کند. از اطلاعات به دست آمده از نرم‌افزار، می‌توان در جبران خدمات، طراحی مسیر شغلی، اهداف سازمانی، تصمیم‌گیری در حوزه‌ی جذب و استخدام، بررسی و بازخورد عملکرد و در مجموع، هر موضوعی که به مدیریت سرمایه‌ی انسانی مرتبط باشد، استفاده کرد.

نرم‌افزار مدیریت عملکرد، ابزار جدیدی در تکنولوژی‌های مدیریت منابع انسانی نیست و همواره خود را با نیازهای صنعت انطباق داده است. هنگامی‌ که پیشرفت‌های جدید در تکنولوژی ایجاد می‌شود، این ابزارها نیز مطابق با روندهای روز و نیازهای در حال تغییر کارکنان و کارفرمایان، تغییر و توسعه داده می‌شوند.

آیا شما به نرم‌افزار مدیریت عملکرد نیاز دارید؟

اگر شرایط زیر را داشته باشید، بهتر است به سرمایه‌گذاری روی نرم‌افزار مدیریت عملکرد فکر کنید:

1. کارکنان نسبت به سیستم مدیریت عملکرد فعلی شما شکایت‌ها یا انتقاداتی دارند.
2. تیم منابع انسانی شما، زمان بسیار زیادی را صرف سامان‌دهی کاغذبازی‌های مربوط به مدیریت عملکرد و پیگیری تکمیل فرم‌های ارزیابی و جمع‌آوری آن‌ها می‌کند.
3. یک سیستم دستی دارید که شامل تعداد زیادی اسناد پرینت‌ شده و صفحات اکسل است.
4. پیوند سازمانی کارکنان شما، پایین و یا نرخ ترک کار آن‌ها بالاست.
5. تعداد زیادی از کارکنان نمی‌توانند اهداف، مهلت‌های زمانی و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) خود را تحقق بخشند.
6. نگران هستید که فرآیندهای فعلی سازمان شما، ریسک تصمیم‌گیری‌هایی مانند ارتقا، برنامه‌های جبران خدمات و یا قطع همکاری را افزایش دهد.

چرا باید از نرم‌افزار مدیریت عملکرد استفاده کنیم؟

دلایل متعددی برای استفاده و پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت عملکرد وجود دارند که مهم‌ترین آن‌ها، بهبود ارتباطات و شفاف شدن انتظارات است. یک کارمند بسیار با استعداد را در نظر بگیرید که یک سال برای سازمان کار کرده و شایستگی زیادی در پست خود نشان داده است. مدیر او در ارزیابی عملکرد، پیشنهاد ارتقای او را مطرح کرده است و خود او نیز تمایل دارد که رهبر یک تیم باشد.

متاسفانه، فرم‌های ارزیابی پس از تکمیل، در یک پوشه قرار داده شده و هیچ‌گونه برنامه‌ریزی برای اقدامات بعدی انجام نمی‌گیرد. اگرچه، مدیر او می‌داند که این فرد، سرمایه‌ی ارزشمندی برای سازمان خواهد بود، اما باز هم باید از طریق گفتگوهای رودررو و شفاهی، راهنمایی‌های لازم را به او ارائه کند. در چنین شرایطی، طراحی اهداف اجرایی قابل ارزیابی و پیشرفت در مسیر این اهداف، زمان بسیار زیادی می‌گیرند. از آن‌جا که هیچ فرآیند ساختارمندی وجود ندارد، برخی از این اهداف در لحظه تنظیم شده‌اند و ارتباط آن‌ها با اهداف آتی سازمان مشخص نیست. بدیهی است که این مدیر، چندین کارمند دیگر هم دارد که باید این فرآیند زمان‌بر را برای‌ آن‌ها نیز انجام دهد.

در این وضعیت، کارمند احساس می‌کند که محدود به نقش فعلی خود شده و نمی‌تواند تأثیر فعالیت‌های کنونی خود را در پیشرفت شغلی و رسیدن به نقش رهبری تیم، مشاهده کند. چنین افرادی، پس از آن‌که برای چندین ماه، عملکردی فراتر از حد انتظار داشته‌اند، اما پاداش یا بازخوردی دریافت نکرده‌اند، به دنبال استخدام در سازمان جدیدی خواهند بود. اگرچه، از زاویه دید مدیر، کارمند به اهداف خود دست می‌یابد، ولی روشن نیست کدام هدف، نشان‌دهنده‌ی آمادگی او برای ارتقای شغلی است. بدتر از این، ممکن است چند هفته پس از ارزیابی عملکرد، سرپرست این فرد به بخش جدیدی منتقل شود و کارمند مجبور شود مجدداً خود را با سرپرست جدید تطبیق دهد.

در این سناریو، اگر مدیر از نرم‌افزار مدیریت عملکرد مناسبی استفاده می‌کرد، کارمند وی می‌دانست که برای ارتقای شغلی، باید به چه مجموعه اهدافی دست پیدا کند. مدیر نیز امکان آن را داشت که از یک فرآیند مشخص برای تدوین یک برنامه‌ی اقدام دقیق استفاده کند. در چنین فرآیندی، رهبران و کارکنان می‌توانند اهداف را مشاهده کرده، برنامه‌ریزی مسیر شغلی را انجام دهند و مسیر آینده‌ی خود را مشخص نمایند. اگر انتظارات شفاف بیان می‌شدند، کارمند نیز به دنبال استخدام در جای دیگری نمی‌رفت. به علاوه، حتی در صورت جابجایی مدیران، سرپرست جدید اطلاعات دقیق‌تری از پیشرفت فردی و تیمی به دست می‌آورد و بنابراین، به سرعت با تیم هماهنگ می‌شد. هم‌چنین، به کارکنان در مسیر رسیدن به اهداف شغلی کمک می‌کرد.

یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

مواردی که در ادامه می‌آیند، ویژگی‌های کلیدی و مهم یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد هستند:

داشبورد اطلاعاتی کاربرپسند:

مزیت اصلی یک نرم‌افزار مدیریت عملکرد، توانایی آن در جمع‌آوری و سازمان‌دهی کلیه‌ی داده‌های حیاتی و استانداردهای عملکرد به صورت یک‌جا است. یک داشبورد اطلاعاتی مرکزی، با تسهیل مدیریت داده‌های عملکردی کارکنان، به رهبران در اتخاذ تصمیمات بهتر مرتبط با نیروی کار کمک می‌کند. هم‌چنین، کارکنان نیز می‌توانند از طریق داشبورد شخصی خود، بازخوردهای لحظه‌ای دریافت کنند.

ما در نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ با قراردادن 3 داشبورد در سطح فردی، مدیریتی و ادمین، این ویژگی را در طراحی لحاظ کرده ایم.

مدیریت دوره‌های ارزیابی عملکرد:

نرم‌افزار مدیریت عملکرد - فارغ از این‌که دوره‌ی زمانی ارزیابی در سازمان شما چقدر باشد - به هماهنگی، سازمان‌دهی، زمان‌بندی و ذخیره‌ی همه‌ی اطلاعات مرتبط با عملکرد در سازمان، کمک می‌کند. نرم‌افزار، می‌تواند به مدیران پیام‌های یادآوری ارسال کند، دسترسی افراد و مدیران را مدیریت کند و ساختاری برای کل فرآیند ارزیابی فراهم کند.

این ویژگی نیز با امکان تعریف دوره‌های مستقل از هم، که در هر دوره می‌توان تنظیمات خاص آن دوره را داشت، در نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ لحاظ شده است.

ارزیابی 360 درجه و بازخورد همکاران:

بازخورد همکاران و ارزیابی 360 درجه، اگر به درستی اجرا شوند، ابزارهای ارزشمند و مؤثری هستند. نرم‌افزار مدیریت عملکرد، با داشتن قابلیت ارزیابی‌های بدون نام و نظام‌مند، می‌تواند این فرآیندها را به آسانی اجرا کند. در برخی موارد، چندین نفر در فرآیند ارزیابی عملکرد یک کارمند دخیل هستند. نرم‌افزار در این شرایط، پیشرفت بازخوردها را دنبال می‌کند، تا مطمئن شود که هرکدام از ارزیابان، نظر خود را به سرعت وارد سیستم می‌کنند.

امکان ارزیابی 360 و حتی فراتر در سطح 540، در نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ فراهم شده است. نکته‌ی مهم، امکان فعال یا غیرفعال‌سازی هر کدام از منابع ارزیابی 360 در نرم افزار سیمرغ است که در هر دوره، نسبت به سطح بلوغ فرآیند و فرهنگ سازمان، می‌توان آن‌ها را فعال یا غیرفعال کرد.

قابلیت شخصی‌سازی الگوهای ارزیابی:

موثرترین راه ارزیابی عملکرد، ساختاربندی ارزیابی‌ها پیرامون اهداف و ارزش‌های منحصر به فرد سازمان شماست. این یعنی شاخص‌های ارزیابی یک مدیر ارشد با مدیر اجرایی باید متفاوت باشد و هر دوی این‌ها، با سازمان دیگر به کلی فرق کنند. یک الگو برای همه مناسب نیست؛ پس نرم‌افزار ایده‌آل باید قابلیت شخصی‌سازی متن‌ها، مقیاس‌ها و بخش‌های مختلف را داشته باشد، تا فرآیند مدیریت عملکرد با نیازهای نیروی کار و منابع انسانی شما متناسب شود.

نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ، با انعطاف کامل در فرم‌ساز، این امکان را به عنوان ادمین به شما می دهد تا همه‌ی فرم‌ها، شامل شاخص ها، ضرایب، بخش‌بندی، عناوین، نوع شاخص و هر آن‌چه در فرم ها وجود دارد را به نسبت شغل، گروه‌های شغلی، واحد، رده، مافوق و یا حتی فرد شخصی سازی کنید.

پیگیری اهداف و عملکرد:

پیگیری مداوم اهداف و عملکرد، مدیران را قادر می‌سازد تا پیشرفت پروژه‌ها را دنبال کنند و تشخیص دهند که کدام یک از کارکنان، عملکرد عالی داشته و کدام‌یک نیاز به راهنمایی و کمک بیشتر دارد. از آن‌جا که این اطلاعات در اختیار کارکنان نیز قرار می‌گیرد، همه‌ی اعضای سازمان - حتی در سایر واحدها و بخش‌ها - همواره در جریان اهداف و پیشرفت پروژه قرار خواهند داشت.

انعطاف بازه های ارزیابی، امکان ارزیابی و بازنگری اهداف در ماه یا فصل در نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ و ثبت بازخورد به نسبت دست‌یابی به اهداف (امکان اتصال به سایر سیستم‌های آماری سازمان) به پیگیری دقیق و منظم اهداف کمک می‌کند.

برنامه‌های توسعه و جانشین‌پروری:

کارکنان برای فعالیت مؤثر و بلندمدت در سازمان، نیاز به حمایت و پشتیبانی دارند. به کمک ابزارها (نرم‌افزارهای) مدیریت عملکرد، می‌توانید پیشرفت کارکنان را پیگیری کنید، اهداف بلندمدت تنظیم کنید و درک خود را در خصوص ارتباط بین عملکرد فرد و پیشرفت کسب‌وکار افزایش دهید. نرم‌افزار مدیریت عملکرد که از قابلیت‌های ماتریس 9 خانه‌ای در مدیریت استعداد استفاده کند، به افزایش این درک کمک کرده و مدیران اجرایی را قادر می‌سازد تا خود را با اهداف اساسی سازمان هم‌راستا کنند.

با اتصال به ماژول مدیریت استعداد نرم افزار سیمرغ، شما این امکان را خواهید داشت تا به ماتریس 9 خانه‌ای در مدیریت استعداد برای جانشین‌پروری نیز دسترسی داشته باشد.

از داده‌های عملکردی در فرآیند استخدام و پیش‌بینی عملکرد استفاده کنید.

داده‌های جمع‌آوری شده از عملکرد کارکنان، برای استخدام درون سازمانی اطلاعات خوبی در خصوص مسیر حرفه‌ای شخص فراهم می‌کند و هم‌چنین، کیفیت استخدام از بیرون سازمان را نیز افزایش می‌دهد. قابلیت‌های مربوط به پیش‌بینی عملکرد در یک نرم‌افزار، تصمیمات استخدامی را در هر سطحی، از کارآموز تا مدیر اجرایی، ارتقا می‌دهند.

تیم‌های منابع انسانی و متخصصان جذب استعدادها از این موضوع به خوبی آگاه هستند که استخدام یک فرد جدید، به منزله‌ی یک سرمایه‌گذاری بلند مدت در سازمان است. فارغ از آن‌که فرد استخدام شده، چقدر باتجربه و تحصیل‌کرده است، او از ابتدا نیازمند کمک، راهنمایی، آموزش و حمایت است. مدیریت عملکرد، گامی اساسی در مسیر شغلی و حرفه‌ای یک کارمند است و از طریق افزایش پیوند سازمانی، سطح بهروه‌وری و رضایت شغلی، به شرکت نیز نفع می‌رساند.

در نرم افزار مدیریت عملکرد سیمرغ، با ارائه‌ی گزارش های تحلیلی در مورد عملکرد کارکنان و روند طی شده در مسیر توسعه‌ی شایستگی‌ها، دیتاهای مهمی را دریافت می‌کنید که آیا فرآیند جذب فعلی در غربال‌گری و جذب افراد با عملکرد بالا موثر است یا خیر؟ گزارش‌ها و آمارهای تحلیلی، بعد از سه دوره، به شما در پیش‌بینی عملکرد کارکنان و البته بهبود آن، که موضوعی مهم تر است، کمک شایانی می‌کند.

لینک مقاله