اکثریت قریب به اتفاق مدیران منابع انسانی، در حال بازنگری سیستم‌های مدیریت عملکرد هستند. بر اساس اکثر مطالعات، بیش از 70 درصد شرکت‌ها اخیراً این فرآیند را تغییر داده‌اند یا در صدد بازنگری در آن هستند.

تغییر اساسی مورد نیاز در این فرآیند، حرکت به سمت سیستمی با بازخوردهای مکرر و مستمر است. اما وقتی پای اجرا کردن ایده‌ها به میان می‌آید، تصمیم‌گیری درمورد چگونگی انجام این گذار، دشوار و ابهام‌آمیز است. ما در این دستورالعمل، به شما کمک می‌کنیم تا لزوم تغییر در فرآیند مدیریت عملکرد را درک کنید و گزینه‌های پیش رو برای تغییر شیوه‌ی مدیریت عملکرد در شرکت خودتان را به خوبی بررسی نمایید.

چرا ارزیابی عملکرد سالانه در حال منسوخ شدن است؟

در طی چند سال گذشته، تعداد بی‌شماری از شرکت‌های برتر اعلام کرده‌اند که در حال کنار گذاشتن فرآیندهای ارزیابی عملکرد سالانه هستند. شرکت‌هایی مانند، «Adobe»، «Gap»، «IBM»، «Deloitte»، «GE» و بسیاری دیگر با افتخار این رویه را کنار گذاشته‌اند. حتی «SAP» نیز که بزرگ‌ترین ارائه دهنده‌ی نرم افزارهای مدیریت عملکرد است، سیستم ارزیابی سالانه‌ی خود را کنار گذاشته است.

اما دلیل این تغییر رویه چیست؟

دلیل اصلی، این است که ارزیابی عملکرد سالانه، مدت‌هاست که دیگر کارآیی چندانی ندارد. اما تا همین اواخر، هیچ راه حل جایگزین قابل اعتمادی وجود نداشته است.

نقاط قوت و ضعف ارزیابی عملکرد

اغلب شرکت‌ها، هنوز فرآیند ارزیابی عملکرد را کنار نگذاشته‌اند، زیرا این فرآیند، علی‌رغم تمام مشکلاتی که دارد، کماکان ارزش‌های زیادی را برای سازمان ایجاد می‌کند.

نقاط قوت ارزیابی عملکرد به شرح زیر هستند:

• ارزیابی عملکرد می‌تواند اطلاعات مهمی را در مورد عملکرد کارکنان، در اختیار مدیران شرکت قرار دهد.
• ارزیابی عملکرد، روشی ساختاریافته برای شناسایی کارکنان با عملکرد بالا و هم‌چنین کارکنانی است که عملکرد مناسبی ندارند. بنابراین، به مدیران در اخذ تصمیمات کلیدی در حوزه‌ی «مدیریت استعداد» کمک می‌کند.
• برای کارکنان فرصتی برای دریافت بازخورد فراهم می‌کند تا درک بهتری از عملکرد خود داشته باشند.
• شرکت‌ها اغلب برای دفاع از تصمیمات و اقدامات‌شان، نیازمند مجموعه‌ای از مستندات و شواهد هستند (که ارزیابی عملکرد این شواهد را فراهم می‌کند).

روی دیگر سکه‌:

• افراد هیچ روش ساختارمندی برای دریافت بازخورد در طول سال ندارند و دریافت یا عدم دریافت بازخورد بستگی به سبک مدیریتی سرپرست فرد دارد.
• نداشتن بازخوردهای مکرر و منظم، به معنای فشار بیشتر است که باعث «اضطراب و نگرانی» در کارکنان و کاهش «تعلق کاری و سازمانی» آن‌ها می‌شود.
• برای مدیران و هم‌چنین برای کارکنان، به یاد آوردن تمامی کارهایی که در طول یک سال انجام داده‌اند، کار دشواری است و این بدان معناست که بعید است ارزیابی عملکرد بتواند دقیق، جامع و کل‌نگر باشد.
•  پیشرفت شرکت‌ها چنان سریع است که «هدف‌گذاری سالانه» کارآیی چندانی ندارد (دوره‌های هدف‌گذاری بایستی کوتاه‌تر شوند).
•  اقدامات متنوع فرآیند ارزیابی عملکرد شامل «برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری»، «جلسات و ملاقات‌ها»، «انجام ارزیابی» و «مدیریت کلی این فرآیند»، می‌تواند زمان قابل توجهی را به خود اختصاص دهد.

بازخورد آنی چیست و چرا مؤثر است؟

بازخورد آنی (Real-Time Feedback) فرآیند مستمری است که طی آن، کارکنان می‌توانند در مورد عملکردشان به شکلی غیررسمی، اما مستند، با هم صحبت کنند. هدف از انجام این روش، عادت دادن تدریجی سازمان به ارائه‌ی بازخوردهای مداوم به کارکنان در طول سال است. انجام این کار، باعث تشویق و ترویج «فرهنگ بازخورد 360 درجه» نیز در سراسر سازمان خواهد شد. اساساً بازخورد نباید صرفاً از جانب مدیر مستقیم فرد ارائه شود.

اگر «بازخورد آنی» به بخشی از سیستم مدیریت عملکرد اثربخش تبدیل شود، مدیران تشویق می‌شوند که بازخوردهای سازنده‌ی خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارند. سایرین نیز تشویق می‌شوند تا از همکارانی که در یک پروژه با آن‌ها همکاری کرده‌اند در جمع‌های عمومی تشکر و تقدیر کنند. حتی اگر کسی نتواند در لحظه، بازخورد ارائه کند، می‌توانید از او بخواهید که یادداشتی بنویسد و در فرصت‌های بعدی، موضوع را با شما مطرح کند. فرصت بعدی، می‌تواند اولین جلسه‌ی پایش و هماهنگی باشد. بنابراین، لازم نیست تا فرا رسیدن زمان ارزیابی عملکرد سالانه (احتمالاً پایان سال) منتظر بمانید.

اما چرا شرکت‌های برتر به سمت این نوع از سیستم مدیریت عملکرد می‌روند؟ برخی از دلایل اصلی این امر عبارتند از:

1- کارمندان شیفته‌ی بازخورد هستند
72 درصد از کارکنان، تشنه‌ی دریافت بازخوردهای بیشتر هستند (بیشتر از میزان بازخوردی که در حال حاضر دریافت می‌کنند).

ارائه‌ی بازخوردهای آنی، موجب بهبود تجربه‌ی کارکنان و تعلق کاری و سازمانی آنها می‌شود.

2- صرف‌جویی در زمان
بازخوردهای آنی، باعث می‌شود زمان کمتری برای «اجرای فرآیند ارزیابی عملکرد» و «برگزاری نشست‌های مربوطه» صرف شود. در این صورت، زمان بیشتری برای کمک به بهبود عملکرد کارکنان وجود خواهد داشت.

3- جلوگیری از خطای تمرکز بر آخرین اطلاعات
یکی از بزرگ‌ترین مشکلات ارزیابی عملکرد سالانه، خطای تمرکز بر آخرین اطلاعات است که می‌توان گفت در ذات این نوع از ارزیابی است. زیرا بازخوردها به صورت نامنظم و پراکنده ارائه می‌شوند. بازخورد آنی به شما امکان می‌دهد تا به شکلی دقیق‌تر، عملکرد را ارزیابی کنید.

تکامل فرآیند مدیریت عملکرد: بازخورد مستمر، چگونه باعث بهبود فرآیند ارزیابی عملکرد می‌شود؟

شاید به این موضوع واقف باشید که داشتن رویکردی مستمر در ارائه‌ی بازخورد، به سود سازمان شما خواهد بود. اما آمادگی کنار گذاشتن رویه‌های سنتی ارزیابی عملکرد را ندارید. این رویه، برای بسیاری از شرکت‌ها مناسب و درست است. مدیریت تغییرات، زمان‌بر است و «حفظ فرآیند کنونی» و «تقویت آن با بازخورد آنی» می‌تواند گزینه‌ی فوق العاده‌ای باشد. اگر در حال حاضر، فرآیند ارزیابی عملکرد را یک یا دو بار در سال انجام می‌دهید، اولین اقدام مناسب این است که ارزیابی‌های شش‌ماهه را با اضافه کردن بازخوردهای آنی و مستمر اجرا کنید.

چنین رویکردی چندین مزیت دارد:

• می‌توانید بخش‌هایی از سیستم مدیریت عملکرد که اثربخشی مناسبی دارند را حفظ کنید و در عین حال، یک مکانیزم جدید را پیاده‌سازی کنید.
• ثبت بازخوردهای آنی برای کارکنان در فرآیند ارزیابی عملکرد کنونی، باعث می‌شود داده‌های به دست آمده، دقیق‌تر و قابل اعتمادتر باشند.
• به نیازهای کارکنان‌تان برای دریافت بازخورد و به رسمیت شناخته شدن تلاش‌هایشان، به طور منظم‌تر و مستمر پاسخ داده می‌شود.

تدوین طرحی مناسب برای شرکت

برای تدوین طرحی که برای شرکت شما مناسب باشد، ابتدا باید در مورد اصلی‌ترین اولویت‌های خود فکر کنید. چه چیزی بیش از همه برای شما اهمیت دارد؟ سپس نگاهی به اجزای مختلف یک سیستم مدیریت عملکرد مدرن بیندازید که به شرح زیر است:

در نهایت، می‌توانید طرحی را تهیه کنید که برای سازمان شما مناسب است. اما برای آن‌که دید بهتری پیدا کنید، چند سیستم رایجی که شرکت‌ها به کار گرفته‌اند را به شما معرفی می‌کنیم:

1- بازخورد آنی (ثبت وقایع حساس) + ارزیابی 360 درجه
2- ارزیابی، هدف‌گذاری و بازخورد آنی

برنامه‌ی عملیاتی برای پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت عملکرد جدید در سازمان

پیاده‌سازی یک سیستم عملکرد جدید در سازمان شامل چند مولفه است که در اینجا به آنها اشاره کرده‌ایم:

۱- ارتباط شفاف و مستمر

«برقراری ارتباط» برای موفق بودن تمامی فرآیندهای کسب‌و‌کار، یک اصل کلیدی است. در کنار انتخاب یک نرم‌افزار که مناسب نیازهای شما باشد، «صحبت کردن»، «ارتباط با کارکنان»، «نظرخواهی از کارکنان پیرامون نحوه‌ی استفاده از سیستم جدید» و «دلیل ارزشمندی سیستم جدید» نیز، اموری مهم هستند.

2- حمایت و پشتیبانی در طول مسیر

«هدف‌گذاری»، «بازخورد» و «مدیریت عملکرد» اجزای اصلی و هسته‌ای فرهنگ شرکت هستند. به دلیل اهمیت بالای این فاکتورها است که باید انتظار شنیدن دیدگاه‌های متفاوت و حتی مخالف را درمورد این فرآیندها داشته باشید. مهم‌ترین موضوع، این است که «راه‌کار نهایی»، باید بتواند شرکت را حول فرآیندی متحد سازد که منعکس‌کننده‌ی مهم‌ترین ارزش‌ها از نگاه شما باشد (بازخورد مستمر و هدف‌گذاری شفاف، می‌توانند نمونه‌هایی از این ارزش‌ها باشند).

3- گوش فرا دادن به بازخوردها، و تکرار و تکرار و تکرار!

مدیریت عملکرد را می‌توان به عضله‌ای تشبیه کرد که برای قوی‌تر شدن، نیازمند تمرین است. همه چیز به یافتن بهترین راه برای هماهنگ کردن یک گروه بزرگ باز می‌گردد. این امر برای اجرای درست، هم به زمان و هم به تجربه نیاز دارد. بعلاوه، شرکت‌ها همیشه در حال تغییرند و به همین دلیل، ممکن است افراد درمورد خود «فرآیند» نیز بازخورد داشته باشند. شما باید از این بازخوردها استقبال کرده و از آن‌ها استقبال کنید. به بازخوردهای دریافتی، به چشم یک فرصت برای بهبود مداوم فرآیند مدیریت عملکردتان نگاه کنید؛ درست مانند انگیزه‌ای که برای بهبود مداوم سایر موضوعات در محل کار خود دارید.

منبع: lattice.com