نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان دورکار

کار در خانه می‌‌تواند فوق‌العاده باشد! ساعت کاری منعطف، محیطی آرام، و یخچال شخصی خودتان (دیگر  کسی غذایتان را اشتباهی نمی‌خورد!) این تنها چند دلیل برای جذابیت دورکاری است. 

با این حال، با گذر از دوران همه‌گیری، برخی از رهبران کسب‌وکار تمایلی به ادامه‌ روند دورکاری ندارند. اما دلیلش چیست؟ چون آنها به نیروی دورکار اعتماد ندارند و فکر می‌کنند که آنها نمی‌توانند کار خود را درست انجام دهند. 

واقعیت این است که این کارکنان اغلب به اعتمادی که به آنها می‌شود تا دور از نظارت مستقیم کار کنند پاسخ می‌دهند و از زمان خود آنطور که باید استفاده می‌کنند. در نظرسنجی دانشگاه اوتاگو ، 33 درصد از نیوزلندی‌ها اشاره کردند که بهره‌وری آنها هنگام دورکاری مشابه کار حضوری آنهاست، در حالی که 38 درصد از آنها گفتند که حتی در خانه نسبت به دفتر کار بازدهی بیشتری دارند. 

دورکاری موفقیت‌آمیز نتیجه‌ی ارتباطات اثربخشی است که با استفاده از ابزارها و سیستم‌های کارآمد پشتیبانی می‌شوند. 

نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان دورکار  

جلسات ارزیابی عملکرد حضوری اغلب بهترین راه برای گفت‌وگو درباره‌ی کیفیت کار  یک کارمند است. اما ارزیابی از راه دور نیز ، اگر به درستی انجام شود، می‌تواند تأثیر مشابهی داشته باشد. البته ممکن است این سوال برای مدیران پیش بیاید که با وجود تعداد بالای کارکنان تمام‌وقت، چگونه می‌توانند به ارزیابی نیروی دورکار خود بپردازند. به همین دلیل، در این بخش به چند راهکار مهم و کاربردی اشاره کرده‌ایم.

1. برای هر تیم KPI و OKR مشخصی تعریف کنید

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و اهداف و نتایج کلیدی (OKR) هر دو راه‌هایی برای اندازه‌گیری بهره‌وری هستند و می‌توانیم به‌وسیله‌ی آنها اطمینان حاصل کنیم که تیم در مسیر پیشرفت قرار دارد.

شاخص های کلیدی عملکرد یک روش رایج برای اندازه‌گیری عملکرد فردی است و برای هر فرد نیز متفاوت است. به عنوان مثال، اگر شما در یک مرکز تماس مشغول باشید و کارتان کمک به مشتریان از طریق تلفن باشد، KPI شما ممکن است این باشد که در طول روز به چند نفر کمک کرده‌اید، و آیا بازخورد مثبتی از آنها دریافت کرده‌اید یا خیر. 

OKRها نیز همراه با KPIها پیش می‌روند، اما برای اهداف متفاوتی طراحی می‌شوند. شرکت‌های پیشرو مانند گوگل، مایکروسافت و آمازون برای اهداف بلندپروازانه‌ی خود از OKRها استفاده می‌کنند.

با دنبال کردن KPI و OKR می‌توانید ببینید که کارکنان دورکار نسبت به اهداف‌شان، چه بزرگ و چه کوچک، چگونه عمل می‌کنند. نیازی نیست که حتماً بالای سر کامندتان بایستید؛ کارمند شما می‌تواند بر اساس این معیارها کار خود را به سرانجام برساند و نتایج آن را با استفاده از ابزارهای مختلف در اختیار کارفرما قرار دهد.

2. انتظارات خود را به‌صورت شفاف بیان نمایید 

هنگام مدیریت کارکنان دورکار، اهدافی روشن و واقع‌بینانه را تعیین کنید. برای این کار، باید جداول زمانی، اولویت‌ها و ضرب‌العجل‌ها را تعیین نمایید. کارمندان در رابطه با رفتارهایی مانند پاسخ دادن به پیامک‌ها و ایمیل‌ها، مدیر خود را الگو قرار می‌دهند. بنابراین، درباره‌ی انتظارات خود شفاف باشید.

کارکنان دورکار از مدیران خود انتظار دارند که آنها را درباره‌ی معیارهای عملکرد و سیاست‌های شرکت راهنمایی کنند. نرم‌افزار منابع انسانی این اطلاعات را در دسترس کارکنان قرار می‌دهد.

3. برقراری ارتباط را فراموش نکنید 

یک رابطه کاری مبتنی بر اعتماد بخش مهمی از سیستم دورکاری است و ارتباطات بخش بزرگی از آن است. یکی از بهترین راه‌ها برای سنجش بهره‌وری نیروی دورکار این است که از آنها بپرسید که چگونه با شرایط و کارشان کنار می‌آیند. 

مشارکت در گفتگوهای گروهی، به‌روزرسانی‌ها، ارزیابی‌های صبحگاهی و . . . همگی بخشی از فرهنگ اشتراک‌گذاری هستند. اگر کانال ارتباطی با کارکنان را باز بگذارید، رفع موانعی که ممکن است بر سر راه پیشرفت ایجاد شوند بسیار آسان‌تر خواهد بود. 

4. برای بهبود مسئولیت‌پذیری، از نرم‌افزار مدیریت عملکرد استفاده کنید. 

نرم‌افزار مدیریت عملکرد تبدیل به یکی از ابزارهای اصلی در دورکاری شده است، و انواع مختلفی از آن در بازار وجود دارد. این نرم‌افزارها به مدیران کمک می‌کنند تا بدون ایجاد مزاحمت در کار افراد، بهره‌وری آنان را اندازه‌گیری کنند و ببینند که انجام وظایف چگونه پیش می‌رود.

گاهی ممکن است متوجه شوید که ایده‌های بزرگ‌تان هرگز به نتیجه نمی‌رسند، یا کارهای مهم به مرور زمان از مسیر خود خارج می‌شوند. اینجاست که ارزش این نرم‌افزار خودش را نشان می‌دهد. همچنین، نسبت به حجم کاری هر کارمند و نحوه‌ی توزیع وظایف دید خوبی به شما ارائه می‌کند. 

5. میزان پیشرفت تیم به‌سوی اهداف را به‌طور منظم پیگیری کنید

برگزاری جلسات تیمی و یک‌به‌یک بخش مهمی از مدیریت یک تیم است. بنابراین این جلسات را به‌طور منظم برگزار کنید و در آنها به بررسی OKRها و وظایف محول‌شده بپردازید. بازخورد و گفتگوهای شفاف را اولویت خود قرار دهید و هرازگاهی بپرسید که کارکنان شما چه احساسی درباره‌ی کارشان دارند و پیشرفت خود را چگونه ارزیابی می‌کنند. 

6. زمانی را برای رسیدگی به عملکرد ضعیف اختصاص دهید

در محیط اداری، شناسایی و مدیریت عملکرد ضعیف آسان‌تر است؛ به عنوان مثال، زمانی که در انجام کارها تأخیر بوجود می‌آید یا زمانی که شخص اصلاً پشت میزش نیست. اما درباره‌ی کارکنان دورکار، اوضاع کمی متفاوت است. 

رسیدگی به عملکرد ضعیف حدود 17 درصد از زمان و تمرکز یک مدیر را می‌گیرد. اگر گفت‌وگو را با همدلی شروع کنید، تمرکز صحبت روی فرد قرار می‌گیرد و به شروع گفت‌وگوهای دشوار کمک می‌کند.

ببینید چه عاملی دارد مانع موفقیت کارمند شما می‌شود. از او بپرسید: «اگر امکانش را داشتی، چه چیزی را تغییر می‌دادی؟»

در نهایت، باید ببینید که شرکت چه کاری می‌تواند انجام دهد تا به کارمند کمک کند که عملکرد خود را بهبود بخشد.

چگونه عملکرد خوب کارکنان دورکار را حفظ کنیم؟

همه‌چیز به سنجش بهره‌وری کارکنان ختم نمی‌شود؛ شما باید اطمینان داشته باشید که کارکنان دورکار شما از کار خود لذت می‌برند. خوشبختانه راه‌های زیادی وحود دارد که می‌توانید با استفاده از آنها کارکنان دورکار را به وظایف‌شان علاقه‌مند نگه دارید. 

1.از تلاش افراد قدردانی کنید

اگر از افراد بابت کاری که انجام می‌دهند قدردانی کنید، نسبت به کارشان رضایت بیشتری پیدا کرده و انگیزه می‌گیرند. در واقع، یکی از مطالعات دانشگاه آکسفورد نشان می‌دهد که کارکنان شاد نسبت به افرادی که از کار خود راضی نیستند، 13% بهره‌وری بیشتری دارند. آیا کارکنان شما از نقش خود احساس رضایت دارند؟ 

اینکه تیم شما در دفتر کار حضور فیزیکی ندارد به این معنا نیست که نمی‌توانید نظر مثبت خود را مطرح کنید و با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد، ارائه بازخورد رسمی و غیررسمی در محیط کار بسیار آسان است. 

2. سلامت کارکنان را در اولویت قرار دهید

برای اینکه از وجود رضایتمندی در کار مطمئن شوید، باید با کارکنان ارتباط برقرار کنید. با برگزاری جلسات یک‌به‌یک و تشویق افراد به گفت‌وگوهای شفاف و صریح برای ارزیابی احساس آنان، ببینید که چه کاری می‌توانید برای بهبود اوضاع انجام دهید. بازخورد درباره‌ی کارهای انجام شده و همچنین فرصت‌های یادگیری آینده باید بخشی از این جلسات باشند.

همچنین، نظرسنجی‌های فوری نیز می‌توانند اطلاعات مهمی را درباره‌ی کل تیم ارائه کنند. به یاد داشته باشید که هرچه تیم شادتر و رضایتمندتری داشته باشید، بهره‌وری و بازده نیز بیشتر خواهد بود.

3. راحتی کارکنان دورکار را در نظر بگیرید 

ماهیت منحصربه‌فرد دورکاری این است که شرایط کاری هر کارمند متفاوت خواهد بود. برای اطمینان از رفاه حال کارکنان و داشتن یک فضای کاری سازنده برای همه، مدیران باید ببینند که چگونه می‌توانند شرایط مناسبی برای کارکنان خود فراهم کنند. افراد ساعات زیادی از شبانه‌روز خود را صرف کار می‌کنند، بنابراین این ساعت‌ها باید با امنیت و راحتی سپری شود. 

جمع‌بندی 

زمانی که صحبت از توانمندسازی تیم‌های دورکار به میان می‌آید، رهبران نباید نگران عدم حضور فیزیکی کارکنان خود باشند. سنجش بهره‌وری در چنین شرایطی ممکن است کمی متفاوت به‌نظر برسد، یعنی به جای اینکه ببینیم چه تعداد کارمند پشت میزهایشان نشسته‌اند، روی نتایج تمرکز می‌کنیم. این روش به نوعی دقیق‌تر هم هست، زیرا حضور فیزیکی افراد همیشه به معنای داشتن بهره‌وری نیست.

مسئله‌ی اعتماد نیز مطرح است. اگر مدیران بدون نظارت روی تمامی حرکات اعضای تیم‌شان به آنها اعتماد کنند، خواهند دید که کارکنان اعتماد آنها را با بهبود بهره‌وری  پاسخ می‌دهند. به کارکنان خود استقلال بدهید و مطمئن شوید که از حمایت کافی، رفاه و آسایش در خانه برخوردار هستند. همه‌ی این اقدامات در دراز مدت تفاوت بزرگی ایجاد خواهند کرد.