روش‌های ایجاد فرصت ارتقاء عملکرد و افزایش بهره‌وری برای کارکنان

چگونه بهره‌وری کارکنان را افزایش دهیم؟ این سوالی است که هر مدیری سعی می‌کند به آن پاسخ دهد. از آنجایی که افراد ارزشمندترین دارایی هر سازمان هستند، شرکت‌ها باید به دنبال راه‌هایی برای توانمندسازی کارکنان و موفقیت آنها باشند. 

ایجاد فرصت ارتقاء عملکرد و افزایش بهره‌وری برای کارکنان 

در چند سال گذشته، شاهد تغییرات عمده‌ای در نحوه عملکرد شرکت‌ها و مدیریت کارکنان بوده‌ایم. اما چگونه می‌توانیم با وجود این تغییرات از بهره‌وری بالای کارکنان اطمینان حاصل کنیم؟ در این مقاله به بهترین شیوه‌های ارتقاء عملکرد و افزایش بهره‌وری کارکنان می‌پردازیم. 

1. افزایش شفافیت و همسویی سازمانی

یکی از بزرگترین دلایل عملکرد ضعیف در محل کار، نیاز به شفافیت بیشتر و همسویی سازمانی بین تیمها است. اگر کارکنان شما با ارزش‌های اصلی، ماموریت و چشم‌انداز شرکت شما آشنا نباشند، نمی‌توانند برای دستیابی به اهداف تعیین‌شده با یکدیگر همکاری کنند.

با این حال، بسیاری از شرکت‌ها، به ویژه استارتاپ‌ها، پتانسیل زیادی برای پیشرفت در این زمینه دارند.

بر اساس تحقیقات اخیر، 72 درصد از کارکنان استراتژی شرکت خود را به‌طور کامل درک نمی‌کنند و 58 درصد از آنان می‌خواهند که نسبت به مراحل بعدی کار شرکت بینش بهتری داشته باشند.

علاوه‌بر این، آمار کار تیمی نشان می‌دهد که 97 درصد از کارکنان و کارفرمایان معتقدند که عدم همسویی تیم بر موفقیت یک کار یا پروژه تأثیر می‌گذارد.

راه‌حل چیست؟

در استراتژی ارتباطات داخلی خود منابع بیشتری را سرمایه‌گذاری کنید. انتشار یک خبرنامه یا پادکست به شما امکانی می‌دهد تا کارکنان را در جریان وضعیت فعلی سازمان قرار دهید و به آنها بگویید که در چه مسیری حرکت می‌کنید. 

اگر برای کارکنان خود یک وبینار یا پادکست ترتیب می‌دهید، از مدیر عامل و سایر رهبران دعوت کنید تا صحبت کنند و همیشه به کارکنان اجازه دهید که در گفتگوها شرکت کنند.

2. تعیین اهداف و انتظارات شفاف 

تعیین اهداف فردی شفاف برای بهبود بهره‌وری کارکنان شما حیاتی است. هنگامی که چشم‌انداز و مأموریت شرکت خود را مشخص کردید، مدیران باید آنها را با KPIهای فردی همسو کنند.

یکی از تحقیقات اخیر نشان داده است که 95 درصد کارکنان از اهداف شرکت یا آنچه که برای دستیابی به این اهداف از آنها انتظار می‌رود، اطلاع کاملی ندارند. 

راه‌حل چیست؟ 

هنگامی که کارکنان شما اهداف کلی کسب‌وکار شرکت را درک کردند، به آنها این قدرت را بدهید تا KPIهای خود را تعریف کنند. این کار یک راه عالی برای تقویت نوآوری در محل کار و بیدار کردن خلاقیت کارکنان است.

گرچه در ابتدا این فرآیند نیاز به تکرار دارد، اما کارکنان شما خیلی زود به‌طور مستقل آن را انجام خواهند داد. 

3. تمرکز بر تجربه‌ی کارکنان برای افزایش تعلق سازمانی

افزایش حس تعلق سازمانی معمولاً با بهبود بهره‌وری همراه است. اما برای افزایش حس تعلق سازمانی کارکنان، ابتدا باید عواملی که تجربه کارکنان را در محل کار شکل می‌دهند، درک کنید.

گرچه برای برخی کارکنان حقوق و دستمزد بیشترین انگیزه را ایجاد می‌کند، برخی دیگر ممکن است با مزایایی مثل پیشرفت شغلی، ساعت کاری منعطف، فرهنگ سازمانی مثبت و ... انگیزه بگیرند. 

راه‌حل چیست؟ 

بهترین راه برای درک انگیزه‌ی کارکنان این است که مستقیماً از خودشان بپرسید. پیش از اینکه حدس بزنید چگونه باید تجربه‌ی کاری افراد را بهبود ببخشید، برگزاری یک نظرسنجی در سطح شرکت را درنظر بگیرید. 

4. ارائه بازخورد مستمر

کارکنانی که به‌طور منظم از مدیر خود بازخورد دریافت می‌کنند، ابتکار عمل بیشتری دارند، همکاران بهتری هستند و بیشتر به کارشان اهمیت می‌دهند. در نتیجه، سطح بهره‌وری بالاتری دارند. 

ارائه‌ی بازخورد اگر روزانه هم انجام نمی‌شود، باید هر هفته انجام بگیرد. در حالت ایده‌آل، مدیران باید بازخورد خود را در جلسات یکبه‌یک ارائه کنند.

راه‌حل چیست؟ 

علاوه‌بر اطمینان از بازخورد مستمر بالا به پایین (مدیر به کارکنان)، باید بازخورد پایین به بالا (کارکنان به مدیر) را نیز ترویج نمایید. حتی اگر برخی مدیران از این رویکرد استقبال نکنند، چنین رویکردی بهترین راه برای بهبود مهارت‌های رهبری و ایجاد روابط بهتر با تیم‌ها است.

5. پیاده‌سازی برنامه‌ی قدردانی از کارکنان 

قدردانی از کارکنان یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود بهره‌وری و کارایی آنان در محیط کار است. با این حال، بدون وجود یک برنامه‌ی قدردانی رسمی، ممکن است کارکنان تشکر کردن در محیط کار را فراموش کنند.

یک شبکه‌ی داخلی ایجاد کنید تا در آن کارکنان بتوانند از یکدیگر تشکر کنند. اطمینان پیدا کنید که دلیل تشکر همسو با اهداف کسب‌وکار باشد. علاوه‌بر این، تا حد امکان شفاف‌سازی کنید تا همه متوجه شوند که چه نوع اعمال و رفتاری در سازمان شما قابل قبول است.

راه‌حل چیست؟ 

گرچه بسیاری از افراد با پاداش‌های مالی انگیزه پیدا می‌کنند، اما می‌توانید برنامه‌های قدردانی غیر مالی و معناداری را نیز ترتیب دهید. به عنوان مثال، پاداش‌هایی مثل یک روز مرخصی، یا کمک داوطلبانه به موسسات خیریه را به کارکنان ارائه کنید. 

6. توانمندسازی رهبرای برای تبدیل شدن به مدیرانی بهتر 

مدیران تأثیری مستقیم بر بهره‌وری کارکنان خود دارند. یافته‌های تحقیقات اخیر نشان داد که رابطه بین مدیران و کارکنان بر عملکرد و بهره وری کارکنان تأثیر می گذارد. رابطه‌ی مثبت با مدیر ارتباط نزدیکی با افزایش انگیزه، مشارکت و عملکرد دارد.

با این حال، کارفرمایان باید رهبران خود را توانمند سازند تا تبدیل به مدیران خوبی شوند. علاوه‌بر ارائه فرصت‌های آموزشی مناسب، آنها باید از فناوری در محیط کار استفاده کنند.

راه‌حل چیست؟ 

تیم منابع انسانی باید با همکاری مدیران نظرسنجی‌های نبض کارکنان را به‌صورت ماهانه یا فصلی طراحی و توزیع کند. 

جدیدترین فناوری مدرت را برای نظرسنجی کارکنان در نظر بگیرید. مطمئن شوید که برای دریافت پاسخ‌های بیشتر، یک ابزار سازگار با موبایل را انتخاب کنید. 
نتایج نظرسنجی باید در قالب توصیه‌های عملی برای بهبود ارائه شود تا مدیران دقیقاً بدانند که باید روی چه چیزی کار کنند.

7. افزایش مشارکت کارکنان (بدون حضور مداوم در جلسات)

همکاری تیمی و متقابل برای بهبود بهره‌وری کارکنان ضروری است. امروزه بیشتر کارها با همکاری بین بخش‌ها انجام می‌شود. با این حال، همکاری با پیدایش دورکاری و هیبرید سخت‌تر شده است.

بر اساس تحقیقات، 86 درصد از کارکنان و مدیران فقدان همکاری یا ارتباط کارآمد را دلیل عدم موفقیت در محیط کار بیان کرده‌اند. 

برای حفظ مشارکت و بهره‌وری بدون ساعت‌ها شرکت در جلسات سازمانی، کارکنان دورکار باید یاد بگیرند که چگونه با بکدیگر همکاری و ارتباط داشته باشند. فضا و کانال‌های مجازی مشخصی باید برای ارتباط این افراد تعیین شود. 

راه‌حل چیست؟ 

اگر سازمانی هستید که کارکنان دورکار دارید، برگزاری جلسات فصلی را برای تیم‌هایی که با یکدیگر کار می‌کنند در نظر بگیرید. گرچه ارتباطات مجازی ممکن است برای انجام کار کافی باشد، اما بهتر است که تیم‌ها شخصاً یکدیگر را ملاقات کنند.

8. جلوگیری از بمباران اطلاعات 

بمباران کردن کارکنان با اطلاعات اضافی یکی از بزرگترین موانع بهره‌وری است. بسیاری از شرکت‌ها هنوز از این چالش بی‌اطلاع هستند و هر اطلاعاتی را که در دست دارند به تمامی کارکنان ارائه می‌کنند.

این در حالی است که اطلاعات باید بر اساس کارکرد شغلی کارکنان، زبان، مکان، علایق، و سایر معیارها شخصی‌سازی شود. درست همانطور که از شبکه‌های اجتماعی مورد علاقه خود انتظار داریم.

یکی از تحقیقات اخیر نشان داده است که 76 درصد کارکنان احساس می‌کنند که اطلاعات بیش‌ازحد برایشان ایجاد استرس می‌کند. 35 درصد دیگر گفتند که این اطلاعات اضافی تأثیر مخربی بر عملکرد آنان دارد و 30 درصد نیز اشاره کردند که رضایت شغلی‌شان تحت تأثیر قرار می‌گیرد. 

راه‌حل چیست؟ 

اگر در تلاش هستید تا محتوای شرکت خود را مرتبط‌تر و جذاب‌تر کنید، ایجاد یک شبکه‌‌ی اجتماعی داخلی را در نظر بگیرید. چنین راه‌حل‌هایی برای افزایش مشارکت کارکنان در محل کار طراحی شده‌اند.

9. بهبود فرآیند جامعه‌پذیری کارکنان 

جامعه‌پذیری (آشناسازی) کارکنان نقطه‌ی آغازین تجربه‌ی کاری افراد در سازمان شماست، که می‌تواند دلیل موفقیت یا شکست کارکنان شما باشد. 

تحقیقات انجام شده توسط گروه براندون هال نشان داد سازمان‌هایی که دارای فرآیند جامعه‌پذیری کارآمدی هستند، در حفظ و نگهداشت کارکنان جدید 82 درصد و در بهبود بهره‌وری بیش از 70 درصد بهتر عمل می‌کنند.

بنابراین، فرآیندهای سازمان‌یافته جامعه‌پذیری از آن جهت ضروری است که کارکنان جدید را برای بهره‌وری بیشتر در آینده توانمند می‌سازد. برای کمک به شروع کار افراد جدید، می‌توانید ویدیوهای آموزشی، کتابچه راهنمای شروع کار، و منابع مشابهی را تهیه نمایید

راه‌حل چیست؟

اگر نوع فعالیت کارکنان شما به‌صورت دورکاری است، می‌توانید شخصاً با افراد تماس بگیرید. آنها را با کارکنان باسابقه‌تر شرکت ارتباط دهید تا زودتر با شرایط وفق پیدا کنند. این یک راه عالی برای کارکنان تازه‌وارد است تا با همکاران خود ارتباط برقرار کنند، و این اتفاق معمولاً با افزایش نرخ حفظ و نگهداشت کارکنان همراه است.

10. استفاده از فناوری‌ یکپارچه در محیط کار

بر اساس گزارش Asana’s Anatomy of Work Index، کارکنان ایالات متحده روزانه حدود 30 مرتبه بین 13 اپلیکیشن (به‌طور میانگین) جابه‌جا می‌شوند. بیش از یک‌چهارم کارکنانی که در این گزارش مورد بررسی قرار گرفتند، گفتند که جابه‌جایی بین اپلیکیشن‌های کاری باعث می‌شود که از پیام‌ها و کارهای زیادی جا بمانند. 26 درصد کارکنان نیز گفتند که تعداد زیاد این برنامه‌ها باعث می‌شود که کارایی آنها در محل کار کمتر شود. 

بنابراین، داشتن فناوری یکپارچه در محیط کار برای بهبود بهره‌وری کارکنان مهم است. استفاده از این نوع فناوری حجم بار اطلاعات را نیز کاهش می‌دهد. 

بر اساس تحقیقات، یکی از عواملی که باعث بمباران اطلاعات می‌شود، تعداد بالای منابع است، به‌طوری که 26 درصد از کارکنان ایالات متحده می‌گویند که هر روز از حدود یازده حساب کاربری، منابع اطلاعاتی، ابزار و برنامه‌های کاربردی استفاده می‌کنند. از ایمیل‌ها، درایوهای مشترک و پلتفرم‌های همکاری گرفته تا رسانه‌های اجتماعی و فیدهای خبری، بسیاری از کارکنان از میزان بالای اطلاعات موجود و تعداد دفعاتی که از آنها انتظار می‌رود این منابع را بررسی کنند، کلافه شده‌اند.

راه‌حل چیست؟ 

هنگام انتخاب ابزارهای ارتباطی و همکاری برای سازمان خود، مطمئن شوید که آنها به‌خوبی با یکدیگر سازگار هستند. به عنوان مثال، نرم‌افزاری که از آن برای ارتباطات داخلی استفاده می‌کنید باید به شما این امکان را بدهد که محتوای خود را در کانال‌های ارتباطی مختلفی که شرکت شما از آن استفاده می‌کند، توزیع کنید. علاوه‌بر این، باید این قابلیت را داشته باشد که با سایر فناوری‌هایی که کارکنان شما روزانه از آن استفاده می‌کنند (مانند Google Workspace و Microsoft 365) ادغام شود.

نرم‌افزارهای منابع انسانی سیمرغ 34000، که بر اساس استاندارد 34000 طراحی شده‌اند، این یکپارچگی را برای شما فراهم می‌کنند. به عنوان مثال، نرم‌افزار مدیریت عملکرد با ماژول کارانه، حقوق دستمزد، آموزش و مدیریت استعداد ارتباطی یکپارچه دارد. 

در واقع، نرم‌افزار ارزیابی عملکرد سیمرغ، هم‌راستایی عملکرد در سه سطح فرد، واحد و سازمان را مورد توجه قرار داده و امکان ارتباط با فرآیندهای دیگر را به صورت یکپارچه فراهم می‌کند.

منبع: haiilo.com